مدیریت هزینه ها با 8 تکنیک ساده و کاربردی

امروزه ممکن است بسیاری از کسب و کار ها و شرکت ها با مدیریت هزینه ها و همچنین برنامه ریزی برای بودجه خود مشکل داشته باشند. این عدم کنترل بر روی هزینه ها در داز مدت ممکن است باعث ایجاد چالش های بسیار بزرگ و زیان آور برای کسب و کار و شرکت شود. کسب و کار ها برای رفع این مشکل می توانند از فرایندی استفاده کنند به نام مدیریت هزینه (cost management).

در ادامه ی این مقاله از وبسایت اقیانوس آبی به تعریف، اهمیت و همچنین راهکار هایی جهت مديريت هزينه می پردازیم که می تواند به شکلی مستقیم بر روی قیمت محصولات و تسویه حساب های کسب و کار تاثیر بگذارد.

تعریف مدیریت هزینه

مدیریت هزینه چیست؟ مدیریت هزینه در واقع فرایندی است برای برنامه ریزی و کنترل بودجه کسب و کارها. مديريت هزينه را می توان نوعی حسابداری مدیریتی نیز نامید که از طریق کاهش دادن احتمال اضافه شدن بودجه، هزینه ها را پیش بینی می کند. کنترل هزینه می تواند با استفاده از شناسایی، جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات به برنامه ریزی و کنترل هزینه ها کمک کند.

در مرحله برنامه ریزی پروژه، فرایند مدیریت هزینه انجام می شود، در واقع درست در جایی که هزینه ها قبل از اجرا، توسط مدیران قرار است تایید شوند. بعد از آن، هنگام اجرای پروژه، به دقت شروع به کنترل و ضبط هزینه ها کرده تا از همخوانی آن ها با برنامه مديريت هزينه اطمینان حاصل شود.

چرا مدیریت و کنترل هزینه مهم است؟

 اهمیت کنترل هزینه در این است که شرایط اقتصادی کنونی باعث شده قدرت خرید بخش مصرف‌کننده کاهش یابد و قیمت خدمات و محصولات برای آن‌ها فاکتوری مهم و تأثیرگذار در انتخاب ‌شده است.

این رابطه را در نظر بگیرید:” هزینه – درآمد = سود”. همان‌گونه که از رابطه مشخص است با کاهش سطح درآمد میزان سوددهی نیز کاهش خواهد یافت. در زمان کاهش سطح فروش و درآمد تنها راه بازگشت به سطح سوددهی سابق، کاهش و مدیریت هزینه‌ها است.

بیشتر بخوانید: راهکارهای بهبود وصول مطالبات

علاوه بر این اگر مدیری هزینه‌هایی مازاد بر هزینه‌های سایر رقبای خود داشته باشد، علاوه بر بالا بودن هزینه‌ها و کاهش میزان سود مجموعه، باعث جلوگیری از افزایش فروش نیز خواهد شد؛ زیرا قدرت خرید بخش مصرف‌کنندگان در اکثر حوزه‌ها کاهش‌ یافته است.

لذا بالا بودن قیمت خدمات و محصولات در یک کسب‌وکار باعث از دست دادن مشتریان و کاهش سطح فروش و درنتیجه کاهش مجدد سطح سودآوری سازمان می‌شود؛ بنابراین بالا بودن سطح هزینه‌ها با دو بار تأثیرگذاری، یکی از طریق بالا بودن هزینه و دیگری از طریق کاهش سطح فروش باعث کاهش سودآوری می‌شود.

 رویکردهای مدیران برای کنترل هزینه ها

در زمان بالا بودن هزینه‌ها ممکن است مدیران یکی از دو رویکرد زیر را برای مدیریت هزینه در پیش بگیرند که در هر دو صورت این مدیران هستند که متضرر خواهند شد.

1. حالت اول زمانی است که شما به‌عنوان یک مدیر هزینه‌های اضافه پرداخت‌شده خود را بر روی قیمت کالا تقسیم کرده و در واقع سهم هر کالا را از هزینه‌ها مشخص نمایید. همان‌طور که قبلاً اشاره شد در این صورت بهای تمام‌شده افزایش خواهد یافت و این باعث می‌شود بخشی از مشتریان خود را از این طریق ازدست‌داده و میزان فروش و درنتیجه سودآوری مجموعه را کاهش دهید.
2. رویکرد دوم عدم انتقال هزینه‌ها به بخش مصرف‌کننده است. درواقع مدیران رویکردی را در پیش می‌گیرند که با همان قیمت سابق و قیمتی شبیه رقبا، خود به‌صورت مستقیم هزینه‌های اضافی را پرداخت نمایند. این رویکرد نیز درنهایت به کاهش سوددهی مجموعه می‌انجامد.

بیشتر بخوانید: تسویه با مشتری بد حساب

تکنیک های مدیریت هزینه در کسب و کار

1. مدیریت هزینه با مدیریت زمان

قطعا یکی از فاکتورهای مهم برای صاحبین کسب و کار، مدیریت زمان است. به همین دلیل مدیران باید پرسنل خود را در رابطه با ارزش زمان و اثربخشی آن در مدیریت هزینه توجیه کنند.

بیشتر بخوانید: راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت مدیران

2. مدیریت هزینه با مدیریت موجودی

مدیریت موجودی یکی از هزینه های عمده و از روش های تولید درامد است. برای انجام این مهم، ابتدا مسئول انبار باید پیش نیازهای محصول را بررسی کرده و از انباشتگی بیش از حد موجودی جلوگیری کند. در این مورد چک لیست اقلام ضروری سازمان و مدیریت ان نیز می تواند بسیار به شما کمک کند.

3. کنترل هزینه با به روز بودن

به روز شدن به همراه روند بازار در مدیریت هزینه بسیار حائز اهمیت است. مدیران باید همیشه و هر روز با فروشندگان در ارتباط باشند تا بتوانند از قوانین جدید برای قراردادها و تغییرات اخیر در قیمت گذاری مطلع باشند.

4. پیدا کردن نقاط سود ده و زیان ده

در همه‌ کسب‌وکارها بخش‌ها و یا محصولاتی وجود دارند که بیشتر از سایر بخش‌ها برای مجموعه سودآوری ایجاد می‌کنند. این بخش‌ها را مشخص کرده و در صورت وجود پتانسیل تمرکز بیشتری را روی آن‌ها قرار دهید. هم چنین برای مدیریت هزینه ها بخش‌های زیان ده را نیز مشخص کرده و هر چه سریع‌تر استراتژی را در خصوص آن‌ها در پیش بگیرید.

در اکثر کسب‌وکارها بخش‌های سوده، زیان سایر بخش‌ها را جبران می‌نمایند. لازم به ذکر است که مشخص نمودن سود ده و یا زیان ده بودن بخش‌ها و تصمیم‌گیری در خصوص هر یک از آن‌ها منوط به داشتن اطلاعات مالی درست و دقیق است.

5. مدیریت هزینه با کنترل تعداد کارمندان

منابع انسانی ستون و پایه های یک کسب و کار هستند، اما حفظ آن ها نیز هزینه هایی را برای کسب و کار در بر دارد. از این رو باید تعداد کارکنان را کنترل کرد تا بتوان کنترل هزینه درست داشت.

در بخش مدیریت منابع انسانی بهترین رویکردی که می‌توان در پیش گرفت حقوق بر اساس بازدهی است. شرکت‌ها باید بسیار مراقب باشند که تمامی کارکنان آن‌ها به‌اندازه ارزشی که برای سازمان ایجاد می‌کنند، دریافتی داشته باشند. لذا به‌عنوان یک مدیر خروجی و بازدهی تمامی کارکنان خود را بررسی نموده و اقدامات اساسی در جهت مدیریت هزینه ها در پیش بگیرید.

6. پیدا کردن توجیه برای هزینه اجاره

یکی دیگر از آیتم‌ هایی که بررسی‌ها نشان داده در بخش هزینه‌های یک مجموعه وزن زیادی به خود اختصاص می‌دهد، هزینه اجاره است. در اجاره واحدهای تجاری خود بررسی‌های لازم را به عمل‌آورید و مطمئن شوید که مکان اجاره‌شده چه از نظر مساحت و چه از نظر موقعیت مکانی، بازگشت هزینه را برای شما به همراه دارد.

اگر به این نتیجه رسیدید که مبلغ اجاره پرداختی شما به دلایل مختلف ورودی که ایجاد می‌کند، کمتر از خروجی آن است، هر چه سریع‌ تر نسبت به تعدیل این رابطه و مدیریت هزینه ها اقدام نمایید.

7. مدیریت تسهیلات پرداختنی

وام‌های دریافتی توسط کسب‌وکارها یکی دیگر از بخش‌های هزینه‌بر است. تسهیلات دریافتی باید در بخش‌هایی سرمایه‌گذاری شوند که خروجی ایجادشده توسط آن‌ها توان پوشش هزینه‌ی بهره خود را داشته باشند؛ زیرا در صورت عدم وجود این تناسب، استقراض از بانک و یا بازار منجر به زیان مجموعه خواهد شد. بنابراین پیش از آنکه اقدام به اخذ تسهیلات نمایید، خروجی حاصل از آن را از طریق ارزیابی طرح‌ها بررسی نمایید.

بیشتر بخوانید: پیش دریافت در بدهی های جاری حسابداری

8. کنترل هزینه با ایجاد یک حساب تجاری جداگانه

برخی از مدیران ممکن است حساب کاری خود را با حساب شخصی خود یکی کنند. انجام این کار یعنی یکی کردن  درامد ها و پول مربوط به کسب و کار با اموال شخصی، نوعی ضرر حساب می شود. این کار علاوه بر ضرر و زیانی که دارد باعث به وجود آمدن دردسر های مالیاتی نیز خواهد شد.

بهترین کاری که مدیران می توانند برای مدیریت هزینه های کسب و کار خود انجام دهند این است که پول و هزینه های خود را در یک حساب جدا از حساب کسب و کار نگه دارند و برای حساب کسب و کارشان یک حساب کاملا مجزا ایجاد کنند. انجام این کار به شکل چشم گیری در مدیریت هزینه ها برای مدیرانی که حساب کسب و کار و شخصی مشترکی داشتند کمک خواهد کرد.

نرم افزار مدیریت هزینه ها

خیلی از مدیران هستند که دوست دارند خودشان حسابداری مدیریت هزینه را بر عهده بگیرند. در این حالت استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه ها می تواند بسیار کمک کننده باشد. مدیریت هزینه فرآیند برنامه ریزی و کنترل هزینه ها است که شامل جمع آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات هزینه برای بودجه بندی، پیش بینی و نظارت موثرتر بر هزینه ها است. قطعا این فرایند پیچیده بدون کمک نرم افزار قابل اجرا نیست.

سوالات متداول