سازمان های مریض چه ویژگی هایی دارند؟

در این مقاله می خوانید:

این اصل را درباره سیستم سازی کسب و کار در ذهن داشته باشید: “ابتدا شما روی سیستم ها کار می کنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار می کنند.” اکثر مدیران فکر می کنند سیستم ها پیچیده، گران، غیرقابل انعطاف و خسته کننده هستند، به همین خاطر روی سیستم سازی وقت نمی گذارند و این گونه سازمانشان به یک سازمان مریض و بیمار تبدیل می شود. سازمان های مریض سازمان هایی هستند که در آن ها هیچ گونه سیستم سازی اتفاق نیوفتاده است.

در سازمان های مریض، دوباره کاری های زیاد اتفاق می افتد، نمی توان فهمید که چالش ها به خاطر مشکلی در سیستم رخ می دهد یا به خاطر کارکنان و افراد، همه به یک روش کار نمی کنند، هزینه ها بالا می رود، کارمندان جدید به راحتی وارد سازمان نشده و آموزش آن ها درست انجام نمی شود.

سازمان های مریض ۷ ویژگی دارند که مهندس هادی احمدی به سه مورد از آن ها در ویدئو بالا اشاره کردند. در ادامه به تمام ویژگی های سازمان های مریض و مشکلاتی که با آن ها دست و پنجه نرم می کنند اشاره می کنیم.

۷ ویژگی کسب و کار مریض

طولانی شدن آموزش نیرو

اولین ویژگی سازمان های مریض این است که آموزش نیروی جدید با گذر زمان، به صورت موردی و دهان به دهان اتفاق می افتد. فرد جدید اطلاعات را موردی کسب می کند که باعث می شود آموزش و آشنایی با اصول آن سازمان ممکن است شش ماه تا یک سال زمان ببرد. کارمند جدید ممکن است در مدت آموزش خود یک سری کارها را اشتباه انجام دهد، نارضایتی هایی را برای مشتری به وجود بیاورد و به دلیل بلد نبودن کارها وقت خیلی از همکاران خود را بگیرد. اگر آن فرد از سازمان خارج شود و نیروی دیگری وارد مجموعه شود، باز همان مراحل اتفاق می افتد.

عدم ثبت فرآیندها

دومین ویژگی که سازمان های مریض دارند این است که فرآیندها در آن ها ثبت نشده اند. هرکسی به هر شکلی که دوست دارد با مشتری خود تماس می گیرد. مثلا فرض کنید در یک سازمان کارمندان می خواهند با یک مشتری ارتباط برقرار کنند. یک نفر با تلفن شخصی زنگ می زند، یک نفر از شرکت با مشتری خود تماس می گیرد، یک نفر با واتساپ یا ایمیل با مشتری خود ارتباط برقرار می کند و فرآیند واحد و مشخصی برای ارتباط با مشتری وجود ندارد.این نوع سازمان یک سازمان مریض است چرا که فرآیندهای انجام کارها در آن مشخص نشده اند.

تغییر شدید جایگاه افراد

در سازمان های مریض جایگاه افراد زیاد تغییر می کند. افراد مرتبا از واحدی به واحد دیگر می روند یا اینکه کارمندان اخراج می شوند، زیرا مدیران این سازمان فکر می کنند که مشکل از نیروی انسانی آنها است. اما اینطور نیست! مشکل اصلی از نبود یک سیستم در سازمان آن ها است. زمانی که فردی خطا می کند، به جای این که سیستم آن سازمان را تصحیح کنند و با یک ساختار درست مانع از این شوند که این اتفاق بیوفتد، مرتبا افراد را برحسب سلیقه جایگزین می کنند.

بیشتر بخوانید: استخدام حرفه ای

آزمون و خطای مکرر

چهارمین ویژگی در سازمان های مریض، آزمون و خطای زیاد است. مدیران به صورت سلیقه ای بخش هایی مانند رفتار با مشتری، نوع قرارداد و جا به جایی افراد را انجام می دهند و مرتبا آزمون و خطا می کنند. این کار هزینه زیادی برای مدیران خواهد داشت و مدیریت هزینه ها را سخت خواهد کرد.

مدیریت به شکل بحرانی

مدیریت به شکل بحرانی یعنی به جای این که از قبل برای اتفاق و مشکلی برنامه ریزی کرده باشیم، صبر می کنیم تا آن مشکل اتفاق بیفتد و آنوقت برای آن تصمیم گیری می کنیم. در سازمان های مریض این اتفاق همیشه می افتد. مثلا به جای این که از قبل برای پاسخ به اعتراض مشتری برنامه ریزی شود، زمانی برای آن تصمیم گرفته می شود که یک مشتری اعتراض خود را اعلام کند.

دوباره کاری زیاد

ششمین ویژگی سازمان مریض این است که دوباره کاری زیاد اتفاق می افتد. خطاها مرتبا تکرار می شوند و این تکرار خطاها به عهده فرد نیست، بلکه به عهده بخش های سیستم است. اگر ساختار و سیستمی وجود داشته باشد و فرآیندها تعریف شده باشند، دوباره کاری در سازمان اتفاق نمی افتد.

نارضایتی مشتریان از بی نظمی سازمان

آخرین ویژگی یک سازمان مریض این است که همه مشتریان از بی نظمی آن سازمان ناراضی هستند. مثلا یک مشتری با آن شرکت تماس می گیرد و تماسش بی پاسخ می ماند یا کالایی را درخواست می دهد و به خاطر بی نظمی سازمان آن کالا به دست مشتری نمی رسد و یا مشتری کالا یا خدمات را با کیفیت دریافت نمی کند. اگر این رویه ادامه پیدا کند، کسب و کار های مریض رو به زوال و نابودی می روند.

تعریف سازمان های مریض در سه جمله!

سازمان های مریض 1

اگر بخواهیم سازمان های مریض را در سه جمله خلاصه کنیم باید بگوییم که:

  • ۱

    وابستگی زیاد به مدیر

    در سازمان های مریض در صورتی که مدیر حضور نداشته باشد، همه چیز بهم میریزد.
  • ۲

    عدم آمادگی برای تغییر و چالش

    سازمان های مریض به شدت واکنش گرا هستند. یعنی از قبل برای اتفاقات و شرایط ناگهانی برنامه ریزی نشده و در همان لحظه برای آن شرایط تصمیم گیری می شود.
  • ۳

    وظیفه محوری

    سازمان های مریض به جای این که نتیجه محور و فرآیند محور باشند، وظیفه محورند. وظیفه محوری یعنی مدیر به صورت تک به تک وظیفه هایی را که آن افراد باید در طول روز انجام بدهند به آنها یادآور شود. این یکی از ضعیف ترین مدیریت هایی است که می توانید داشته باشید.

چطور کسب و کار خود را درمان کنیم؟

بدون سیستم سازی کسب و کار، شما قادر به اندازه گیری پیشرفت کسب و کار خود نخواهدی بود. صرف نظر از اندازه و تعداد نیروهاف نوع صنعت و مدت زمان فعالیت شما، سیستم سازی بخش اصلی و جدانشدنی از کسب و کارتان است. 
درمان کسب و کارهای مریض سیستم سازی است. با سیستمی کردن فرآیندها می توانید بر آن ها نظارت کنید (با حضور یا بدون حضور در محل کسب و کارتان) و مهم تر از همه کسب و کار خود را به روشی قابل پیش بینی و کارآمد رشد دهید.

۵ ۲ رای ها
امتیاز بدهید
این مطالب را هم حتما بخوانید
دوره آموزشی مرتبط
سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. گذراندن دوره سیستم‌ سازی اقیانوس ابی با نام “سیستم پلاس” به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
سیستم‌ سازی فروش شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی فرآیند فروش، اطلاعات فروش و نیروهای فروش انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.  برای سیستم سازی کسب و کارتان و به خصوص قسمت فروش وقت بگذارید، چون تا فروش خوبی نداشته باشید، رونقی هم ندارید.
با سیستم‌ سازی استخدام و اخراج در سازمانتان دیگر نگران استخدام های نامناسب، بی نظمی ها، دوباره کاری ها و اخراج های سخت و چالش برانگیز نباشید. اصولی استخدام کنید، اصولی اخراج کنید، اصولی کنترل کنید.
در دوره تامین و خرید سیستمی می آموزید که چطور تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و با مدیریت اقلام ضروری و خرید بهینه از هزینه های کسب و کارتان بکاهید
اشتراک در
اطلاع از
2 نظرات
قدیمی ترین
تازه‌ترین بیشترین واکنش نشان داده شده(آرا)
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
زارعیان

من متوجه شدم که شرکت ما هم چقدر بیماره! آموزش های رایگانتون خیلی به من کمک کرد. ممنونم

علیرضا دهقان

عالی ادیت خوبی هم داشت

2
0
افکار شما را دوست دارم، لطفا نظر دهیدx
()
x
pdf مقاله را رایگان دانلود کنید.

حالا که داری میری PDF مقاله رو دانلود کن همیشه داشته باشی