- زمان بسیاری طول می کشد تا نیروی جدید با فرهنگ سازمانی آن مجموعه مثل طرز رفتار، پوشش، طرز برخورد با مشتری، چگونگی مرخصی و … آشنا شود،
- کارمندان بهره وری لازم را ندارند و بلاتکلیف هستند،
- نیروهای جدید مرتبا دچار درگیری ذهنی می شود و زمان چند نفر دیگر را با پرسش های زیاد هدر می دهند.
اجزای آموزش سیستمی
برای این که بتوانید بخش آموزش و فرهنگ سازمانی خود را بهینه و سیستمی کنید، باید اجزای آن را بشناسید. در ادامه با نحوه سیستمی کردن هر کدام آشنا می شوید.
ایجاد آیین نامه و فرهنگ سازمانی
هر سازمان باید آیین نامه داشته باشد. در این آیین نامه باید مواردی مثل پوشش، رفتار، زمان حضور و نوع لحن نیروها با مشتری مشخص شود. هنگامی که نیروی جدیدی استخدام می شود با خواندن آن آیین نامه، کار خود را با آگاهی کامل از فرهنگ سازمان شما شروع می کند. با یک آیین نامه می شود جلوی خیلی از اتفاقات را گرفت. پس اگر آیین نامه ندارید یا مستند نیست، همین امروز برای ایجاد آن اقدام کنید و آن را در دسترس کارمندان خود قرار دهید.
آموزش سیستمی فرآیندها به کارمندان
بخش بعدی در آموزش سیستمی، آموزش فرآیندها است. هنگام اجرای سیستم سازی در سازمان، لازم است به پرسنل خود توضیح دهید که چه فرآیندهایی باید اتفاق بی افتند.
در بسیاری از سازمان ها بعد از استخدام نیروی جدید، او نمی داند که چگونه از نرم افزارهایی که در آن سازمان به کار برده می شود استفاده کند، نمی داند اسناد کجا هستند و چگونه باید آن ها را تهیه کند. در این موارد مدیر سازمان مجبور است که وقت نیروی دیگری را بگیرد تا به نیروی جدید آموزش دهد.
در آموزش سیستمی، فرآیندها نیز باید سیستمی شوند. برای این کار می توانید اسناد و آموزش های لازم را در یک کامپیوتر ذخیره کنید و در اختیار نیروی جدید قرار دهید. با این کار وقت مدیر یا نیروی دیگری گرفته نمی شود و اگر هم کارمندی آموزش ها را فراموش کرد می تواند به آن سیستم مراجعه کند.
بیشتر بخوانید: ویژگی ها و مزایای تبدیل شدن به سازمان یادگیرنده
جمع آوری سوالات متداول
یکی دیگر از بخش ها در آموزش سیستمی، سوالات متداول است. بعضی از مدیران وقت زیادی را صرف پرسش های روزمره و متداول پرسنل خود می کنند.
به عنوان یک مدیر سوالات متداول پرسنل خود را بنویسید و جواب آن ها را هم یادداشت کنید، آن را در فایلی ذخیره یا چاپ کنید و در یک مکان مشخص قرار دهید. اگر متوجه شدید که سوالی که پرسنل از شما می پرسند، در آن فایل یا برگه قرار ندارد، آن را یادداشت کرده و به سوالات متداول اضافه کنید. با این کار کارمندان شما یاد می گیرند که هر سوالی داشتند به آن سند مراجعه کنند و وقت شما را هدر ندهند.
آموزش CRM و نرم افزارها
بعضی از کارمندان هستند که با CRM آشنا نبوده و اطلاعات مشتری را یا ذخیره نمی کنند یا اشتباه ذخیره می کنند. سازمانی که در بخش آموزش خوب سیستمی شده باشد، آموزش کار با نرم افزار را از قبل آماده کرده و در جایی ثبت می کند تا در صورت ورود یک نیروی جدید یا جا به جایی نیروها به مشکل برنخورد.
به عنوان یک مدیر که می خواهد کسب و کار خود را سیستمی کند، تفکر ده برابر داشته باشید، یعنی در نظر بگیرید که اگر سازمان شما ده برابر بود، چه فرایندی را نمی توانستید به طریق حاضر انجام دهید؟ پس آن را تغییر دهید.
نتیجه گیری
- آیین نامه ای ندارید،
- آموزش فرآیند ها را از قبل اماده نکرده یا در جایی برای پرسنل جدید ذخیره نکرده اید،
- سناریو ارتباط با مشتریتان را مشخص نکرده اید و
- دفترچه ای تحت عنوان ارتباط با مشتری ندارید،
من از نرم افزار ترلو استفاده کردم خیلی راضی بودم