سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS چیست و چه مزایایی دارد؟

در این مقاله می خوانید:

خیلی از مدیران و کارآفرینان می پرسند که bpms چیست؟ کلمه BPMS مخفف عبارت Business Process Management system و به معنای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) روشی برای بهبود و استانداردسازی فرایندها در یک سازمان است که می تواند خطاهای انسانی و شکاف های فرآیند را از بین ببرد در حالی که کارایی و انطباق را بهبود می بخشد. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار bpms بخشی از فرآیند سیستم سازی کسب و کار است.

در این مقاله می خوانید که bpms چیست و چه تاثیراتی بر عملکرد سازمان شما دارد. برای دریافت رایگان ” مدیریت فرآیند کسب و کار pdf ” ایمیل خود را در باکس بالا وارد کنید.

بی پی ام اس

آشنایی با برخی تعاریف در حوزه BPMS

۱. فرایندهای کسب وکار

فرآیندهای کسب و کار مجموعه دستورالعمل‌هایی است که مکررا توسط شما یا یکی از اعضای تیم سازمانتان اجرا می‌شوند. این فرایندها یک برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. بنابراین مدیریت این فرآیندها  بسیار پر اهمیت است.
فرآیندها می‌توانند هر چیزی را شامل شوند، از بسته‌بندی برای ارسال محصولتان گرفته تا ساخت یک انبار. سیستم bpms به شما در تسلط بر این فرایندها کمک می‌کند.

۲. bpms چیست

مدیریت فرآیند کسب و کار یا  bpms روشی برای بهبود و استانداردسازی فرایندها در سازمان شماست که می تواند خطاهای انسانی و شکاف های فرآیند را از بین ببرد و در عین حال کارایی و انطباق و بهره وری را بهبود می بخشد.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (سیستم bpms) از ابزارها و روش های مختلفی برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای تجاری استفاده می کند. یک فرایند تجاری، رفتار افراد، سیستم ها، اطلاعات و سایر چیزها را برای ایجاد نتایج همسو با استراتژی سازمان شما هماهنگ می کند و به شما کمک می‎ کند تا با تجزیه و تحلیل و اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشید.

۳. نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار

نرم افزار BPMS یک نرم افزار برای طراحی و اتوماسیون فرایندها است که باعث تسریع و ساده‌‌سازی فرایندهای اداری و سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچیده می شود. این نرم افزار با محیط گرافیکی خود به شما به عنوان مدیر کسب و کار این امکان را می‌دهد تا مراحل و فرآیندهای کارتان را متناسب با اهداف سازمان خود طراحی کنید.

بیشتر بخوانید: بخش های اساسی یک سیستم

اگر از BPMS استفاده نکنید، چه اتفاقی می افتد؟

عدم استفاده از bpms

شما برای اینکه در طراحی و مدیریت فرآیندهای کسب و کارتان به بهترین نتیجه مشابه ولی بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی مثل کشو و بایگانی‌، اقلام اداری و ضروری، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید. اگر اینطور پیش بروید، توده‌ای از اسناد و کاغذها به جا می ماند و هر بار که بخواهید چیزی را تغییر دهید چه CRM باشد، چه سرپرست دپارتمان، مسئول IT یا هر شخص یا چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.

اما نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و شما را روی چیزهای مهم تر یعنی فرایندهای به روز متمرکز می‌کند.

چه مشکلاتی در سازمان با bpms قابل رفع هستند؟

شرکت‌ شما چه بزرگ باشد و چه کوچک، چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کند و با خیلی از شرکت ها در مشکلاتی که در زیر لیست شده وجه اشتراک دارد که همه این مشکلات توسط BPMS قابل رفع شدن است:

مشاوره مدیریت فرایند کسب و کار

مشاوره مدیریت فرایند در جهت کمک به سازمان‌ شما برای تبدیل شدن به سازمانی فرآیند گرا به جای وظیفه گرا و واحد گرا ارائه می شود. برخی شرکت ها هستند که در زمینه پیاده سازی BPMS به سایر سازمان ها مشاوره ارائه می دهند که اکثرا شامل خروجی های زیر خواهد بود:

  1. ارزیابی بلوغ سازمانی در حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار
  2. شناسایی و تحلیل وضعیت موجود و ارائه نقاط قابل بهبود فرایندها
  3. تهیه نقشه کلان فرآیندی (معماری فرایند) براساس مدل‌های مرجع و منطبق با نیاز سازمان
  4. سند ارتباط اهداف کلان و استراتژی‌های سازمانی با فرایندها
  5. مدل‌سازی فرایندها با استاندارد BPMN
  6. تعریف شاخص‌های اندازه‌گیری (KPI)
  7. استقرارِ ساز و کار جهت بهبود مستمر فرایندها در سازمان
  8. تدوین یا بهبود شرح شغل‌های سازمانی براساس فرایندها
  9. پیشنهادات تخصصی در حوزه نرم‌افزارهای مدیریت فرایند و اتوماسیون فرایند
مزایای bpms

مزایای BPMS

چابکی بیشتر کسب و کار

تغییر و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در سازمان شما باید همگام با شرایط بازار باشد. سیستم bpms به سازمانتان اجازه می‌دهد فرایندهای کسب و کار و تغییرات اجرایی را موقتا متوقف کرده و سپس دوباره اجرا کنند.

اصلاح جریان کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب و کارتان را قادر می‌سازد بیشتر واکنش‌گرا باشند و به سازمانتان بینش عمیق‌تری در مورد اصلاح فرایندها می‌بخشد.

کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها

ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار با کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات، منجر به افزایش فروش و بهبود درآمدتان می‌شود. ابزار بی پی ام همچنین می‌تواند منابعی را جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این کار هزینه‌هایتان را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود شما می‌شود.

کارایی بالاتر

یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارایی کسب و کار شما فراهم می‌کند. مسئولین سازمان شما با داشتن اطلاعات درست می‌توانند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی اختصاص دهند. اتوماسیون و حذف وظایف تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار می دهد.

دید بهتر

نرم افزار BPM ضمن اینکه نظارت لحظه ای بر معیارهای کلیدی مدیریت عملکرد  سازمان شما را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز برایتان فراهم می‌کند که سبب افزایش شفافیت شده، به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرایندها کمک می کند؛ هم چنین به طور همزمان خروجی فرآیند هایتان را نیز پیگیری می کند.

تطبیق، ایمنی و امنیت

یک بی پی ام جامع، سازمان شما را با استانداردهای به روز مطابق می کند. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیت سازمانتان را نیز تامین کند. به این صورت که شما می‌توانید نیروی انسانی خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست (دزدی یا گم شدن) تشویق کنید.

دیگر مزایای bpms برای کسب و کار شما

۵ گام برای مدیریت فرایندهای کسب و کارتان (BPM)

5 گام اجرای bpms

گام اول: طراحی

در این مرحله ابتدا اصول و قواعد کسب و کار شما در وضعیت موجود توسط تحلیلگران بیزینسی بررسی می‌شود، سپس با ذینفعان مختلف مصاحبه و خروجی‌های موردنظر خود را با شما به بحث می‌گذارند. هدف مرحله طراحی فرایند، دستیابی به فهمی از قواعد کار است و اطمینان از اینکه آیا نتایج با اهداف سازمان شما همسو است یا خیر.

گام دوم: مدلسازی

مدلسازی، به شناسایی، تعریف و بازنمایی فرایندهای جدید جهت پشتیبانی از قواعد کاری موجود سازمان شما برای ذینفعان مختلف اشاره دارد.

گام سوم: اجرا

در این مرحله،فرایندهای کسب و کار ابتدا با گروه کوچکی از کاربران تست می‌شود، سپس به همه کاربران شما ارائه می‌شود. در مورد جریان کاری خودکار، ابتدا فرایند را به طور مصنوعی یا بصورت تست اجرا کنید تا خطاها به حداقل برسد.

گام چهارم: نظارت

در گام چهارم، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین و پیگیری سنجه‌ها بر اساس شاخص ها با استفاده از گزارش‌ها یا داشبوردها انجام می گیرد. تمرکز باید بر شاخص‌های کلان یا خرد باشد و فرایندها بصورت کامل باشد نه بصورت بخش‌بندی‌ شده.

گام پنجم: بهینه‌سازی

و در آخر نوبت به بهینه سازی فرایندها می رسد. با وجود یک سیستم گزارش‌گیری کارآمد، سازمان شما می‌تواند عملیاتش را به طور موثری به سمت بهینه‌سازی یا بهبود فرایند، هدایت کند. بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار (BPO) در واقع طراحی مجدد فرایندهای کسب و کارتان است تا از این طریق کارایی فرایندها بهبود یابد و ساده‌سازی شود و فرایندهای کسب و کار هر فرد با استراتژی جامع سازمانتان همسو شود.

ویژگی های یک نرم افزار BPM مناسب

پیش از آنکه سیستم BPMS خود را از میان هزاران نرم افزار ارائه شده در فضای اینترنت جستجو و انتخاب کنید، لازم است تا از وجود این ویژگی ها در BPM مورد نظر اطمینان حاصل نمایید:

ویژگی های نرم افزار BPM

۱. ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها

ابزار گرافیکی و بصری مناسب برای نمایش نمودارهای مربوط به هر فرایند، یکی از نقاط قوت در هر سیستم مدیریت چرخه های کاری است. بدین ترتیب با ارائه این اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش خواهد یافت.

۲. ایجاد فرم ها به روش ساده Drag And Drop

توجه داشته باشید؛ نرم افزاری را انتخاب کنید که طراحی و ساخت فرمها در آن به سادگی امکان پذیر باشد. پیچیدگی بیش از حد یا صعب الوصول بودن این فرایند ممکن است کاربران شما را به کل از BPMS زده کند و دیگر از آن استفاده نکنند.

۳. تفویض دسترسی ها و مسئولیت ها بر اساس سمت (Role Based)

اطلاعات، فرمها و دسترسی ها در شرکت ها عموما جزو اسناد حساس هستند و فقط افراد خاصی باید به برخی از آنان دسترسی داشته باشند. بطور کلی سه نوع تفویض دسترسی در سیستم ها وجود دارد: تفویض فرد به فرد ، تفویض تیم به تیم و تفویض سمت به سمت. دو راهکار اول به دلیل بالا رفتن زمان فرایند و احتمال خطای انسانی و همچنین غیر همپوشانی نیازهای افراد هر تیم، کارامد نیستند. اما راهکار سوم که همان تفویض اختیارات متناسب با هر سمت در سازمان (Role-Based) می باشد، بهترین انتخاب برای سیستم است.

۴. پشتیبانی از نسخه موبایل

در دنیای امروزی، استفاده از گوشی های همراه و موبایل های هوشمند روز به روز بیشتر می شود و لازمه یک نرم افزار کامل، سهولت دسترسی به آن از طریق موبایل است. به همین علت سیستمی را انتخاب کنید که قدرت پشتیبانی از حداقل یکی از سیستم عامل های Android یا IOS را داشته باشد.

۵. کاربری ساده و بدون دردسر

وجود ناکارآمدی و هنگ کردن در بسیاری از سیستمها زمانی اتفاق می افتد که شخص دیگری به طور همزمان مشغول کار با نرم افزار است. برای استفاده ی روان لازم است برنامه ای انتخاب کنید که از قدرت پردازش مناسبی برخوردار باشد تا با چنین مشکلی مواجه نشوید.

از دیگر ویژگی های مهم در سیستم های BPMS

۰ ۰ رای ها
امتیاز بدهید
این مطالب را هم حتما بخوانید
دوره آموزشی مرتبط
سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. گذراندن دوره سیستم‌ سازی اقیانوس ابی با نام “سیستم پلاس” به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
سیستم‌ سازی فروش شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی فرآیند فروش، اطلاعات فروش و نیروهای فروش انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.  برای سیستم سازی کسب و کارتان و به خصوص قسمت فروش وقت بگذارید، چون تا فروش خوبی نداشته باشید، رونقی هم ندارید.
با سیستم‌ سازی استخدام و اخراج در سازمانتان دیگر نگران استخدام های نامناسب، بی نظمی ها، دوباره کاری ها و اخراج های سخت و چالش برانگیز نباشید. اصولی استخدام کنید، اصولی اخراج کنید، اصولی کنترل کنید.
در دوره تامین و خرید سیستمی می آموزید که چطور تامین کنندگان خود را ارزیابی کرده و با مدیریت اقلام ضروری و خرید بهینه از هزینه های کسب و کارتان بکاهید
0 0 رای ها
امتیاز بدهید
اشتراک در
اطلاع از
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments

pdf مقاله را رایگان دانلود کنید.

حالا که داری میری PDF مقاله رو دانلود کن همیشه داشته باشی