سیستم سازی چیست؟ سیستم سازی کسب وکار برای مدیران

سیستم سازی کسب‌وکارتان به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیت‌های هر یک از کارکنان برای مدیریت و برنامه ریزی هر لحظه از زمان نیست.

به طور خلاصه، وقتی کسب و کار خود را سیستمی می‌کنید، الگویی برای آن کسب‌وکار ایجاد می‌کنید.

هدف سیستم‌سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر هم برای مشتریان و هم برای کارکنان شما است و به شما این امکان را می‌دهد که بسته به استراتژی کسب‌وکارتان در آن زمان، برنامه خود را به راحتی مقیاس‌بندی یا اصلاح کنید.

هنگامی که شما یک کسب و کار سیستمی را اداره می کنید، می توانید زمان خود را به کار بر روی مدیریت عملکرد کسب و کار اختصاص دهید، نه اینکه بخش مهمی از آن باشید. سیستم سازی باعث افزایش کارایی در کسب و کار می شود.

فرآیندها در هر کسب و کاری وجود دارند، چه به طور رسمی تعریف شده باشند و چه تصادفی، به عنوان دنباله ای از اقدامات با یک ورودی و یک خروجی. اگر آنها تعریف نشده باشند، نمی توان آنها را به طور مداوم دنبال کرد و خروجی ناسازگار است. ناسازگاری دشمن یک کسب و کار کارآمد است.

یعنی کارمندان نمی دانند چه کاری باید انجام دهند، مشتریان نمی دانند چه چیزی دریافت خواهند کرد و مالک؟ آنها کسب و کاری دارند که به سادگی نمی توانند مدیریت کنند.

سیستم سازی چیست؟

اگر به عنوان مدیر یک واحد کسب و کار پرسود فعالیت می‌کنید، اما در صورت عدم حضور شما، ممکن است مشکلاتی پیش بیاید که تاثیرات منفی بر روی رضایت کارکنان، مشتریان و عملکرد کسب و کار داشته باشد.

این مسائل می‌توانند شامل اشتباهات در ثبت فاکتورها، تأخیر در تحویل سفارشات و عدم تکمیل درخواست‌های مشتریان باشند. آنها می‌توانند باعث نارضایتی و کاهش عملکرد کسب و کار شوند. در این موارد، مسئله از ناکارآمدی کارمندان نیست، بلکه از فقدان سیستم و فرآیندهای مستند برای اجرای وظایف ناشی می‌شود.

به همین دلیل، سیستم‌سازی کسب و کار (business systemization) به معنای ایجاد یک چارچوب است که با آن می‌توانید فرآیندهای کسب و کار را بررسی و بهبود بخشید.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار

سیستم‌سازی کسب و کار، یک بخش ضروری در هر سازمان است. بدون داشتن فرآیندهای مستند و روال‌های مشخص، نحوه انجام کارها تنها در ذهن کارمندان حاضر وجود دارد و گاهاً ممکن است اجرای ناقصی داشته باشد. با ثبت و مستندسازی فرآیندهای هر کار، می‌توانید سازمان خود را به روشی قابل پیش‌بینی و کارآمد توسعه دهید.

به ویژه برای کسب و کارهای نوپا، سیستم‌سازی بسیار حیاتی است. بدون آن، رشد و توسعه با مشکلاتی مواجه می‌شود و در برخی موارد ممکن است به ورشکستگی بیانجامد. ممکن است فکر کنید که سیستماتیک‌سازی در کسب و کار شما انجام شده است، اما واقعیت این است که بسیاری از جنبه‌های کسب و کار شما هنوز سیستمی ندارند و نیاز به بهبود دارند.

سیستم سازی شامل شناسایی فرآیندهای کسب و کار، مستندسازی آنها، تعریف رویه‌ها و استانداردهای مشخص برای انجام کارها، و نظارت بر اجرای صحیح آنها است. با سیستم سازی، می توانید بهبود کیفیت خدمات و محصولات، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و در نتیجه، رشد و توسعه کسب و کار خود را تسهیل کنید.

سیستم کسب و کار در ذهن برخی افراد خطوط مونتاژ و کارکردن مثل ربات ها را تداعی می کند، اما تعریف درست سیستم سازی این نیست.

بیشتر: پادکست سیستم سازی

برای درک بهتر و دقیق سیستم، بیایید در ابتدا فوایدی که سیستم سازی برای کسب و کارتان دارد را ببینیم :

• ایجاد فرایند برای مدیریت کاری که بارها و بارها انجام می دهید.
• یافتن ساده ترین راه برای انجام آن فرایند
• بهینه سازی فرایندهای سازمانی

سیستمی کردن کسب و کار فشارهای اضافی را از میان برده و به شما اجازه می‌دهد که به جای تمرکز بر جزئیات، به برنامه‌ریزی و رهبری بهتری برای کسب و کارتان بپردازید. به عبارت دیگر، سیستم‌سازی کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد تا با رویکردی منظم و سازمان‌دهی شده، وظایف خود را انجام دهید و با بهبود کیفیت خدمات و محصولات، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، و در نتیجه، تسهیل رشد و گسترش کسب و کارتان کمک کنید. تمام این مزایا به افزایش رضایت مشتریان، افزایش درآمد و سودآوری منجر خواهند شد، و در نهایت، ارزش افزوده برای سازمان شما را افزایش خواهد داد.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟

برای شروع به چند سوال زیر پاسخ دهید:

1. آیا وقت کارمندان شما با مشغله های کاری خسته کننده پر می شود و بهره وری آن ها پایین می آید؟
2. آیا برخی از کارها روی زمین می مانند و فراموش می شوند؟
3. آیا وقتی یک نفر مرخصی می گیرد، روند فرایندهای سازمانتان بهم می ریزد؟
4. آیا دوباره کاری و خطا در سازمان شما زیاد اتفاق می افتد؟
5. آیا همیشه درگیر هستید و تمام وقتتان صرف حل کردن کارهای دیگران می شود؟
6. آیا در سازمانتان زمانی برای آموزش و گسترش پرسنل در نظر نگرفته اید؟

اگر جواب این سوالات برای کسب و کار شما بله است، حتما به سیستم سازی احتیاج دارید. اما کسبو کار شما جز یکی از دسته های زیر هم باشد باز یعنی شما به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید:

1. کسب و کارهایی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
2. سبو کار هایی که به حفظ و رشد مستمر خود فکر می‌کنند و نمی خواهند تمام کارها بر عهده یک نفرباشد و می خواهند نیروهای متخصص پرورش دهند.
3. سازمان هایی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی برای آینده دارند، اما به دلیل مشغله‌ زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ آن‌ها برسند.
4. سازمان هایی که شامل چندین زیر مجموعه (مانند : هولدینگ ها) هستند و مدیر می خواهد همه‌ی آن‌ها را بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها کند، به بهترین شکل مدیریت کند.
5. سازمان هایی که به برندسازی اهمیت می دهند و علاوه بر حفظ کسب و کار در بازار فعلی می خواهند به نسل‌های بعد نیز منتقل شوند.

چرا برخی مدیران در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند؟

1. دوست ندارند کارها را واگذار کنند.

اگر شما هم داستان موفقیت استارت آپ هایی که از یک انباری شروع کردند را شنیده اید و سوالات زیادی درباره موفقیت آن ها در ذهنتان ایجاد شده قدم اول این است که سیستم سازی کنید. اکثر مدیران دوست ندارند کارها را به دیگران بسپارند، چون معتقدند هیچ کس مثل خودشان کار را دقیق، تمیز و با حساسیت تحویل نمی دهد.

به این افراد باید گفت که اگر افراد موفق و بااستعدادی چون استیو جابز هم همینطور فکر می کردند، الان انقدر معروف و موفق نبودند. برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق، راهی جز واگذاری کارها به دیگران ندارید. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.

2. از فناوری می ترسند.

خیلی از مدیران از استفاده از فناوری و ایجاد تغییر در شیوه سنتی مدیریت و اجرای انواع مارکتینگ در کسب و کارشان می ترسند، اما باید به آن ها گفت که تا تغییر نکنید پیشرفتی در کار نخواهد بود. یکی از راه های تغییر، پیاده سازی سیستم سازی در کسب و کار است.

3. سرشان شلوغ است.

بسیاری از مدیران بیش از حد پرمشغله هستند ولی نمی دانند که دلیل این شلوغی انجام کارهایی است که وظیفه افراد دیگر است. آنها به عنوان مدیر، نمی دانند که باید همیشه وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشند.

4. ایده آل گرا هستند.

برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند که باعث می‌شود بیشتر وقتشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود و باعث به تعویق افتادن کارها می‌شوند. مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم‌ سازی می‌پردازند، چون باید تغییرات زیادی در کسب‌و‌کار خود ایجاد کنند.

ما می دانیم که سیستم سازی یک تغییر بزرگ برای شما محسوب می شود ولی مقاومت در برابر سیستمی شدن کسب وکار هزینه جدی و بالایی برای شما خواهد داشت. این نکته را فراموش نکنید که کسب و کاری موفق است که در برابر تغییرات منعطف باشد. پیشنهاد می کنیم ادامه مطلب را بخوانید تا نظرتان را درباره سیستم سازی کسب و کارتان مثبت تر کنیم.

5 دلیل برای پذیرفتن سیستم سازی در کسب و کار

1. سیستم سازی دلیل افزایش مشتریان راضی

داشتن مشتری وفادار و راضی آرزوی تمام صاحبان کسبو کار است. وقتی تجربه خرید مشتری را بهتر کنید، مشتریان راضی تری خواهید داشت که شما را به دیگران معرفی می کنند. این در نهایت به رونق تجارت شما منجر می شود.

اگر مشتریانی راضی می خواهید باید تمام مراحل خرید مشتری در قیف فروش از ابتدای آشنایی تا تکمیل خرید را بررسی کنید. حتی اگر کسبوکار موفقی دارید، باز هم این بررسی را انجام دهید. احتمال دارد در روند تجربه مشتری شما شکاف ها یا خطاهایی وجود داشته باشد که تا کنون به آن توجه نداشته باشید. رصد دائمی سوابق خرید مشتری و بهبود به شما کمک می کند تا سیستم های داخلی ایجاد کنید که به طور مداوم نتایج عالی به شما ارائه می دهند. با کمی نظم و انضباط، این سیستم ها به روال عادی سازمان شما تبدیل می شوند که مشتریان راضی برای شما به ارمغان می آورد.

2. بهره وری بیشتر تیم

داشتن روش های واضح و مستند مثل این است که به تیم خود نوشیدنی انرژی زا داده باشید و باعث ایجاد انگیزش کارمندان می شود. در واقع با سیستم سازی کسب و کار موارد زیر اتفاق می افتد: 

• پیروی از یک روند ثابت و کارآمد، وقت و انرژی کمتری می طلبد و اصطکاک و ابهام را کاهش می دهد.
• کاهش سطح خستگی اعضای تیم خصوصاً در فصول شلوغ یا مواقع بحران.
• احتمال عملکرد ضعیف و اشتباهات کاهش می یابد.​
• اگر اشتباهاتی اتفاق بیفتد، تشخیص و تصحیح آن راحت تر است.

3. کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید یا افزایش بودجه

جراح و استاد دانشكده پزشكي هاروارد professor Atul Gawande چك ليست هاي قبل از جراحي را در کتابی چاپ کرد و به بیمارستان های سراسر جهان معرفی کرد. چیزی که در نهایت دکتر Gawande و مدیران بیمارستان در سراسر جهان به آن دست یافتند بسیار قابل توجه بود:

تیم هایی که به طور مداوم از چک لیست های خود استفاده می کردند، پیشرفت های چشمگیری در میزان جراحی های موفق داشتند. نتایج نشان داد که وقتی تیم ها به رویه های خود پایبند باشند، می توانند نتایج خود را حتی بدون افزایش مهارت بهبود بخشند. بیمارستان ها افراد بیشتری استخدام نکردند، جراحان یا پرستاران را برای آموزش بیشتر نفرستادند یا از آنها نخواستند که ساعت های بیشتری کار کنند. آنها فقط یک چک لیست داشتند و به آن پایبند بودند.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی استخدام

4. بهبود مستمر کیفیت

یکی از بهترین چیزها در مورد مستندسازی یک فرآیند این است که وقتی آن را می نویسید ناخودآگاه می خواهید آن را بهبود بدهید. دیدن مراحل ارائه شده روی کاغذ، ذهن ما را مجبور به مقابله با شکاف ها و ناکارآمدی هایی می کند که می بینیم. جالب اینجا است که تا زمانی که همان مراحل را بدون نوشتن آن ها انجام می دهیم، ممکن است هرگز متوجه اشتباهاتمان نشویم.

هنگامی که یک روش مستند شد، بهبود آن ادامه خواهد یافت. یک لغزش کوچک در برخورد با مشتری، یک تغییر خارجی که تیم را تحت تأثیر قرار می دهد یا حتی کسی که برای پر کردن جای یکی از اعضای تیم در تعطیلات وارد سازمان می شود، می تواند تغییرات و اصلاحاتی در فرآیند ایجاد کند. زمانی که روی مراحل انجام کار اسم فرآیند گذاشته می شود، افراد به طور خودکار و ناخودآگاه آن را بهینه می کنند.

5. ایجاد بستری برای خلاقیت

مارک زاکربرگ و استیو جابز راز معجزه سیستم سازی در کسب و کار را می دانند. هر دو این افراد کمد لباس خود را برای کاهش زمان تصمیم گیری سیستمی کردند. مثلا زاکربرگ به جای این که انرژی صرف کند تا تصمیم بگیرد امروز چه لباسی بپوشد، در تلاش است تا مغز خود را برای “یافتن راه های جدید برای اتصال جهان” باز بگذارد.

صرف انرژی برای فکر کردن به کارهای تکراری نه تنها باعث اتلاف وقت می شود، بلکه زمان شما برای فکر کردن به کارهای خلاقانه تر را نیز تلف می کند. اگر برای انعطاف پذیری بیشتر و آزاد کردن قدرت مغزی اعضای تیم خود کارها را ساده سازی و سیستمی کنید، سازمان خلاق تری خواهید داشت.

مثال های موفق سیستم سازی کسب و کار

در این قسمت می خواهیم مثالی از عملکرد سیستمی و غیرسیستمی بخش فروش یک شرکت فرضی را بررسی کنیم تا تفاوت آن ها را متوجه شوید. بیایید فقط به یک عنصر نگاه کنیم: پیگیری یک استعلام احتمالی.

فروشنده A غیر سیستمی است. او یک سرنخ جدید از یک مشتری بالقوه به دست می آورد و روی یک کاغذ یادداشت می کند. در این هنگام او در حال خدمت رسانی به یک مشتری دیگر است، کاغذ حاوی اطلاعات یک سرنخ خوب زیر صفحه کلیدش گم می شود و ممکن است یک هفته بگذرد تا آن راار ببیند.

فروشنده B می داند که شرکت یک سیستم CRM دارد، اما از استفاده از آن امتناع می ورزد زیرا نمی تواند داده ها را به شکلی که دوست دارد مرتب کند. در عوض، از یک فایل Excel با قالب‌بندی شرطی رنگی استفاده می‌کند تا بداند در مرحله بعد باید چه کاری انجام دهد. اینجا یک سیستم وجود دارد که شامل یک ستون با یک اقدام بعدی است و زمانی که تاریخ پیگیری “امروز” است، به رنگ سبز روشن می شود.

اگر هم اقدام به تعویق افتاده باشد، به رنگ قرمز قالب بندی شده است. این سیستم به فروشنده B می گوید که بعداً چه کاری انجام دهد… اما فقط در صورتی که او فایل اکسل خود را باز کند و ببیند.

فروشنده C از CRM شرکت استفاده می کند. او فوراً داده های خود را وارد می کند. این فروشنده ارزش یکپارچگی داده‌ها را می‌داند و می‌داند که چگونه می‌توان از سیستم برای سوق دادن افراد به اقدامات درست استفاده کرد. از فروشنده C توسط سیستم خواسته می شود تا اقدام بعدی و پیگیری را در زمان مناسب انجام دهد.

در این صورت دیگر این فروشنده به حافظه خود وابسته نیست، او از سیستم استفاده می کنند تا بفهمد در مرحله بعد چه کاری انجام دهد. در این شرایط مهم است که نیروی فروش به سیستم اعتماد داشته باشد و بداند که این اقدام درست است، زیرا با بهینه سازی سیستم ها و مدیریت کسب و کار، آن ها مداوم و منظم کار می کنند و نتایج مورد نظر را برای سازمان به ارمغان می آورد. با یادگیری سیستم سازی کسب و کار دیگر نگران دوباره کاری ها، اتلاف وقت و عملکرد ضعیف کارمندان خود نباشید.

سیستم سازی شرکت گوگل

شرکت گوگل یکی از موفق ترین نمونه هایی است که اهميت و قدرت سيستم سازی کسب و کار را نشان می دهد. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سيستم ها هستند. هر سال، مهندسان گوگل بيش از 550 تغيير برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جست وجو ایجاد می کنند.

در نتيجه این سيستم سازی و برنامه ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانيه، به نتيجه مطلوب خود از طریق موتور جست وجوی گوگل دست پيدا می کنيد. در این فرایند، هيچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد. اگر این کسب و کار، سال ها زمان و انرژی برای بهبود سيستم ها صرف نمی کرد، به این نتيجه خيره کننده دست نمی یافت و امروز، موفق ترین کسب و کار دنيا نبود.

بیشتر بخوانید: اجزای طرح کسب و کار

سیستم سازی مک دونالد

یکی دیگر از موفق ترین نمونه های سیستم سازی کسب و کار، مجموعه فروشگاه های زنجیره ای مک دونالد است. فرقی نمی کند که این شعبه در کجای دنيا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه ها استانداردها یکسان است. این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفا با آموزش به دست آمده باشد، بلکه سيستم ها هستند که در مک دونالد نتایج یکسانی را ایجاد می کنند.

چرا باید سیستم سازی را آموزش ببینیم؟

بسیاری از مدیران هستند که در روز بیش از ۸ ساعت کار می‌کنند، همواره مشغله و اضطراب دارند و باید خودشان به تمام کارها رسیدگی کنند. جالب اینجا است که از خودشان راضی هستند و فکر می کنند هر چه بیشتر کار کنند بهتر است. اما اصلا اینطور نیست! راز موفقیت کارآفرینان برتر دنیا بیشتر کار کردن نیست! آن ها با «سیستم‌ سازی» آشنا هستند، به کسبو‌ کارشان مثل یک سیستم نگاه می کنند تا با ایجاد تغییرات حساب شده باعث رشد آن شوند.

بیشتر بخوانید: مدیریت کسب و کار چیست؟

شما به عنوان مدیر باید سیستم سازی در کسب و کار را اصولی یاد بگیرید. و آن را در سازمانتان پیاده سازی کنید.

مزایای سیستم سازی در کسب و کار و شفاف سازی فرآیندها

کاهش هزینه ها با سیستم سازی

شما به عنوان مدیر یک کسبو کار آنلاین به جای اینکه زمانتان را صرف بازدید صندوق ورودی ایمیل سازمانی و کار هایی از این قبیل انجام دهید، بهتر است که وقتتان را برای تجزیه و تحلیل فرصت های جدید تجاری و یا توسعه خطوط تولید جدید صرف کنید. خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای اداره یک کسب و کار لازم است، می تواند وقت شما را آزاد کند. بنابراین می توانید انرژی خود را روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان می دهد کسب و کار خود را رشد دهید و درآمد خود را افزایش دهید.

سیستمی کردن کار های روزمره، بدون فرآیند های شغلی مستند و شفاف، امکان پذیر نیست. با ثبت فرآیندهای خود می توانید وظایف خود را به راحتی تفویض کنید و بدانید که آنها به درستی انجام می شوند یا نه؟ به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید، که این عمل درآمد بیشتری برای تجارت در حال رشد شما به همراه دارد.

سیستم سازی در کسب و کار و افزایش کارایی

با مشخص کردن فرآیند های شغلی هر واحد، می توانید اقدامات غیرضروری را بشناسید. فرصتی برای بهبود فرآیند در اختیار شما قرار می دهد که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و جلوگیری از اتلاف وقت، برای رشد تجارت شما شود. همچنین باعث می شود در انجام کارها اشتباهات کمتری رخ بدهد. اختصاص وقت برای ثبت فرآیندهای جدید و مستندسازی مجدد فرآیند های موجود می تواند فرصتی برای کارآمدتر ساختن کارهای روزمره و آزاد کردن وقت برای تمرکز بر افزایش درآمد کسب و کار فراهم کند.

سیستم سازی مسبب بهبود کارایی

مشاغل فاقد روال و سیستم معمولاً کارمندانی دارند که با اصطلاح “باری به هر جهت ” کار می کنند و هر کدامشان برای انجام وظایف یک روش خاص خود را در پیش گرفته اند. گرچه ممکن است کارمندان شما خوشحالتر باشند، اما این رویه می تواند منجر به ناکارآمدی آنها شود. نداشتن فرآیندهای مستند می تواند تیم شما را به انجام همان عملکرد به روش های مختلف سوق دهد. ثبت بهترین روش برای انجام وظیفه به همه این امکان را می دهد که در شغل خود کارآیی بیشتری داشته و عملکرد خود را بهبود بخشند.

سیستم سازی و بهبود ارتباطات

یکی از بزرگترین قاتلان زمان و سود در یک کسب وکار ارتباطات نادرست است. در صورت عدم وجود فرآیند های مستند، ارتباطات داخلی و خارجی می توانند به یک موضوع مهم تبدیل شوند. وقتی رویه هایی را به روشنی نوشته اید ، بحث های کمتری درباره چگونگی انجام کارها وجود دارد.

فراهم شدن رشد بیشتر با سیستم سازی

وجود رویه هایی برای آموزش کارکنان جدید باعث کاهش استرسی می شود که کارکنان فعلی شما هنگام آموزش اعضای جدید تیم تحمل می کنند. پیروی از مراحل مستند استخدام به شما امکان می دهد افراد مناسب برای هر شغل را استخدام کنید و آنها می توانند بدون نیاز به کمک اضافی مراحل را دنبال کنند.

وقتی نیروهای جدید شما آموزش بهتری ببینند، در مشاغل خود بازدهی بیشتری در مدت زمان کمتری خواهند داشت. می توان آنها را به گونه ای آموزش داد که تعداد اشتباهات را کاهش داده و عملکرد کلی آنها را بهبود بخشید. وقتی کارمندان شما عملکرد بهتری دارند، کسب وکار شما می تواند سریعتر رشد کند.

بیشتر بخوانید: آموزش سازمانی با رویکرد سیستمی چیست؟

اندازه گیری میزان پیشرفت راحت تر با سیستم سازی

با این حال که میزان درآمد شما یکی از راه های اندازه گیری پیشرفت شماست، اما اندازه گیری تلاش های بازاریابی یا روند توسعه محصولات جدید تصویر کامل تری از سلامتی شرکت شما به شما ارائه می دهد. اگر کسب و کار شما سیستمی شود و فرآیندهای شغلی شفاف شده باشد، می توانید به سرعت این موارد و همچنین سایر زمینه های مورد نگرانی را بررسی کرده و داده های واقعی در مورد نحوه انجام آنها را بدست آورید.

افزایش نظم در واحد مالی با سیستم سازی

اگر فرآیند های شغلی شفاف سازی نشود، فعالیت های روزمره ای که برای ادامه فعالیت کسب و کار شما لازم است می توانند گلوگاه هایی ایجاد کنند و کارهای اساسی دیگر را متوقف کنند. به عنوان مثال، اگر دریافتی ها و بدهی های خود را به طور مکرر ثبت نکنید، وقتی زمان پرداخت حقوق کارمندان یا محاسبه مالیات سه ماهه فرا برسد، کسب وکارتان با موجی از گمراهی روبرو شود. وجود یک سیستم سازمان یافته و کاملاً مستند در دسترس، این اطمینان را می دهد که در چنین شرایطی با مشکل روبرو نخواهید شد. در واقع سیستم و نظام مالی سازمان باعث می شود که مسائل مالی سازمان بهبود یابد.

سیستم سازی موثر بر آزاد شدن وقت مدیران

وقتی کسب وکار شما در عملکردهای خود منظم است، وقت شما را آزاد می کند، بنابراین می توانید روی فعالیت هایی تمرکز کنید که به رشد تجارت شما کمک می کنند. به جای اینکه بعد از ظهر را به پاسخ دادن به ایمیل هایتان سپری کنید، می توانید بر روی بازاریابی خود کار کنید یا تجارت خود را برای شرکت در نمایشگاه های کسب وکار حاضر کنید. آموزش سیستم سازی کسب و کار تجارت این فرصت را برای شما فراهم می کند که وقت بیشتری برای کارهای خلاقانه داشته باشید و همواره در حال پیشرفت باشید.

وقتی می دانید که کار شما به صورت اتوماتیک در حال انجام است، وقت بیشتری برای خود می گذارید! می توانید برای رفتن به تعطیلات و حضور کامل در کنار دوستان و خانواده وقت بگذارید و در تمام این مدت کسب درآمد داشته باشید.

امکان فروش کسب و کار با قیمت بالا تر پس از سیستم سازی در کسب و کار

معمولا کسب و کارهایی که به فروش می رسند در عملکردشان افت قابل توجهی رخ می دهد. این افت باعث ضرر کردن زیاد خریدار خواهد شد. افرادی که به دنبال خرید یک کسب و کار هستند به دنبال کسب و کار هایی هستند که بتوانند به سرعت عملیات کسب و کار را شروع کرده و به نوعی کار ها را به سرعت از سر بگیرند. در این زمان کسب و کاری ارزشمند است که بتواند پس از خروج صاحب و مدیر فعلی، با قدرت و سرعت سابق خود به کار ادامه دهد.

سیستم سازی در کسب و کار باعث ایجااد یک ارزش در کسب و کار می شود، به وسیله ی آن کسب و کار می تواند بدون نیاز به حضور مدیر به کار خود ادامه دهد. پس می توان گفت که سیستم سازی در کسب و کار باعث ایجاد ارزشی می شود که می تواند به هنگام فروش کسب و کار قیمت بالا تری را برای آن تعیین کرد، بنابراین برای سیستم سازی کسب و کار باید زمان مناسبی را تخصیص داد.

مراحل و اصول سیستم سازی کسب و کار

سیستم کسب و کار شما شامل سه جزء افراد، اسناد و ابزار است که باید آن ها را سیستمی کنید.

1. سیستم سازی افراد

در فرآیند بهینه کردن و سیستم سازی افراد، باید به چندین بخش توجه داشته باشید:

درست استخدام کنید.

یک سیستم درست باید وقت و انرژی کافی برای پیدا کردن و استخدام کارمند خوب بگذارد.

اصولی آموزش دهید.

اگر شخص مناسبی برای انجام یک کار وجود ندارد، ببینید چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد. برای اینکه بخش آموزش سازمان خود را سیستمی و پربازده کنید.

کارها را واگذار کنید.

تا جای امکان کارها را به دیگران واگذار کنید. توانمندی کارمندان خود را دست کم نگیرید. احتمالا کسانی در سازمان شما هستند که با کمی راهنمایی می‌توانند کارها را حتی بهتر از خودتان انجام دهند.

در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج کنید.

شاید گاهی لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید و حتی شاید مجبور شوید برخی از کارمندان را اخراج کنید. برای اشنایی با اصول و مراحل درست اخراج کارمندان مقاله زیر را حتما بخوانید:

بیشتر بخوانید: مراحل و قوانین اخراج کارمندان

2. سیستم سازی ابزار و تجهیزات

بخش مهمی از سیستم کسب‌و‌کار ما را تجهیزات و ابزاری تشکیل می دهند مثل کامپیوتر، تلفن، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و ….

تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزار زیادی وجود دارند که بسیاری از کارهای تکرارشونده ای که اغلب خسته‌کننده هستند را خودکار می‌کنند. برای شروع سیستم‌ سازی ابزار باید ببینید در کدام یک از قسمت‌های کسب‌و‌کارتان، نبودن تجهیزات کار را برای کارمندان و شخص شما سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. ابزارهای خوب و حرفه‌ای در نظم سازمان شما و صرفه جویی در زمانتان بسیار موثر هستند.
از جمله ابزارهای کسب و کار که می توانید از آن ها استفاده کنید:

• استفاده از سیستم تلفنی VOIP
• استفاده از سیستم پیامکی هوشمند برای پاسخگویی خودکار به ایمیل ها و تماس ها
• ابزار ترلو برای پیگیری کارهای واگذار شده به کارمندان​
• ابزارهای کارآمد گوگل مثل: گوگل شیت، تقویم گوگل، فرم های گوگل

بیشتر بخوانید: اهمیت چک لیست اقلام ضروری در سیستم سازی

3. سیستم سازی اسناد و دستورالعمل ها

هر فعالیت و فرآیندی که در کسب‌و‌کار شما انجام می‌شود، باید یک دستورالعمل مشخص داشته باشد. مثلا شما باید برای مراحل ارتباط با مشتری یک دفترچه داشته باشید و اطلاعاتی مثل نحوه صحبت با مشتری، پاسخ به اعتراضات او، نحوه پرداخت و … را در آن ثبت کنید. مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید و شما پس از مدتی راهنمای مکتوب و ارزشمندی دارید که به تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان کمک می کند تا به‌خوبی کار کنند.

نرم افزار سیستم سازی کسب و کار

اکثر کارهایی که در سازمان شما قابلیت سیستمی شدن دارند، با کمک گرفتن از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار و ابزارهایی مثل: CRM ، BPMS, Trello, googlesheet و تقویم ها و …  اجرا و رصد می شوند.

اهمیت چک لیست ها در سیستم سازی کسب و کار

اگر قبلا با چک لیست های ساده ای مثل لیست خرید یا لیست کارهای روزانه کار کرده باشید می دانید که چقدر چک لیست ها در منظم کردن افکار و عدم فراموشی کارها به شما کمک می کند. از انواع چک لیست هایی که می توانید در حوزه سیستم سازی کسب و کار از آن ها استفاده کنید، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• چک لیست سیستم سازی
• چک لیست فروش
• چک لیست ارزیابی تامین کنندگان

با چک لیست سیستم سازی در ادامه همین مطلب آشنا خواهید شد. برای دانلود چک لیست فروش و چک لیست ارزیابی تامین کنندگان کلیک کنید.

سیستم سازی بخش های مختلف کسب و کار

پیاده سازی سیستم فروش

اگر فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری شما ساختار منظم و حرفه ای ندارند و مشتریان ناراضی شما زیاد هستند، به سیستم سازی در فروش نیاز دارید. در صورت سیستم سازی فروش دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نمی افتد، مشتریان خوب و بد به یک میزان خدمات نمی بینند و رضایت مشتریان شما به مراتب افزایش خواهد یافت.

سیستم سازی استخدام و اخراج

اگر استخدام و اخراج سیستمی ندارید، به احتمال زیاد گزینش افراد به درستی شکل نمی گیرد، بنابراین از جذب افراد با صلاحیت باز می مانید. در صورت سیستم سازی فرآیندهای استخدام و اخراج گزینش افراد شایسته و اخراج افراد نالایق به درستی صورت می گیرد.

سیستم سازی فرایندهای داخلی

اگر در صورت نبود شما سازمانتان بهره وری ندارد، به سیستم سازی فرایندهای داخلی نیاز دارید. اگر سازمان شما مثل بسیاری سازمان ها برای مرخصی گرفتن، ارجاع یک فعالیت به همکار دیگر و یا برای پیگیری و برنامه ریزی فعالیت ها یک سیستم نداشته باشد، با بی نظمی شدیدی مواجه است.

در صورت سیستم سازی فرآیندهای داخلی ناهماهنگی ها کاهش می یابد و شما به عنوان یک مدیر لازم نیست دائما ناظر فعالیت افراد باشید و آن ها را کنترل کنید. افزایش بهره وری منابع انسانی، کاهش دوباره کاری ها، کاهش تعارضات و افزایش رضایت کارکنان و وفادار کردن آن ها از طریق ایجاد یک سیستم امکان پذیر است. تنها با سیستم سازی فعالیت ها است که به نیروی انسانی خودکار و نتیجه محور دست پیدا خواهید کرد.

بیشتر بخوانید: ابزارهای کسب و کارها در سال 2022

سیستم سازی مالی

اگر قراردادهای حرفه ای ندارید و یا سیستم محاسبات و وصول مطالبات و تسویه حساب شما به شکل سیستمی صورت نمی گیرد، به سیستم سازی مالی نیاز دارید. از مزایای آموزش سیستم سازی مالی این است که ارزیابی مشتریان طبق سیستم پیش می رود، قراردادهای شما حرفه ای می شوند و فرآیند محاسبات و تسویه شما نیز به شکلی سیستمی در می آیند و دغدغه های مالی شما کاهش می یابند.

سیستم سازی کنترل

اگر برای کنترل فرآیندهای مدیریت منابع انسانی سازمانتان و ارزیابی آن ها شاخصی ندارید یا افراد ارزشمند سازمان شما بی انگیزه هستند، به علت عدم سیستم سازی کنترل و نبود شاخص عملکردی است. اگر شاخص های ارزیابی عملکرد پرسنل را تعیین کنید، می توانید تشویقات و تنبیهات لازم را نیز انجام دهید.

6 فرآیند برای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

خیلی ها از ما می پرسند که آیا سیستم سازی کسب و کارهای کوچک نیز لازم هست یا خیر؟! بله لازم است ولی شاید خیلی وقت گیر نباشد. در ادامه به 6 سیستم اشاره می کنیم که هر کسب و کاری (از جمله شما) به آنها نیاز دارد:

1. سیستم سازی ارتباطات داخلی: تمام جلسات، ایمیل‌ها، مکالمات آنلاین و مکالمات حضوری در بخش ارتباطات داخلی گنجانده شده است. با سیستمی کردن ارتباطات داخلی می توانید درباره فرصت ها بحث کنید، برخی را بازنویسی کرده و تصمیم درست بگیرید.
2. سیستم سازی ارتباط با مشتری: که مهم ترین جنبه کسب و کار شما است کمک می کند تا مشتریان را به طرفداران پرو پا قرص خود تبدیل کنید
3. سیستم سازی آموزش: اگر آموزش به نیروهای خود را سیستمی کنید، همه افراد به خصوص استخدامی های جدید به طور مداوم به روز می شوند و این فرآیند همینطور باقی می ماند که در نهایت سازمان شما را به یک سازمان یادگیرنده تبدیل می کند.
4. سیستم سازی مدیریت پروژه: کسب و کار شما همیشه در جریان است، پس باید تمام پروژه های کوچکتر را بدون اینکه چیزی از قلم بیفتد مدیریت کنید.
5. سیستم سازی مالی و حسابداری: نحوه مدیریت پول شرکت، از جریان نقدینگی گرفته تا مالیات و بودجه بندی برای بخش ها همه به سیستم نیاز دارند.
6. سیستم سازی فرآیندها و رویه ها: یعنی ترتیب و نظم انجام کارهای سازمانتان، حتی ریزترین ها را، مشخص کنید تا همیشه کارایی بالا و خطای پایین داشته باشید.

نتیجه گیری

با سیستم سازی کسب و کار می‌توانیم کمتر کار کنید و بیشتر پول دربیاورید، خیلی از کارها را به دیگران بسپارید و وقت بیشتری برای تفکر و استراحت داشته باشید. داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتین‌ها و دستورالعمل‌ها، سازمان یادگیرنده، کار تیمی، نیروهای توانمند و ابزارهای کارآمد، بخش‌های جدایی‌ناپذیر از سیستم سازی هستند.

با سیستم سازی در شلوغی ها غرق نمی شوید، روحیه کارکنان و بهره وری آنها بهبود مي‌يابد، محیط کار آرام و جذاب مي شود، به طور مداوم بازدهی، گردش مالی و سود شما افزایش پیدا می کند و به راحتی یک تعطیلات بدون نگرانی در مورد عملکرد کسب و کار و فعالیت هاي کارکنان خواهيد داشت.

هر ماه باید برای نظارت بر بهینه سازی سیستم های خود زمان بندی کنید، نتایج را بررسی کنید و ببینید آیا آنها به طور موثر برای شما کار می کنند یا نه. هر کجا که می توانید را تغییر و بهبود دهید یا این که برخی کارها را حذف کنید. با گذشت زمان، کسب و کار شما تغییر کرده و پیشرفت می کند. این زمان را در تقویم خود برنامه ریزی کنید و اجازه ندهید چیزی بین آن بیفتد! امیدواریم در این مقاله شرکت اقیانوس آبی توانسته باشیم شما را با اهمیت بالای آموزش سیستم سازی کسب و کار و نحوه انجام آن به خوبی آشنا کرده باشیم.

سوالات متداول در سیستم سازی کسب و کار