سیستم چیست؟ بخش های اصلی سیستم و ویژگی های آن

بخش های اصلی سیستم و ویژگی های آن 0
در این مقاله می خوانید:

در ابتدای بحث سیستم سازی کسب و کار ابتدا باید با بخش های سیستم آشنا شوید. بخش های سیستم، همان اجزای تشکیل دهنده آن سیستم هستند که قابلیت شناسایی و توصیف دارند. یک سیستم از سه بخش اساسی تشکیل شده است که عبارتند از: ورودی، فرآیند و خروجی. اگر یک سیستم فقط به این سه بخش توجه داشته باشد یک سیستم بسته تلقی می شود.

هر اقدام یا اقداماتی که بیش از یک بار انجام می دهید، یک سیستم است. در واقع سیستم یک فرایند تکرارپذیر است که با اجرای آن می توان به نتایج یکسان دست یافت. در حوزه کسب و کار، بسیاری از وظایفی که ما هر روز انجام می دهیم می توانند سیستم سازی شوند. این با اتوماسیون متفاوت است: CRM می تواند یک سیستم خاص را در کسب و کار شما اتوماتیک کند، اما همه سیستم ها اتوماتیک و خودکار نیستند.

معرفی بخش های یک سیستم

یک سیستم از سه بخش تشکیل می شود:

  • ۱
    ورودی
  • ۲
    فرآیند
  • ۳
    خروجی

به عنوان مثال اگر یک رستوران را یک سیستم فرض کنیم، افرادی که در آنجا مشغول به کارند و مواد غذایی که برای پخت غذا خریداری می شوند به عنوان ورودی های سیستم در نظر گرفته می شوند. فعالیت هایی که انجام می شوند تا آن غذا پخته شود و در اختیار مصرف کننده قرار بگیرد به عنوان فرآیند تعریف می شوند. در نهایت غذای پخته شده، خدماتی که به مشتری ارائه می شود و جلب رضایت مشتری خروجی های سیستم هستند.

بهترین مثال برای یک سیستم

بهترین نماد و بهترین تعریف از یک سیستم را می شود در یک ساعت دید. زمانی که در مکانی حضور نداشته باشید، ساعت باز هم به کار خود ادامه می دهد و به خاطر نبودن شما یک دقیقه هم عقب تر یا جلوتر کار نمی کند. تمام بخش های سیستم یک ساعت متناسب با یکدیگر فعالیت می‌کنند و تمام اجزای آن با هم در ارتباط هستند.

زمانی می توانیم روی یک مجموعه اسم سیستم بگذاریم که هیچ بخش مجزا و خارج از سیستمی وجود نداشته باشد، تمام اجزا یکپارچه باهم فعالیت کنند و نتیجه را به ما نشان دهند.

ویژگی های مهم سیستم ها

بخش های سیستم 1
  • سیستم از اجزای متعدد تشکیل می‌شود.

    وقتی دو یا چند جزء در کنار هم قرار می‌گیرند و مجموعه‌ آن ها هویت پیدا می‌کند، سیستم به وجودمی آید. پس یک جزء به تنهایی سیستم نیست.
  • اجزای سیستم با هم در ارتباط و تعامل هستند.

    اگر تعامل، تاثیرگذاری و تاثیرپذیری را از اجزای سیستم بگیرید، دیگر نمی توانید آن را سیستم بنامید؛ بلکه یک مجموعه دارید.
  • سیستمها یک رفتار دارند که با تعامل تمام اجزا به وجود می آید.

    زمانی که سوار یک خودرو فرسوده می شوید، ممکن است بگویید این ماشین نفس ندارد و یا خسته است. منظور شما در این جا جزء خاصی از ماشین نیست، بلکه از رفتار این خودرو به عنوان یک سیستم حرف می زنید.
  • معمولاً برای سیستم یک مرز تعریف می‌شود.

    بسیاری از راه‌حل‌های غیرسیستمی و ناکارآمد به این دلیل ایجاد می شوند که ما مرزهای سیستم را بسیار محدود تعریف می‌کنیم. یکی از هدف های اموزش تفکر سیستمی این است که یاد بگیریم مرزهای سیستم را به اشتباه کوچک نکنیم.
  • برای بسیاری از سیستم‌ها می‌توان هدف تعریف کرد.

    همه سیستم ها نباید الزاما هدف داشته باشند، اما اگر سازمان را یک سیستم در نظر بگیریم و بخواهیم در مورد موفق بودن یا نبودن سازمان صحبت کنیم، باید آن را در مقایسه با یک یا چند هدف بسنجیم.

تفکر سیستمی

سیستم سازی 5

امروزه دنیای کسب و کار پیچیده است و روز به روز پیچیده تر نیز می شود. مدیران باید هم با نوآوری های تکنولوژیکی و هم با یک اقتصاد جهانی در حال رشد روبرو شوند که در آن وقایع رخ داده در یک سوی دیگر جهان، بر کسب و کار شما نیز تاثیر خواهند گذاشت. تفکر سیستمی یک مدل تصمیم گیری است که به کسب و کارها کمک می کند تا به طور موثر با تغییر و انطباق مواجه شوند.

تفکر سیستمی یعنی باید مراقب باشید که هر تغییری که در اجزای سیستم ایجاد می‌کنید یا هر کاری که انجام می دهید، باید در مجموع به نفع اهداف نهایی سیستم باشد. به بیان دیگر، تمام اجزای فرایند باید به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل کنند. تقویت یک جزء از سیستم ممکن است فریبنده به نظر برسد ولی اغلب در عمل نمی‌تواند به نتیجه مطلوبی برسد، چون عملکرد منسجم را دچار اختلال می‌کند و در حقیقت سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.

بگذارید یک مثال بزنیم: اگر موتور جت هواپیما را روی یک خودروی کوچک نصب کنید چه می شود؟ قطعا کارکرد اولیه خود را نیز از دست خواهد داد. مثال دیگر در دنیای کسب‌وکارهای اینترنتی این است که در اول راه یک فروشگاه اینترنتی کوچک باشید و به جای استفاده از یک CMS آماده مثل ووردپرس(WordPress)، هزینه‌های هنگفتی بابت یک سیستم اختصاصی پرداخت کنید. پس مراقب باشید که برای یک دکمه، کت و شلوار ندوزید!

۱۱ اصل تفکر سیستمی

  • ۱

    همه چیز به هم پیوسته است.

    ما در یک اکوسیستم بسته به نام سیاره زمی می کنیم که در آن همه چیز به هم متصل هستند. در غیر این صورت، زنده ماندن و رشد متوقف می شود.
  • ۲

    راه حل آسان اغلب منجر به بازگشت مشکل می شود.

    اگر راه حل اسانی برای مسئله ما وجو داشت، حتما قبل از این پیدا شده بود. بنابراین مدیر باید در مواجهه با مسائل دید عمیق تری داشته باشد.
  • ۳

    مشکلات امروز راه حل های دیروز هستند.

    باید مطمئن شویم که به طور ناخواسته با راه حل های سطحی و تصمیمات احساسی امروز، مشکلات فردا را ایجاد نمی کنیم.
  • ۴

    در سیستم های پیچیده هیچ مقصری وجود ندارد.

    همه چیز به هم پیوسته است. بنابراین غیرممکن است که برای یک مشکل یک مجرم پیدا کنید. هم مسئله و هم راه حل آن، هر دو در داخل سیستم تعبیه شده اند.
  • ۵

    هر بخش یا قطعه، یکی از عناصر یک کل پیچیده است.

    همه چیز بخشی از مجموعه بزرگتر دیگری است. در یک سیستم پیچیده عناصر جدا شده وجود ندارند.
  • ۶

    راه حل ساده ای برای مشکلات پیچیده وجود ندارد.

    ما باید پیچیدگی را در نظر بگیریم تا بتوانیم مسائل پیچیده را حل کنیم. در غیر این صورت، فقط مشکل را در سیستم از جایی به جایی دیگر هدایت خواهیم کرد.
  • ۷

    مداخلات کوچک و مناسب می توانند تاثیرات بزرگی داشته باشند.

    اقدامات و ابتکارات کوچکی که به خوبی طراحی شده اند، درصورتی که در جای مناسب قرار گیرند می توانند منجر به تغییرات قابل توجه و پایداری شوند.
  • ۸

    انسان ها سیستم های خطی ایجاد می کنند و اما طبیعت قادر به ایجاد سیستم های دایره است.

    ما می توانیم از طریق درک اصول طراحی موجود در طبیعت، محصولات و خدماتی تولید کنیم که بتوانند خود را احیا کنند.
  • ۹

    گذر زمان، پیچیدگی را تغییر می دهد.

    با گذشت زمان، پدیده ها به طور طبیعی پیچیده می شوند. سادگی و کارایی، دو امر بسیار متفاوت هستند اما همیشه فکر می کنیم که می توانیم پیچیدگی های زیاد را ساده تر کرده و یا یک کل پیچیده را به مجموع اجزای آن کاهش دهیم.
  • ۱۰

    روی دادن شکست ها، راهی برای کشف ناشناخته ها است.

    هر چند که هیچ مقصری وجود ندارد، اما همیشه فرصتی برای کشف و بررسی مسائل از طریق شکست هایی که رخ می دهد وجود دارد.
  • ۱۱

    علت و معلول، نه در زمان و نه در فضا به هم مرتبط نیستند.

    همیشه یک عدم تطابق و اغلب تاخیر زمانی در رابطه بین علت یک مشکل در سیستم های پیچیده و نتیجه علامتی که ظاهر می شود وجود دارد. بنابراین برای یافتن ریشه ها باید کمی به عقب برگشت.

دو نکته مهم درباره سیستم ها

سیستم های درست و موثر

سیستم‌های درست سیستم هایی هستند که مدام از خروجی آن ها بازخورد گرفته می شود و بر مبنای آن ورودی و فرآیندها تغییر پیدا می کنند. مثلا یک رستوران زمانی می تواند یک سیستم حرفه ای باشد که مدام از خدماتی که به مشتری می دهد، رضایت مشتری و کیفیت محصولاتش بازخورد می‌گیرد، روی بازخوردها کار می‌کند و بر مبنای نتایج برای بهبود کیفیت محصولات خود و رضایت مشتریان ورودی ها و فرآیند خود را تغییر می دهد. زمانی سیستم ها درست و موثر کار می کنند که بخش های سیستم همواره مانیتور شده و بهبود پیدا کنند.

سیستم های منحصر به فرد

نکته ای که در مورد بخش های سیستم وجود دارد این است که چون همه کسب و کارها منحصر به فرد و خاص هستند و به طرق مختلف کار می کنند، سیستم هایی متفاوت از یکدیگر نیز خواهند داشت. یعنی این شما هستید که باید کسب و کار خود را قسمت به قسمت تجزیه کنید تا مشخص کنید چه فرایندهایی را باید سیستمی کنید.

۴.۵ ۲ رای ها
امتیاز بدهید
این مطالب را هم حتما بخوانید
دوره آموزشی مرتبط
سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. گذراندن دوره سیستم‌ سازی اقیانوس ابی با نام “سیستم پلاس” به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
سیستم‌ سازی فروش شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی فرآیند فروش، اطلاعات فروش و نیروهای فروش انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.  برای سیستم سازی کسب و کارتان و به خصوص قسمت فروش وقت بگذارید، چون تا فروش خوبی نداشته باشید، رونقی هم ندارید.
با سیستم‌ سازی استخدام و اخراج در سازمانتان دیگر نگران استخدام های نامناسب، بی نظمی ها، دوباره کاری ها و اخراج های سخت و چالش برانگیز نباشید. اصولی استخدام کنید، اصولی اخراج کنید، اصولی کنترل کنید.
در دوره تامین و خرید سیستمی می آموزید که چطور تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و با مدیریت اقلام ضروری و خرید بهینه از هزینه های کسب و کارتان بکاهید
اشتراک در
اطلاع از
2 نظرات
قدیمی ترین
تازه‌ترین بیشترین واکنش نشان داده شده(آرا)
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
سمیرا دهقان زاده

سلام خدمت شما. با این که مقاله طولانی نبود ولی روانی متن و مدل حرف زدن مدرس رو خیلی پسندیدم.

مهمان

باعرض سلام و خسته نباشید بسیار مقاله مفیدی بود مدت مدیدی است که به فکر سیستمی کردن کار خود هستم.

2
0
افکار شما را دوست دارم، لطفا نظر دهیدx
()
x
pdf مقاله را رایگان دانلود کنید.

حالا که داری میری PDF مقاله رو دانلود کن همیشه داشته باشی