5.0
5.0/5
(دیدگاه 1 کاربر)
اشتراک گذاری با دوستانتان:
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در twitter
اشتراک گذاری در email

سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی 0

سیستم مجموعه ای از فرآیندها است که بدون نیاز به مداخله انسان اجرا می شود و همیشه در دسترس است. همه این تلاش ها برای رسیدن به یک هدف خاص است. همزمان با رشد کسب و کار شما سیستم سازی نیز باید انجام شود و فرایندهایی ایجاد شوند که تا حد امکان کسب وکار را به سمت خودکار شدن سوق دهد. سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.

وقتی کسب و کارها شکست می خورند، ورشکسته می شوند، رشد نمی کنند تقریبا یک دلیل دارد. آن ها روی سیستم سازی و فرایندهایی که نیاز دارند سرمایه گذاری نکرده اند.

اگر شما هم داستان موفقیت استارت آپ هایی که از یک انباری شروع کردند را شنیده اید و سوالات زیادی درباره موفقیت آن ها در ذهنتان ایجاد شده حتما این مقاله را بخوانید.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی روشی است که سرمایه گذاران مدرن جهت پیشرفت کسب و کار خود از آن استفاده می کنند که در این مقاله با ان آشنا خواهید شد.

سیستم ها در واقع قوانین، سیاست ها و رویه هایی هستند که افراد آموزش دیده و متخصص می توانند با هدف رشد به کسب و کارتان منتقل کنند و پس از آن کسب وکار شما مستقل از شما و سایر افراد کار کند. سیستم هایی که از تکنولوژی های جدید استفاده می کنند، حتی جایگزین افراد می شوند و در زمان و پول شما صرفه جویی می کنند.

مقاله مرتبط: بخش های اساسی یک سیستم

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟

  • ۱
    مدیران کسب و کارهایی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
  • ۲
    کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند، نمی خواهند تمام کارها را خودشان انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد می توانند از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.
  • ۳
    کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند اما به دلیل مشغله‌ زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ آن‌ها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.
  • ۴
    کسانی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند، با هم مدیریت کنند.
  • ۵
    کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص پرورش دهند.

مقاله مرتبط: سازمان های مریض

اگر هنوز احساس می کنید سیستم ها پیچیده، گران، غیرقابل انعطاف و خسته کننده هستند، در ادامه به مزیت های سیستم سازی کسب و کار اشاره خواهیم کرد.

سیستم سازی 5

چرا باید کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم؟

این اصل را درباره سیستم سازی کسب و کارتان در ذهن داشته باشید: ابتدا شما بر روی سیستم ها کار می کنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار می کنند.

در ادامه به گوشه ای از مزایای تمرکز بر روی سیستم سازی اشاره می کنیم:

  • برای مالک و مدیر کسب و کار مشخص می شود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
  • کسب و کار را قادر می سازد تا تحت مدیریت، فعالیت ها را اجرا کند و صاحب کسب و کار مطمئن باشد که همه کارکنان درک کرده اند چه چیزی لازم است انجام دهند.
  • شما را قادر می سازد قبل از آنکه شرایط خیلی بد شود، مشکل یا مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.
  • شما را قادر می سازد تا شناسایی کنید که آیا چالش ها به خاطر مشکلی در سیستم رخ می دهد یا به خاطر کارکنان و افراد!
  • همه عناصر کسب و کار بر اساس یک روش عمل می کنند، در نتیجه باید در برابر فعالیت هاشان پاسخگو باشند.
  • همه در ارائه راهکارهای بهبود درگیر می شوند.
  • کمک می کند کارکنان جدید راحت تر وارد کسب وکار شده و در آن درگیر شوند.
  • به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک می کند.
  • به ارزش دارائی های سازمان اضافه می کند.

۵ مزیت کلیدی سیستم سازی کسب و کار

  • ۱
    به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه می دهد.
    سیستم ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار می کنند. سیستم ها به شما اجازه میدهند رویه ها و کارهایی را که در یک واحد در نقاط مختلف دیگری انجام سازمانی یا کسب و کاری خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقا دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. در این صورت خواهید توانست یک کار را چندین بار به گونه ای انجام دهید که نتایج عالی مشابهی به دست آورید. بنابراین هر بار که شعبه جدید تاسیس می کنید یا مکان جدیدی را راه اندازی می کنید یا حتی نیروی جدیدی استخدام می کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می توانید با کمک سیستم ها بینهایت بار و به صورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید.
  • ۲
    وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید، قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد.
    بسیاری از افراد به دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک و به سرعت عملیات کاری و تولید را شروع کنند. کسب و کاری برای فروش ارزشمند است که پس از خروج صاحب فعلی بتواند با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر به مسیر خود ادامه دهد. برای سیستم سازی کسب وکارتان زمان اختصاص دهید تا در زمان فروش بتوانید بالاترین قیمت را ارائه دهید.
  • ۳
    سیستم سازی پول را روی منابع ذخیره می کند.
    سیستم ها برای شما کار می کنند. آنها جای کارکنان شما را می گیرند و پول شما را که برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا باید صرف می شد، برایتان ذخیره می کنند. به عنوان مثال ابزار CRM که ایمیل ها را ارسال می کند، یک ابزار زمانبندی آنالین است که در هزینه های کارمندان فروش صرفه جویی می کند و خطای انسانی آن ها را تا حدود زیادی کاهش می دهد.
  • ۴
    سیستم سازی نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می کند.
    یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم ها، قابلیت اطمینان آنها است. هنگامی که سیستم های اثبات شده ای دارید، همیشه نتایج مطلوب و قابل اندازه گیری را به دست خواهید آورد. این یعنی کیفیت محصولات و خدمات شما هیچ گاه افت نمی کنند، چون به انسانها وابسته نیستند.
  • ۵
    می توانید کسب و کارتان را توسعه دهید.
    اگر همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم. برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیتهای روزمره مثل تولید و فروش که فراموش می کنند قدمی در راه بهبود و توسعه کارشان بردارند. سیستم ها پایه ای برای بهبود و توسعه هستند، چون تا حد زیادی فعالیت های روزمره شما را انجام می دهند و زمان شما را آزاد می کنند.

مدل های موفق سیستم سازی

گوگل

شرکت گوگل یکی از موفق ترین نمونه هایی است که اهمیت و قدرت سیستم سازی در کسب وکار را نشان می دهد. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سیستم ها هستند. هر سال، مهندسان گوگل بیش از ۵۵۰ تغییر برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جست وجو ایجاد می کنند.

در نتیجه این سیستم سازی و برنامه ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانیه، به نتیجه مطلوب خود از طریق موتور جست وجوی گوگل دست پیدا می کنید. در این فرایند، هیچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد. اگر این کسب و کار، سال ها زمان و انرژی برای بهبود سیستم ها صرف نمی کرد، به این نتیجه خیره کننده دست نمی یافت و امروز، موفق ترین کسب و کار دنیا نبود.

مک دونالد

یکی دیگر از موفق ترین نمونه های سیستم سازی در کسب وکار، مجموعه فروشگاه های زنجیره ای مک دونالد است. فرقی نمی کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه ها استانداردها یکسان است. این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفا با آموزش به دست آمده باشد، بلکه سیستم ها هستند که در مک دونالد نتایج یکسانی را ایجاد می کنند.

سیستم سازی 5

تفکر سیستمی

امروزه دنیای کسب و کار پیچیده است و روز به روز پیچیده تر نیز می شود. مدیران باید هم با نوآوری های تکنولوژیکی و هم با یک اقتصاد جهانی در حال رشد روبرو شوند که در آن وقایع رخ داده در یک سوی دیگر جهان، بر کسب و کار شما نیز تاثیر خواهند گذاشت. تفکر سیستمی یک مدل تصمیم گیری است که به کسب و کارها کمک می کند تا به طور موثر با تغییر و انطباق مواجه شوند.

تفکر سیستمی یعنی باید مراقب باشید که هر تغییری که در اجزای سیستم ایجاد می‌کنید یا هر کاری که انجام می دهید، باید در مجموع به نفع اهداف نهایی سیستم باشد. به بیان دیگر، تمام اجزای فرایند باید به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل کنند. تقویت یک جزء از سیستم ممکن است فریبنده به نظر برسد ولی اغلب در عمل نمی‌تواند به نتیجه مطلوبی برسد، چون عملکرد منسجم را دچار اختلال می‌کند و در حقیقت سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.

بگذارید یک مثال بزنیم: اگر موتور جت هواپیما را روی یک خودروی کوچک نصب کنید چه می شود؟ قطعا کارکرد اولیه خود را نیز از دست خواهد داد. مثال دیگر در دنیای کسب‌وکارهای اینترنتی این است که در اول راه یک فروشگاه اینترنتی کوچک باشید و به جای استفاده از یک CMS آماده مثل ووردپرس(WordPress)، هزینه‌های هنگفتی بابت یک سیستم اختصاصی پرداخت کنید. پس مراقب باشید که برای یک دکمه، کت و شلوار ندوزید!

۱۱ اصل تفکر سیستمی

  • ۱
    همه چیز به هم پیوسته است.
    ما در یک اکوسیستم بسته به نام سیاره زمی می کنیم که در آن همه چیز به هم متصل هستند. در غیر این صورت، زنده ماندن و رشد متوقف می شود.
  • ۲
    راه حل آسان اغلب منجر به بازگشت مشکل می شود.
    اگر راه حل اسانی برای مسئله ما وجو داشت، حتما قبل از این پیدا شده بود. بنابراین مدیر باید در مواجهه با مسائل دید عمیق تری داشته باشد.
  • ۳
    مشکلات امروز راه حل های دیروز هستند.
    باید مطمئن شویم که به طور ناخواسته با راه حل های سطحی و تصمیمات احساسی امروز، مشکلات فردا را ایجاد نمی کنیم.
  • ۴
    در سیستم های پیچیده هیچ مقصری وجود ندارد.
    همه چیز به هم پیوسته است. بنابراین غیرممکن است که برای یک مشکل یک مجرم پیدا کنید. هم مسئله و هم راه حل آن، هر دو در داخل سیستم تعبیه شده اند.
  • ۵
    هر بخش یا قطعه، یکی از عناصر یک کل پیچیده است.
    همه چیز بخشی از مجموعه بزرگتر دیگری است. در یک سیستم پیچیده عناصر جدا شده وجود ندارند.
  • ۶
    راه حل ساده ای برای مشکلات پیچیده وجود ندارد.
    ما باید پیچیدگی را در نظر بگیریم تا بتوانیم مسائل پیچیده را حل کنیم. در غیر این صورت، فقط مشکل را در سیستم از جایی به جایی دیگر هدایت خواهیم کرد.
  • ۷
    مداخلات کوچک و مناسب می توانند تاثیرات بزرگی داشته باشند.
    اقدامات و ابتکارات کوچکی که به خوبی طراحی شده اند، درصورتی که در جای مناسب قرار گیرند می توانند منجر به تغییرات قابل توجه و پایداری شوند.
  • ۸
    انسان ها سیستم های خطی ایجاد می کنند و اما طبیعت قادر به ایجاد سیستم های دایره است.
    ما می توانیم از طریق درک اصول طراحی موجود در طبیعت، محصولات و خدماتی تولید کنیم که بتوانند خود را احیا کنند.
  • ۹
    گذر زمان، پیچیدگی را تغییر می دهد.
    با گذشت زمان، پدیده ها به طور طبیعی پیچیده می شوند. سادگی و کارایی، دو امر بسیار متفاوت هستند اما همیشه فکر می کنیم که می توانیم پیچیدگی های زیاد را ساده تر کرده و یا یک کل پیچیده را به مجموع اجزای آن کاهش دهیم.
  • ۱۰
    روی دادن شکست ها، راهی برای کشف ناشناخته ها است.
    هر چند که هیچ مقصری وجود ندارد، اما همیشه فرصتی برای کشف و بررسی مسائل از طریق شکست هایی که رخ می دهد وجود دارد.
  • ۱۱
    علت و معلول، نه در زمان و نه در فضا به هم مرتبط نیستند.
    همیشه یک عدم تطابق و اغلب تاخیر زمانی در رابطه بین علت یک مشکل در سیستم های پیچیده و نتیجه علامتی که ظاهر می شود وجود دارد. بنابراین برای یافتن ریشه ها باید کمی به عقب برگشت.

انواع سیستم سازی کسب و کار

سیستم بازاریابی و فروش

اگر فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری شما ساختار منظم و حرفه ای ندارند و مشتریان ناراضی شما زیاد هستند، به سیستم سازی فروش نیاز دارید. در صورت انجام سیستم سازی فروش دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نمی افتد، مشتریان خوب و بد به یک میزان خدمات نمی بینند و رضایت مشتریان شما به مراتب افزایش خواهد یافت.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی فروش

سیستم سازی استخدام و اخراج

اگر برای استخدام و اخراج سیستمی ندارید، به احتمال زیاد گزینش افراد به درستی شکل نمی گیرد، بنابراین از جذب افراد با صلاحیت باز می مانید. در صورت سیستم سازی فرآیندهای استخدام و اخراج گزینش افراد شایسته و اخراج افراد نالایق به درستی صورت می گیرد.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی استخدام و اخراج

سیستم سازی فرآیندهای داخلی

اگر در صورت نبود شما سازمانتان بهره وری ندارد، به سیستم سازی فرایندهای داخلی نیاز دارید. اگر سازمان شما مثل بسیاری سازمان ها برای مرخصی گرفتن، ارجاع یک فعالیت به همکار دیگر و یا برای پیگیری و برنامه ریزی فعالیت ها یک سیستم نداشته باشد، با بی نظمی شدیدی مواجه است.
در صورت سیستم سازی فرآیندهای داخلی ناهماهنگی ها کاهش می یابد و شما به عنوان یک مدیر لازم نیست دائما ناظر فعالیت افراد باشید و آن ها را کنترل کنید.

سیستم سازی مالی

اگر قراردادهای حرفه ای ندارید و یا سیستم محاسبات و وصول مطالبات و تسویه حساب شما به شکل سیستمی صورت نمی گیرد، به سیستم سازی مالی نیاز دارید. از مزایای سیستم سازی مالی این است که ارزیابی مشتریان طبق سیستم پیش می رود، قراردادهای شما حرفه ای می شوند و فرآیند محاسبات و تسویه شما نیز به شکلی سیستمی در می آیند و دغدغه های مالی شما کاهش می یابند.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی مالی

سیستم سازی کنترل

اگر برای کنترل منابع انسانی و ارزیابی آن ها شاخصی ندارید یا افراد ارزشمند سازمان شما بی انگیزه هستند، به علت عدم سیستم سازی کنترل و نبود شاخص عملکردی است. اگر شاخص های ارزیابی عملکرد پرسنل را تعیین کنید، می توانید تشویقات و تنبیهات لازم را نیز انجام دهید.

سیستم سازی فعالیت ها

افزایش بهره وری منابع انسانی، کاهش دوباره کاری ها، کاهش تعارضات و افزایش رضایت کارکنان و وفادار کردن آن ها از طریق ایجاد یک سیستم امکان پذیر است. تنها با سیستم سازی فعالیت ها است که به نیروی انسانی خودکار و نتیجه محور دست پیدا خواهید کرد.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی آموزش و فرهنگ سازمانی

نتیجه گیری

با سیستم سازی کسب‌وکار می‌توانیم کمتر کار کنید و بیشتر پول دربیاورید، خیلی از کارها را به دیگران بسپارید و وقت بیشتری برای تفکر و استراحت داشته باشید. داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتین‌ها و دستورالعمل‌ها، فرهنگ سازمانی، کار تیمی، نیروهای توانمند و ابزارهای کارآمد، بخش‌های جدایی‌ناپذیر از سیستم سازی هستند.

با سیستم سازی در شلوغی ها غرق نمی شوید، روحیه کارکنان و بهره وری آنها بهبود می‌یابد، محیط کار آرام و جذاب می شود، به طور مداوم بازدهی، گردش مالی و سود شما افزایش پیدا می کند و به راحتی یک تعطیلات بدون نگرانی در مورد عملکرد کسب و کار و فعالیت های کارکنان خواهید داشت.

کد تخفیف 20 درصدی

کد تخفیف 20 درصدی

کاسب یار

دستیار هوشمند کسب و کار

مشاوره آنلاین کسب و کار برای مدیران کسب و کارهای خدماتی، بازرگانی، تولیدی و فروشگاهی کوچک و متوسط طراحی شده که تنها 5 دقیقه زمان می گیرد.

در راستای حمایت از کسب و کارها مشاوره آنلاین کسب و کار شرکت اقیانوس آبی با نام ” کاسب‌یار ” برای همیشه رایگان خواهد ماند.

برای تکمیل آموزشتان یک پیشنهاد عالی داریم:

مقالات مرتبط
بیشتر بخوانید
امتیاز دهی کاربران

{{ reviewsTotal }} نظرات

{{ reviewsTotal }} Reviews

{{ options.labels.newReviewButton }}
{{ currentUserData.canReviewMessage }}

کاسب یار

مشاور آنلاین کسب و کار

به کمک کاسب یار مسائل کسب‌و‌کارتان را ریشه‌یابی کنید و برای حل آن‌ها راهکارهای اجرایی بگیرید. کاسب یار اولین سیستم آنلاین مشاوره کسب وکار است که برای حمایت از کسب و کارها در شرایط کرونا خدمات کاملا رایگان ارائه می‌دهد.