در موفقیت و سودآوری هر کسب و کار عواملی به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم تأثیرگذار هستند. عوامل غیر مستقیم که معمولاً در بلندمدت تأثیر خود را نشان می‌دهند، توسط خیلی از مدیران نادیده گرفته می‌شوند. یکی از این عوامل، مدیریت زمان و ایجاد وقفه در انجام کارهای مدیران است. عوامل زیادی در اتلاف وقت شما تاثیرگذار هستند، اما چون به یک عادت یا روتین تبدیل شده اند، نادیده گرفته می شوند.
در ادامه به عوامل اتلاف زمان مدیران، عوامل ایجاد وقفه ها و راهکارهای موثر برای مقابله با آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
زمان فاکتوری است که میزان ارزش هر پدیده‌ای با آن سنجیده می‌شود. زمان است که ارزش واقعی یک کار را هنگام مقایسه مشخص می‌کند.
همه‌ی ما معمولاً در طول روز زمانی را برای رفت و آمد به محل کار خود و مکان های دیگر صرف می‌کنیم. آیا تابه‌حال زمانی را که برای رفت و آمد صرف می کنید، محاسبه کرده‌اید؟ آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که چطور می‌توان از این زمان حداکثر استفاده را برد؟ چگونه می‌شود زمان رفت و آمد را به پول تبدیل کرد؟
راه‌های مختلفی وجود دارند تا از این زمان به بهترین شیوه استفاده کنید. درصورتی که مسئولیت رانندگی را بر عهده ندارید، می‌توانید به دیدن فیلم های آموزشی و برنامه‌ریزی بپردازید. درصورتی‌که رانندگی بر عهده خودتان است، می‌توانید از طریق تهیه فایل‌های صوتی مفید و پادکست ها در زمینه‌های مورد نیاز کسب و کارتان از این زمان بیشترین استفاده را ببرید.
فراموش نکنید زمانی که برای رفت و آمد صرف می‌شود، تنها ۱ ساعت در طول روز نیست! ۳۶۵ ساعت در طول سال است که زمان زیاد و قابل تأملی است.
یکی دیگر از مواردی که هر روز زمان زیادی از مدیران می گیرد، ارتباط با دیگران است. باید تلاش کنید ارتباط‌های غیرمفید خود را کاهش داده و یا روش ارتباطی خود را عوض کنید.
به‌عنوان مثال به اطرافیان خود اعلام کنید که به‌جای برقراری تماس تلفنی به شما فقط پیام بدهند، زیرا در ارسال پیام افراد مجبور هستند به‌سرعت سراغ اصل مطلب رفته و از حاشیه جلوگیری کنند. روش‌های بهینه ارتباط با دیگران را پیدا کنید.
قانون پارکیسون می گوید: “مدت زمان انجام یک کار در زمانی که برای انجام آن در نظر گرفته‌اید منبسط یا منقبض می‌شود.“
زمانی که شما تصمیم بگیرید خیلی از کارها را در نصف زمان قبلی انجام بدهید، حتما می‌توانید. دلیل این امر این است که ذهن برای کاهش زمان انجام کار، با سرعت بیشتری عمل کرده و برای آن راهکار پیدا می‌کند. پس فقط کافی است تصمیم بگیرید.
بیشتر بخوانید: مدیریت عملکرد با 4 تکنیک ساده
بسیاری از مدیران هستند که به علت مشغله زیاد، تلفن همراه و تلفن دفترشان زیاد زنگ میخورد که بیشتر این تماس ها ممکن است ضروری نباشد. این موضوع باعث اتلاف وقت مدیران می شود در حالی که اصلا متوجه آن نمی شوند.
تلفن همراه و تلفن دفتر خود را مدیریت کنید و برای آن‌ها قانون بگذارید. از وضع کردن این قوانین هراسی نداشته باشید، زیرا همه این‌ها نشان‌دهنده این است که برای وقت خود ارزش قائل هستید. شاید در ابتدا افرادی با آن مشکل داشته باشند و نارضایتی پیش بیاید، اما با گذر زمان به‌عنوان یک قانون در ذهن همه ثبت خواهد شد.
یکی از ساده‌ترین راه‌های آن تهیه یک لیست از افرادی است که تنها تماس آن‌ها به شما وصل شود. تهیه یک شماره دیگر، سایلنت کردن و خاموش کردن آن در ساعت‌های کاری و راه‌حل‌های مختلف دیگری که به مدیران کمک می کند در زمان خود صرفه جویی کنند.
امروزه قطعا یکی از مهم ترین عوامل اتلاف وقت مدیران، استفاده بیش از حد از تلفن همراه و سپری کردن زمان زیاد در رسانه های اجتماعی است.
رسانه‌های ارتباطی خود را مشخص کنید و بررسی کنید هرکدام از آن‌ها چقدر از زمان شما را می‌گیرند. کدامیک از آن‌ها با توجه به زمانی که برای آن‌ها می‌گذارید بیشترین و کمترین خروجی را به شما می‌دهند؟ چگونه می‌توان هر کدام از آن‌ها را مدیریت کرد؟ سعی کنید ارتباطات خود را قانونمند کنید.
بیشتر بخوانید: افزایش فروش از طریق رسانه های اجتماعی
آیا تاکنون به این فکر کرده‌اید که چگونه می‌توانید با استفاده از سرمایه، سابقه و تجربیات خود درآمدی ایجاد کنید که به شخص شما وابسته نباشد؟ این اشتباه بزرگی است که همیشه تمرکز و برنامه‌ریزی شما بر روی درآمدهایی باشد که به شخص شما نیازمند است. وابسته بودن درآمد به شخص شما در سال‌های ابتدایی کسب‌وکار امری است واضح که برای همه کارآفرینان یکسان است؛ اما تداوم آن نه!
شما باید به‌عنوان یک کارآفرین و مدیر، این را در نظر داشته باشید که پس از مدتی با استفاده از تجربه، سابقه، اعتبار و سایر توانایی هایی که طی این سال‌ها کسب کرده‌اید، علاوه بر درآمد موجود، برای کسب درآمدهایی که مستقل از شخص شما است برنامه‌ریزی کنید.
این ها درآمدهایی هستند که دیگر نیاز نیست به‌طور کامل برای آن‌ها زمان بگذارید. زمان را در گذشته برای آن‌ها گذاشته‌اید و اکنون فقط زمان برنامه‌ریزی بر روی آن‌ها است.
یک سری از درآمدها وجود دارند که به شخص شما وابسته هستند. راه‌های کسب این درآمدها، میزان وابستگی آن‌ها به شما، مدت زمان انجام و زمان انجام آن‌ها را مدیریت کنید تا وقت کمتری از شما بگیرند.
برای هر کاری بهترین زمان انجام را در طول روز مشخص کنید. به‌عنوان مثال من فردی هستم که می‌دانم یادگیری اگر صبح انجام شود، ۲ ساعت از زمان من را می‌گیرد و اگر همان کار را در برنامه‌های بعدازظهر خود قرار دهم، بیش از ۳ ساعت از من زمان می‌گیرد. پس بهتر است در برنامه‌ریزی‌های خود زمان یادگیری و آموزش های مدیریتی را در صبح قرار دهم. سعی کنید زمان انجام کارهای خود را حتی به میزان ۱ دقیقه کاهش دهید.
بیشتر بخوانید: مدیریت منابع انسانی
برخی از مدیران هستند که می خواهند در تمام جلسات و هماهنگی ها حضور داشته باشند. این اصلا درست نیست، زیرا زمان زیادی از شما می گیرد، در صورتی که می توانستید این زمان را در جای مهم تری سپری کنید.
مدیران واحد های مختلف را مسئول جلسات هفتگی کنید و از ان ها فقط گزارش بگیرید. جلسات و پیشنهادهای خود را مدیریت کنید. الزامی برای حضور در همه جلسات برای شما وجود ندارد.
وقفه هر تداخلی است که در کار اصلی پیش می‌آید. تحقیقی در آمریکا نشان داد که در طول زمان کاری هر کارمند، هر ۸ دقیقه ۱ بار وقفه ایجاد می‌شود. یکی از مواردی که به میزان قابل توجهی زمان مدیران را می‌گیرد، سؤال پرسیدن کارمندان است. این سؤال‌ها علاوه بر زمانی که از مدیر می‌گیرد، باعث ایجاد وقفه در فعالیت کارمندان نیز می‌شود. پس به دنبال پیدا کردن راه‌حل‌هایی باشید که این سؤالات و وابستگی پاسخگویی آن‌ها به خود را کاهش دهید.
با سیستم سازی، دوباره کاری ها کم می شود، وابستگی خیلی از کارها به شما کم می شود، خطاها کاهش می یابند، ارزیابی عملکرد کامندان آسان و دقیق انجام می شود، اگر مشکلی پیش بیاید به راحتی ریشه یابی می شود و در زمان و هزینه های شما به طور چشمگیری صرفه جویی می شود.
آشنایی بیشتر با نحوه سیستم سازی کسب و کار >>
60,000,000 ریال
با وارد کردن ایمیل خود به جمع خبرنامه مدیران اقیانوس آبی بپیوندید …
دوره حضوری برگزار شده
ساعت مشاوره انجام شده
سال سابقه فعالیت
متخصص و مشاور
مدیر و شرکت موفق
شرکت اقیانوس آبی با ارائه آموزش و مشاوره مدیریت کسب و کار، به مدیران و کارآفرینان کمک می کند تا کسب و کارشان را در تمام حوزه ها رشد و توسعه دهند. نام شرکت اقیانوس آبی از استراتژی جهانی اقیانوس آبی (blue ocean strategy) گرفته شده است.
آدرس: یزد، صفائیه، بلوار دانشگاه، خیابان وزیری، وزیری ۱۳، پلاک ۱۵
شماره تماس: ۹۱۰۰۲۰۸۰-۰۳۵
چطور می توانیم به شما کمک کنیم؟
برای رشد و توسعه کسب و کار خود نیاز به راهنمایی دارید؟ فرم زیر را تکمیل کنید تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن با شما تماس بگیریم.
مطالب مفید برای مدیران:
کپی رایت © ۲۰۲3 | شرکت اقیانوس آبی
پشتیبانی اقیانوس آبی
سوالی دارید ؟ یکی از روش های زیر را برای دریافت پیشتیبانی انتخاب کنید.
معمولا کمتر از چند دقیقه پاسخ میدهیم.
سلام. ممنون از مقاله خوبتون. من واقعا بع این موضوع رسیدم که سیستم سازی راه حل نهایی صرفه جویی در وقت و آزاد شدن وقت هست.
سلام و وقت بخیر. از مزایای سیستم سازی ازاد کردن وقت مدیران است تا هم به زندگی شخصی خود برسند و هم وقت داشته باشند ایده پردازی کنند و به پیشرفت کسب و کارشان کمک کنند.
من این مشکل رو خیلی بهش برخوردم که زمانم سر کارهای تکراری و گاهی پیش پا افتاده هدر می رفت. تکنیک های جلوگیری از اتلاف زمان این مقاله خیلی به من کمک کرد.
سلام. خوشحالیم که این مقاله تونسته به شما کمک کنه. پیشنهاد می کنیم مقاله سیستم سازی در کسب و کار رو هم بخونید. چون قطعا راهکار نهایی برای جلوگیری از هدررفتن زمان شما مدیر عزیز سیستم سازی هست.
با سلام
خیلی عالی بود
نکات کلیدی و کاربردی خوبی مطرح شد
متشکرم
سلام. با تشکر از انتقال نظر شما همراه عزیز اقیانوس آبی.
مثل همیشه،متن روان،کاربردی و مناسب اهداف مدیریتی
متشکرم🌹👌
سلام. خوشحالیم که این مقاله برای شما مفید بوده. ممنون از انتقال نظرتون 🙏🏻