در موفقیت و سودآوری هر کسب و کار عواملی به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم تأثیرگذار هستند. عوامل غیر مستقیم که معمولاً در بلندمدت تأثیر خود را نشان می‌دهند، توسط خیلی از مدیران نادیده گرفته می‌شوند. یکی از این عوامل، مدیریت زمان و ایجاد وقفه در انجام کارهای مدیران است که به دلیل عدم سیستم سازی اتفاق می افتد.
عوامل زیادی در اتلاف وقت مدیران تاثیرگذار هستند، اما چون به یک عادت یا روتین تبدیل شده اند، نادیده گرفته می شوند. در ادامه به عوامل اتلاف وقت مدیران، عوامل ایجاد وقفه ها و راهکارهای موثر برای مقابله با آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
عوامل موثر در اتلاف وقت مدیر
زمان فاکتوری است که میزان ارزش هر پدیده‌ای با آن سنجیده می‌شود. زمان است که ارزش واقعی یک کار را هنگام مقایسه مشخص می‌کند.
1- اتلاف وقت مدیران در رفت و آمدها
همه‌ی ما معمولاً در طول روز زمانی را برای رفت و آمد به محل کار خود و مکان های دیگر صرف می‌کنیم. آیا تابه‌حال زمانی را که برای رفت و آمد صرف می کنید، محاسبه کرده‌اید؟ آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که چطور می‌توان از این زمان حداکثر استفاده را برد؟ چگونه می‌شود زمان رفت و آمد را به پول تبدیل کرد؟
راه حل:
راه‌های مختلفی وجود دارند تا از این زمان به بهترین شیوه استفاده کنید. درصورتی که مسئولیت رانندگی را بر عهده ندارید، می‌توانید به دیدن فیلم های آموزشی و برنامه‌ریزی بپردازید. درصورتی‌که رانندگی بر عهده خودتان است، می‌توانید از طریق تهیه فایل‌های صوتی مفید و پادکست ها در زمینه‌های مورد نیاز کسب و کارتان از این زمان بیشترین استفاده را ببرید.
فراموش نکنید زمانی که برای رفت و آمد صرف می‌شود، تنها ۱ ساعت در طول روز نیست! ۳۶۵ ساعت در طول سال است که زمان زیاد و قابل تأملی است.
2- اتلاف وقت مدیران در ارتباط با دیگران
یکی دیگر از مواردی که هر روز زمان زیادی از مدیران می گیرد، ارتباط با دیگران است. باید تلاش کنید ارتباط‌های غیرمفید خود را کاهش داده و یا روش ارتباطی خود را عوض کنید.
راه حل:
به‌عنوان مثال به اطرافیان خود اعلام کنید که به‌جای برقراری تماس تلفنی به شما فقط پیام بدهند، زیرا در ارسال پیام افراد مجبور هستند به‌سرعت سراغ اصل مطلب رفته و از حاشیه جلوگیری کنند. روش‌های بهینه ارتباط با دیگران را پیدا کنید.
۳- چند برابر شدن زمان انجام کار
قانون پارکیسون می گوید: “مدت زمان انجام یک کار در زمانی که برای انجام آن در نظر گرفته‌اید منبسط یا منقبض می‌شود.“
راه حل:
زمانی که شما تصمیم بگیرید خیلی از کارها را در نصف زمان قبلی انجام بدهید، حتما می‌توانید. دلیل این امر این است که ذهن برای کاهش زمان انجام کار، با سرعت بیشتری عمل کرده و برای آن راهکار پیدا می‌کند. پس فقط کافی است تصمیم بگیرید.
4- اتلاف وقت مدیران با تلفن و موبایل
بسیاری از مدیران هستند که به علت مشغله زیاد، تلفن همراه و تلفن دفترشان زیاد زنگ میخورد که بیشتر این تماس ها ممکن است ضروری نباشد. این موضوع باعث اتلاف وقت مدیران می شود در حالی که اصلا متوجه آن نمی شوند.
راه حل:
تلفن همراه و تلفن دفتر خود را مدیریت کنید و برای آن‌ها قانون بگذارید. از وضع کردن این قوانین هراسی نداشته باشید، زیرا همه این‌ها نشان‌دهنده این است که برای وقت خود ارزش قائل هستید. شاید در ابتدا افرادی با آن مشکل داشته باشند و نارضایتی پیش بیاید، اما با گذر زمان به‌عنوان یک قانون در ذهن همه ثبت خواهد شد.
یکی از ساده‌ترین راه‌های آن تهیه یک لیست از افرادی است که تنها تماس آن‌ها به شما وصل شود. تهیه یک شماره دیگر، سایلنت کردن و خاموش کردن آن در ساعت‌های کاری و راه‌حل‌های مختلف دیگری که به مدیران کمک می کند در زمان خود صرفه جویی کنند.
- بیشتر بخوانید: تفاوت مدیر و رهبر
5- اتلاف وقت در رسانه های ارتباطی
امروزه قطعا یکی از مهم ترین عوامل اتلاف وقت مدیران، استفاده بیش از حد از تلفن همراه و سپری کردن زمان زیاد در رسانه های اجتماعی است.
راه حل:
رسانه‌های ارتباطی خود را مشخص کنید و بررسی کنید هرکدام از آن‌ها چقدر از زمان شما را می‌گیرند. کدامیک از آن‌ها با توجه به زمانی که برای آن‌ها می‌گذارید بیشترین و کمترین خروجی را به شما می‌دهند؟ چگونه می‌توان هر کدام از آن‌ها را مدیریت کرد؟ سعی کنید ارتباطات خود را قانونمند کنید.
6- اتلاف وقت مدیران در درآمدهای مستقل از مدیر
آیا تاکنون به این فکر کرده‌اید که چگونه می‌توانید با استفاده از سرمایه، سابقه و تجربیات خود درآمدی ایجاد کنید که به شخص شما وابسته نباشد؟ این اشتباه بزرگی است که همیشه تمرکز و برنامه‌ریزی شما بر روی درآمدهایی باشد که به شخص شما نیازمند است. وابسته بودن درآمد به شخص شما در سال‌های ابتدایی کسب‌وکار امری است واضح که برای همه کارآفرینان یکسان است؛ اما تداوم آن نه!
راه حل:
شما باید به‌عنوان یک کارآفرین و مدیر، این را در نظر داشته باشید که پس از مدتی با استفاده از تجربه، سابقه، اعتبار و سایر توانایی هایی که طی این سال‌ها کسب کرده‌اید، علاوه بر درآمد موجود، برای کسب درآمدهایی که مستقل از شخص شما است برنامه‌ریزی کنید.
این ها درآمدهایی هستند که دیگر نیاز نیست به‌طور کامل برای آن‌ها زمان بگذارید. زمان را در گذشته برای آن‌ها گذاشته‌اید و اکنون فقط زمان برنامه‌ریزی بر روی آن‌ها است.
7- اتلاف وقت در درآمدهای وابسته به مدیر
یک سری از درآمدها وجود دارند که به شخص شما وابسته هستند. راه‌های کسب این درآمدها، میزان وابستگی آن‌ها به شما، مدت زمان انجام و زمان انجام آن‌ها را مدیریت کنید تا وقت کمتری از شما بگیرند.
راه حل:
برای هر کاری بهترین زمان انجام را در طول روز مشخص کنید. به‌عنوان مثال من فردی هستم که می‌دانم یادگیری اگر صبح انجام شود، ۲ ساعت از زمان من را می‌گیرد و اگر همان کار را در برنامه‌های بعدازظهر خود قرار دهم، بیش از ۳ ساعت از من زمان می‌گیرد. پس بهتر است در برنامه‌ریزی‌های خود زمان یادگیری و آموزش های مدیریتی را در صبح قرار دهم. سعی کنید زمان انجام کارهای خود را حتی به میزان ۱ دقیقه کاهش دهید.
بیشتر بخوانید: مدیریت منابع انسانی
8- جلسات حضوری
برخی از مدیران هستند که می خواهند در تمام جلسات و هماهنگی ها حضور داشته باشند. این اصلا درست نیست، زیرا اتلاف وقت مدیران در این حالت بسیار زیاد است، در صورتی که می توان این زمان را در جای مهم تری سپری کرد.
راه حل:
مدیران واحد های مختلف را مسئول جلسات هفتگی کنید و از ان ها فقط گزارش بگیرید. جلسات و پیشنهادهای خود را مدیریت کنید. الزامی برای حضور در همه جلسات برای شما وجود ندارد.
9- وابستگی کارمندان به مدیر
وقفه هر تداخلی است که در کار اصلی پیش می‌آید. تحقیقی در آمریکا نشان داد که در طول زمان کاری هر کارمند، هر ۸ دقیقه ۱ بار وقفه ایجاد می‌شود. یکی از مواردی که به میزان قابل توجهی باعث اتلاف وقت مدیران را می‌گیرد، سؤال پرسیدن کارمندان است. این سؤال‌ها علاوه بر زمانی که از مدیر می‌گیرد، باعث ایجاد وقفه در فعالیت کارمندان نیز می‌شود. پس به دنبال پیدا کردن راه‌حل‌هایی باشید که این سؤالات و وابستگی پاسخگویی آن‌ها به خود را کاهش دهید.
راه حل:
به‌عنوان مثال چک لیستی از سؤالات احتمالی کارمندان و پاسخ‌های خود تهیه کنید و در اختیار پرسنل قرار دهید. یک مجموعه را تصور کنید که برای وصول فاکتورها باید به مدیر مراجعه شود. مدیر مجموعه باید اعلام کند که به‌عنوان مثال فقط برای فاکتورهایی که رقم آن‌ها بالاتر از ۳ میلیون تومان است، به من مراجعه کنید. برای کاهش وابستگی کارمندان به خود برنامه‌ریزی کنید.
- در دسترس نبودن
یکی از شیوه‌هایی که باعث می‌شود زمان زیادی برای شما ذخیره شود، عدم حضور در محل کار برای انجام پروژه‌ها است. - قانون درهای بسته
به هنگام انجام کارهای مهم ترجیحاً در را قفل کنید. بسته بودن در را برای تمام کارمندان خود شفاف کنید. استیو جابز در اتاق خود را قفل کرده و اگر شخصی در را به صدا در می‌آورد او را اخراج می‌کرد. - استفاده از ساعت معکوس
یک تایمر معکوس برای دسکتاپ خود دانلود کنید. با توجه به زمان مورد نیاز برای انجام هر کار خود آن را کوک کرده تا بدانید چقدر وقت برای انجام آن کار برای شما باقی مانده است. - قطع اینترنت و موبایل
هنگام انجام کارهای مهم، اینترنت تلفن همراه خود را قطع کرده و در کمد قرار دهید. - خلوت کردن میز کار
تعداد اقلامی که بر روی میز کار شما قرار دارند را کاهش دهید یا یک میز دیگر برای انجام کارهای خود تهیه کنید، زیرا تمرکز شما را کاهش می‌دهند. - سیستمی کردن واحدهای کسب و کار
بهترین راهکار برای جلوگیری از اتلاف وقت مدیران، سیستم سازی کسب و کارتان است!
سیستم سازی کسب و کارتان را جدی بگیرید و از همین حالا شروع کنید
سلام. ممنون از مقاله خوبتون. من واقعا بع این موضوع رسیدم که سیستم سازی راه حل نهایی صرفه جویی در وقت و آزاد شدن وقت هست.
سلام و وقت بخیر. از مزایای سیستم سازی ازاد کردن وقت مدیران است تا هم به زندگی شخصی خود برسند و هم وقت داشته باشند ایده پردازی کنند و به پیشرفت کسب و کارشان کمک کنند.
من این مشکل رو خیلی بهش برخوردم که زمانم سر کارهای تکراری و گاهی پیش پا افتاده هدر می رفت. تکنیک های جلوگیری از اتلاف زمان این مقاله خیلی به من کمک کرد.
سلام. خوشحالیم که این مقاله تونسته به شما کمک کنه. پیشنهاد می کنیم مقاله سیستم سازی در کسب و کار رو هم بخونید. چون قطعا راهکار نهایی برای جلوگیری از هدررفتن زمان شما مدیر عزیز سیستم سازی هست.
با سلام
خیلی عالی بود
نکات کلیدی و کاربردی خوبی مطرح شد
متشکرم
سلام. با تشکر از انتقال نظر شما همراه عزیز اقیانوس آبی.
مثل همیشه،متن روان،کاربردی و مناسب اهداف مدیریتی
متشکرم🌹👌
سلام. خوشحالیم که این مقاله برای شما مفید بوده. ممنون از انتقال نظرتون 🙏🏻