تعریف سیستم، ویژگی ها و اجزای آن

در ابتدای بحث سیستم سازی کسب و کار ابتدا باید با تعریف سیستم و انواع آن آشنا شوید. سيستم مجموعه ای تعریف شده از اصول، شیوه ها و رویه ها در کسب و کار است که در فعالیت های سازمان برای دستیابی به یک نتیجه خاص اعمال می شود. بخش های سیستم همچنین برای اتصال بخش ها و عناصر مختلف یک کسب و کار طراحی شده اند تا با یکدیگر برای دستیابی به اهداف تجاری همکاری کنند.

شما می توانید برای بسیاری از زمینه های کسب و کار خود سيستم ایجاد کنید. از فروش تا ایجاد استراتژی های بازاریابی، حتی تا مدیریت تمیزی فضای کاری، بخش های سیستم می توانند همه این وظایف را آسان تر و کارآمدتر کنند.

سیستم چیست؟ تعریف سیستم و انواع آن

تعریف سیستم: هر اقدام یا اقداماتی که بیش از یک بار انجام می دهید، یک سیستم system است. در واقع بخش های سیستم یک فرایند تکرارپذیر است که با اجرای آن می توان به نتایج یکسان دست یافت.

در حوزه کسب و کار نیز تعریف سیستم به این صورت است: سیستم کسب و کار مجموعه ای تعریف شده از اصول، شیوه ها و رویه هایی است که برای دستیابی به یک نتیجه خاص بر روی فرآیندهای خاص اعمال می شود. در واقع سیستم در کسب و کار مجموعه ای از میانبرها است که باعث می شود همه چیز همچنان به درستی انجام شود. شما می توانید برای بسیاری از حوزه های کسب و کار خود سیستم ایجاد کنید.

البته مفهوم سیستم با اتوماسیون متفاوت است: CRM می تواند یک سیستم خاص را در کسب و کار شما اتوماتیک کند، اما همه سيستم ها اتوماتیک و خودکار نیستند.

انواع سیستم

سیستم‌ها را می‌توان به دو دسته سیستم باز(Open) و سیستم بسته(Close) تقسیم‌بندی کرد، این دسته‌بندی بر اساس میزان تعامل و ارتباط سیستم با دنیای بیرون شکل گرفته است.

معرفی اجزای سیستم

اجزای یک سیستم عبارتند از:

1. ورودی
2. فرآیند
3. خروجی

مثال برای سیستم ساده

اگر یک رستوران را یک سيستم فرض کنیم، افرادی که در آنجا مشغول به کارند و مواد غذایی که برای پخت غذا خریداری می شوند به عنوان ورودی های سیستم در نظر گرفته می شوند. فعالیت هایی که انجام می شوند تا آن غذا پخته شود و در اختیار مصرف کننده قرار بگیرد به عنوان فرآیند تعریف می شوند. در نهایت غذای پخته شده، خدماتی که به مشتری ارائه می شود و جلب رضایت مشتری خروجی های سیستم هستند.

بهترین مثال برای یک سیستم

بهترین نماد و بهترین تعریف از یک سیستم را می شود در یک ساعت دید. زمانی که در مکانی حضور نداشته باشید، ساعت باز هم به کار خود ادامه می دهد و به خاطر نبودن شما یک دقیقه هم عقب تر یا جلوتر کار نمی کند. تمام بخش های سیستم یک ساعت متناسب با یکدیگر فعالیت می‌کنند و تمام اجزای آن با هم در ارتباط هستند.

زمانی می توانیم روی یک مجموعه اسم سيستم بگذاریم که هیچ بخش مجزا و خارج از سیستمی وجود نداشته باشد، تمام اجزا یکپارچه باهم فعالیت کنند و نتیجه را به ما نشان دهند.

ویژگی های سیستم

1. سیستم از اجزای متعدد تشکیل می‌شود: وقتی دو یا چند جزء در کنار هم قرار می‌گیرند و مجموعه‌ آن ها هویت پیدا می‌کند، سیستم به وجود می آید. پس یک جزء به تنهایی سیستم نیست.
2. بخش های سیستم با هم در ارتباط و تعامل هستند: از ویژگی های سیستم این است که اگر تعامل، تاثیرگذاری و تاثیرپذیری را از اجزای سیستم بگیرید، دیگر نمی توانید آن را سیستم بنامید؛ بلکه یک مجموعه دارید.
3. سیستم ها یک رفتار دارند که با تعامل تمام بخش های سیستم به وجود می آید: زمانی که سوار یک خودرو فرسوده می شوید، ممکن است بگویید این ماشین نفس ندارد و یا خسته است. منظور شما در این جا جزء خاصی از ماشین نیست، بلکه از رفتار این خودرو به عنوان یک سیستم حرف می زنید.
4. ویژگی های سیستم داشتن مرز است: بسیاری از راه‌حل‌های غیرسیستمی و ناکارآمد به این دلیل ایجاد می شوند که ما مرزهای بخش های سیستم را بسیار محدود تعریف می‌کنیم. یکی از هدف های اموزش تفکر سیستمی این است که یاد بگیریم مرزهای سیستم را به اشتباه کوچک نکنیم.

5. برای بسیاری از سیستم‌ها می‌توان هدف تعریف کرد: همه سیستم ها نباید الزاما هدف داشته باشند، اما اگر سازمان را یک سیستم در نظر بگیریم و بخواهیم در مورد موفق بودن یا نبودن سازمان صحبت کنیم، باید آن را در مقایسه با یک یا چند هدف بسنجیم.

تفکر سیستمی در کسب و کار

امروزه دنيای کسب و کار پيچيده است و روز به روز پيچيده تر نيز می شود. مدیران باید هم با نوآوری های تکنولوژیکی و هم با یک اقتصاد جهانی در حال رشد روبرو شوند که در آن وقایع رخ داده در یک سوی دیگر جهان، بر کسب و کار شما نيز تاثير خواهند گذاشت. تفکر سيستمی یک مدل تصميم گیری است که به کسب و کارها کمک می کند تا به طور موثر با تغيير و انطباق مواجه شوند.

تفکر سیستمی یعنی باید مراقب باشید که هر تغییری که در بخش های سیستم ایجاد می‌کنید یا هر کاری که انجام می دهید، باید در مجموع به نفع اهداف نهایی سیستم باشد. به بیان دیگر، تمام اجزای فرایند باید به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل کنند. تقویت یک جزء از سیستم ممکن است فریبنده به نظر برسد ولی اغلب در عمل نمی‌تواند به نتیجه مطلوبی برسد، چون عملکرد منسجم را دچار اختلال می‌کند و در حقیقت سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.

بگذارید یک مثال بزنیم: اگر موتور جت هواپیما را روی یک خودروی کوچک نصب کنید چه می شود؟ قطعا کارکرد اولیه خود را نیز از دست خواهد داد. مثال دیگر در دنیای کسب‌وکارهای اینترنتی این است که در اول راه یک فروشگاه اینترنتی کوچک باشید و به جای استفاده از یک CMS آماده مثل ووردپرس(WordPress)، هزینه‌های هنگفتی بابت یک سیستم اختصاصی پرداخت کنید. پس مراقب باشید که برای یک دکمه، کت و شلوار ندوزید!

11 اصل تفکر سیستمی

1. همه چیز به هم پیوسته است.
   ما در یک اکوسیستم بسته به نام سیاره زمی می کنیم که در آن همه چیز به هم متصل هستند. در غیر این صورت، زنده ماندن و رشد متوقف می شود.
2. راه حل آسان اغلب منجر به بازگشت مشکل می شود.
   اگر راه حل اسانی برای مسئله ما وجود داشت، حتما قبل از این پیدا شده بود. بنابراین مدیر باید در مواجهه با مسائل دید عمیق تری داشته باشد.
3. مشکلات امروز راه حل های دیروز هستند.
   باید مطمئن شویم که به طور ناخواسته با راه حل های سطحی و تصمیمات احساسی امروز، مشکلات فردا را ایجاد نمی کنیم.
4. در سیستم های پیچیده هیچ مقصری وجود ندارد.
   همه چیز به هم پیوسته است. بنابراین غیرممکن است که برای یک مشکل یک مجرم پیدا کنید. هم مسئله و هم راه حل آن، هر دو در داخل سیستم تعبیه شده اند.
5. هر بخش یا قطعه، یکی از عناصر یک کل پیچیده است.
   همه چیز بخشی از مجموعه بزرگتر دیگری است. در یک سیستم پیچیده عناصر جدا شده وجود ندارند.
6. راه حل ساده ای برای مشکلات پیچیده وجود ندارد.
   ما باید پیچیدگی را در نظر بگیریم تا بتوانیم مسائل پیچیده را حل کنیم. در غیر این صورت، فقط مشکل را در سیستم از جایی به جایی دیگر هدایت خواهیم کرد.
7. مداخلات کوچک و مناسب می توانند تاثیرات بزرگی داشته باشند.
   اقدامات و ابتکارات کوچکی که به خوبی طراحی شده اند، درصورتی که در جای مناسب قرار گیرند می توانند منجر به تغییرات قابل توجه و پایداری شوند.
8. انسان ها سیستم های خطی ایجاد می کنند و اما طبیعت قادر به ایجاد سیستم های دایره است.
   ما می توانیم از طریق درک اصول طراحی موجود در طبیعت، محصولات و خدماتی تولید کنیم که بتوانند خود را احیا کنند.
9. گذر زمان، پیچیدگی را تغییر می دهد.
   با گذشت زمان، پدیده ها به طور طبیعی پیچیده می شوند. سادگی و کارایی، دو امر بسیار متفاوت هستند اما همیشه فکر می کنیم که می توانیم پیچیدگی های زیاد را ساده تر کرده و یا یک کل پیچیده را به مجموع اجزای آن کاهش دهیم.
10. روی دادن شکست ها، راهی برای کشف ناشناخته ها است.
    هر چند که هیچ مقصری وجود ندارد، اما همیشه فرصتی برای کشف و بررسی مسائل از طریق شکست هایی که رخ می دهد وجود دارد.
11. علت و معلول، نه در زمان و نه در فضا به هم مرتبط نیستند.
    همیشه یک عدم تطابق و اغلب تاخیر زمانی در رابطه بین علت یک مشکل در سیستم های پیچیده و نتیجه علامتی که ظاهر می شود وجود دارد. بنابراین برای یافتن ریشه ها باید کمی به عقب برگشت.

دو نکته مهم درباره سیستم ها و اجزای آن

1. سیستم های درست و موثر

سیستم‌های درست سیستم هایی هستند که مدام از خروجی آن ها بازخورد گرفته می شود و بر مبنای آن ورودی و فرآیندها تغییر پیدا می کنند. مثلا یک رستوران زمانی می تواند یک سیستم حرفه ای باشد که مدام از خدماتی که به مشتری می دهد، رضایت مشتری و کیفیت محصولاتش بازخورد می‌گیرد، روی بازخوردها کار می‌کند و بر مبنای نتایج برای بهبود کیفیت محصولات خود و رضایت مشتریان ورودی ها و فرآیند خود را تغییر می دهد. زمانی سیستمها  درست و موثر کار می کنند که بخش های سیستم همواره مانیتور شده و بهبود پیدا کنند.

2. سیستم های منحصر به فرد

نکته ای که در مورد بخش های سیستم وجود دارد این است که چون همه کسب و کارها منحصر به فرد و خاص هستند و به طرق مختلف کار می کنند، سیستم هایی متفاوت از یکدیگر نیز خواهند داشت. یعنی این شما هستید که باید کسب و کار خود را قسمت به قسمت تجزیه کنید تا مشخص کنید چه فرایندهایی را باید سیستم سازی کنید.

سوالات متداول