سیستم سازی در کسب و کار اقیانوس آبی
در این مقاله می خوانید:

شما یک صاحب کسب و کار باهوش و پرتلاش هستید که یک کسب و کار آنلاین سودآور را اداره می کنید. شما یک تیم قابل اعتماد از کارمندان دارید که به اندازه شما مشتاق رفتن به سر کار هستند و یک فرهنگ سازمانی عالی ایجاد کرده اید. وقتی هستید، کسب و کار شما مانند یک ماشین روغن کاری شده کار می کند. کارمندان شما می دانند که از آنها چه انتظاری می رود و مطابق با استانداردی که مشخص کرده اید عمل می کنند.

اما وقتی نیستید…! هیچ چیز مثل قبل نیست، فاکتورها به درستی ثبت نمی‌شوند، درخواست‌های مشتری تکمیل نمی‌شوند و سفارش‌ها به موقع نمی‌رسند. در این موقعیت مشکل کارمندان شما نیستند. همانطور که گفته شد، آنها به همان اندازه شما متعهد به دستیابی به هدف سازمان هستند. مشکل این است که شما سیستم‌ سازی (business systemization) نکرده اید و فرآیندهای مستندی برای انجام کارها ندارید. سیستمی که به افراد بگوید دقیقاً چه کاری در چه زمانی و چطور انجام شود.

دنیای کسبو کار بسیار پیچیده است و روز به روز پیچیده تر نیز می شود. وقتی کسبو کارها شکست می خورند، ورشکسته می شوند و یا رشد نمی کنند تقریبا یک دلیل دارد : آن ها روی سیستم سازی کسب و کار خود سرمایه گذاری نکرده اند. گاهی مواقع تصور می کنید که سیستم سازی در کسبو کار شما در حال اجرا است و همه چیز با نظم پیش می رود. اما وقتی درست بررسی کنید، می بینید آنقدرها که فکر می کردید سیستمی نیستید.

این اتفاق همیشه برای مدیرانی که برای مشاوره و اجرای سیستم سازی به موسسه اقیانوس آبی مراجعه می کنند، پیش می آید. به همین دلیل ما دوره سیستم سازی را به آن ها پیشنهاد می کنیم. برای شروع می توانید در بخش رایگان دوره از طریق فرم زیر ثبت نام کنید.

دوره رایگان
سیستم سازی در کسب و کار
دوره رایگان سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی چیست؟

سیستم مجموعه ای از فرایندهاست که بدون نیاز به مداخله انسان اجرا می شود و همیشه در دسترس است. سیستم سازی یا «سیستم سازی کسب و‌ کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. کلمه سیستم سازی کسب و کار در ابتدا خیلی هیجان انگیز به نظر نمی رسد، اما اگر فردی حرفه ای و خلاق باشید، تبدیل کارهای سازمانتان به یک سیستم تکرار شونده بسیار وسوسه انگیز خواهد بود.

سیستم کسب و کار در ذهن برخی افراد خطوط مونتاژ و کارکردن مثل ربات ها را تداعی می کند، اما تعریف درست سیستم سازی این نیست.

برای بیان معنی دقیق سیستم سازی و درک بخش های اساسی سیستم بیایید در ابتدا فوایدی که سیستم سازی برای کسب و کارتان دارد را ببینیم :

  • ایجاد فرایند برای مدیریت کاری که بارها و بارها انجام می دهید.
  • یافتن ساده ترین راه برای انجام آن فرایند
  • بهینه سازی فرایندهای سازمانی
فایل صوتی “بخش های یک سیستم”

پس سیستم سازی یعنی چگونگی عملکرد کسبو کار از ابتدا تا انتها در قالب یک سیستم. به عبارت دیگر عملکرد هر فرایند سازمانی مرحله به مرحله مشخص، انجام و اندازه گیری می شود.

سیستم سازی به این معنا نیست که کار شما کم می شود، بلکه به این معنی است که کارهای روزمره کارآمدتر و آسانتر انجام شده و زمان ارزشمندی برای شما آزاد می شود. سیستم ها تمام استرس های شما را از بین می برند. وقتی همیشه می دانید چه کارهایی، چه زمانی، چگونه و به چه ترتیب باید انجام شوند، دیگر در هرج و مرج زندگی نمی کنید و یک مدیر عامل سطح بالا می شوید که یک کسب و کار واقعی را اداره می کنید.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟

برای شروع به چند سوال زیر پاسخ دهید:

  1. آیا وقت کارمندان شما با مشغله های کاری خسته کننده پر می شود و بهره وری آن ها پایین می آید؟
  2. آیا برخی از کارها روی زمین می مانند و فراموش می شوند؟
  3. آیا وقتی یک نفر مرخصی می گیرد، روند فرایندهای سازمانتان بهم می ریزد؟
  4. آیا دوباره کاری و خطا در سازمان شما زیاد اتفاق می افتد؟
  5. آیا همیشه درگیر هستید و تمام وقتتان صرف حل کردن کارهای دیگران می شود؟
  6. آیا در سازمانتان زمانی برای آموزش و گسترش پرسنل در نظر نگرفته اید؟
فایل صوتی “سازمان های مریض چه ویژگی هایی دارند؟”

اگر جواب این سوالات برای کسب و کار شما بله است، حتما به سیستم سازی احتیاج دارید. اما کسبو کار شما جز یکی از دسته های زیر هم باشد باز یعنی شما به سیستم سازی نیاز دارید:

  1. کسب و کارهایی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
  2. سبو کار هایی که به حفظ و رشد مستمر خود فکر می‌کنند و نمی خواهند تمام کارها بر عهده یک نفرباشد و می خواهند نیروهای متخصص پرورش دهند.
  3. سازمان هایی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی برای آینده دارند، اما به دلیل مشغله‌ زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ آن‌ها برسند.
  4. سازمان هایی که شامل چندین زیر مجموعه (مانند : هولدینگ ها) هستند و مدیر می خواهد همه‌ی آن‌ها را بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها کند، به بهترین شکل مدیریت کند.
  5. سازمان هایی که به برندسازی اهمیت می دهند و علاوه بر حفظ کسب و کار در بازار فعلی می خواهند به نسل‌های بعد نیز منتقل شوند.

چرا برخی مدیران در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند؟

۱. دوست ندارند کارها را واگذار کنند.

اگر شما هم داستان موفقیت استارت آپ هایی که از یک انباری شروع کردند را شنیده اید و سوالات زیادی درباره موفقیت آن ها در ذهنتان ایجاد شده قدم اول این است که سیستم سازی کنید. اکثر مدیران دوست ندارند کارها را به دیگران بسپارند، چون معتقدند هیچ کس مثل خودشان کار را دقیق، تمیز و با حساسیت تحویل نمی دهد. به این افراد باید گفت که اگر افراد موفق و بااستعدادی چون استیو جابز هم همینطور فکر می کردند، الان انقدر معروف و موفق نبودند. برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق، راهی جز واگذاری کارها به دیگران ندارید. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.

۲. از فناوری می ترسند.

خیلی از مدیران از استفاده از فناوری و ایجاد تغییر در شیوه سنتی مدیریت و اجرای انواع مارکتینگ در کسب و کارشان می ترسند، اما باید به آن ها گفت که تا تغییر نکنید پیشرفتی در کار نخواهد بود. یکی از راه های تغییر، پیاده سازی سیستم سازی است.

اکثر کارهایی که در سازمان شما قابلیت سیستمی شدن دارند، با کمک گرفتن از نرم افزارها و ابزارهایی مثل:BPMS, Trello, googlesheet و تقویم ها و …  اجرا و رصد می شوند.

۳. سرشان شلوغ است.

بسیاری از مدیران بیش از حد پرمشغله هستند ولی نمی دانند که دلیل این شلوغی انجام کارهایی است که وظیفه افراد دیگر است. آنها به عنوان مدیر، نمی دانند که باید همیشه وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشند.

۴. ایده آل گرا هستند.

برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند که باعث می‌شود بیشتر وقتشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود و باعث به تعویق افتادن کارها می‌شوند. مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم‌ سازی می‌پردازند، چون باید تغییرات زیادی در کسب‌و‌کار خود ایجاد کنند.

دلایل مقاومت مدیران در برابر سیستم سازی

ما می دانیم که سیستم سازی یک تغییر بزرگ برای شما محسوب می شود ولی مقاومت در برابر سیستمی شدن کسب وکار هزینه جدی و بالایی برای شما خواهد داشت. این نکته را فراموش نکنید که کسب و کاری موفق است که در برابر تغییرات منعطف باشد. پیشنهاد می کنیم ادامه مطلب را بخوانید تا نظرتان را درباره سیستم سازی کسب و کارتان مثبت تر کنیم.

۵ دلیل برای پذیرفتن سیستم سازی

accept-system-reasons

۱. سیستم سازی دلیل افزایش مشتریان راضی

داشتن مشتری وفادار و راضی آرزوی تمام صاحبان کسبو کار است. وقتی تجربه خرید مشتری را بهتر کنید، مشتریان راضی تری خواهید داشت که شما را به دیگران معرفی می کنند. این در نهایت به رونق تجارت شما منجر می شود.

اگر مشتریانی راضی می خواهید باید تمام مراحل خرید مشتری در قیف فروش از ابتدای آشنایی تا تکمیل خرید را بررسی کنید. حتی اگر کسبوکار موفقی دارید، باز هم این بررسی را انجام دهید. احتمال دارد در روند تجربه مشتری شما شکاف ها یا خطاهایی وجود داشته باشد که تا کنون به آن توجه نداشته باشید. رصد دائمی سوابق خرید مشتری و بهبود به شما کمک می کند تا سیستم های داخلی ایجاد کنید که به طور مداوم نتایج عالی به شما ارائه می دهند. با کمی نظم و انضباط، این سیستم ها به روال عادی سازمان شما تبدیل می شوند که مشتریان راضی برای شما به ارمغان می آورد.

۲. بهره وری بیشتر تیم

دلیل پذیرفتن سیستم سازی: مشتریان راضی
دلیل پذیرفتن سیستم سازی: مشتریان راضی

داشتن روش های واضح و مستند مثل این است که به تیم خود نوشیدنی انرژی زا داده باشید و باعث ایجاد انگیزش کارمندان می شود. در واقع با سیستم سازی کسب و کار موارد زیر اتفاق می افتد: 

  • پیروی از یک روند ثابت و کارآمد، وقت و انرژی کمتری می طلبد و اصطکاک و ابهام را کاهش می دهد.
  • کاهش سطح خستگی اعضای تیم خصوصاً در فصول شلوغ یا مواقع بحران.
  • احتمال عملکرد ضعیف و اشتباهات کاهش می یابد.​
  • اگر اشتباهاتی اتفاق بیفتد، تشخیص و تصحیح آن راحت تر است.
دلیل پذیرفتن سیستم سازی: بهره وری
دلیل پذیرفتن سیستم سازی: بهره وری

۳. کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید یا افزایش بودجه

جراح و استاد دانشکده پزشکی هاروارد professor Atul Gawande چک لیست های قبل از جراحی را در کتابی چاپ کرد و به بیمارستان های سراسر جهان معرفی کرد. چیزی که در نهایت دکتر Gawande و مدیران بیمارستان در سراسر جهان به آن دست یافتند بسیار قابل توجه بود:

تیم هایی که به طور مداوم از چک لیست های خود استفاده می کردند، پیشرفت های چشمگیری در میزان جراحی های موفق داشتند. نتایج نشان داد که وقتی تیم ها به رویه های خود پایبند باشند، می توانند نتایج خود را حتی بدون افزایش مهارت بهبود بخشند. بیمارستان ها افراد بیشتری استخدام نکردند، جراحان یا پرستاران را برای آموزش بیشتر نفرستادند یا از آنها نخواستند که ساعت های بیشتری کار کنند. آنها فقط یک چک لیست داشتند و به آن پایبند بودند.

بیشتر بخوانید: استخدام درست و سیستمی

۴. بهبود مستمر کیفیت

یکی از بهترین چیزها در مورد مستندسازی یک فرآیند این است که وقتی آن را می نویسید ناخودآگاه می خواهید آن را بهبود بدهید. دیدن مراحل ارائه شده روی کاغذ، ذهن ما را مجبور به مقابله با شکاف ها و ناکارآمدی هایی می کند که می بینیم. جالب اینجا است که تا زمانی که همان مراحل را بدون نوشتن آن ها انجام می دهیم، ممکن است هرگز متوجه اشتباهاتمان نشویم.

هنگامی که یک روش مستند شد، بهبود آن ادامه خواهد یافت. یک لغزش کوچک در برخورد با مشتری، یک تغییر خارجی که تیم را تحت تأثیر قرار می دهد یا حتی کسی که برای پر کردن جای یکی از اعضای تیم در تعطیلات وارد سازمان می شود، می تواند تغییرات و اصلاحاتی در فرآیند ایجاد کند. زمانی که روی مراحل انجام کار اسم فرآیند گذاشته می شود، افراد به طور خودکار و ناخودآگاه آن را بهینه می کنند.

افزایش بهره وری با سیستم سازی
افزایش بهره وری با سیستم سازی

۵. ایجاد بستری برای خلاقیت

مارک زاکربرگ و استیو جابز راز معجزه سیستم سازی را می دانند. هر دو این افراد کمد لباس خود را برای کاهش زمان تصمیم گیری سیستمی کردند. مثلا زاکربرگ به جای این که انرژی صرف کند تا تصمیم بگیرد امروز چه لباسی بپوشد، در تلاش است تا مغز خود را برای “یافتن راه های جدید برای اتصال جهان” باز بگذارد.

صرف انرژی برای فکر کردن به کارهای تکراری نه تنها باعث اتلاف وقت می شود، بلکه زمان شما برای فکر کردن به کارهای خلاقانه تر را نیز تلف می کند. اگر برای انعطاف پذیری بیشتر و آزاد کردن قدرت مغزی اعضای تیم خود کارها را ساده سازی و سیستمی کنید، سازمان خلاق تری خواهید داشت.

دلیل پذیرفتن سیستم سازی:خلاقیت
دلیل پذیرفتن سیستم سازی:خلاقیت

مثال های موفق سیستم سازی

در این قسمت می خواهیم مثالی از عملکرد سیستمی و غیرسیستمی بخش فروش یک شرکت فرضی را بررسی کنیم تا تفاوت آن ها را متوجه شوید. بیایید فقط به یک عنصر نگاه کنیم: پیگیری یک استعلام احتمالی.

فروشنده A غیر سیستمی است. او یک سرنخ جدید از یک مشتری بالقوه به دست می آورد و روی یک کاغذ یادداشت می کند. در این هنگام او در حال خدمت رسانی به یک مشتری دیگر است، کاغذ حاوی اطلاعات یک سرنخ خوب زیر صفحه کلیدش گم می شود و ممکن است یک هفته بگذرد تا آن راار ببیند.

فروشنده B می داند که شرکت یک سیستم CRM دارد، اما از استفاده از آن امتناع می ورزد زیرا نمی تواند داده ها را به شکلی که دوست دارد مرتب کند. در عوض، از یک فایل Excel با قالب‌بندی شرطی رنگی استفاده می‌کند تا بداند در مرحله بعد باید چه کاری انجام دهد. اینجا یک سیستم وجود دارد که شامل یک ستون با یک اقدام بعدی است و زمانی که تاریخ پیگیری “امروز” است، به رنگ سبز روشن می شود. اگر هم اقدام به تعویق افتاده باشد، به رنگ قرمز قالب بندی شده است. این سیستم به فروشنده B می گوید که بعداً چه کاری انجام دهد… اما فقط در صورتی که او فایل اکسل خود را باز کند و ببیند.

فروشنده C از CRM شرکت استفاده می کند. او فوراً داده های خود را وارد می کند. این فروشنده ارزش یکپارچگی داده‌ها را می‌داند و می‌داند که چگونه می‌توان از سیستم برای سوق دادن افراد به اقدامات درست استفاده کرد. از فروشنده C توسط سیستم خواسته می شود تا اقدام بعدی و پیگیری را در زمان مناسب انجام دهد. در این صورت دیگر این فروشنده به حافظه خود وابسته نیست، او از سیستم استفاده می کنند تا بفهمد در مرحله بعد چه کاری انجام دهد. در این شرایط مهم است که نیروی فروش به سیستم اعتماد داشته باشد و بداند که این اقدام درست است، زیرا سیستم ها مداوم و منظم کار می کنند و نتایج مورد نظر را برای سازمان به ارمغان می آورد.

سیستم سازی شرکت گوگل

شرکت گوگل یکی از موفق ترین نمونه هایی است که اهمیت و قدرت سیستم سازی کسب و کار را نشان می دهد. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سیستم ها هستند. هر سال، مهندسان گوگل بیش از ۵۵۰ تغییر برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جست وجو ایجاد می کنند.

در نتیجه این سیستم سازی و برنامه ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانیه، به نتیجه مطلوب خود از طریق موتور جست وجوی گوگل دست پیدا می کنید. در این فرایند، هیچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد. اگر این کسب و کار، سال ها زمان و انرژی برای بهبود سیستم ها صرف نمی کرد، به این نتیجه خیره کننده دست نمی یافت و امروز، موفق ترین کسب و کار دنیا نبود.

سیستم سازی مک دونالد

یکی دیگر از موفق ترین نمونه های سیستم سازی کسب و کار، مجموعه فروشگاه های زنجیره ای مک دونالد است. فرقی نمی کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه ها استانداردها یکسان است. این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفا با آموزش به دست آمده باشد، بلکه سیستم ها هستند که در مک دونالد نتایج یکسانی را ایجاد می کنند.

با یادگیری سیستم سازی کسب و کار دیگر نگران دوباره کاری ها، اتلاف وقت و عملکرد ضعیف کارمندان خود نباشید.

جهت اطلاعات بیشتر درباره دوره جامع سیستم سازی ایمیل و شماره تماس خود را وارد کنید.

چرا باید سیستم سازی را آموزش ببینیم؟

بسیاری از مدیران هستند که در روز بیش از ۸ ساعت کار می‌کنند، همواره مشغله و اضطراب دارند و باید خودشان به تمام کارها رسیدگی کنند. جالب اینجا است که از خودشان راضی هستند و فکر می کنند هر چه بیشتر کار کنند بهتر است. اما اصلا اینطور نیست! راز موفقیت کارآفرینان برتر دنیا بیشتر کار کردن نیست! آن ها با «سیستم‌ سازی» آشنا هستند، به کسبو‌ کارشان مثل یک سیستم نگاه می کنند تا با ایجاد تغییرات حساب شده باعث رشد آن شوند.

شما به عنوان مدیر باید سیستم سازی را اصولی یاد بگیرید. و آن را در سازمانتان پیاده سازی کنید.

مزایای سیستم سازی و شفاف سازی فرآیندها

کاهش هزینه ها با سیستم سازی

شما به عنوان مدیر یک کسبو کار آنلاین به جای اینکه زمانتان را صرف بازدید صندوق ورودی ایمیل سازمانی و کار هایی از این قبیل انجام دهید، بهتر است که وقتتان را برای تجزیه و تحلیل فرصت های جدید تجاری و یا توسعه خطوط تولید جدید صرف کنید. خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای اداره یک کسب و کار لازم است، می تواند وقت شما را آزاد کند. بنابراین می توانید انرژی خود را روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان می دهد کسب و کار خود را رشد دهید و درآمد خود را افزایش دهید.

سیستمی کردن کار های روزمره، بدون فرآیند های شغلی مستند و شفاف، امکان پذیر نیست. با ثبت فرآیندهای خود می توانید وظایف خود را به راحتی تفویض کنید و بدانید که آنها به درستی انجام می شوند یا نه؟ به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید، که این عمل درآمد بیشتری برای تجارت در حال رشد شما به همراه دارد.

کاهش هزینه ها با سیستم سازی
کاهش هزینه ها با سیستم سازی

سیستم سازی و افزایش کارایی

با مشخص کردن فرآیند های شغلی هر واحد، می توانید اقدامات غیرضروری را بشناسید. فرصتی برای بهبود فرآیند در اختیار شما قرار می دهد که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و جلوگیری از اتلاف وقت، برای رشد تجارت شما شود. همچنین باعث می شود در انجام کارها اشتباهات کمتری رخ بدهد. اختصاص وقت برای ثبت فرآیندهای جدید و مستندسازی مجدد فرآیند های موجود می تواند فرصتی برای کارآمدتر ساختن کارهای روزمره و آزاد کردن وقت برای تمرکز بر افزایش درآمد کسب و کار فراهم کند.

افزایش بهره وری و کارایی کارمندان با سیستم سازی
افزایش بهره وری و کارایی کارمندان با سیستم سازی

سیستم سازی مسبب بهبود کارایی

مشاغل فاقد روال و سیستم معمولاً کارمندانی دارند که با اصطلاح “باری به هر جهت ” کار می کنند و هر کدامشان برای انجام وظایف یک روش خاص خود را در پیش گرفته اند. گرچه ممکن است کارمندان شما خوشحالتر باشند، اما این رویه می تواند منجر به ناکارآمدی آنها شود. نداشتن فرآیندهای مستند می تواند تیم شما را به انجام همان عملکرد به روش های مختلف سوق دهد. ثبت بهترین روش برای انجام وظیفه به همه این امکان را می دهد که در شغل خود کارآیی بیشتری داشته و عملکرد خود را بهبود بخشند.

سیستم سازی و بهبود ارتباطات

یکی از بزرگترین قاتلان زمان و سود در یک کسب وکار ارتباطات نادرست است. در صورت عدم وجود فرآیند های مستند، ارتباطات داخلی و خارجی می توانند به یک موضوع مهم تبدیل شوند. وقتی رویه هایی را به روشنی نوشته اید ، بحث های کمتری درباره چگونگی انجام کارها وجود دارد.

فراهم شدن رشد بیشتر با سیستم سازی

وجود رویه هایی برای آموزش کارکنان جدید باعث کاهش استرسی می شود که کارکنان فعلی شما هنگام آموزش اعضای جدید تیم تحمل می کنند. پیروی از مراحل مستند استخدام به شما امکان می دهد افراد مناسب برای هر شغل را استخدام کنید و آنها می توانند بدون نیاز به کمک اضافی مراحل را دنبال کنند.
وقتی نیروهای جدید شما آموزش بهتری ببینند، در مشاغل خود بازدهی بیشتری در مدت زمان کمتری خواهند داشت. می توان آنها را به گونه ای آموزش داد که تعداد اشتباهات را کاهش داده و عملکرد کلی آنها را بهبود بخشید. وقتی کارمندان شما عملکرد بهتری دارند، کسب وکار شما می تواند سریعتر رشد کند.

اندازه گیری میزان پیشرفت راحت تر با سیستم سازی

با این حال که میزان درآمد شما یکی از راه های اندازه گیری پیشرفت شماست، اما اندازه گیری تلاش های بازاریابی یا روند توسعه محصولات جدید تصویر کامل تری از سلامتی شرکت شما به شما ارائه می دهد. اگر کسب و کار شما سیستمی شود و فرآیندهای شغلی شفاف شده باشد، می توانید به سرعت این موارد و همچنین سایر زمینه های مورد نگرانی را بررسی کرده و داده های واقعی در مورد نحوه انجام آنها را بدست آورید.

افزایش نظم در واحد مالی با سیستم سازی

اگر فرآیند های شغلی شفاف سازی نشود، فعالیت های روزمره ای که برای ادامه فعالیت کسب و کار شما لازم است می توانند گلوگاه هایی ایجاد کنند و کارهای اساسی دیگر را متوقف کنند. به عنوان مثال، اگر دریافتی ها و بدهی های خود را به طور مکرر ثبت نکنید، وقتی زمان پرداخت حقوق کارمندان یا محاسبه مالیات سه ماهه فرا برسد، کسب وکارتان با موجی از گمراهی روبرو شود. وجود یک سیستم سازمان یافته و کاملاً مستند در دسترس، این اطمینان را می دهد که در چنین شرایطی با مشکل روبرو نخواهید شد. در واقع سیستم و نظام مالی سازمان باعث می شود که مسائل مالی سازمان بهبود یابد.

سیستم سازی موثر بر آزاد شدن وقت مدیران

وقتی کسب وکار شما در عملکردهای خود منظم است، وقت شما را آزاد می کند، بنابراین می توانید روی فعالیت هایی تمرکز کنید که به رشد تجارت شما کمک می کنند. به جای اینکه بعد از ظهر را به پاسخ دادن به ایمیل هایتان سپری کنید، می توانید بر روی بازاریابی خود کار کنید یا تجارت خود را برای شرکت در نمایشگاه های کسب وکار حاضر کنید. سیستم سازی تجارت این فرصت را برای شما فراهم می کند که وقت بیشتری برای کارهای خلاقانه داشته باشید و همواره در حال پیشرفت باشید.

وقتی می دانید که کار شما به صورت اتوماتیک در حال انجام است، وقت بیشتری برای خود می گذارید! می توانید برای رفتن به تعطیلات و حضور کامل در کنار دوستان و خانواده وقت بگذارید و در تمام این مدت کسب درآمد داشته باشید.

مراحل سیستم سازی کسب و کار

سیستم کسب و کار شما شامل سه جزء افراد، اسناد و ابزار است که باید آن ها را سیستمی کنید.

اجزای قابل سیستم سازی سازمان
اجزای قابل سیستم سازی سازمان

۱. سیستم سازی افراد

در فرآیند بهینه کردن و سیستم سازی افراد، باید به چندین بخش توجه داشته باشید:

درست استخدام کنید.

یک سیستم درست باید وقت و انرژی کافی برای پیدا کردن و استخدام کارمند خوب بگذارد.

اصولی آموزش دهید.

اگر شخص مناسبی برای انجام یک کار وجود ندارد، ببینید چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد. برای اینکه بخش آموزش سازمان خود را سیستمی و پربازده کنید.

کارها را واگذار کنید.

تا جای امکان کارها را به دیگران واگذار کنید. توانمندی کارمندان خود را دست کم نگیرید. احتمالا کسانی در سازمان شما هستند که با کمی راهنمایی می‌توانند کارها را حتی بهتر از خودتان انجام دهند.

در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج کنید.

شاید گاهی لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید و حتی شاید مجبور شوید برخی از کارمندان را اخراج کنید. برای اشنایی با اصول و مراحل درست اخراج کارمندان مقاله زیر را حتما بخوانید:

۲. سیستم سازی ابزار و تجهیزات

بخش مهمی از سیستم کسب‌و‌کار ما را تجهیزات و ابزاری تشکیل می دهند مثل کامپیوتر، تلفن، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و …. تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزار زیادی وجود دارند که بسیاری از کارهای تکرارشونده ای که اغلب خسته‌کننده هستند را خودکار می‌کنند. برای شروع سیستم‌ سازی ابزار باید ببینید در کدام یک از قسمت‌های کسب‌و‌کارتان، نبودن تجهیزات کار را برای کارمندان و شخص شما سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. ابزارهای خوب و حرفه‌ای در نظم سازمان شما و صرفه جویی در زمانتان بسیار موثر هستند. از جمله ابزارهایی که می توانید از آن ها استفاده کنید:
  • استفاده از سیستم تلفنی VOIP
  • استفاده از سیستم پیامکی هوشمند برای پاسخگویی خودکار به ایمیل ها و تماس ها
  • ابزار ترلو برای پیگیری کارهای واگذار شده به کارمندان​
  • ابزارهای کارآمد گوگل مثل: گوگل شیت، تقویم گوگل، فرم های گوگل

۳. سیستم سازی اسناد و دستورالعمل ها

هر فعالیت و فرآیندی که در کسب‌و‌کار شما انجام می‌شود، باید یک دستورالعمل مشخص داشته باشد. مثلا شما باید برای مراحل ارتباط با مشتری یک دفترچه داشته باشید و اطلاعاتی مثل نحوه صحبت با مشتری، پاسخ به اعتراضات او، نحوه پرداخت و … را در آن ثبت کنید. مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید و شما پس از مدتی راهنمای مکتوب و ارزشمندی دارید که به تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان کمک می کند تا به‌خوبی کار کنند.

اهمیت چک لیست ها در سیستم سازی کسب و کار

اگر قبلا با چک لیست های ساده ای مثل لیست خرید یا لیست کارهای روزانه کار کرده باشید می دانید که چقدر چک لیست ها در منظم کردن افکار و عدم فراموشی کارها به شما کمک می کند. از انواع چک لیست هایی که می توانید در حوزه سیستم سازی کسب و کار از آن ها استفاده کنید، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • چک لیست سیستم سازی
  • چک لیست فروش
  • چک لیست ارزیابی تامین کنندگان

با چک لیست سیستم سازی در ادامه همین مطلب آشنا خواهید شد. برای دانلود چک لیست فروش و چک لیست ارزیابی تامین کنندگان کلیک کنید.

سیستم سازی بخش های مختلف کسب و کار

سیستم سازی بازاریابی و فروش

اگر فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری شما ساختار منظم و حرفه ای ندارند و مشتریان ناراضی شما زیاد هستند، به سیستم سازی فروش نیاز دارید. در صورت سیستم سازی فروش دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نمی افتد، مشتریان خوب و بد به یک میزان خدمات نمی بینند و رضایت مشتریان شما به مراتب افزایش خواهد یافت.

سیستم سازی استخدام و اخراج

اگر استخدام و اخراج سیستمی ندارید، به احتمال زیاد گزینش افراد به درستی شکل نمی گیرد، بنابراین از جذب افراد با صلاحیت باز می مانید. در صورت سیستم سازی فرآیندهای استخدام و اخراج گزینش افراد شایسته و اخراج افراد نالایق به درستی صورت می گیرد.

سیستم سازی فرایندهای داخلی

اگر در صورت نبود شما سازمانتان بهره وری ندارد، به سیستم سازی فرایندهای داخلی نیاز دارید. اگر سازمان شما مثل بسیاری سازمان ها برای مرخصی گرفتن، ارجاع یک فعالیت به همکار دیگر و یا برای پیگیری و برنامه ریزی فعالیت ها یک سیستم نداشته باشد، با بی نظمی شدیدی مواجه است.
در صورت سیستم سازی فرآیندهای داخلی ناهماهنگی ها کاهش می یابد و شما به عنوان یک مدیر لازم نیست دائما ناظر فعالیت افراد باشید و آن ها را کنترل کنید.

افزایش بهره وری منابع انسانی، کاهش دوباره کاری ها، کاهش تعارضات و افزایش رضایت کارکنان و وفادار کردن آن ها از طریق ایجاد یک سیستم امکان پذیر است. تنها با سیستم سازی فعالیت ها است که به نیروی انسانی خودکار و نتیجه محور دست پیدا خواهید کرد.

سیستم سازی مالی

اگر قراردادهای حرفه ای ندارید و یا سیستم محاسبات و وصول مطالبات و تسویه حساب شما به شکل سیستمی صورت نمی گیرد، به سیستم سازی مالی نیاز دارید. از مزایای سیستم سازی مالی این است که ارزیابی مشتریان طبق سیستم پیش می رود، قراردادهای شما حرفه ای می شوند و فرآیند محاسبات و تسویه شما نیز به شکلی سیستمی در می آیند و دغدغه های مالی شما کاهش می یابند.

سیستم سازی کنترل

اگر برای کنترل فرآیندهای مدیریت منابع انسانی سازمانتان و ارزیابی آن ها شاخصی ندارید یا افراد ارزشمند سازمان شما بی انگیزه هستند، به علت عدم سیستم سازی کنترل و نبود شاخص عملکردی است. اگر شاخص های ارزیابی عملکرد پرسنل را تعیین کنید، می توانید تشویقات و تنبیهات لازم را نیز انجام دهید.

نتیجه گیری

با سیستم سازی کسب و کار می‌توانیم کمتر کار کنید و بیشتر پول دربیاورید، خیلی از کارها را به دیگران بسپارید و وقت بیشتری برای تفکر و استراحت داشته باشید. داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتین‌ها و دستورالعمل‌ها، سازمان یادگیرنده، کار تیمی، نیروهای توانمند و ابزارهای کارآمد، بخش‌های جدایی‌ناپذیر از سیستم سازی هستند.

با سیستم سازی در شلوغی ها غرق نمی شوید، روحیه کارکنان و بهره وری آنها بهبود می‌یابد، محیط کار آرام و جذاب می شود، به طور مداوم بازدهی، گردش مالی و سود شما افزایش پیدا می کند و به راحتی یک تعطیلات بدون نگرانی در مورد عملکرد کسب و کار و فعالیت های کارکنان خواهید داشت.

هر ماه باید برای نظارت بر سیستم های خود زمان بندی کنید، نتایج را بررسی کنید و ببینید آیا آنها به طور موثر برای شما کار می کنند یا نه. هر کجا که می توانید را تغییر و بهبود دهید یا این که برخی کارها را حذف کنید. با گذشت زمان، کسب و کار شما تغییر کرده و پیشرفت می کند. این زمان را در تقویم خود برنامه ریزی کنید و اجازه ندهید چیزی بین آن بیفتد!

۴.۸ ۵۰ رای ها
امتیاز بدهید
این مطالب را هم حتما بخوانید
دوره آموزشی مرتبط
سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. گذراندن دوره سیستم‌ سازی اقیانوس ابی با نام “سیستم پلاس” به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
سیستم‌ سازی فروش شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی فرآیند فروش، اطلاعات فروش و نیروهای فروش انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.  برای سیستم سازی کسب و کارتان و به خصوص قسمت فروش وقت بگذارید، چون تا فروش خوبی نداشته باشید، رونقی هم ندارید.
با سیستم‌ سازی استخدام و اخراج در سازمانتان دیگر نگران استخدام های نامناسب، بی نظمی ها، دوباره کاری ها و اخراج های سخت و چالش برانگیز نباشید. اصولی استخدام کنید، اصولی اخراج کنید، اصولی کنترل کنید.
در دوره تامین و خرید سیستمی می آموزید که چطور تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و با مدیریت اقلام ضروری و خرید بهینه از هزینه های کسب و کارتان بکاهید
اشتراک در
اطلاع از
99 نظرات
قدیمی‌ترین
تازه‌ترین بیشترین رأی
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
منصوری

با سلام. خیلی اتفاقی به مقاله شما برخورد کردم و واقعا ترغیب شدم برای سیستم سازی. برای من که تا به حال سیستم سازی کسب و کار انجام ندادم، برای شروعش چه پیشنهادی دارید؟

پورمسجدی

من برای استخدامم خیلی مشکل داشتم و الان که مقاله رو خوندم فهمیدم مشکل اصلی در سیستم سازی این بخش بوده. ممنونم از شما و مقالات خوبتون

قاسمیان

متاسفانه سیستم سازی در ایران خیلی بهش اهمیت داده نمیشه ، با اینکه برای هر کسبو کاری هر چه قدر هم کوچک باید تا حدی انجام بشه

الله وردی

سلام. ممنون از مطلب خوبتون. من مطلب شما رو دوست داشتم چون همه چیز رو باز کرده بودین و مثال زده بودین. خیلی از سایت ها هستن که کلی گویی می کنن و یا تئوریک صحبت می کنن و آدم هیچی متوجه نمیشه

[…] چیست؟ چه مراحلی را باید طی کنند؟ و بسیاری سوالات دیگر. سیستم سازی حلقه مفقوده بسیاری از شرکت های ایرانی […]

فارغ

سلام. من کلا با تعریف سیستم مشکل دارم. هر جایی یه تعریفی نوشته. مقاله ای هست که من بتونم درست بفهمم سیستم چیست؟

fallah

با سلام و وقت بخیر. من در شرکت خودم سیستم دارم: وظایف همه کارمندان مشخص است. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می‌کنیم. برای انجام برخی کارها هم دستورالعمل‌هایی داریم که برخی مستند شدند و برخی روتین هستند و در ذهن من و کارمندانم.
میدونم که پایه سیستم سازی همین ها هستند و من از همین راضی هستم. سیستم سازی بیشتر چه کمکی میتونه به من بکنه؟

nami

سلام و وقت بخیر. در مورد سیستم سازی اسناد میشه بیشتر توضیح بدید؟

مهدیه زارع

چطور تشخیص بدیم که کسب‌و‌کارمان رشد می‌کند یا نه؟

علی شکاری

سلام و وقت بخیر. ممنون از مطلب خوبتون. ولی ایا تو یه جمله می تونین به من بگین که چرا سیستم‌سازی کسب و کار، ارزش تلاش کردن دارد؟

طاها

با سلام . آیا قبل از سیستم سازی فرایند کسب‌وکار باید کار خاصی انجام بدیم؟

ضرابی

موانع سیستم سازی در کسب و کار چه چیزهایی هستند؟

izadian

سلام و وقت بخیر. مقاله خوبی بود اما آیا تنها سیستم سازی برای موفقیت کسب و کار کافیه؟

tavanaaaa

سلام. من زیاد کار می‌کنم؛ تمام وقت ذهن و فکر و توانم را گذاشته‌ام، اما پول کمی به دست می‌آورم و به سودی که انتظارش را دارم، نمی‌رسم. راه حل اون تنها سیستم سازی هست؟

نوید

با سلام. من چند تا آمار به تازگی درابره سیستم سازی در کسب و کار خوندم که برام جالب بود. گفتم با شما هم share کنم:
بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ این مسئله آن‌ها را به شدت ناپایدار می‌کند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحران‌های جدی می‌شوند.
سیستم سازی حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد.

fatahipour

چرا من نیاز دارم که تجارت خودم را سیستم سازی کنم؟ چطور باید کارمندانم رو قانع کنم که سیستم سازی کسب و کار برایشان خوب است؟

پوریا پناهی

سلام. یکی از دوستان من که سیستم سازی رو بهم پیشنهاد داد میگفت سیستم سازی خوبه چون نباید افرادت رو مدیریت کنی!!! این دقیقا چه معنی داره؟

ناصریان

با سیستم سازی خیلی راحت تر میشه کارها رو برون سپاری کرد. بدون سیستم سازی همه چیز با هم قاطی میشه. م خیلی این موضوع بهم کمک کرد که بتونم از بار مسئولیت کارمندام کم کنم

مالکی

من وقتی توی دوره سیستم سازی شما شرکت کردم، فهمیدم که چقدر از زمان من رو حل مشکلات تکراری می گرفتن.

الهیه

سیستم سازی خیلی کار وسیعی هست و اولش واقعا ترسناکه. ولی همین شروع کردنش و انجام کارهای ساده ای مثل گزارش گرفتن و جلسات هفتگی و تعیین بعضی از شاخص های پایه ای هم میتونه در پیشرفت و نظم سازمان انقدر تاثیر بذاره که همه رو به وجد میاره سیستم سازی رو ادامه بدن.

محمد عزیزی

سلام. من قبل از آشنایی با موسسه شما داشتم سیستم سازی رو انجام میدادم. ولی گاهی وقتها نیاز داشتم یک نفر بهم مشاوره سیستم سازی بده. وقتی با مشاوران شما صحبت کردم خیلی از ابهاماتم برطرف شد. مطلب خوبی هم نوشتین درباره سیستم ها. برای آشنا شدن با حوزه سیستم سازی خیلی خوبه

سیستم سازی در دوران کرونا

سلام. به نظر من اون کسب و کارهایی که قبل از کرونا روی سیستم سازی خودشون کار کردن، خیلی راحت تر و بهتر تونستن دووم بیارن. چون دیگه از راه دور همه چیز قابل کنترل هست. خوشحالم که با شما سیستم سازی رو شروع کردم و ادامه دادم.

زارعیان

سلام. خسته نباشید. توی مطلبتون نگفته بودین که چه افرادی در سازمان باید سیستم سازی رو یاد بگیرند؟

مولایی

سلام. سوالی دارم. از کجا بفهمم که سیستم سازی برای کسب و کار من مناسب هست یا نه؟ 

محمدیان

سلام به تیم قوی اقیانوس آبی. من در دوره سیستم سازی شما شرکت کردم البته ماه ها قبل و واقعا تاثیرش رو دیدم. وقتی هم که مطلبی برام ارسال می کنین از طریق ایمیل حتما میخونم. امیدوارم همیشه موفق بمونین و به کمک کردن به مشاغل دیگه ادامه بدین

جوادیان

من زمانی که میخواستم سیستم سازی رو شروع کنم همیشه این سوالات در ذهنم بود که چرا شرکت‌ها و کسب و کارهای موفق ایرانی هم به جایی نمی‌رسند که مثلاً ۱۰۰۰ شعبه داشته باشند یا زنجیره ای بشن. چرا بعضی ها در اوج شکست می خورن و فهمیدم که جواب همه این ها سیستم سازی هست.ممنونم مطالب خوبی نوشته بودین

میردهقان

سلام. نگرانی من که باعث میشه سیستم سازی رو به تعویق بندازم پیچیدگی اونه. برای اجرای سیستم سازی باید نرم افزارهای خیلی پیچیده رو آموزش ببینم؟

جلیلی

سلام. شرکت شما سیستم سازی رو برای کسب و کارهای دیگه هم انجام میده یا فقط آموزش میدین؟

علوی

دوره سیستم سازی که در مقاله معرفی کردین غیر حضوری هست. من اگه در طول دوره سوالی داشته باشم چطور باید اون رو بپرسم؟

کیوانی

از نظر من سیستم سازی فقط برای کسب کارهای بزرگ کاربرد داره نه کوچک.

زهره محمودآبادی

من قبل از اشنایی با سیستم سازی بیشتر وقت خود را صرف درگیر شدن با نتایج ناخوشایندی میکردم که از سیستم های پنهان و مدیریت نشده نشات گرفته بودند. بعد از خرید دوره سیستم سازی اقیانوس آبی بیشتر مشکلاتم حل شدن

ارسلان

سیستم سازی برای من مزیتی که داشت شناختن کارهای زائد و اضافه کسب و کارم بود. زمانی که درک بیشتری از سیستم­ها و فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می ‎توانید تعیین کنید که آیا فعالیت‌ها واقعاً ضروری هستند یا خیر.

ali namjoo

یکی از راه های خیلی موثر در کاهش هزینه های کسب و کار سیستم سازیه. من که خیلی وقته به وضوح این رو حس می کنم.

leyla imani

من واقعا از از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به خسته شده بودم و مجبور بودم بخشی از تمرکز ذهنی خودم را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار بدم. سیستم سازی واقعا این مشکل من رو حل کرد

نظافتی

سیستم سازی برای اینکه جلو مشتری بدقول نشیم خیلی به درد می خوره.

systemsazi

استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقت‌گیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستم‌ساز می‌داند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.

نوری زاد

شاید بزرگ‌ترین ضعف کسب‌و‌کار من بهینه‌سازی اسناد (دستورالعمل‌ها) بود که با شرکت در دوره آموزش سیستم سازی شما این رو فهمیدم.

ali asvadi

به نظر من در طراحی سیستم، زیاد نباید آرمانگرا باشیم. وجود یک سیستم با حداقل اصولی، بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است.

سوده رضوی

خیلی برای من جالب بود که وقتی غرق سیستم سازی کسب و کار شدم به نکات بسیار جالبی بر خوردم که حتی باعث خلاقیت من در بعضی از حوزه ها میشد.

حامد نورایی

از مزایای سیستم سازی برای من از بین رفتن تنش بین کارکنان بود. چون همه چیز بر اساس سیستم پیش می رود نه نظر شخصی افراد.

sarvi

سیستم سازی کسب و کار یک راهکار عملی برای کسب درآمد بیشتر با کمتر کار کردنه.

نیما

خیلی مطلب خوبی بود. من سمینار مهندس احمدی رو توی دانشگاه شریف هم دیدم و مشخصه که روی موضوع سیستم سازی تسلط دارن

نغمه داوودی

یکی از بهترین مطالبی بود که در مورد سیستم سازی در کسب و کار خوندم.

Mohammad zare

بنظر شما چطوری میتونیم وسواس مدیران و گاردی که دارن رو از بین ببریم تا به سیستم سازی رضایت بدن؟

Mehrsami

اگه شرکتی نتونه از پس هزینه های سیستم سازی بر بیاد
راه دیگه‌ای هم برای حل این مشکل هست؟

Tahere abdolahi

با درود
بنده هم با نظر شما موافقم و معتقدم سیستم سازی در هر نظام با هر تعداد کارمندی نیاز هست

میلادیان

آیا سیستم سازی به ابزار هم نیاز داره؟
اگه داره چه ابزار هایی برای اون مناسب ترن

مهری علوی نیا

عالی بود خیلی عالی بود باعث شد یه طرح خلاقه سیستمی در من بوجود بیاد و الان درحال انجام سیستم سازی برای پیشرفت سریعتر کسب و کارخودم هستم
باتشکر ازاین مقاله مفید

محمد مهدی آصفی

با سلام
چه تحصیلاتی برای سیستم سازی کسب و کار مورد نیاز است؟

مبین اسلامی

بهترین زمان برای شروع سیستم سازی چه زمانی است؟

99
0
افکار شما را دوست داریم، لطفا نظر دهید.x
()
x

سوالی دارید ؟ یکی از روش های زیر را برای دریافت پیشتیبانی انتخاب کنید.

pdf مقاله را رایگان دانلود کنید.

حالا که داری میری PDF مقاله رو دانلود کن همیشه داشته باشی