Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on telegram

سیستم سازی؛ کلمه ناخوشایندی که کسب وکار شما را دگرگون می کند!

5.0
5.0/5
(دیدگاه 1 کاربر)
سیستم سازی 00
فهرست
دانلود PDF مقاله سیستم سازی؛ کلمه ناخوشایندی که کسب وکار شما را دگرگون می کند!

سیستم مجموعه ای از فرآیندها است که بدون نیاز به مداخله انسان اجرا می شود و همیشه در دسترس است. سیستم‌ سازی یا سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. کلمه سیستم سازی کسب و کار در ابتدا خیلی هیجان انگیز به نظر نمی رسد، اما اگر فردی حرفه ای و خلاق باشید، تبدیل کارهای سازمانتان به یک سیستم تکرار شونده بسیار وسوسه انگیز خواهد بود.

کسب و کاری موفق است که در برابر تغییرات منعطف باشد. مقاومت در برابر سیستم های تکرار شونده هزینه جدی و بالایی برای شما خواهد داشت، مثلا وقت کارمندان شما با مشغله های کاری خسته کننده پر می شود و بهره وری آن ها پایین می آید. این مسئله ای است که در اغلب کسب و کارها وجود دارد. یک لحظه وقت بگذارید و به مراحل انجام کار توسط کارمندانتان فکر کنید. آیا همه چیز درست انجام می شود یا گاهی برخی کارها روی زمین می مانند و فراموش می شوند؟ آیا وقتی یک نفر مرخصی می گیرد، فرد دیگری می تواند جای او بیاید و کار را درست انجام دهد؟ آیا دوباره کاری و خطا در سازمان شما زیاد اتفاق می افتد؟ آیا همیشه درگیر هستید و تمام وقتتان صرف حل کردن کارهای دیگران می شود؟

اگر جواب این سوالات برای کسب و کار شما بله است، حتما ادامه مطلب را بخوانید.

با یادگیری سیستم سازی دیگر نگران دوباره کاری ها، اتلاف وقت و عملکرد ضعیف کارمندان خود نباشید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد "دوره سیستم سازی" ایمیل و شماره تماس خود را وارد کنید.

سیستم سازی چه هست و چه نیست؟

کلمه سیستم سازی در ذهن برخی افراد خطوط مونتاژ و کارکردن مثل ربات ها را تداعی می کند، اما سیستم سازی این نیست. ابتدایی ترین کارهایی که سیستم سازی برای شما انجام می دهد این موارد هستند:

  • ۱
    ایجاد فرآیند برای مدیریت کاری که بارها و بارها انجام می دهید.
  • ۲
    یافتن ساده ترین راه برای انجام آن فرآیند
  • ۳
    بهینه سازی فرآیند

به محض این که فرآیند انجام کار ثبت شود، تکرار مراحل آن آسان و حتی خودکار می شود. این بدان معنا نیست که کار شما کم می شود، بلکه به این معنی است که کارهای روزمره کارآمد و آسان انجام شده و زمان ارزشمندی برای شما آزاد می شود. سیستم ها تمام استرس های شما را از بین می برند. وقتی همیشه می دانید چه کارهایی، چه زمانی، چگونه و به چه ترتیب باید انجام شوند، دیگر در هرج و مرج زندگی نمی کنید و یک مدیر عامل سطح بالا می شوید که یک کسب و کار واقعی را اداره می کنید.

برای آشنایی با بخش های اساسی یک سیستم کلیک کنید.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟

  • ۱
    مدیران کسب و کارهایی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
  • ۲
    کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند، نمی خواهند تمام کارها را خودشان انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد می توانند از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.
  • ۳
    کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند، اما به دلیل مشغله‌ زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ آن‌ها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.
  • ۴
    کسانی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند، با هم مدیریت کنند.
  • ۵
    کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص پرورش دهند.

مقاله مرتبط: سازمان های مریض

چرا برخی مدیران در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند؟

۱. دوست ندارند کارها را واگذار کنند.

اگر شما هم داستان موفقیت استارت آپ هایی که از یک انباری شروع کردند را شنیده اید و سوالات زیادی درباره موفقیت آن ها در ذهنتان ایجاد شده قدم اول این است که سیستم سازی کنید. بسیاری از مدیران فکر می کنند که هیچ‌کس مثل خودشان نمی‌تواند به خوبی از عهده کارها بر بیاید. اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … هم این‌طور فکر می‌کردند، احتمالا خودشان در حال برنامه‌نویسی بودند و هرگز فرصتی برای رشد پیدا نمی کردند.

برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.

۲. از فناوری می ترسند.

اکثر کارهایی که در سازمان شما قابلیت سیستمی شدن دارند، به نرم افزارها و اپلیکشین ها نیازمند هستند. ابزارهایی مثل googlesheet، Trello، تقویم ها و …. خیلی از مدیران از فناوری و تغییر در سیستم سنتی کسب و کارشان می ترسند، اما باید به ان ها گفت که تا تغییر نکنید پیشرفتی در کار نخواهد بود.

۳. سرشان شلوغ است.

بسیاری از مدیران بیش از حد پرمشغله هستند و دلیلش این است که اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهند اصلا کار آن ها نیست، بلکه کار کارمندانشان است! شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.

۴. ایده آل گرا هستند.

برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند که باعث می‌شود بیشتر وقتشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود و باعث به تعویق افتادن کارها می‌شوند. مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم‌ سازی می‌پردازند، چون باید تغییرات زیادی در کسب‌و‌کار خود ایجاد کنند.

۵ دلیل قانع کننده و انگیزاننده برای پذیرفتن سیستم سازی

سیستم سازی 5

۱. مشتریان راضی

داشتن مشتری راضی آرزوی تمام صاحبان کسب و کار است. وقتی تجربه خرید مشتری را بهتر کنید، مشتریانی راضی تر خواهید داشت که شما را به دیگران معرفی می کنند. این در نهایت به رونق تجارت شما منجر می شود. حال اگر مشتریانی راضی می خواهید باید تمام مراحل خرید مشتری از ابتدای آشنایی با شما تا تکمیل خرید را بررسی کنید. حتی اگر کسب وکار موفقی دارید، باز هم این بررسی را انجام دهید. احتمال دارد در روند تجربه مشتری شما شکاف ها یا خطاهایی وجود داشته باشدکه تا کنون به آن توجه نداشته اید.

نگاشت تجربه مشتری به شما کمک می کند تا سیستم های داخلی ایجاد کنید که به طور مداوم نتایج عالی به شما ارائه می دهند. با کمی نظم و انضباط، این سیستم ها به روال عادی سازمان شما تبدیل می شوند که مشتریان راضی برای شما به ارمغان می آورد.

۲. بهره وری بیشتر تیم

داشتن روش های واضح و مستند مثل این است که به تیم خود نوشیدنی انرژی زا داده باشید. اینجا چه اتفاقی دارد می افتد؟ خیلی ساده است:

  • ۱
    پیروی از یک روند ثابت و کارآمد، وقت و انرژی کمتری می طلبد و اصطکاک و ابهام را کاهش می دهد.
  • ۲
    کاهش سطح خستگی اعضای تیم خصوصاً در فصول شلوغ یا مواقع بحران.
  • ۳
    احتمال عملکرد ضعیف و اشتباهات کاهش می یابد.
  • ۴
    اگر اشتباهاتی اتفاق بیفتد، تصحیح آن راحت تر است.

۳. کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید یا افزایش بودجه

جراح و استاد دانشکده پزشکی هاروارد professor Atul Gawande  چک لیست های قبل از جراحی را در کتابی چاپ کرد و به بیمارستان های سراسر جهان معرفی کرد. چیزی که در نهایت دکتر Gawande و مدیران بیمارستان در سراسر جهان به ان دست یافتند بسیار قابل توجه بود:

تیم هایی که به طور مداوم از چک لیست های خود استفاده می کردند، پیشرفت های چشمگیری در میزان جراحی های موفق داشتند. نتایج نشان داد که وقتی تیم ها به رویه های خود پایبند باشند، می توانند نتایج خود را حتی بدون افزایش مهارت بهبود بخشند. بیمارستان ها افراد بیشتری استخدام نکردند، جراحان یا پرستاران را برای آموزش بیشتر نفرستادند یا از آنها نخواستند که ساعت های بیشتری کار کنند. آنها فقط یک چک لیست داشتند و به آن پایبند بودند.

۴. بهبود مستمر کیفیت

یکی از بهترین چیزها در مورد مستندسازی یک فرآیند این است که وقتی آن را می نویسید ناخودآگاه می خواهید آن را بهبود بدهید. دیدن مراحل ارائه شده روی کاغذ، ذهن ما را مجبور به مقابله با شکاف ها و ناکارآمدی هایی می کند که می بینیم. جالب اینجا است که تا زمانی که همان مراحل را بدون نوشتن آن ها انجام می دهیم، ممکن است هرگز متوجه اشتباهاتمان نشویم.

هنگامی که یک روش مستند شد، بهبود آن ادامه خواهد یافت. یک لغزش کوچک در برخورد با مشتری، یک تغییر خارجی که تیم را تحت تأثیر قرار می دهد یا حتی کسی که برای پر کردن جای یکی از اعضای تیم در تعطیلات وارد سازمان می شود، می تواند تغییرات و اصلاحاتی در فرآیند ایجاد کند. زمانی که روی مراحل انجام کار اسم فرآیند گذاشته می شود، افراد به طور خودکار و ناخودآگاه آن را بهینه می کنند.

۵. ایجاد بستری برای خلاقیت

مارک زاکربرگ و استیو جابز راز معجزه سیستم سازی را می دانند. هر دو این افراد کمد لباس خود را برای کاهش زمان تصمیم گیری سیستمی کردند. مثلا زاکربرگ به جای این که انرژی صرف کند تا تصمیم بگیرد امروز چه لباسی بپوشد، در تلاش است تا مغز خود را برای “یافتن راه های جدید برای اتصال جهان” باز بگذارد.

صرف انرژی برای فکر کردن به کارهای تکراری نه تنها باعث اتلاف وقت می شود، بلکه زمان شما برای فکر کردن به کارهای خلاقانه تر را نیز تلف می کند. اگر برای انعطاف پذیری بیشتر و آزاد کردن قدرت مغزی اعضای تیم خود کارها را ساده سازی و سیستمی کنید، سازمان خلاق تری خواهید داشت.

مدل های موفق سیستم سازی

گوگل

شرکت گوگل یکی از موفق ترین نمونه هایی است که اهمیت و قدرت سیستم سازی در کسب وکار را نشان می دهد. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سیستم ها هستند. هر سال، مهندسان گوگل بیش از ۵۵۰ تغییر برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جست وجو ایجاد می کنند.

در نتیجه این سیستم سازی و برنامه ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانیه، به نتیجه مطلوب خود از طریق موتور جست وجوی گوگل دست پیدا می کنید. در این فرایند، هیچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد. اگر این کسب و کار، سال ها زمان و انرژی برای بهبود سیستم ها صرف نمی کرد، به این نتیجه خیره کننده دست نمی یافت و امروز، موفق ترین کسب و کار دنیا نبود.

مک دونالد

یکی دیگر از موفق ترین نمونه های سیستم سازی در کسب وکار، مجموعه فروشگاه های زنجیره ای مک دونالد است. فرقی نمی کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه ها استانداردها یکسان است. این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفا با آموزش به دست آمده باشد، بلکه سیستم ها هستند که در مک دونالد نتایج یکسانی را ایجاد می کنند.

مزایای سیستم سازی و شفاف سازی فرآیندها

در سیستم سازی کسب و کار مزایای زیادی وجود دارد. با سیستمی کردن کار ها و شفاف سازی فرآیند ها افراد سازمانتان می توانند درک درستی از کار هایی که باید انجام بدهند داشته باشند و دقیق می دانند که شما چه انتظاری از آنها دارید. بدون داشتن یک خط مشی واحد سوالات بی پاسخ و ابهامات زیادی به وجود می آید که بی کیفیتی خدمات و محصولات را به دنبال دارد.

کاهش هزینه ها

شما به عنوان مدیر یک کسب و کار آنلاین به جای اینکه زمانتان را صرف بازدید صندوق ورودی ایمیل سازمانی و کار هایی از این قبیل انجام دهید، بهتر است که وقتتان را برای تجزیه و تحلیل فرصت های جدید تجاری و یا توسعه خطوط تولید جدید صرف کنید. خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای اداره یک کسب و کار لازم است، می تواند وقت شما را آزاد کند. بنابراین می توانید انرژی خود را روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان می دهد کسب و کار خود را رشد دهید و درآمد خود را افزایش دهید.

سیستمی کردن کار های روزمره، بدون فرآیند های شغلی مستند و شفاف، امکان پذیر نیست. با ثبت فرآیندهای خود می توانید وظایف خود را به راحتی تفویض کنید و بدانید که آنها به درستی انجام می شوند یا نه؟ به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید، که این عمل درآمد بیشتری برای تجارت در حال رشد شما به همراه دارد.

افزایش کارایی

با مشخص کردن فرآیند های شغلی هر واحد، می توانید اقدامات غیرضروری را بشناسید. فرصتی برای بهبود فرآیند در اختیار شما قرار می دهد که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و آزاد شدن وقت، برای رشد تجارت شما شود. همچنین با عث می شود در انجام کارها اشتباهات کمتری رخ بدهد. اختصاص وقت برای ثبت فرآیندهای جدید و مستندسازی مجدد فرآیند های موجود می تواند فرصتی برای کارآمدتر ساختن کارهای روزمره و آزاد کردن وقت برای تمرکز بر افزایش درآمد کسب و کار فراهم کند.

بهبود کارایی

مشاغل فاقد روال و سیستم معمولاً کارمندانی دارند که با اصطلاح “باری به هر جهت ” کار می کنند و هر کدامشان برای انجام وظایف یک روش خاص خود را در پیش گرفته اند. گرچه ممکن است کارمندان شما خوشحالتر باشند، اما این رویه می تواند منجر به ناکارآمدی آنها شود. نداشتن فرآیندهای مستند می تواند تیم شما را به انجام همان عملکرد به روش های مختلف سوق دهد. ثبت بهترین روش برای انجام وظیفه به همه این امکان را می دهد که در شغل خود کارآیی بیشتری داشته و عملکرد خود را بهبود بخشند.

بهبود ارتباطات

یکی از بزرگترین قاتلان زمان و سود در یک کسب وکار ارتباطات نادرست است. در صورت عدم وجود فرآیند های مستند، ارتباطات داخلی و خارجی می توانند به یک موضوع مهم تبدیل شوند. وقتی رویه هایی را به روشنی نوشته اید ، بحث های کمتری درباره چگونگی انجام کارها وجود دارد.

امکان رشد بیشتر

وجود رویه هایی برای آموزش کارکنان جدید باعث کاهش استرسی می شود که کارکنان فعلی شما هنگام آموزش اعضای جدید تیم تحمل می کنند. پیروی از مراحل مستند استخدام به شما امکان می دهد افراد مناسب برای هر شغل را استخدام کنید و آنها می توانند بدون نیاز به کمک اضافی مراحل را دنبال کنند.
وقتی نیروهای جدید شما آموزش بهتری ببینند، در مشاغل خود بازدهی بیشتری در مدت زمان کمتری خواهند داشت. می توان آنها را به گونه ای آموزش داد که تعداد اشتباهات را کاهش داده و عملکرد کلی آنها را بهبود بخشید. وقتی کارمندان شما عملکرد بهتری دارند، کسب وکار شما می تواند سریعتر رشد کند.

امکان اندازه گیری میزان پیشرفت

با این حال که میزان درآمد شما یکی از راه های اندازه گیری پیشرفت شماست، اما اندازه گیری تلاش های بازاریابی یا روند توسعه محصولات جدید تصویر کامل تری از سلامتی شرکت شما به شما ارائه می دهد. اگر کسب و کار شما سیستمی شود و فرآیند های شغلی شفاف شده باشد، می توانید به سرعت این موارد و همچنین سایر زمینه های مورد نگرانی را بررسی کرده و داده های واقعی در مورد نحوه انجام آنها را بدست آورید.

نظم واحد مالی

اگر فرآیند های شغلی شفاف سازی نشود، فعالیت های روزمره ای که برای ادامه فعالیت کسب و کار شما لازم است می توانند گلوگاه هایی ایجاد کنند و کارهای اساسی دیگر را متوقف کنند. به عنوان مثال، اگر دریافتی ها و بدهی های خود را به طور مکرر ثبت نکنید، وقتی زمان پرداخت حقوق کارمندان یا محاسبه مالیات سه ماهه فرا برسد، کسب وکارتان با موجی از گمراهی روبرو شود. وجود یک سیستم سازمان یافته و کاملاً مستند در دسترس، این اطمینان را می دهد که در چنین شرایطی با مشکل روبرو نخواهید شد. در واقع سیستم سازی واحد مالی سازمان باعث می شود که مسائل مالی سازمان بهبود یابد.

وقت بیشتر

وقتی کسب وکار شما در عملکردهای خود منظم است، وقت شما را آزاد می کند، بنابراین می توانید روی فعالیت هایی تمرکز کنید که به رشد تجارت شما کمک می کنند. به جای اینکه بعد از ظهر را به پاسخ دادن به نامه های الکترونیکی سپری کنید، می توانید بر روی بازاریابی خود کار کنید یا تجارت خود را در رویدادهای تجاری محلی ارتقا دهید. سیستم سازی تجارت این فرصت را برای شما فراهم می کند که وقت خود را صرف این کارها کنید.

وقتی می دانید که کار شما به صورت اتوماتیک در حال انجام است، وقت بیشتری برای خود می گذارید! می توانید برای رفتن به تعطیلات و حضور کامل در کنار دوستان و خانواده وقت بگذارید و در تمام این مدت کسب درآمد داشته باشید.

مراحل سیستم سازی کسب و کار

سیستم کسب و کار شما شامل سه جزء افراد، اسناد و ابزار است که باید آن ها را سیستمی کنید.

۱. سیستم سازی افراد

در فرآیند بهینه کردن و سیستم سازی افراد، باید به چندین بخش توجه داشته باشید:

  • ۱
    درست استخدام کنید.
    یک سیستم درست باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد. برای آشنایی با اصول استخدام و مصاحبه درست، مقالات زیر را بخوانید:
  • ۲
    اصولی آموزش دهید.
    اگر شخص مناسبی برای انجام یک کار وجود ندارد، ببینید چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد. برای اینکه بخش آموزش سازمان خود را سیستمی و پربازده کنید، حتما مقاله زیر را بخوانید:
  • ۳
    کارها را واگذار کنید.
    تا جای امکان کارها را به دیگران واگذار کنید. توانمندی کارمندان خود را دست کم نگیرید. احتمالا کسانی در سازمان شما هستند که با کمی راهنمایی می‌توانند کارها را حتی بهتر از خودتان انجام دهند.
  • ۴
    در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج کنید.
    شاید گاهی لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید و حتی شاید مجبور شوید برخی از کارمندان را اخراج کنید. برای اشنایی با اصول و مراحل درست اخراج کارمندان مقاله زیر را حتما بخوانید:

۲. سیستم سازی ابزار و تجهیزات

بخش مهمی از سیستم کسب‌و‌کار ما را تجهیزات و ابزاری تشکیل می دهند مثل کامپیوتر، تلفن، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و ….

تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزار زیادی وجود دارند که بسیاری از کارهای تکرارشونده ای که اغلب خسته‌کننده هستند را خودکار می‌کنند. برای شروع سیستم‌ سازی ابزار باید ببینید در کدام یک از قسمت‌های کسب‌و‌کارتان، نبودن تجهیزات کار را برای کارمندان و شخص شما سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. ابزارهای خوب و حرفه‌ای در نظم سازمان شما و صرفه جویی در زمانتان بسیار موثر هستند.

از جمله ابزارهایی که می توانید از آن ها استفاده کنید:

۳. سیستم سازی اسناد و دستورالعمل ها

هر فعالیت و فرآیندی که در کسب‌و‌کار شما انجام می‌شود، باید یک دستورالعمل مشخص داشته باشد. مثلا شما باید برای مراحل ارتباط با مشتری یک دفترچه داشته باشید و اطلاعاتی مثل نحوه صحبت با مشتری، پاسخ به اعتراضات او، نحوه پرداخت و … را در آن ثبت کنید. مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید و شما پس از مدتی راهنمای مکتوب و ارزشمندی دارید که به تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان کمک می کند تا به‌خوبی کار کنند.

سیستم سازی بخش های مختلف کسب و کار

سیستم سازی بازاریابی و فروش

اگر فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری شما ساختار منظم و حرفه ای ندارند و مشتریان ناراضی شما زیاد هستند، به سیستم سازی فروش نیاز دارید. در صورت انجام سیستم سازی فروش دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نمی افتد، مشتریان خوب و بد به یک میزان خدمات نمی بینند و رضایت مشتریان شما به مراتب افزایش خواهد یافت.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی فروش

سیستم سازی استخدام و اخراج

اگر برای استخدام و اخراج سیستمی ندارید، به احتمال زیاد گزینش افراد به درستی شکل نمی گیرد، بنابراین از جذب افراد با صلاحیت باز می مانید. در صورت سیستم سازی فرآیندهای استخدام و اخراج گزینش افراد شایسته و اخراج افراد نالایق به درستی صورت می گیرد.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی استخدام و اخراج

سیستم سازی فرآیندهای داخلی

اگر در صورت نبود شما سازمانتان بهره وری ندارد، به سیستم سازی فرایندهای داخلی نیاز دارید. اگر سازمان شما مثل بسیاری سازمان ها برای مرخصی گرفتن، ارجاع یک فعالیت به همکار دیگر و یا برای پیگیری و برنامه ریزی فعالیت ها یک سیستم نداشته باشد، با بی نظمی شدیدی مواجه است.
در صورت سیستم سازی فرآیندهای داخلی ناهماهنگی ها کاهش می یابد و شما به عنوان یک مدیر لازم نیست دائما ناظر فعالیت افراد باشید و آن ها را کنترل کنید.

سیستم سازی مالی

اگر قراردادهای حرفه ای ندارید و یا سیستم محاسبات و وصول مطالبات و تسویه حساب شما به شکل سیستمی صورت نمی گیرد، به سیستم سازی مالی نیاز دارید. از مزایای سیستم سازی مالی این است که ارزیابی مشتریان طبق سیستم پیش می رود، قراردادهای شما حرفه ای می شوند و فرآیند محاسبات و تسویه شما نیز به شکلی سیستمی در می آیند و دغدغه های مالی شما کاهش می یابند.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی مالی

سیستم سازی کنترل

اگر برای کنترل منابع انسانی و ارزیابی آن ها شاخصی ندارید یا افراد ارزشمند سازمان شما بی انگیزه هستند، به علت عدم سیستم سازی کنترل و نبود شاخص عملکردی است. اگر شاخص های ارزیابی عملکرد پرسنل را تعیین کنید، می توانید تشویقات و تنبیهات لازم را نیز انجام دهید.

سیستم سازی فعالیت ها

افزایش بهره وری منابع انسانی، کاهش دوباره کاری ها، کاهش تعارضات و افزایش رضایت کارکنان و وفادار کردن آن ها از طریق ایجاد یک سیستم امکان پذیر است. تنها با سیستم سازی فعالیت ها است که به نیروی انسانی خودکار و نتیجه محور دست پیدا خواهید کرد.

نتیجه گیری

با سیستم سازی کسب‌وکار می‌توانیم کمتر کار کنید و بیشتر پول دربیاورید، خیلی از کارها را به دیگران بسپارید و وقت بیشتری برای تفکر و استراحت داشته باشید. داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتین‌ها و دستورالعمل‌ها، فرهنگ سازمانی، کار تیمی، نیروهای توانمند و ابزارهای کارآمد، بخش‌های جدایی‌ناپذیر از سیستم سازی هستند.

با سیستم سازی در شلوغی ها غرق نمی شوید، روحیه کارکنان و بهره وری آنها بهبود می‌یابد، محیط کار آرام و جذاب می شود، به طور مداوم بازدهی، گردش مالی و سود شما افزایش پیدا می کند و به راحتی یک تعطیلات بدون نگرانی در مورد عملکرد کسب و کار و فعالیت های کارکنان خواهید داشت.

هر ماه باید برای نظارت بر سیستم های خود زمان بندی کنید، نتایج را بررسی کنید و ببینید آیا آنها به طور موثر برای شما کار می کنند یا نه. هر کجا که می توانید را تغییر و بهبود دهید یا این که برخی کارها را حذف کنید. با گذشت زمان، کسب و کار شما تغییر کرده و پیشرفت می کند. این زمان را در تقویم خود برنامه ریزی کنید و اجازه ندهید چیزی بین آن بیفتد!

این مطالب را هم حتما بخوانید
امتیاز دهی کاربران
{{ reviewsTotal }} نظرات
{{ reviewsTotal }} Reviews
{{ options.labels.newReviewButton }}
{{ userData.canReview.message }}

این مطلب بخشی از : 

می باشد.

دریافت کد ” تخفیف 20 درصد” خرید دوره

مطالب پربازدید
مطالب اخیر
کاسب یار، دستیار هوشمند کسب و کار
کاسب یار
دستیار هوشمند کسب و کار

مشاوره آنلاین کسب و کار برای مدیران کسب و کارهای خدماتی، بازرگانی، تولیدی و فروشگاهی کوچک و متوسط طراحی شده که تنها 5 دقیقه زمان می گیرد.

امتیازدهی کاربران
{{ reviewsTotal }} نظرات
{{ reviewsTotal }} Reviews
{{ options.labels.newReviewButton }}
{{ userData.canReview.message }}