معرفی ۷ ابزار برای کسب و کارها

معمولا مدیران کسب و کار ها اصطلاح «ساعت کافی در روز وجود ندارد» آشنا هستند. یک مدیر روزانه با مسائل و وظایف مهمی مانند ملاقات با مشتریان، تهیه پیش نویس پیشنهادات، پیگیری ایمیل ها و دیگر وظایف مدیریتی مواجه هستند که همین باعث می شود تا زمان کافی برای انجام امور نداشته باشند و همیشه شلوغ و خسته باشند.

راه حلی که می تواند به مدیران در این مسئله کمک کند، سیستم سازی کسب و کار است. یکی از بخش های سیستم سازی کسب و کار استفاده از ابزار های کسب و کار است. امروزه به دلیل پیشرفت تکنولوژی در نرم افزار ها و اپلیکیشن ها، ابزار های کسب و کار business tools زیادی وجود دارد که به مدیران کمک می کند تا بتوانند کسب و کار خود را به شکل اسان تری مدیریت کرده و کار خود را کم تنش تر کنند.

اما با وجود گزینه‌های بسیار زیاد از ابزارهای کسب و کارهای مفید، چگونه متوجه می شوید کدام یک برای کسب و کار شما موثرتر هستند؟ در این مقاله از گروه اقیانوس آبی، ابزارهایی را با شما به اشتراک می‌گذاریم که به آسان‌تر کردن زندگیتان کمک می‌کنند.

مزایای استفاده از ابزارها در کسب و کار

به نظر شما چرا سرمایه گذاری در ابزارهای کسب و کار برای موفقیت مشاغل لازم است؟

• فناوری و ابزارهای کسب و کار می توانند در زمان شما صرفه جویی کنند و به شما این امکان را می دهد که روی چیزهای مهم تر تمرکز کنید. به جای تلاش برای کارهای دستی و اداری مانند وارد کردن داده ها و صورتحساب، می توانید آن زمان را صرف صحبت با مشتریان فعلی و احتمالی خود، بهبود محصولات و خدمات و سایر تلاش های استراتژیک با هدف رشد کسب و کار خود کنید.
• ابزارهای کسب و کار می توانند در هزینه شما صرفه جویی کنند. به عنوان مثال، یک ابزار CRM و نرم افزار حسابداری که تضمین می کنند که هرگز داده‌هایتان را از دست نمی‌دهید یا خرابی ناخواسته‌ای را تجربه نمی‌کنید که منجر به ریزش مشتری یا از دست دادن سود می‌شود.
• ابزارهای کسب و کارهای دیجیتال پس از کرونا از الگوی جدیدی پشتیبانی می‌کنند که در آن افراد و مشاغل می‌خواهند تعاملات حضوری را به دلیل نگرانی‌ها و مقررات بهداشتی محدود کنند. ماهیت دیجیتالی برخی از ابزارهای کسب و کارها به افراد این امکان را می‌دهد تا بسیاری از کارهای خود را از هر مکان و با هر دستگاهی انجام دهند و دورکاری راحت تر و موثرتری را تجربه کنند.
  از این مثال‌ها، واضح است که انتخاب و استفاده متفکرانه از ابزارهای کسب و کارها برای شرکت شما منطقی به نظر می‌رسد.

۷ ابزار کسب و کار حیاتی برای همه

در ادامه مجله اقیانوس آبی با ۷ ابزار کسب و کار حیاتی که برای همه مفید خواهد بود آشنا خواهید شد:

۱. ابزار مدیریت پروژه

اگر می خواهید چندین توپ را در هوا نگه دارید، نرم افزار مدیریت پروژه عالی است. اساساً، این ابزارهای کسب و کار به شما این امکان را می‌دهند که فعالیت‌ها، قرار ملاقات‌ها و ددلاین های خود را به‌صورت دیجیتالی ردیابی کنید. این ابزارهای کسب و کار می توانند به طور خودکار وظایف و رویدادهای آینده را به شما یادآوری کنند از جمله جزئیاتی مانند زمان برگزاری جلسه بعدی و مکان آن.

علاوه بر این، این ابزار کسب و کار می توانند یادآورهای مشابهی را برای سایر اعضای تیم ارسال کنند تا همه بدانند دقیقاً چه چیزی را تا چه زمانی باید انجام دهند.

Trello یکی از ابزارهای کسب و کارهای مدیریت پروژه خوب و محبوب است.

مزایای ابزار ترلو

1. ساختار آسان برای درک: آن‌ها نسخه ای را ارائه می دهند که در آن می توانید تعداد نامحدودی از اعضا را دعوت کرده و به اندازه ای که می‌خواهید لیست وظایف و پروژه تعریف کنید.
2. Trello روی هر پلتفرمی کار می کند و سازگار با موبایل است.

معایب ترلو

1. محدودیت آپلود فایل تا ۱۰ MB برای هر پیوست.
2. خطرات پشتیبان‌گیری از داده‌ها : در مواقع اضطراری یا از دست دادن داده، نمی‌توانید داده‌ها را دوباره به Trello وارد کنید. (احتمال این خطر را می توانید با Rewind Backup برای Trello Power-Up کاهش دهید).

نرم افزار slack یا اسلک یکی دیگر از ابزار های کاربردی و بسیار وسیع در حوزه مدیریت پروژه است.

اسلک خود را جایگزینی هوشمند برای ایمیل معرفی کرده که با تمرکز بالا بر ارتباطات حود را به بازار معرفی کرد. این ابزار بر اساس موضوعات سازماندهی می‌شود و امکان مکالمه و چت گروهی را نیز به کاربران خود می‌دهد.

یکی از ویژگی های مثبتی که ابزار اسلک در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد این است که کاربران و مدیران می‌تواند اطلاعات دیگر ابزار ها را در اسلک وارد کرده و به نوعی آن ها را با اسلک ادغام کنید.

اسلک را می‌توان ابزاری برای سازماندهی ارتباطات و کنار هم  آوردن تیم نامید. که همین ویژگی برای کسب و کارهایی که ارتباط میان پرسنل برایشان مهم است ویژگی بسیار مهمی است.

نرم افزار مدیریت پروژه اسلک برای کسب و کار ها و تیم‌های کوچک رایگان است اما اگر شما به دنبال ویژگی‌ها و امکانات بیشتر می باشید می توانید از نسخته هایی با ویژگی های بیشتر آن که دارای هزینه هستند نیز استفاده کنید.

۲. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم افزار CRM یکی از ابزارهای کسب و کار ضروری برای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک است. این یک مخزن مرکزی در اختیار شما قرار می‌دهد که از طریق آن می‌توانید تمام تماس‌ها و ارتباطات با مشتری خود را ردیابی، مدیریت و اندازه گیری کنید. CRM می تواند به شما بگوید چه کسی ایمیل های شما را دریافت و باز می‌کند و می‌خواند یا از وب سایت شما بازدید می‌کند.

همچنین می‌تواند به شما اطلاع دهد که چه مدتی از تماس شما با یک مشتری با ارزش می‌گذرد.

۳. ابزارهای بازاریابی ایمیلی

با سیستم‌های بازاریابی ایمیلی به‌ سرعت و آسان مشترکین ایمیل خود را در جریان آخرین رویدادهای کسب‌وکارتان و هر پیشنهاد ویژه یا تبلیغاتی که دارید بگذارید. بسیاری از این ابزارهای کسب و کارها همچنین به شما این امکان را می‌دهند که به طور خودکار و با ساخت یک اتوماسیون برای انواع مشتریان خود ایمیل شخصی سازی شده بفرستید و طبق نیاز آن ها محصولات و خدمات آن را معرفی کنید.

MailChimp و mailerlite از رهبران بازار در فضای بازاریابی ایمیلی هستند. ورژن فارسی این ابزارهای کسب و کارها نیز سیستم ایمیل مارکتینگ “نجوا” است.

مزایای ابزارهای ایمیل مارکتینگ

1. تقسیم بندی هدفمند کاربر و قابلیت تست A/B.
2. معیارها و گزارش های تحلیلی کمپین

معایب ابزارهای ایمیل مارکتینگ

1. گاهی اوقات گیرندگان جیمیل ایمیل های خود را دریافت نمی کنند یا در پوشه اسپم آن ها قرار می گیرند.
2. با رشد مخاطبان، قیمت اشتراک این ابزارهای کسب و کارها گران می شود.

۴. ابزار امضای الکترونیکی

ابزارهای کسب و کار امضای الکترونیکی زمانی به کار می آیند که شما نیاز به امضای قرارداد دارید. شما به سادگی اسناد خود را آپلود می کنید، آدرس ایمیل کسانی را که نیاز به امضا دارند اضافه می کنید و گیرندگان اسناد را در صندوق ورودی خود دریافت می کنند.

اکثر ابزارهای کسب و کارهای امضای الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهند که تاریخ سررسید امضاها را تعیین کنید و به طور خودکار یادآوری‌هایی را برای هر طرفی که هنوز امضای خود را اضافه نکرده‌ ارسال کنید..

۵. ابزارهای حسابداری

نرم افزار حسابداری آنلاین اساساً بسیاری از کارهایی را که یک حسابدار باید انجام دهد را تسهیل میکند. این شامل پیگیری درآمد و هزینه‌های شما، صورت‌حساب، ادعای هزینه‌ها و تهیه اسناد مورد نیاز برای اظهارنامه مالیاتی شما می‌شود.

نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به نوع کسب و کار، پیچیدگی معاملات و تعداد پرسنل انتخاب‌های متعددی وجود دارد. در این مقاله می‌خواهیم در مورد یک ابزار خیلی مفید صحبت کنیم که شاید مدیران کمتر به آن توجه کنند: دستگاه حضور و غیاب.

استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای نظارت دقیق بر تردد پرسنل و ایجاد یک نظم پایدار در مجموعه است و موجب افزایش بهره وری کارمندان شما می شود. مهم‌ترین مزیت این دستگاه‌ها برای حسابدارها است.

زمانی که موقع محاسبه حقوق و دستمزد می‌شود، یک گزارش کلی ار میزان ساعات حضور کارمندان در مجموعه را می‌توان از دستگاه حضور و غیاب دریافت کرد تا واحد حسابداری درگیر کاغذبازی‌ها و مرخصی‌های ساعتی ثبت نشده نشود.

۶. ابزارهای کسب و کار برای نظارت بر وب سایت

وب سایت شما درب ورودی کسب و کار شما است و بدون شک زمان و پول خود را صرف کرده اید تا آن را تا حد امکان جذاب و کاربر پسند کنید. اما باید بدانید چه کسی از آن استفاده می کند و کدام بخش از آن بیشترین (و کمترین) ترافیک را دارد. ابزارهای نظارت بر وب سایت این بینش را به شما می دهند تا بتوانید تنظیمات و بهبودهای لازم را انجام دهید.

Google Analytics به طور گسترده توسط صاحبان مشاغل برای نظارت بر وب سایت هایشان استفاده می شود.

مزایای گوگل آنالیتیکس

1. منابع ترافیک شما را نشان می دهد (به عنوان مثال – جستجوی ارگانیک، ارجاعات، یا ترافیک مستقیم).
2. ردیابی تبدیل تجارت الکترونیک فراتر از گزارش درآمد ساده است و نشان می‌دهد که چگونه محصولات یا دسته‌های محصول مختلف به فروش می‌رسند و چگونه می‌توانید فرآیندهای پرداخت و سبد خرید خود را بهبود بخشید.

معایب گوگل آنالیتیکس

1. ترافیک قابل توجهی را از هرزنامه ها دریافت می کند.
2. ناتوانی در ردیابی دقیق بازده یا سفارشات تقلبی.

۷. ابزارهای مدیریت منابع انسانی

تعداد کمی از کسب و کارهای کوچک می توانند از عهده استخدام یک مدیر منابع انسانی اختصاصی یا حتی پاره وقت برآیند. ابزار نرم افزار مدیریت منابع انسانی همه چیز را از زمان بندی حقوق و دستمزد و نوبت کاری گرفته تا توزیع اطلاعیه های مهم شرکت بر عهده دارند.

GoCo یک رهبر شناخته شده در این فضا است.

مزایا

1. ایده آل برای مشاغل کوچک که به نرم افزار حقوق و دستمزد با پشتیبانی اولیه منابع انسانی نیاز دارند.
2. خدمات دوستانه و سریع به مشتریان.

معایب

1. هزینه‌ها تا حدودی در سطح بالاتری قرار دارند.
2. بدون اپلیکیشن موبایل

اگر شما هم از این ابزارها در کسب و کار خود استفاده می‌کنید، خوشحال می‌شویم تجربیات خود را با ما و سایر مدیران در میان بگذارید.

اگر هم برای استفاده و راه اندازی این ابزارهای کسب و کار به راهنمایی احتیاج دارید، فرم مشاوره زیر را پر کنید تا با شما تماس بگیریم. (گزینه سیستم سازی را تیک بزنید.)