اهمیت چک لیست ملزومات اداری در سیستم سازی شاخص
در این مقاله می خوانید:

این که شما یک کسب و کار بزرگ را اداره کنید یا یک کسب و کار کوچک، یک فروشگاه را اداره کنید یا تولیدی، یک کارخانه را مدیریت کنید و یا یک مرکز پخش مهم نیست. نیاز هر کسب و کار مهمی تهیه اقلام ضروری است. این موضوع مهمی در سیستم سازی کسب و کار است که می توان آن را به کمک یک چک لیست ملزومات اداری انجام دهید.

شما باید محل کار خود را به تمام اقلام ضروری و ملزومات اداری The Definitive Office Supplies Checklist مجهز کنید تا در کارهای روزانه و روتین شما اختلال ایجاد نشود. شاید بپرسید نبود برخی لوازم اداری چطور در کارهای شما اختلال ایجاد می کند و چرا اینقدر مهم است که برای آن یک مطلب نوشته ایم.

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ می دهیم:

  1. چرا نبود اقلام ضروری باعث ایجاد مشکل در سازمان شما می شود؟
  2. اقلام ضروری شامل چه چیزهایی است؟
  3. چگونه می توان موجودی لیست اقلام ضروری را مدیریت کرد؟

اهمیت موجود بودن اقلام ضروری

فرقی ندارد چه نوع کسب و کاری هستید، خیلی مواقع نبود چیزهای خیلی جزئی باعث بی نظمی در سازمان شما می شود، مثلا اقلامی مانند موس، باتری، کابل برق، سه راهی و خیلی چیزهای ساده دیگری که به چشم نمی آیند، ولی نبودشان زمان زیادی از نیروهای شما گرفته، بهره وری آن ها را کم می کند و بار روانی ایجاد می کند.

مثال های از ایجاد بی نظمی به علت نبود اقلام ضروری

  • به عنوان مثال فرض کنید باتری موس یکی از کارمندان شما تمام شده است. در صورت موجود نبودن باتری در سازمان شما، نیروی شما باید صبر کند تا باتری توسط فرد مسئول خریداری شود. پس زمان او هدر رفته و به طبع بهره وری او کم می شود.
  • نبود یک فرم کاغذی یا ماژیک باعث تاخیر در یک جلسه مهم درون سازمانی می شود.
  • به علت نبود شارژر لپ تاپ، جلسه ارائه پروپوزال شما به مشتری به تاخیر می افتد.
  • یک مکانیکی یا یک فروشگاه به علت نبود یک لامپ ساده یا یک سه راهی، سفارش مشتری را دیرتر تحویل می دهد.

می بینید که این اقلام با وجود این که خیلی جزئی و پیش پا افتاده به نظر می رسند، می توانند بسیار مهم و حیاتی باشند.

چک لیست ملزومات اداری

چک لیست ملزومات اداری و اقلام ضروری

چک لیست لوازم اداری می تواند با توجه به شرایط مختلف هر شرکت متفاوت باشد. با توجه به نوع شرکت، تعداد کارمندان و نحوه مدیریت منابع انسانی، تعداد بخش های اداری، میزان فضا و متراژ دفتر کار، لوازم اداری ضروری و تجهیزات آن نیز متفاوت خواهد بود. اما یک دسته لوازم هستند که برای تمام شرکت ها مورد استفاده است و باید روی میز کار، اتاق اداری و در قفسه های هر شرکتی پیدا شود.

از طریق فرم زیر می توانید چک لیست ملزومات اداری را که اکثر کسب و کارها به آن ها نیاز دارند، رایگان دانلود کنید. این چک لیست اقلام ضروری به صورت فایل اکسل تهیه شده است و شما می توانید با توجه به کسب و کار خود این لیست را شخصی سازی کرده و مواردی را به آن اضافه و یا از آن حذف کنید.

دانلود چک لیست ملزومات اداری

برای دریافت رایگان این چک لیست، ایمیل و شماره تماس خود را وارد کنید.

روش مدیریت موجودی چک لیست ملزومات اداری

یکی از مراحل سیستم سازی کسب و کار و نظم دادن به انجام کارها، تهیه لیست اقلام ضروری و مدیریت موجودی آن است. در دوره سیستم سازی به مدیران می گوییم که این کار خیلی ساده است، اما تاثیری که بر افزایش بهره وری، صرفه جویی در زمان کارمندان و افزایش نظم می گذارد بسیار زیاد است.
همان طور که در سیستم انبارداری باید حداقلی از موجودی کالاها و لوازم یدکی همواره در انبار وجود داشته باشد و در صورت کم شدن باید سریعا موجود شود، مدیریت اقلام ضروری نیز همینطور است. در سازمان خود یک کمد را به اقلام ضروری اختصاص دهید و فردی را در قسمت اداری مامور کنید تا موجودی اقلام و ملزوماتی که نبودشان در سازمان شما اختلال ایجاد می کند را لیست کرده و در صورت رسیدن به حداقل، آن ها را موجود کند.

فرض کنید که موس یکی از کارمندان شما خراب می شود. در صورتی که فردی مسئول ملزومات اداری بوده و مکان نگهداری آن ها نیز مشخص باشد، کارمند شما به آن واحد مراجعه کرده، فرد مسئول موس را به او تحویل داده و رسید می گیرد. سپس با استفاده از لیست مدیریت اقلام، موجودی ها را آپدیت می کند و در صورت رسیدن به حداقل آن ها را موجود می کند.

چک لیست ملزومات اداری و وسایل دفتر کار

هر کسب و کاری در دفتر کار خود یک سری نیاز های اساسی دارد. گرچه امروزه می توان به وسیله ی فناوری های نوین کار های بسیاری را انجام داد اما همچنان ممکن است که نیاز باشد با روش های قدیمی و سنتی بر روی کاغذ یک سری از موارد را پیاده کنیم، از آن ها یک کپی تهیه کنیم یا برخی از آن ها را بایگانی کنیم. معمولا این وسایل قیمت زیادی ندارند و می توان آن ها را از هر مغازه ای تهیه کرد. برخی از این موارد عبارتند از:

  • خودکار
  • کاغذ
  • پوشه
  • لاک غلط گیر
  • تقویم
  • منگنه
  • دفترچه
  • سوزن منگنه
  • قیچی
  • گیره کاغذ
  • ماشین حساب
  • ماژیک
  • چسب
  • زیرپایی برای میز
  • زیر مانیتوری
  • و…

برای مدیریت موجودی اقلام ضروری به چک لیست مدیریت اقلام نیاز دارید. نمونه ای از لیست مدیریت اقلام ضروری را می توانید از طریق فرم زیر دانلود کنید.

دانلود فرم مدیریت موجودی اقلام ضروری

برای دریافت رایگان این فرم، ایمیل و شماره تماس خود را وارد کنید.

نتیجه گیری

می بینید چقدر ساده است؟ فقط با یک کمد و یک لیست ساده می توانید از هدر رفتن دقایق زیادی از زمان خود و کارمندانتان جلوگیری کنید، نظم برقرار کنید، بهره وری کارمندانتان را افزایش دهید و در نهایت به سودآوری و فروش بیشتر برسید. چیزی که هدف اصلی سیستم سازی کسب و کار است.

4.8 9 رای ها
امتیاز بدهید
مقاله را با دوستان خود به اشتراک بگذارید
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on telegram
Share on email
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on telegram
Share on email
این مطالب را هم حتما بخوانید
دوره آموزشی مرتبط
در دوره تامین و خرید سیستمی می آموزید که چطور تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و با مدیریت اقلام ضروری و خرید بهینه از هزینه های کسب و کارتان بکاهید

600,000 تومان

سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. گذراندن دوره سیستم‌ سازی اقیانوس ابی با نام “سیستم پلاس” به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.

6,100,000 تومان

سیستم‌ سازی فروش شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی فرآیند فروش، اطلاعات فروش و نیروهای فروش انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.  برای سیستم سازی کسب و کارتان و به خصوص قسمت فروش وقت بگذارید، چون تا فروش خوبی نداشته باشید، رونقی هم ندارید.

700,000 تومان

با سیستم‌ سازی استخدام و اخراج در سازمانتان دیگر نگران استخدام های نامناسب، بی نظمی ها، دوباره کاری ها و اخراج های سخت و چالش برانگیز نباشید. اصولی استخدام کنید، اصولی اخراج کنید، اصولی کنترل کنید.

600,000 تومان

اشتراک در
اطلاع از
12 نظرات
قدیمی‌ترین
تازه‌ترین بیشترین رأی
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
شفیعیان پور

من چک لیست ملزومات اداری و اقلام ضروری رو دانلود کردم. واقعا کاربردی بود

حسنی

سلام. چک لیست ملزومات اداری خیلی برای من مفید بود. من توی بخش دوره های غیرحضوری دیدم که چند تا دوره سیستم سازی کسب و کار دارین. این بخش مربوط به کدام دوره سیستم سازی شما میشه؟ از کجا بفهمم کدوم دوره برای من مناسبه؟

مهدی آصفی

واقعا نمیدونستم که این نکته های ریز انقدر مهم باشن مثل اقلام ضروری که گفتید برام خیلی جالب بود

هاتف علیمردانی

چک لیست ملزومات اداری که گذاشته بودید من ازش استفاده کردم و کامل و دقیق و بی نقص بود🙂❤️

فهیمه راستکار

ازتون تشکر میکنم که همه‌ی توضیحات لازم و کارهایی که باید انجام داد رو در مقاله آورده بودید
به خوبی ازش استفاده کردم 😍

محمد خاتمی

ویدیوای که گذاشته بودید بسیار عالی و مفید بود و واضح همه‌چی رو توضیح داد
متشکرم.

امیر عباس حسینی

کامل مقاله رو مطالعه کردم و خیلی چیزایی که نمیدونستم انقد مهم هستند رو کشف کردم😅

چهارگوشه

دقیقا مجموعه ما از زمانی که به پیشنهاد اقیانوس آبی برای داشتن چک لیست اقلام ضروری اداری اقدام کرده خیلی نظم و سرعت در کارها بیشتر شده و نیرو برای چیزهایی هرچند کوچک منتظر نمیمونه و رییس ما خیلی این لیست براشون اهمیت داره.

امیری

سلام و عرض ادب. مطلب وموضوع خیلی خوبی بود. داشتن چک لیست واقعا خوبه و پیشنهادتون برای داشتن کمدی برای اقلام ضروری خیلی خوب هست. ممنون

مقاله "اهمیت چک لیست ملزومات اداری در سیستم سازی " را بصورت PDF و به رایگان دانلود کنید.

سوالی دارید ؟ یکی از روش های زیر را برای دریافت پیشتیبانی انتخاب کنید.

وارد شوید

pdf مقاله را رایگان دانلود کنید.