مدیریت هزینه ها با ۱۱ تکنیک ساده و کاربردی

مدیریت هزینه یا (cost management)، قلب تپنده هر کسب و کاری است. در دنیای رقابتی امروز، کسب‌وکارهایی موفق هستند که بتوانند هزینه‌های خود را به خوبی کنترل کنند و به حداکثر بازده دست یابند. عدم توجه به مدیریت هزینه‌ها می‌تواند به مشکلات جدی مانند کاهش سودآوری، از دست دادن مشتریان و حتی ورشکستگی منجر شود.

در ادامه‌ی این مقاله از وبسایت گروه اقیانوس آبی به بررسی اهمیت مدیریت هزینه، چالش‌های آن و راهکارهایی برای بهبود آن پرداخته‌ایم.

تعریف مدیریت هزینه

مدیریت هزینه چیست؟ مدیریت هزینه در واقع فرایندی است برای برنامه ریزی و کنترل بودجه کسب و کارها. مدیریت هزینه را می توان نوعی حسابداری مدیریتی نیز نامید که از طریق کاهش دادن احتمال اضافه شدن بودجه، هزینه ها را پیش بینی می کند. کنترل هزینه می تواند با استفاده از شناسایی، جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات به برنامه ریزی و کنترل هزینه ها کمک کند.

در مرحله برنامه ریزی پروژه، فرایند مدیریت هزینه انجام می شود، در واقع درست در جایی که هزینه ها قبل از اجرا، توسط مدیران قرار است تایید شوند. بعد از آن، هنگام اجرای پروژه، به دقت شروع به کنترل و ضبط هزینه ها کرده تا از همخوانی آن ها با برنامه مدیریت هزینه اطمینان حاصل شود.

چرا مدیریت و کنترل هزینه مهم است؟

 اهمیت کنترل هزینه در این است که شرایط اقتصادی کنونی باعث شده قدرت خرید بخش مصرف‌کننده کاهش یابد و قیمت خدمات و محصولات برای آن‌ها فاکتوری مهم و تأثیرگذار در انتخاب ‌شده است.

این رابطه را در نظر بگیرید: “هزینه – درآمد = سود”. همان‌گونه که از رابطه مشخص است با کاهش سطح درآمد میزان سوددهی نیز کاهش خواهد یافت. در زمان کاهش سطح فروش و درآمد تنها راه بازگشت به سطح سوددهی سابق، کاهش و مدیریت هزینه‌ها است.

بیشتر بخوانید: راهکارهای بهبود وصول مطالبات

علاوه بر این اگر مدیری هزینه‌هایی مازاد بر هزینه‌های سایر رقبای خود داشته باشد، علاوه بر بالا بودن هزینه‌ها و کاهش میزان سود مجموعه، باعث جلوگیری از افزایش فروش نیز خواهد شد؛ زیرا قدرت خرید بخش مصرف‌کنندگان در اکثر حوزه‌ها کاهش‌ یافته است.

لذا بالا بودن قیمت خدمات و محصولات در یک کسب‌وکار باعث از دست دادن مشتریان و کاهش سطح فروش و درنتیجه کاهش مجدد سطح سودآوری سازمان می‌شود؛ بنابراین بالا بودن سطح هزینه‌ها با دو بار تأثیرگذاری، یکی از طریق بالا بودن هزینه و دیگری از طریق کاهش سطح فروش باعث کاهش سودآوری می‌شود.

 رویکردهای مدیران برای کنترل هزینه‌ها

در زمان بالا بودن هزینه‌ها ممکن است مدیران یکی از دو رویکرد زیر را برای مدیریت هزینه در پیش بگیرند که در هر دو صورت این مدیران هستند که متضرر خواهند شد.

1. حالت اول زمانی است که شما به‌عنوان یک مدیر هزینه‌های اضافه پرداخت‌شده خود را بر روی قیمت کالا تقسیم کرده و در واقع سهم هر کالا را از هزینه‌ها مشخص نمایید. همان‌طور که قبلاً اشاره شد در این صورت بهای تمام‌شده افزایش خواهد یافت و این باعث می‌شود بخشی از مشتریان خود را از این طریق از دست‌داده و میزان فروش و در نتیجه سودآوری مجموعه را کاهش دهید.
2. رویکرد دوم عدم انتقال هزینه‌ها به بخش مصرف‌کننده است. در واقع مدیران رویکردی را در پیش می‌گیرند که با همان قیمت سابق و قیمتی شبیه رقبا، خود به‌صورت مستقیم هزینه‌های اضافی را پرداخت نمایند. این رویکرد نیز درنهایت به کاهش سوددهی مجموعه می‌انجامد.

بیشتر بخوانید: تسویه با مشتری بد حساب

تکنیک‌های مدیریت هزینه در کسب و کار

در ادامه ۱۱ تکنیک مدیریت هزینه در کسب و کارها آورده شده است:

۱. مدیریت هزینه با مدیریت زمان

قطعا یکی از فاکتورهای مهم برای صاحبین کسب و کار، مدیریت زمان است. به همین دلیل مدیران باید پرسنل خود را در رابطه با ارزش زمان و اثربخشی آن در مدیریت هزینه توجیه کنند.

بیشتر بخوانید: راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت مدیران

۲. مدیریت هزینه با مدیریت موجودی

یکی دیگر از تکنیک های مدیریت مالی، مدیریت موجودی است. مدیریت موجودی یکی از هزینه های عمده و از روش های تولید درامد است. برای انجام این مهم، ابتدا مسئول انبار باید پیش نیازهای محصول را بررسی کرده و از انباشتگی بیش از حد موجودی جلوگیری کند. در این مورد چک لیست اقلام ضروری سازمان و مدیریت ان نیز می تواند بسیار به شما کمک کند.

۳. کنترل هزینه با به روز بودن

به روز شدن به همراه روند بازار در مدیریت هزینه پروژه، بسیار حائز اهمیت است. مدیران باید همیشه و هر روز با فروشندگان در ارتباط باشند تا بتوانند از قوانین جدید برای قراردادها و تغییرات اخیر در قیمت گذاری مطلع باشند.

۴. پیدا کردن نقاط سود ده و زیان ده

در همه‌ کسب‌وکارها بخش‌ها و یا محصولاتی وجود دارند که بیشتر از سایر بخش‌ها برای مجموعه سودآوری ایجاد می‌کنند. این بخش‌ها را مشخص کرده و در صورت وجود پتانسیل تمرکز بیشتری را روی آن‌ها قرار دهید. هم چنین برای مدیریت هزینه‌ها بخش‌های زیان‌ده را نیز مشخص کرده و هر چه سریع‌تر استراتژی را در خصوص آن‌ها در پیش بگیرید.

در اکثر کسب‌وکارها بخش‌های سوده، زیان سایر بخش‌ها را جبران می‌نمایند. لازم به ذکر است که مشخص نمودن سود ده و یا زیان ده بودن بخش‌ها و تصمیم‌گیری در خصوص هر یک از آن‌ها منوط به داشتن اطلاعات مالی درست و دقیق است.

بیشتر بخوانید: تشخیص نقاط قوت و فرصت‌ها برای نوشتن استراتژی

۵. مدیریت هزینه با کنترل تعداد کارمندان

منابع انسانی ستون و پایه های یک کسب و کار هستند، اما حفظ آن ها نیز هزینه هایی را برای کسب و کار در بر دارد. از این رو باید تعداد کارکنان را کنترل کرد تا بتوان کنترل هزینه درست داشت.

در بخش مدیریت منابع انسانی بهترین رویکردی که می‌توان در پیش گرفت حقوق بر اساس بازدهی است. شرکت‌ها باید بسیار مراقب باشند که تمامی کارکنان آن‌ها به‌اندازه ارزشی که برای سازمان ایجاد می‌کنند، دریافتی داشته باشند. لذا به‌عنوان یک مدیر خروجی و بازدهی تمامی کارکنان خود را بررسی نموده و اقدامات اساسی در جهت مدیریت هزینه ها در پیش بگیرید.

۶. پیدا کردن توجیه برای هزینه اجاره

یکی دیگر از آیتم‌ هایی که بررسی‌ها نشان داده در بخش هزینه‌های یک مجموعه وزن زیادی به خود اختصاص می‌دهد، هزینه اجاره است. در اجاره واحدهای تجاری خود بررسی‌های لازم را به عمل‌آورید و مطمئن شوید که مکان اجاره‌شده چه از نظر مساحت و چه از نظر موقعیت مکانی، بازگشت هزینه را برای شما به همراه دارد.

اگر به این نتیجه رسیدید که مبلغ اجاره پرداختی شما به دلایل مختلف ورودی که ایجاد می‌کند، کمتر از خروجی آن است، هر چه سریع‌‌تر نسبت به تعدیل این رابطه و مدیریت هزینه‌ها اقدام نمایید.

۷. مدیریت تسهیلات پرداختنی

وام‌های دریافتی توسط کسب‌وکارها یکی دیگر از بخش‌های هزینه‌بر است. تسهیلات دریافتی باید در بخش‌هایی سرمایه‌گذاری شوند که خروجی ایجادشده توسط آن‌ها توان پوشش هزینه‌ی بهره خود را داشته باشند؛ زیرا در صورت عدم وجود این تناسب، استقراض از بانک و یا بازار منجر به زیان مجموعه خواهد شد.

بنابراین پیش از آنکه اقدام به اخذ تسهیلات نمایید، خروجی حاصل از آن را از طریق ارزیابی طرح‌ها بررسی نمایید.

بیشتر بخوانید: پیش دریافت در بدهی‌های جاری حسابداری

۸. کنترل هزینه با ایجاد یک حساب تجاری جداگانه

برخی از مدیران ممکن است حساب کاری خود را با حساب شخصی خود یکی کنند. انجام این کار یعنی یکی کردن  درامد ها و پول مربوط به کسب و کار با اموال شخصی، نوعی ضرر حساب می‌شود. این کار علاوه بر ضرر و زیانی که دارد باعث به وجود آمدن دردسرهای مالیاتی نیز خواهد شد.

بهترین کاری که مدیران می‌توانند برای مدیریت هزینه‌های کسب و کار خود انجام دهند این است که پول و هزینه‌های خود را در یک حساب جدا از حساب کسب و کار نگه دارند و برای حساب کسب و کارشان یک حساب کاملا مجزا ایجاد کنند. انجام این کار به شکل چشم گیری در مدیریت هزینه‌ها برای مدیرانی که حساب کسب و کار و شخصی مشترکی داشتند کمک خواهد کرد.

۹. برون‌سپاری (Outsourcing)

برون‌سپاری به معنی واگذاری بخش‌هایی از کارها به شرکت‌ها یا افراد خارجی است که در آن حوزه تخصص دارند. این تکنیک به کاهش هزینه‌های داخلی، مثل حقوق و مزایای کارمندان تمام وقت، کمک می‌کند. شرکت‌ها می‌توانند وظایفی مانند IT، حسابداری یا تولید محتوا را برون‌سپاری کنند.

۱۰. مذاکره با تأمین‌کنندگان

مذاکره با تأمین‌کنندگان برای دریافت تخفیف یا بهبود شرایط پرداخت یکی از بهترین راه‌های کاهش هزینه‌ها است. با افزایش حجم خرید یا برقراری روابط بلندمدت، کسب‌وکارها می‌توانند از شرایط بهتری برخوردار شوند که در بلندمدت به صرفه‌جویی قابل توجهی منجر می‌شود.

۱۱. بودجه‌بندی دقیق

بودجه‌بندی یکی از اصلی‌ترین تکنیک‌هاب مدیریت هزینه است. با ایجاد یک برنامه مالی مشخص و پیش‌بینی هزینه‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند بر هزینه‌های خود نظارت داشته و از تجاوز از بودجه جلوگیری کنند. این روش به تعیین اولویت‌ها و تخصیص منابع مالی به صورت بهینه کمک می‌کند.

چالش‌های مدیریت هزینه

مدیریت هزینه در کسب‌وکارها با چالش‌های مختلفی همراه است که در صورت عدم مدیریت صحیح، می‌تواند به ضررهای مالی منجر شود. برخی از چالش‌های رایج مدیریت هزینه و راهکارهای پیشنهادی برای جلوگیری از آن‌ها عبارتند از:

– پیش‌بینی نادرست هزینه‌ها

بسیاری از کسب‌وکارها در برآورد دقیق هزینه‌ها، به ویژه در پروژه‌های جدید، دچار مشکل می‌شوند. این پیش‌بینی‌های نادرست می‌تواند منجر به تخصیص ناصحیح منابع و هزینه‌های غیرمنتظره شود.

راهکار:

استفاده از ابزارهای تحلیل مالی و تجربه‌های گذشته می‌تواند در تخمین دقیق‌تر هزینه‌ها موثر باشد. همچنین، ایجاد بودجه‌ای با درصدی برای هزینه‌های غیرمنتظره می‌تواند به کاهش ریسک کمک کند.

– هزینه‌های پنهان

بسیاری از هزینه‌ها ممکن است در ابتدا به چشم نیایند، اما در بلندمدت به بودجه ضربه بزنند. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های نگهداری تجهیزات، هزینه‌های مربوط به اشتباهات کوچک، یا افزایش تدریجی هزینه‌های جاری است.

راهکار:

تجزیه و تحلیل منظم مالی و ردیابی تمام جزئیات هزینه‌ها به صورت دقیق، می‌تواند به شناسایی و مدیریت این هزینه‌های پنهان کمک کند. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته نیز می‌تواند به این امر کمک کند.

– نوسانات بازار

نوسانات اقتصادی، تغییرات در قیمت مواد اولیه یا خدمات، و حتی تغییرات در نیازهای مشتریان می‌تواند بر هزینه‌های کسب‌وکار تأثیرگذار باشد.

راهکار:

کسب‌وکارها باید برنامه‌های انعطاف‌پذیری داشته باشند که به آن‌ها اجازه دهد به سرعت با شرایط جدید بازار سازگار شوند. تحلیل منظم بازار و پیش‌بینی روندها نیز به آماده‌سازی بهتر کمک می‌کند.

– سرمایه‌گذاری نادرست

گاهی کسب‌وکارها منابع خود را به پروژه‌ها یا خریدهایی اختصاص می‌دهند که بازگشت سرمایه مناسبی ندارند. این سرمایه‌گذاری‌های نادرست می‌تواند به کاهش نقدینگی و افزایش هزینه‌ها منجر شود.

راهکار:

قبل از هر سرمایه‌گذاری، تحلیل دقیق بازگشت سرمایه (ROI) و ارزیابی ریسک‌های مربوطه ضروری است. همچنین، اجرای پروژه‌ها به صورت مرحله‌ای و آزمودن آن‌ها قبل از تعهدات بزرگ می‌تواند به جلوگیری از ضررهای بزرگ کمک کند.

نرم افزار مدیریت هزینه‌ها

خیلی از مدیران هستند که دوست دارند خودشان حسابداری مدیریت هزینه را بر عهده بگیرند. در این حالت استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه‌ها می‌تواند بسیار کمک کننده باشد.

نرم‌افزارهای مدیریت هزینه ابزارهایی قدرتمند هستند که به کسب‌وکارها و افراد کمک می‌کنند تا هزینه‌های خود را به صورت دقیق ثبت، ردیابی و تحلیل کنند. این نرم‌افزارها با ارائه امکاناتی نظیر ایجاد بودجه، دسته‌بندی هزینه‌ها، تولید گزارش‌های مالی و پیش‌بینی روند هزینه‌ها، به شما کمک می‌کنند تا کنترل کاملی بر امور مالی خود داشته باشید. با استفاده از این نرم‌افزارها، می‌توانید هزینه‌های اضافی را شناسایی کرده، تصمیمات مالی بهتری اتخاذ کنید و در نهایت به سودآوری بیشتری دست پیدا کنید.

جمع بندی

ما در این مطلب از مجله اقیانوس آبی به تعریف، اهمیت و همچنین معرفی ۱۱ تکنیک مدیریت هزینه برای کسب و کارها پرداختیم. همان‌طور که مشاهده کردید، مدیریت هزینه فرایندی پیچیده و چندجانبه است که نیازمند دانش، مهارت و ابزارهای مناسب است. با پیاده‌سازی تکنیک‌هایی مانند بودجه‌بندی دقیق، مذاکره با تامین‌کنندگان، برون‌سپاری و استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت هزینه، کسب‌وکارها می‌توانند به طور چشمگیری هزینه‌های خود را کاهش داده و سودآوری خود را افزایش دهند.

به یاد داشته باشید که مدیریت هزینه یک فرآیند مداوم است و نیاز به نظارت و اصلاحات مستمر دارد. با داشتن یک رویکرد استراتژیک و استفاده از ابزارهای مناسب، کسب‌وکارها می‌توانند به آینده‌ای روشن‌تر و پایدارتر دست یابند. اگر هنوز هم مدیریت هزینه برای شما یک چالش است، ما به شما دوره آموزش مدیریت مالی اقیانوس آبی را پیشنهاد می‌کنیم.

سوالات متداول