اهمیت چک لیست ملزومات اداری در سیستم سازی

این که شما یک کسب و کار بزرگ را اداره کنید یا یک کسب و کار کوچک، یک فروشگاه را اداره کنید یا تولیدی، یک کارخانه را مدیریت کنید و یا یک مرکز پخش مهم نیست. نیاز هر کسب و کار مهمی تهیه اقلام ضروری است. این موضوع مهمی در سیستم سازی کسب و کار است که می توان آن را به کمک یک چک لیست ملزومات اداری انجام دهید.

شما باید محل کار خود را به تمام اقلام ضروری و ملزومات اداری The Definitive Office Supplies Checklist مجهز کنید تا در کارهای روزانه و روتین شما اختلال ایجاد نشود. شاید بپرسید نبود برخی لوازم اداری چطور در کارهای شما اختلال ایجاد می‌کند و چرا اینقدر مهم است که برای آن یک مطلب نوشته‌ایم.

در این مطلب از مجله اقیانوس آبی به سوالات زیر پاسخ می‌دهیم:

1. چرا نبود اقلام ضروری باعث ایجاد مشکل در سازمان شما می‌شود؟
2. اقلام ضروری شامل چه چیزهایی است؟
3. چگونه می‌توان موجودی لیست اقلام ضروری را مدیریت کرد؟

اهمیت موجود بودن اقلام ضروری

فرقی ندارد چه نوع کسب و کاری هستید، خیلی مواقع نبود چیزهای خیلی جزئی باعث بی نظمی در سازمان شما می‌شود، مثلا اقلامی مانند موس، باتری، کابل برق، سه راهی و خیلی چیزهای ساده دیگری که به چشم نمی‌آیند، ولی نبودشان زمان زیادی از نیروهای شما گرفته، بهره وری آن ها را کم می کند و بار روانی ایجاد می‌کند.

مثال های از ایجاد بی نظمی به علت نبود اقلام ضروری

• به عنوان مثال فرض کنید باتری موس یکی از کارمندان شما تمام شده است. در صورت موجود نبودن باتری در سازمان شما، نیروی شما باید صبر کند تا باتری توسط فرد مسئول خریداری شود. پس زمان او هدر رفته و به طبع بهره وری او کم می شود.
• نبود یک فرم کاغذی یا ماژیک باعث تاخیر در یک جلسه مهم درون سازمانی می‌شود.
• به علت نبود شارژر لپ تاپ، جلسه ارائه پروپوزال شما به مشتری به تاخیر می‌افتد.
• یک مکانیکی یا یک فروشگاه به علت نبود یک لامپ ساده یا یک سه راهی، سفارش مشتری را دیرتر تحویل می‌دهد.

می‌بینید که این اقلام با وجود این که خیلی جزئی و پیش پا افتاده به نظر می‌رسند، می‌توانند بسیار مهم و حیاتی باشند.

چک لیست ملزومات اداری و اقلام ضروری

چک لیست لوازم اداری می‌تواند با توجه به شرایط مختلف هر شرکت متفاوت باشد. با توجه به نوع شرکت، تعداد کارمندان و نحوه مدیریت منابع انسانی، تعداد بخش های اداری، میزان فضا و متراژ دفتر کار، لوازم اداری ضروری و تجهیزات آن نیز متفاوت خواهد بود.

اما یک دسته لوازم هستند که برای تمام شرکت ها مورد استفاده است و باید روی میز کار، اتاق اداری و در قفسه‌های هر شرکتی پیدا شود.

از طریق فرم زیر می توانید چک لیست ملزومات اداری را که اکثر کسب و کارها به آن ها نیاز دارند، رایگان دانلود کنید. این چک لیست اقلام ضروری به صورت فایل اکسل تهیه شده است و شما می توانید با توجه به کسب و کار خود این لیست را شخصی سازی کرده و مواردی را به آن اضافه و یا از آن حذف کنید.

روش مدیریت موجودی چک لیست ملزومات اداری

یکی از مراحل سیستم سازی کسب و کار و نظم دادن به انجام کارها، تهیه لیست اقلام ضروری و مدیریت موجودی آن است. در دوره سیستم سازی به مدیران می‌گوییم که این کار خیلی ساده است، اما تاثیری که بر افزایش بهره وری، صرفه جویی در زمان کارمندان و افزایش نظم می گذارد بسیار زیاد است.

همان طور که در سیستم انبارداری باید حداقلی از موجودی کالاها و لوازم یدکی همواره در انبار وجود داشته باشد و در صورت کم شدن باید سریعا موجود شود، مدیریت اقلام ضروری نیز همینطور است.

در سازمان خود یک کمد را به اقلام ضروری اختصاص دهید و فردی را در قسمت اداری مامور کنید تا موجودی اقلام و ملزوماتی که نبودشان در سازمان شما اختلال ایجاد می کند را لیست کرده و در صورت رسیدن به حداقل، آن ها را موجود کند.

فرض کنید که موس یکی از کارمندان شما خراب می‌شود. در صورتی که فردی مسئول ملزومات اداری بوده و مکان نگهداری آن ها نیز مشخص باشد، کارمند شما به آن واحد مراجعه کرده، فرد مسئول موس را به او تحویل داده و رسید می گیرد. سپس با استفاده از لیست مدیریت اقلام، موجودی ها را آپدیت می‌کند و در صورت رسیدن به حداقل آن‌ها را موجود می کند.

چک لیست ملزومات اداری و وسایل دفتر کار

هر کسب و کاری در دفتر کار خود یک سری نیاز های اساسی دارد. گرچه امروزه می توان به وسیله ی فناوری های نوین کار های بسیاری را انجام داد اما همچنان ممکن است که نیاز باشد با روش های قدیمی و سنتی بر روی کاغذ یک سری از موارد را پیاده کنیم، از آن‌ها یک کپی تهیه کنیم یا برخی از آن‌ها را بایگانی کنیم.

معمولا این وسایل قیمت زیادی ندارند و می‌توان آن‌ها را از هر مغازه‌ای تهیه کرد. برخی از این موارد عبارتند از:

• خودکار
• کاغذ
• پوشه
• لاک غلط گیر
• تقویم
• منگنه
• دفترچه
• سوزن منگنه
• قیچی
• گیره کاغذ
• ماشین حساب
• ماژیک
• چسب
• زیرپایی برای میز
• زیر مانیتوری
• و…

بیشتر بخوانید: بهبود فرآیندهای فروش در کسب و کار

برای مدیریت موجودی اقلام ضروری به چک لیست مدیریت اقلام نیاز دارید. نمونه ای از لیست مدیریت اقلام ضروری را می توانید در ادامه مطلب گروه اقیانوس آبی دانلود کنید.

نتیجه گیری

می بینید چقدر ساده است؟ فقط با یک کمد و یک لیست ساده می‌توانید از هدر رفتن دقایق زیادی از زمان خود و کارمندانتان جلوگیری کنید، نظم برقرار کنید، بهره وری کارمندانتان را افزایش دهید و در نهایت به سودآوری و فروش بیشتر برسید. چیزی که هدف اصلی سیستم سازی کسب و کار است.