مدیریت عملکرد با 4 تکنیک ساده

اگر نگران عملکرد کارکنان خود هستید، زمان ارزیابی عملکرد کارکنان شما فرا رسیده است. مدیریت عملکرد بر عهده بخش مدیریت منابع انسانی است و لازمه آن گفت‌وگوهای صریح اما توأم با حمایت و دریافت بازخورد از وضع موجود است. مدیریت عملکرد کارکنان نباید اقدامی منفی، به‌منزله تنبیه و نوعی عمل اصلاحگرانه باشد. مدیریت عملکرد یک ابزار ضروری برای توسعه و پیشرفت سازمان شما است. در ادامه با ما همراه باشید تا روش های ارزيابي عملكرد كاركنان را بررسی کنیم.

تعریف ارزیابی عملکرد

به ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت مداوم و ارائه بازخورد به تک تک آن ها در رابطه با نقش و مسئولیت هایی که بر عهده آن هاست، مدیریت عملکرد گرفته می شود. مدیران می توانند با استفاده از یک سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت دقیق به کارمندان و پرسنل انتظارات خود را منتقل کنند تا همه آن ها متوجه موفقیت در جایگاه شغلی خود شوند.

مدیریت عملکرد در گذشته به صورت سالانه انجام می شد، اما امروزه به دلیل اهمیت آن، این موضوع به فرایندی مداوم تبدیل شده است. هدف از مدیریت عملکرد در هر کسب و کار را می توان حصول اطمینان از بهینه کار کردن پرسنل در طول سال عنوان کرد.

بیشتر بخوانید: وظیفه مدیریت منابع انسانی در سازمان چیست؟

از مزایای مديريت عملكرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برانگیختن پرسنل برای داشتن عملکرد مطلوب
• کمک به پرسنل برای ارتقاء مهارتشان
• تقویت فرهنگ سازمانی
• یافتن پرسنل مستحق ارتقاء شغلی
• تصمیم برای پرسنلی با عملکرد ضعیف
• و….

اهمیت ارزيابي عملكرد كاركنان

اهمیت مدیریت عملکرد کارکنان را تنها با 3 دلیل می توان دریافت:

1. یکی از مکمل های گزارش بررسی عملکرد سالانه، مدیریت عملکرد است. در واقع این فرایند می تواند مدیران و پرسنل را از انچه که در ارزیابی سالانه انتظار می رود آماده کند.
2. مدیران می توانند با ارزیابی عملکرد پرسنل خود به آن ها نشان دهند که برای پیشرفت آنها ارزش قائل هستند.
3. با مدیریت عملکرد می توان پرسنل را بیشتر پذیرای دریافت بازخورد های سازنده کرد.

اهداف مدیریت عملکرد

کسب و کار ها معمولا از مدیریت عملکرد کارکنان خود 3 هدف را دنبال می کنند که این 3 هدف عبارتند از:

1. اهداف راهبردی

کسب و کارها می توانند با انجام مدیریت عملکرد کارکنان و ارتباط میان رفتار آن ها و اهداف کسب و کار، زمینه ای را برای تحقق اهداف راهبردی خود فراهم کنند. فرایند مدیریت عملکرد ابتدا انتظارات کسب و کار از کارمندان را مشخص کرده و با اندازه گیری عملکرد آن ها پایان می یابد. بنابر این توضیحات می توان فهمید که این فرایند تنها زمانی به اهداف خود دست پیدا می کند که به صورت اصولی انجام شود و اندازه گیری ها واقعی باشند.

2. اهداف اداری

به مجموعه روش هایی که یک کسب و کار از ان ها برای ارائه اطلاعات، تصمیمات و اهداف خود به پرسنل استفاده می کند، اهداف اداری گویند. این تصمیمات موضوعاتی هستند مانند حضور و غیاب، حقوق و مزایا، استخدام، ارتقاء، قطع همکاری و… .
یکی از تاثیر گذارترین عوامل بر آینده سازمان، اطلاعاتی است که طی فرایند مدیریت عملکرد بر اساس اهداف اداری جمع آوری می شوند، اما این موضوع نباید مانعی برای مدیریت عملکرد برای کسب و کارها ایجاد کند.

3. اهداف توسعه ای

اهداف توسعه ای یعنی اجرای فرایند مدیریت عملکرد در کسب و کار ها که زمینه ساز توسعه دانش و مهارت پرسنل خواهد شد. با اجرای صحیح مدیریت عملکردمی توان از نقاط قوت و قابل ارتقاء پرسنل با خبر شد تا به آن ها راهکار های لازم را ارائه داد.
معمولا در کسب و کار هایی که نواوری و ایده پردازی یک عنصر مهم در شرح شغلی کارکنان آن به شمار می رود، اهداف توسعه ای بیشتر مشاهده می شود.

بیشتر بخوانید: ویژگی های یک هدف خوب برای کسب و کار

مراحل و روشهای ارزیابی عملکرد

1- برای مدیریت عملکرد ابتدا باید مشکل را شناسایی کنید.

قبل از اینکه بتوانید عملکرد ضعیف کارکنان را اصلاح کنید باید علت آن را شناسایی نمایید. تشخیص نادرست می‌تواند به مشکلات بعدی بیانجامد؛ بنابراین بسیار حیاتی است که به‌طور دقیق تعیین کنید ریشه مشکلات کجاست. موارد زیر را در نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان مورد ملاحظه قرار دهید:

• آیا مسئله ناشی از عدم توانایی است یا کمبود انگیزه؟
• آیا فرد موردنظر برای این سِمت مناسب نیست؟
• آیا کارکنان دارای عملکرد ضعیف، فاقد مهارت‌های لازم هستند؟
• آیا مسئله این است که کارکنان انتظارات شمارا بد متوجه شده‌اند؟

عموماً مسئله‌ای که بیشترین اهمیت را دارد از دید مدیران و کارکنان متفاوت است؛ بنابراین مدیر باید نقش خودش را هم در بروز مسئله در نظر بگیرد، نه اینکه صرفاً بر آنچه زیردستان باید انجام دهند تمرکز نماید.

بیشتر بخوانید: روش های انگیزه دادن به کارمندان

2- برای مدیریت عملکرد کارمندانتان، برنامه‌ تنظیم کنید.

مهم است که شما و کارکنان بر سربرنامه‌ای برای بهبود عملکرد توافق حاصل نمایید. این برنامه باید شامل اقدامات لازم و همین‌طور زمان‌بندی برای دستیابی به اهداف موردنظر باشد. برای شروع، برنامه را کاملاً سبک تنظیم نمایید به‌طوری‌که از دم‌دستی‌ترین عوامل آغاز گردد. این مرحله می‌تواند شامل ساده‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) باشد؛ اما اهداف باید همواره واقع‌گرایانه بوده و به‌منظور بهبود توانایی‌ها و مهارت‌ها تنظیم گردد. اهداف غیرقابل‌دسترس باعث تضعیف روحیه می‌شوند و باید از آن‌ها اجتناب نمود.

KPI چیست؟

به‌طور ساده می‌توان گفت که KPI روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان‌تر میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی است KPI مخفف کلمه Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد است. KPI به ما در مدیریت عملکرد و درک میزان خوب بودن عملکرد سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف‌شده برای هر یک کمک خواهد کرد.

به‌طور منظم پیشرفت آن‌ها را مورد ارزیابی قرار دهید. این امر هرچند واضح به نظر می‌رسد، اما متأسفانه بسیاری از مدیران در این خصوص اهمال می‌ورزند و عدم وجود ارتباط دوجانبه در این راستا باعث تکرار مشکلات می‌شود. زمان‌ها و تاریخ‌های دقیقی را در آینده برای بررسی پیشرفت کارکنان مشخص نمایید به­ طوری­ که لازم نباشد کارمند موردنظر را از انجام‌ وظیفه بازدارید، بلکه نظارت از راه دور و نامحسوس صورت بگیرد.

گاهی بهتر است از کارکنان بخواهید فردی را معرفی کنند تا از طرف شما بر نحوه پیشرفت آن‌ها نظارت داشته باشد، اما مهم این است که همه‌چیز تحت کنترل شما باشد؛ یعنی این حس را به همه آن‌ها القا نمایید که این شما هستید که مشکل و عملکرد را مدیریت می‌کنید.

بیشتر بخوانید: سیستم سازی تمام واحد های کسب و کار

3- عوامل ریشه‌ای بروز مشکل را مهار کنید.

در مدیریت عملکرد دقت نمایید که چه منابعی از ابتدا برای انجام امور در اختیار کارمندان قرارگرفته و از آن‌ها بپرسید که آیا آنچه برای برآورده ساختن انتظارات لازم است را در اختیاردارند یا نه؟ این کار این ذهنیت را در کارکنان ایجاد می‌نماید که شما به دیدگاه آن‌ها اهمیت می‌دهید و مایل به ایجاد تغییرات هستید. برنامه‌های عملکردی باید مطابق با توانایی‌ها و جایگاه کارکنان و به‌صورت شخصی طراحی گردد. در واقع شما باید اهدافی را تنظیم نمایید که فرد را به چالش بکشد اما به‌گونه‌ای که بر اساس توانایی‌های او قابلیت تحقق را داشته باشد.

با کمک خودِ کارکنان بررسی نمایید که آیا آن‌ها توانایی‌های لازم برای انجام کل امور محوله رادارند یا خیر؛ چرا که با توجه به پیشرفت سریع تکنولوژی، مهارت‌های افراد به‌سادگی تاریخ گذشته می‌شوند. اگر این دو معیار اولیه کافی نیست، باید به فکر تغییر مسئولیت‌ها و نقش‌ها باشید. مثلاً ممکن است این بار یک مسئولیت خطیر بین چند تن از کارکنان تقسیم شود. شما باید به‌دقت توانایی‌های کارکنان خود را موردبررسی قرار دهید و به بهترین ترکیب از مهارت‌های آن‌ها دست‌یابید.

اگر فردی در این قالب نمی‌گنجد باید وی را تنزیل رتبه داده و به او مسئولیت‌هایی بدهید که نیازمند دانش و تخصص و مهارت‌های کمتری باشد به‌شرط این‌که هنوز وجود او برای سازمان مفید باشد.

4- بگذارید بروند.

گاهی در مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان چاره‌ای نیست جز خاتمه دادن به جایگاه یک فرد در سازمان. قطعاً اخراج کارکنان جزء دشوارترین و ناخواسته‌ترین تصمیماتی است که شما مجبورید اتخاذ کنید اما بنا بر گفته‌ی بروس تولگان (مشاور ارشد مدیریت)، نگاه‌داشتن افراد دارای عملکرد ضعیف در سیستم این ذهنیت را برای سایرین به وجود می‌آورد که در سازمان شما عملکرد ضعیف نیز قابل‌پذیرش و گذشت است.

ریچارد برانسون که از کارآفرینان موفق است، در این‌گونه شرایط، کاملاً صریح و صادقانه با کارمند دارای عملکرد ضعیف به گفتگو می‌پردازد و بررسی می‌نمایند که آیا او می‌تواند در بخش دیگری از سازمان مثمرثمرتر واقع شود یا نه. در پایان اگر جایگاه مناسبی برای او پیدا نشود تصمیم بر اخراج او می‌گیرد.

نتیجه گیری

ارزیابی عملکرد کارکنان نباید محدود به کارکنان دارای عملکرد ضعیف یا شرایط بحرانی باشد. هدف شما باید کمک به یک کارمند جهت پیشرفت، رشد و دستیابی به استانداردهای بالاتر باشد. عملکرد سازمانی باید برای همه اولویت باشد. گفتگوهای صریح و آینده محور در کل تیم باعث می شود تا همه افراد احساس حمایت داشته باشند و بکوشند بهترین عملکرد ممکن را از خود بروز دهند.