سیستم سازی کسبوکارتان به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیتهای هر یک از کارکنان برای مدیریت و برنامه ریزی هر لحظه از زمان نیست. به طور خلاصه، وقتی کسب و کار خود را سیستمی میکنید، الگویی برای آن کسبوکار ایجاد میکنید.
هدف سیستمسازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر هم برای مشتریان و هم برای کارکنان شما است و به شما این امکان را میدهد که بسته به استراتژی کسبوکارتان در آن زمان، برنامه خود را به راحتی مقیاسبندی یا اصلاح کنید.
هنگامی که شما یک کسب و کار سیستمی را اداره میکنید، میتوانید زمان خود را به کار بر روی مدیریت عملکرد کسب و کار اختصاص دهید، نه اینکه بخش مهمی از آن باشید. سیستم سازی باعث افزایش کارایی در کسب و کار می شود.
فرآیندها در هر کسب و کاری وجود دارند، چه به طور رسمی تعریف شده باشند و چه تصادفی، به عنوان دنباله ای از اقدامات با یک ورودی و یک خروجی. اگر آنها تعریف نشده باشند، نمیتوان آنها را به طور مداوم دنبال کرد و خروجی ناسازگار است. ناسازگاری دشمن یک کسب و کار کارآمد است.
یعنی کارمندان نمی دانند چه کاری باید انجام دهند، مشتریان نمیدانند چه چیزی دریافت خواهند کرد و مالک؟ آنها کسب و کاری دارند که به سادگی نمیتوانند مدیریت کنند.
سیستم سازی چیست؟
اگر به عنوان مدیر یک واحد کسب و کار پرسود فعالیت میکنید، اما در صورت عدم حضور شما، ممکن است مشکلاتی پیش بیاید که تاثیرات منفی بر روی رضایت کارکنان، مشتریان و عملکرد کسب و کار داشته باشد.
این مسائل میتوانند شامل اشتباهات در ثبت فاکتورها، تأخیر در تحویل سفارشات و عدم تکمیل درخواستهای مشتریان باشند. آنها میتوانند باعث نارضایتی و کاهش عملکرد کسب و کار شوند. در این موارد، مسئله از ناکارآمدی کارمندان نیست، بلکه از فقدان سیستم و فرآیندهای مستند برای اجرای وظایف ناشی میشود.
به همین دلیل، سیستمسازی کسب و کار (business systemization) به معنای ایجاد یک چارچوب است که با آن میتوانید فرآیندهای کسب و کار را بررسی و بهبود بخشید.
ضرورت سیستم سازی در کسب و کار
سیستمسازی کسب و کار، یک بخش ضروری در هر سازمان است. بدون داشتن فرآیندهای مستند و روالهای مشخص، نحوه انجام کارها تنها در ذهن کارمندان حاضر وجود دارد و گاهاً ممکن است اجرای ناقصی داشته باشد. با ثبت و مستندسازی فرآیندهای هر کار، میتوانید سازمان خود را به روشی قابل پیشبینی و کارآمد توسعه دهید.
به ویژه برای کسب و کارهای نوپا، سیستمسازی بسیار حیاتی است. بدون آن، رشد و توسعه با مشکلاتی مواجه میشود و در برخی موارد ممکن است به ورشکستگی بیانجامد. ممکن است فکر کنید که سیستماتیکسازی در کسب و کار شما انجام شده است، اما واقعیت این است که بسیاری از جنبههای کسب و کار شما هنوز سیستمی ندارند و نیاز به بهبود دارند.
سیستم سازی شامل شناسایی فرآیندهای کسب و کار، مستندسازی آنها، تعریف رویهها و استانداردهای مشخص برای انجام کارها، و نظارت بر اجرای صحیح آنها است. با سیستم سازی، می توانید بهبود کیفیت خدمات و محصولات، کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و در نتیجه، رشد و توسعه کسب و کار خود را تسهیل کنید.
سیستم کسب و کار در ذهن برخی افراد خطوط مونتاژ و کارکردن مثل ربات ها را تداعی می کند، اما تعریف درست سیستم سازی این نیست.
بیشتر: پادکست سیستم سازی
برای درک بهتر و دقیق سیستم، بیایید در ابتدا فوایدی که سیستم سازی برای کسب و کارتان دارد را ببینیم :
- ایجاد فرایند برای مدیریت کاری که بارها و بارها انجام می دهید.
- یافتن ساده ترین راه برای انجام آن فرایند
- بهینه سازی فرایندهای سازمانی
سیستمی کردن کسب و کار فشارهای اضافی را از میان برده و به شما اجازه میدهد که به جای تمرکز بر جزئیات، به برنامهریزی و رهبری بهتری برای کسب و کارتان بپردازید. به عبارت دیگر، سیستمسازی کسب و کار به شما این امکان را میدهد تا با رویکردی منظم و سازماندهی شده، وظایف خود را انجام دهید و با بهبود کیفیت خدمات و محصولات، کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری، و در نتیجه، تسهیل رشد و گسترش کسب و کارتان کمک کنید.
تمام این مزایا به افزایش رضایت مشتریان، افزایش درآمد و سودآوری منجر خواهند شد، و در نهایت، ارزش افزوده برای سازمان شما را افزایش خواهد داد.
چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟
برای شروع به چند سوال زیر پاسخ دهید:
- آیا وقت کارمندان شما با مشغله های کاری خسته کننده پر می شود و بهره وری آن ها پایین می آید؟
- آیا برخی از کارها روی زمین می مانند و فراموش می شوند؟
- آیا وقتی یک نفر مرخصی می گیرد، روند فرایندهای سازمانتان بهم می ریزد؟
- آیا دوباره کاری و خطا در سازمان شما زیاد اتفاق می افتد؟
- آیا همیشه درگیر هستید و تمام وقتتان صرف حل کردن کارهای دیگران می شود؟
- آیا در سازمانتان زمانی برای آموزش و گسترش پرسنل در نظر نگرفته اید؟
اگر جواب این سوالات برای کسب و کار شما بله است، حتما به سیستم سازی احتیاج دارید. اما کسبو کار شما جز یکی از دسته های زیر هم باشد باز یعنی شما به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید:
- کسب و کارهایی که از وقفههای دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمدهاند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارتهای سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
- سبو کار هایی که به حفظ و رشد مستمر خود فکر میکنند و نمی خواهند تمام کارها بر عهده یک نفرباشد و می خواهند نیروهای متخصص پرورش دهند.
- سازمان هایی که ایدهها و برنامههای زیادی برای آینده دارند، اما به دلیل مشغله زیاد و نبود زمان کافی هیچگاه نمیتوانند به همه آنها برسند.
- سازمان هایی که شامل چندین زیر مجموعه (مانند : هولدینگ ها) هستند و مدیر می خواهد همهی آنها را بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها کند، به بهترین شکل مدیریت کند.
- سازمان هایی که به برندسازی اهمیت می دهند و علاوه بر حفظ کسب و کار در بازار فعلی می خواهند به نسلهای بعد نیز منتقل شوند.
چرا برخی مدیران در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند؟
در ادامه مجله اقیانوس آبی، 4 دلیلی که برخی از مدیران در برابر سیستم سازی مقاومت میکنند آورده شده است:
1. دوست ندارند کارها را واگذار کنند.
اگر شما هم داستان موفقیت استارت آپهایی که از یک انباری شروع کردند را شنیده اید و سوالات زیادی درباره موفقیت آن ها در ذهنتان ایجاد شده قدم اول این است که سیستم سازی کنید. اکثر مدیران دوست ندارند کارها را به دیگران بسپارند، چون معتقدند هیچ کس مثل خودشان کار را دقیق، تمیز و با حساسیت تحویل نمیدهد.
به این افراد باید گفت که اگر افراد موفق و با استعدادی چون استیو جابز هم همینطور فکر میکردند، الان انقدر معروف و موفق نبودند. برای ساختن یک کسبوکار موفق، راهی جز واگذاری کارها به دیگران ندارید. البته شاید این واگذاری تا مدتها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.
2. از فناوری میترسند.
خیلی از مدیران از استفاده از فناوری و ایجاد تغییر در شیوه سنتی مدیریت و اجرای انواع مارکتینگ در کسب و کارشان می ترسند، اما باید به آن ها گفت که تا تغییر نکنید پیشرفتی در کار نخواهد بود. یکی از راههای تغییر، پیادهسازی سیستم سازی در کسب و کار است.
3. سرشان شلوغ است.
بسیاری از مدیران بیش از حد پرمشغله هستند ولی نمی دانند که دلیل این شلوغی انجام کارهایی است که وظیفه افراد دیگر است. آنها به عنوان مدیر، نمی دانند که باید همیشه وقت کافی برای فکر کردن، برنامهریزی، طراحی استراتژی و… داشته باشند.
4. ایده آل گرا هستند.
برخی از مدیران بسیار ایدهآلگرا هستند که باعث میشود بیشتر وقتشان را با برنامهریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمیشود و باعث به تعویق افتادن کارها میشوند. مدیران ایدهآلگرا کمتر به سیستم سازی میپردازند، چون باید تغییرات زیادی در کسبوکار خود ایجاد کنند.
اگر سیستم سازی را در کسب و کار خود یاد بگیرید، خیلی کارها منظم تر و با بهره وری بیشتری پیش خواهد رفت. پس هر چه زودتر شروع کنید👇
ما می دانیم که سیستم سازی یک تغییر بزرگ برای شما محسوب می شود ولی مقاومت در برابر سیستمی شدن کسب وکار هزینه جدی و بالایی برای شما خواهد داشت. این نکته را فراموش نکنید که کسب و کاری موفق است که در برابر تغییرات منعطف باشد. پیشنهاد می کنیم ادامه مطلب را بخوانید تا نظرتان را درباره سیستم سازی کسب و کارتان مثبت تر کنیم.
5 دلیل برای پذیرفتن سیستم سازی در کسب و کار
دلایلی که باید سیستم سازی در کسب و کار را بپذیرید شرح داده شده است:
1. سیستم سازی دلیل افزایش مشتریان راضی
داشتن مشتری وفادار و راضی آرزوی تمام صاحبان کسبو کار است. وقتی تجربه خرید مشتری را بهتر کنید، مشتریان راضی تری خواهید داشت که شما را به دیگران معرفی می کنند. این در نهایت به رونق تجارت شما منجر می شود.
اگر مشتریانی راضی می خواهید باید تمام مراحل خرید مشتری در قیف فروش از ابتدای آشنایی تا تکمیل خرید را بررسی کنید. حتی اگر کسبوکار موفقی دارید، باز هم این بررسی را انجام دهید. احتمال دارد در روند تجربه مشتری شما شکاف ها یا خطاهایی وجود داشته باشد که تا کنون به آن توجه نداشته باشید.
رصد دائمی سوابق خرید مشتری و بهبود به شما کمک می کند تا سیستم های داخلی ایجاد کنید که به طور مداوم نتایج عالی به شما ارائه می دهند. با کمی نظم و انضباط، این سیستم ها به روال عادی سازمان شما تبدیل می شوند که مشتریان راضی برای شما به ارمغان می آورد.
2. بهره وری بیشتر تیم
داشتن روش های واضح و مستند مثل این است که به تیم خود نوشیدنی انرژی زا داده باشید و باعث ایجاد انگیزش کارمندان می شود. در واقع با سیستم سازی کسب و کار موارد زیر اتفاق می افتد:
- پیروی از یک روند ثابت و کارآمد، وقت و انرژی کمتری می طلبد و اصطکاک و ابهام را کاهش می دهد.
- کاهش سطح خستگی اعضای تیم خصوصاً در فصول شلوغ یا مواقع بحران.
- احتمال عملکرد ضعیف و اشتباهات کاهش می یابد.
- اگر اشتباهاتی اتفاق بیفتد، تشخیص و تصحیح آن راحت تر است.
3. کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید یا افزایش بودجه
جراح و استاد دانشكده پزشكي هاروارد professor Atul Gawande چك ليست هاي قبل از جراحي را در کتابی چاپ کرد و به بیمارستان های سراسر جهان معرفی کرد. چیزی که در نهایت دکتر Gawande و مدیران بیمارستان در سراسر جهان به آن دست یافتند بسیار قابل توجه بود:
تیم هایی که به طور مداوم از چک لیست های خود استفاده می کردند، پیشرفت های چشمگیری در میزان جراحی های موفق داشتند. نتایج نشان داد که وقتی تیم ها به رویه های خود پایبند باشند، می توانند نتایج خود را حتی بدون افزایش مهارت بهبود بخشند.
بیمارستان ها افراد بیشتری استخدام نکردند، جراحان یا پرستاران را برای آموزش بیشتر نفرستادند یا از آنها نخواستند که ساعت های بیشتری کار کنند. آنها فقط یک چک لیست داشتند و به آن پایبند بودند.
بیشتر بخوانید: چگونه یک فرآیند استخدام سیستماتیک ایجاد کنیم؟
4. بهبود مستمر کیفیت
یکی از بهترین چیزها در مورد مستندسازی یک فرآیند این است که وقتی آن را مینویسید ناخودآگاه می خواهید آن را بهبود بدهید. دیدن مراحل ارائه شده روی کاغذ، ذهن ما را مجبور به مقابله با شکاف ها و ناکارآمدی هایی می کند که می بینیم.
جالب اینجا است که تا زمانی که همان مراحل را بدون نوشتن آن ها انجام می دهیم، ممکن است هرگز متوجه اشتباهاتمان نشویم.
هنگامی که یک روش مستند شد، بهبود آن ادامه خواهد یافت. یک لغزش کوچک در برخورد با مشتری، یک تغییر خارجی که تیم را تحت تأثیر قرار می دهد یا حتی کسی که برای پر کردن جای یکی از اعضای تیم در تعطیلات وارد سازمان میشود، می تواند تغییرات و اصلاحاتی در فرآیند ایجاد کند.
زمانی که روی مراحل انجام کار اسم فرآیند گذاشته می شود، افراد به طور خودکار و ناخودآگاه آن را بهینه میکنند.
5. ایجاد بستری برای خلاقیت
مارک زاکربرگ و استیو جابز راز معجزه سیستم سازی در کسب و کار را می دانند. هر دو این افراد کمد لباس خود را برای کاهش زمان تصمیم گیری سیستمی کردند. مثلا زاکربرگ به جای این که انرژی صرف کند تا تصمیم بگیرد امروز چه لباسی بپوشد، در تلاش است تا مغز خود را برای “یافتن راه های جدید برای اتصال جهان” باز بگذارد.
صرف انرژی برای فکر کردن به کارهای تکراری نه تنها باعث اتلاف وقت می شود، بلکه زمان شما برای فکر کردن به کارهای خلاقانه تر را نیز تلف می کند. اگر برای انعطاف پذیری بیشتر و آزاد کردن قدرت مغزی اعضای تیم خود کارها را ساده سازی و سیستمی کنید، سازمان خلاق تری خواهید داشت.
مثال های موفق سیستم سازی کسب و کار
در این قسمت می خواهیم مثالی از عملکرد سیستمی و غیرسیستمی بخش فروش یک شرکت فرضی را بررسی کنیم تا تفاوت آن ها را متوجه شوید. بیایید فقط به یک عنصر نگاه کنیم: پیگیری یک استعلام احتمالی.
فروشنده A غیر سیستمی است. او یک سرنخ جدید از یک مشتری بالقوه به دست می آورد و روی یک کاغذ یادداشت می کند. در این هنگام او در حال خدمت رسانی به یک مشتری دیگر است، کاغذ حاوی اطلاعات یک سرنخ خوب زیر صفحه کلیدش گم می شود و ممکن است یک هفته بگذرد تا آن راار ببیند.
فروشنده B می داند که شرکت یک سیستم CRM دارد، اما از استفاده از آن امتناع می ورزد زیرا نمی تواند داده ها را به شکلی که دوست دارد مرتب کند. در عوض، از یک فایل Excel با قالببندی شرطی رنگی استفاده میکند تا بداند در مرحله بعد باید چه کاری انجام دهد.
اینجا یک سیستم وجود دارد که شامل یک ستون با یک اقدام بعدی است و زمانی که تاریخ پیگیری “امروز” است، به رنگ سبز روشن میشود. اگر هم اقدام به تعویق افتاده باشد، به رنگ قرمز قالب بندی شده است. این سیستم به فروشنده B میگوید که بعداً چه کاری انجام دهد… اما فقط در صورتی که او فایل اکسل خود را باز کند و ببیند.
فروشنده C از CRM شرکت استفاده می کند. او فوراً داده های خود را وارد می کند. این فروشنده ارزش یکپارچگی دادهها را میداند و میداند که چگونه میتوان از سیستم برای سوق دادن افراد به اقدامات درست استفاده کرد. از فروشنده C توسط سیستم خواسته می شود تا اقدام بعدی و پیگیری را در زمان مناسب انجام دهد.
در این صورت دیگر این فروشنده به حافظه خود وابسته نیست، او از سیستم استفاده می کنند تا بفهمد در مرحله بعد چه کاری انجام دهد.
در این شرایط مهم است که نیروی فروش به سیستم اعتماد داشته باشد و بداند که این اقدام درست است، زیرا با بهینه سازی سیستم ها و مدیریت کسب و کار، آنها مداوم و منظم کار میکنند و نتایج مورد نظر را برای سازمان به ارمغان می آورد. با یادگیری سیستم سازی کسب و کار دیگر نگران دوباره کاری ها، اتلاف وقت و عملکرد ضعیف کارمندان خود نباشید.
عدم سیستم سازی، اصلی ترین دلیل اکثر خطاها و هزینه های اضافی است.
پس هر چه زودتر ذهن و فرآیندهای کسب و کارتان را سیستمی کنید👇
– سیستم سازی شرکت گوگل
شرکت گوگل یکی از موفق ترین نمونه هایی است که اهميت و قدرت سيستم سازی کسب و کار را نشان می دهد. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سيستم ها هستند. هر سال، مهندسان گوگل بيش از 550 تغيير برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جست وجو ایجاد می کنند.
در نتيجه این سيستم سازی و برنامه ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانيه، به نتيجه مطلوب خود از طریق موتور جست وجوی گوگل دست پيدا می کنيد. در این فرایند، هيچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد.
اگر این کسب و کار، سال ها زمان و انرژی برای بهبود سيستم ها صرف نمی کرد، به این نتيجه خيره کننده دست نمی یافت و امروز، موفق ترین کسب و کار دنيا نبود.
بیشتر بخوانید: چگونه یک طرح کسب و کار(بیزینس پلن) موفق بنویسیم؟
– سیستم سازی مک دونالد
یکی دیگر از موفق ترین نمونه های سیستم سازی کسب و کار، مجموعه فروشگاه های زنجیره ای مک دونالد است. فرقی نمی کند که این شعبه در کجای دنيا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه ها استانداردها یکسان است.
این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفا با آموزش به دست آمده باشد، بلکه سيستم ها هستند که در مک دونالد نتایج یکسانی را ایجاد می کنند.
چرا باید سیستم سازی را آموزش ببینیم؟
بسیاری از مدیران هستند که در روز بیش از ۸ ساعت کار میکنند، همواره مشغله و اضطراب دارند و باید خودشان به تمام کارها رسیدگی کنند. جالب اینجا است که از خودشان راضی هستند و فکر می کنند هر چه بیشتر کار کنند بهتر است.
اما اصلا اینطور نیست! راز موفقیت کارآفرینان برتر دنیا بیشتر کار کردن نیست! آن ها با «سیستم سازی» آشنا هستند، به کسبو کارشان مثل یک سیستم نگاه می کنند تا با ایجاد تغییرات حساب شده باعث رشد آن شوند.
بیشتر بخوانید: مدیریت کسب و کار چیست؟
شما به عنوان مدیر باید سیستم سازی در کسب و کار را اصولی یاد بگیرید. و آن را در سازمانتان پیاده سازی کنید.
مزایای سیستم سازی در کسب و کار و شفاف سازی فرآیندها
در ادامه مزیتهای سیستم سازی در کسب و کار و شفاف سازی فرآیندها آورده شده است:
-کاهش هزینه ها با سیستم سازی
شما به عنوان مدیر یک کسبو کار آنلاین به جای اینکه زمانتان را صرف بازدید صندوق ورودی ایمیل سازمانی و کار هایی از این قبیل انجام دهید، بهتر است که وقتتان را برای تجزیه و تحلیل فرصت های جدید تجاری و یا توسعه خطوط تولید جدید صرف کنید. خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای اداره یک کسب و کار لازم است، می تواند وقت شما را آزاد کند.
بنابراین می توانید انرژی خود را روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان می دهد کسب و کار خود را رشد دهید و درآمد خود را افزایش دهید.
سیستمی کردن کار های روزمره، بدون فرآیند های شغلی مستند و شفاف، امکان پذیر نیست. با ثبت فرآیندهای خود می توانید وظایف خود را به راحتی تفویض کنید و بدانید که آنها به درستی انجام می شوند یا نه؟ به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید، که این عمل درآمد بیشتری برای تجارت در حال رشد شما به همراه دارد.
-سیستم سازی در کسب و کار و افزایش کارایی
با مشخص کردن فرآیند های شغلی هر واحد، می توانید اقدامات غیرضروری را بشناسید. فرصتی برای بهبود فرآیند در اختیار شما قرار می دهد که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و جلوگیری از اتلاف وقت، برای رشد تجارت شما شود.
همچنین باعث می شود در انجام کارها اشتباهات کمتری رخ بدهد. اختصاص وقت برای ثبت فرآیندهای جدید و مستندسازی مجدد فرآیند های موجود می تواند فرصتی برای کارآمدتر ساختن کارهای روزمره و آزاد کردن وقت برای تمرکز بر افزایش درآمد کسب و کار فراهم کند.
-سیستم سازی مسبب بهبود کارایی
مشاغل فاقد روال و سیستم معمولاً کارمندانی دارند که با اصطلاح “باری به هر جهت ” کار می کنند و هر کدامشان برای انجام وظایف یک روش خاص خود را در پیش گرفته اند. گرچه ممکن است کارمندان شما خوشحالتر باشند، اما این رویه می تواند منجر به ناکارآمدی آنها شود.
نداشتن فرآیندهای مستند می تواند تیم شما را به انجام همان عملکرد به روش های مختلف سوق دهد. ثبت بهترین روش برای انجام وظیفه به همه این امکان را می دهد که در شغل خود کارآیی بیشتری داشته و عملکرد خود را بهبود بخشند.
– سیستم سازی و بهبود ارتباطات
یکی از بزرگترین قاتلان زمان و سود در یک کسب وکار ارتباطات نادرست است. در صورت عدم وجود فرآیند های مستند، ارتباطات داخلی و خارجی می توانند به یک موضوع مهم تبدیل شوند. وقتی رویه هایی را به روشنی نوشته اید ، بحث های کمتری درباره چگونگی انجام کارها وجود دارد.
– فراهم شدن رشد بیشتر با سیستم سازی
وجود رویه هایی برای آموزش کارکنان جدید باعث کاهش استرسی می شود که کارکنان فعلی شما هنگام آموزش اعضای جدید تیم تحمل می کنند. پیروی از مراحل مستند استخدام به شما امکان می دهد افراد مناسب برای هر شغل را استخدام کنید و آنها می توانند بدون نیاز به کمک اضافی مراحل را دنبال کنند.
وقتی نیروهای جدید شما آموزش بهتری ببینند، در مشاغل خود بازدهی بیشتری در مدت زمان کمتری خواهند داشت. می توان آنها را به گونه ای آموزش داد که تعداد اشتباهات را کاهش داده و عملکرد کلی آنها را بهبود بخشید. وقتی کارمندان شما عملکرد بهتری دارند، کسب وکار شما می تواند سریعتر رشد کند.
بیشتر بخوانید: آموزش سازمانی با رویکرد سیستمی چیست؟
– اندازه گیری میزان پیشرفت راحت تر با سیستم سازی
با این حال که میزان درآمد شما یکی از راه های اندازه گیری پیشرفت شماست، اما اندازه گیری تلاش های بازاریابی یا روند توسعه محصولات جدید تصویر کامل تری از سلامتی شرکت شما به شما ارائه می دهد.
اگر کسب و کار شما سیستمی شود و فرآیندهای شغلی شفاف شده باشد، می توانید به سرعت این موارد و همچنین سایر زمینه های مورد نگرانی را بررسی کرده و داده های واقعی در مورد نحوه انجام آنها را بدست آورید.
– افزایش نظم در واحد مالی با سیستم سازی
اگر فرآیند های شغلی شفاف سازی نشود، فعالیت های روزمره ای که برای ادامه فعالیت کسب و کار شما لازم است می توانند گلوگاه هایی ایجاد کنند و کارهای اساسی دیگر را متوقف کنند.
به عنوان مثال، اگر دریافتی ها و بدهی های خود را به طور مکرر ثبت نکنید، وقتی زمان پرداخت حقوق کارمندان یا محاسبه مالیات سه ماهه فرا برسد، کسب وکارتان با موجی از گمراهی روبرو شود.
وجود یک سیستم سازمان یافته و کاملاً مستند در دسترس، این اطمینان را می دهد که در چنین شرایطی با مشکل روبرو نخواهید شد. در واقع سیستم و نظام مالی سازمان باعث می شود که مسائل مالی سازمان بهبود یابد.
– سیستم سازی موثر بر آزاد شدن وقت مدیران
وقتی کسب وکار شما در عملکردهای خود منظم است، وقت شما را آزاد می کند، بنابراین می توانید روی فعالیت هایی تمرکز کنید که به رشد تجارت شما کمک می کنند. به جای اینکه بعد از ظهر را به پاسخ دادن به ایمیل هایتان سپری کنید، میتوانید بر روی بازاریابی خود کار کنید یا تجارت خود را برای شرکت در نمایشگاه های کسب وکار حاضر کنید.
آموزش سیستم سازی کسب و کار تجارت این فرصت را برای شما فراهم می کند که وقت بیشتری برای کارهای خلاقانه داشته باشید و همواره در حال پیشرفت باشید.
وقتی می دانید که کار شما به صورت اتوماتیک در حال انجام است، وقت بیشتری برای خود می گذارید! می توانید برای رفتن به تعطیلات و حضور کامل در کنار دوستان و خانواده وقت بگذارید و در تمام این مدت کسب درآمد داشته باشید.
هر چه زودتر ذهن و فرآیندهای کسب و کارتان را سیستمی کنید
– امکان فروش کسب و کار با قیمت بالا تر پس از سیستم سازی در کسب و کار
معمولا کسب و کارهایی که به فروش می رسند در عملکردشان افت قابل توجهی رخ می دهد. این افت باعث ضرر کردن زیاد خریدار خواهد شد. افرادی که به دنبال خرید یک کسب و کار هستند به دنبال کسب و کار هایی هستند که بتوانند به سرعت عملیات کسب و کار را شروع کرده و به نوعی کار ها را به سرعت از سر بگیرند.
در این زمان کسب و کاری ارزشمند است که بتواند پس از خروج صاحب و مدیر فعلی، با قدرت و سرعت سابق خود به کار ادامه دهد. سیستم سازی در کسب و کار باعث ایجاد یک ارزش در کسب و کار می شود، به وسیله ی آن کسب و کار میتواند بدون نیاز به حضور مدیر به کار خود ادامه دهد.
پس میتوان گفت که سیستم سازی در کسب و کار باعث ایجاد ارزشی میشود که میتواند به هنگام فروش کسب و کار قیمت بالا تری را برای آن تعیین کرد، بنابراین برای سیستم سازی کسب و کار باید زمان مناسبی را تخصیص داد.
از مزایای سیستم سازی برای کسب و کارها عقب نمانید👇
مراحل و اصول سیستم سازی کسب و کار
سیستم کسب و کار شما شامل سه جزء افراد، اسناد و ابزار است که باید آن ها را سیستمی کنید.
1. سیستم سازی افراد
در فرآیند بهینه کردن و سیستم سازی افراد، باید به چندین بخش توجه داشته باشید:
– درست استخدام کنید.
یک سیستم درست باید وقت و انرژی کافی برای پیدا کردن و استخدام کارمند خوب بگذارد.
– اصولی آموزش دهید.
اگر شخص مناسبی برای انجام یک کار وجود ندارد، ببینید چه کسی با کمی آموزش و کمک میتواند این کار را انجام دهد. برای اینکه بخش آموزش سازمان خود را سیستمی و پربازده کنید.
– کارها را واگذار کنید.
تا جای امکان کارها را به دیگران واگذار کنید. توانمندی کارمندان خود را دست کم نگیرید. احتمالا کسانی در سازمان شما هستند که با کمی راهنمایی میتوانند کارها را حتی بهتر از خودتان انجام دهند.
– در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج کنید.
شاید گاهی لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید و حتی شاید مجبور شوید برخی از کارمندان را اخراج کنید. برای اشنایی با اصول و مراحل درست اخراج کارمندان مقاله زیر را حتما بخوانید:
بیشتر بخوانید: مراحل و قوانین اخراج کارمندان
2. سیستم سازی ابزار و تجهیزات
بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما را تجهیزات و ابزاری تشکیل می دهند مثل کامپیوتر، تلفن، وبسایت، سامانه پیامکی، نرمافزارها و…
تجهیزات سختافزاری و نرمافزار زیادی وجود دارند که بسیاری از کارهای تکرارشونده ای که اغلب خستهکننده هستند را خودکار میکنند. برای شروع سیستم سازی ابزار باید ببینید در کدام یک از قسمتهای کسبوکارتان، نبودن تجهیزات کار را برای کارمندان و شخص شما سختتر و طولانیتر میکند.
ابزارهای خوب و حرفهای در نظم سازمان شما و صرفه جویی در زمانتان بسیار موثر هستند. از جمله ابزارهای کسب و کار که میتوانید از آنها استفاده کنید:
- استفاده از سیستم تلفنی VOIP
- استفاده از سیستم پیامکی هوشمند برای پاسخگویی خودکار به ایمیل ها و تماس ها
- ابزار ترلو برای پیگیری کارهای واگذار شده به کارمندان
- ابزارهای کارآمد گوگل مثل: گوگل شیت، تقویم گوگل، فرم های گوگل
بیشتر بخوانید: اهمیت چک لیست اقلام ضروری در سیستم سازی
3. سیستم سازی اسناد و دستورالعمل ها
هر فعالیت و فرآیندی که در کسبوکار شما انجام میشود، باید یک دستورالعمل مشخص داشته باشد. مثلا شما باید برای مراحل ارتباط با مشتری یک دفترچه داشته باشید و اطلاعاتی مثل نحوه صحبت با مشتری، پاسخ به اعتراضات او، نحوه پرداخت و … را در آن ثبت کنید.
مزیت داشتن دستورالعمل آن است که میتوان آن را مدام بهبود بخشید و شما پس از مدتی راهنمای مکتوب و ارزشمندی دارید که به تمام قسمتهای کسبوکارتان کمک می کند تا بهخوبی کار کنند.
– نرم افزار سیستم سازی کسب و کار
اکثر کارهایی که در سازمان شما قابلیت سیستمی شدن دارند، با کمک گرفتن از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار و ابزارهایی مثل: CRM ، BPMS, Trello, googlesheet و تقویمها و… اجرا و رصد میشوند.
– اهمیت چک لیست ها در سیستم سازی کسب و کار
اگر قبلا با چک لیست های ساده ای مثل لیست خرید یا لیست کارهای روزانه کار کرده باشید می دانید که چقدر چک لیست ها در منظم کردن افکار و عدم فراموشی کارها به شما کمک می کند. از انواع چک لیست هایی که می توانید در حوزه سیستم سازی کسب و کار از آن ها استفاده کنید، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- چک لیست سیستم سازی
- چک لیست فروش
- چک لیست ارزیابی تامین کنندگان
با چک لیست سیستم سازی در ادامه همین مطلب آشنا خواهید شد. برای دانلود چک لیست فروش و چک لیست ارزیابی تامین کنندگان کلیک کنید.
سیستم سازی بخش های مختلف کسب و کار
– پیاده سازی سیستم فروش
اگر فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری شما ساختار منظم و حرفه ای ندارند و مشتریان ناراضی شما زیاد هستند، به سیستم سازی در فروش نیاز دارید.
در صورت سیستم سازی فروش دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نمی افتد، مشتریان خوب و بد به یک میزان خدمات نمی بینند و رضایت مشتریان شما به مراتب افزایش خواهد یافت.
– سیستم سازی استخدام و اخراج
اگر استخدام و اخراج سیستمی ندارید، به احتمال زیاد گزینش افراد به درستی شکل نمیگیرد، بنابراین از جذب افراد با صلاحیت باز میمانید. در صورت سیستم سازی فرآیندهای استخدام و اخراج گزینش افراد شایسته و اخراج افراد نالایق به درستی صورت می گیرد.
– سیستم سازی فرایندهای داخلی
اگر در صورت نبود شما سازمانتان بهره وری ندارد، به سیستم سازی فرایندهای داخلی نیاز دارید. اگر سازمان شما مثل بسیاری سازمان ها برای مرخصی گرفتن، ارجاع یک فعالیت به همکار دیگر و یا برای پیگیری و برنامه ریزی فعالیت ها یک سیستم نداشته باشد، با بی نظمی شدیدی مواجه است.
در صورت سیستم سازی فرآیندهای داخلی ناهماهنگی ها کاهش می یابد و شما به عنوان یک مدیر لازم نیست دائما ناظر فعالیت افراد باشید و آن ها را کنترل کنید. افزایش بهره وری منابع انسانی، کاهش دوباره کاری ها، کاهش تعارضات و افزایش رضایت کارکنان و وفادار کردن آن ها از طریق ایجاد یک سیستم امکان پذیر است.
تنها با سیستم سازی فعالیت ها است که به نیروی انسانی خودکار و نتیجه محور دست پیدا خواهید کرد.
بیشتر بخوانید: ابزارهای کسب و کارها
– سیستم سازی مالی
اگر قراردادهای حرفه ای ندارید و یا سیستم محاسبات و وصول مطالبات و تسویه حساب شما به شکل سیستمی صورت نمی گیرد، به سیستم سازی مالی نیاز دارید.
از مزایای آموزش سیستم سازی مالی این است که ارزیابی مشتریان طبق سیستم پیش می رود، قراردادهای شما حرفه ای می شوند و فرآیند محاسبات و تسویه شما نیز به شکلی سیستمی در می آیند و دغدغه های مالی شما کاهش می یابند.
– سیستم سازی کنترل
اگر برای کنترل فرآیندهای مدیریت منابع انسانی سازمانتان و ارزیابی آن ها شاخصی ندارید یا افراد ارزشمند سازمان شما بی انگیزه هستند، به علت عدم سیستم سازی کنترل و نبود شاخص عملکردی است. اگر شاخص های ارزیابی عملکرد پرسنل را تعیین کنید، می توانید تشویقات و تنبیهات لازم را نیز انجام دهید.
هفت سیستم کسب و کارهای کوچک
خیلیها از ما میپرسند که آیا سیستم سازی کسب و کارهای کوچک نیز لازم هست یا خیر؟! بله لازم است ولی شاید خیلی وقتگیر نباشد. در ادامه به 7 سیستم اشاره می کنیم که هر کسب و کاری (از جمله شما) به آنها نیاز دارد:
- سیستم سازی ارتباطات داخلی: تمام جلسات، ایمیلها، مکالمات آنلاین و مکالمات حضوری در بخش ارتباطات داخلی گنجانده شده است. با سیستمی کردن ارتباطات داخلی می توانید درباره فرصت ها بحث کنید، برخی را بازنویسی کرده و تصمیم درست بگیرید.
- سیستم سازی ارتباط با مشتری: که مهم ترین جنبه کسب و کار شما است کمک می کند تا مشتریان را به طرفداران پرو پا قرص خود تبدیل کنید
- سیستم سازی آموزش: اگر آموزش به نیروهای خود را سیستمی کنید، همه افراد به خصوص استخدامی های جدید به طور مداوم به روز می شوند و این فرآیند همینطور باقی می ماند که در نهایت سازمان شما را به یک سازمان یادگیرنده تبدیل می کند.
- سیستم سازی مدیریت پروژه: کسب و کار شما همیشه در جریان است، پس باید تمام پروژه های کوچکتر را بدون اینکه چیزی از قلم بیفتد مدیریت کنید.
- سیستم سازی مالی و حسابداری: نحوه مدیریت پول شرکت، از جریان نقدینگی گرفته تا مالیات و بودجه بندی برای بخش ها همه به سیستم نیاز دارند.
- سیستم سازی فرآیندها و رویه ها: یعنی ترتیب و نظم انجام کارهای سازمانتان، حتی ریزترین ها را، مشخص کنید تا همیشه کارایی بالا و خطای پایین داشته باشید.
- سیستم سازی مدیریت منابع انسانی: این سیستم به هرچیز مربوط به کارکنان شما از استخدام تا خروجشان میپردازد.
برای سیستم سازی کسب و کارها، ما این دوره را به مدیران پیشنهاد می کنیم:👇
نتیجه گیری
با سیستم سازی کسب و کار میتوانیم کمتر کار کنید و بیشتر پول دربیاورید، خیلی از کارها را به دیگران بسپارید و وقت بیشتری برای تفکر و استراحت داشته باشید. داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتینها و دستورالعملها، سازمان یادگیرنده، کار تیمی، نیروهای توانمند و ابزارهای کارآمد، بخشهای جداییناپذیر از سیستم سازی هستند.
با سیستم سازی در شلوغی ها غرق نمی شوید، روحیه کارکنان و بهره وری آنها بهبود میيابد، محیط کار آرام و جذاب مي شود، به طور مداوم بازدهی، گردش مالی و سود شما افزایش پیدا می کند و به راحتی یک تعطیلات بدون نگرانی در مورد عملکرد کسب و کار و فعالیت هاي کارکنان خواهيد داشت.
هر ماه باید برای نظارت بر بهینه سازی سیستمهای خود زمان بندی کنید، نتایج را بررسی کنید و ببینید آیا آنها به طور موثر برای شما کار میکنند یا نه. هر کجا که میتوانید را تغییر و بهبود دهید یا این که برخی کارها را حذف کنید. با گذشت زمان، کسب و کار شما تغییر کرده و پیشرفت میکند.
این زمان را در تقویم خود برنامه ریزی کنید و اجازه ندهید چیزی بین آن بیفتد! امیدواریم در این مقاله گروه اقیانوس آبی توانسته باشیم شما را با اهمیت بالای آموزش سیستم سازی کسب و کار و نحوه انجام آن به خوبی آشنا کرده باشیم. ما در اقیانوس آبی با بهره گیری از مشاوران مجرب و متخصص، همراه شما هستیم تا کامل به روال اجرای کارتون مسلط بشید و همیشه جهت همراهی پشتیبان شما هستیم.
سوالات متداول در سیستم سازی کسب و کار
-
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی کسب و کار شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب و کار انجام میشود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها بهخوبی پیش برود.
-
سیستم سازی چه تاثیری در کسب و کار شما دارد؟
-آزاد شدن وقت مدیران
-افزایش نظم در واحد مالی
-بهبود ارتباطات
-بهبود و افزایش کارایی
-اندازه گیری راحت تر میزان پیشرفت
-کاهش هزینه ها و در نهایت افزایش سود اوری -
چک لیست سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی سازمان شامل شش مرحله است که هر کدام چک لیست مخصوص خود را دارند:
1. سیستم سازی فروش
2. سیستم سازی استخدام و اخراج
3. سیستم سازی فعالیت ها
4. سیستم سازی مالی
5. سیستم سازی فرایندهای داخلی
6. سیستم سازی کنترل -
مراحل سیستم سازی کسب و کار چیست؟
شامل سه مرحله است:
1. سیستم سازی افراد
2. سیستم سازی ابزار و تجهیزات
3. سیستم سازی فرایندها و دستوالعمل ها
که هر یک مفصل در متن مقاله توضیح داده شده اند
179 پاسخ
با سلام. خیلی اتفاقی به مقاله شما برخورد کردم و واقعا ترغیب شدم برای سیستم سازی. برای من که تا به حال سیستم سازی کسب و کار انجام ندادم، برای شروعش چه پیشنهادی دارید؟
سلام مدیر عزیز. ممنون از انتقال نظرتون. برای شروع سیستم سازی کارهای زیر رو میتونین انجام بدین:
1. تا جای امکان کارها رو به دیگران واگذار کنید و وقتتون رو آزاد کنین.
2. فهرستی از تمام کارهایی که انجام میشه تهیه کنید و آنها را به سه گروه تقسیم کنید: کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط از عهده خودتون برمیاد.
3. در تصمیماتتون از اصل ۲۰/۸۰ استفاده کنید (تنها ۲۰ درصد تصمیمات کاری مهم و حیاتی هستند. )بقیه تصمیمگیریها را به کارمندانتون بسپارین چون تصمیمگیریهای کوچک، یکی ازچیزهایی است که باعث اتلاف زمان میشود.
4. اگر کارهایی هست که نیاز به حضور در محل کار نداره، اون ها رو برون سپاری کنین.
5. مراحل انجام هر یک از فرآیندها و کارهایی که پرسنل انجام میدهند را بنویسید و مانند یک دستوالعمل در اختیار کارمندانتون قرار بدین.
6. حتما از کارمندانتون بخواین که برای شما در پایان روز گزارش کاری بفرستند.
7. حتما انبار و یا حتی یک کمد به اقلام ضروری سازمانتون اختصاص بدین که به خاطر نبود برخی تجهیزات کارها عقب نمونن و زمان نیروهاتون تلف نشه.
8. یک شبکه درست کنین و فایل هایی که همه کارمندان ممکنه به اون ها احتیاج پیدا کنند رو در اون به اشتراک بذارین
من برای استخدامم خیلی مشکل داشتم و الان که مقاله رو خوندم فهمیدم مشکل اصلی در سیستم سازی این بخش بوده. ممنونم از شما و مقالات خوبتون
سلام و وقت بخیر. بله سیستم سازی در بخش استخدام و اخراج خیلی مهمه هست. پیشنهاد می کنم مقاله استخدام و اخراج سیستماتیک رو حتما ببینید.
متاسفانه سیستم سازی در ایران خیلی بهش اهمیت داده نمیشه ، با اینکه برای هر کسبو کاری هر چه قدر هم کوچک باید تا حدی انجام بشه
سلام. ممنون از مطلب خوبتون. من مطلب شما رو دوست داشتم چون همه چیز رو باز کرده بودین و مثال زده بودین. خیلی از سایت ها هستن که کلی گویی می کنن و یا تئوریک صحبت می کنن و آدم هیچی متوجه نمیشه
سلام. خوشحالیم که تونستیم بهتون کمک کنیم. موفق باشید
سلام. من کلا با تعریف سیستم مشکل دارم. هر جایی یه تعریفی نوشته. مقاله ای هست که من بتونم درست بفهمم سیستم چیست؟
سلام و وقت بخیر.
سیستم مجموعهای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد میکند. کسبوکار هم یک سیستم است و مجموعهای است که خروجی مشخصی ایجاد میکند.
سیستم کسبوکار شامل مجموعهای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسبوکار سودی است که ایجاد میکند.
برای مطالعه بیشتر مقاله بخش های اساسی یک سیستم را مطالعه کنید.
با سلام و وقت بخیر. من در شرکت خودم سیستم دارم: وظایف همه کارمندان مشخص است. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده میکنیم. برای انجام برخی کارها هم دستورالعملهایی داریم که برخی مستند شدند و برخی روتین هستند و در ذهن من و کارمندانم.
میدونم که پایه سیستم سازی همین ها هستند و من از همین راضی هستم. سیستم سازی بیشتر چه کمکی میتونه به من بکنه؟
سلام خدمت شما مدیر عزیز.
سیستم سازی ساخت و بهینهسازی اجزای سیستم برای کارکرد بهتر است. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قویتر استفاده کنیم، تمام فعالیتها و فرایندهای کسبوکار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آنها بتواند کسبوکار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفهایتر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.
شما همین الان یک سیستم کسبوکار دارید، ولی موضوع آن است که باید این سیستم را بهینهسازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشد.
سلام و وقت بخیر. در مورد سیستم سازی اسناد میشه بیشتر توضیح بدید؟
سلام و وقت بخیر. بله حتما
هر فعالیتی که در کسبوکار انجام میشود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکتها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما اینقدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشتهاید. اگر کسی تخفیف میخواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس تمام حالتهای ممکن را پیشبینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید.
حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام میدهید دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود. مثلا برای استخدام، اخراج، پاسخگویی اعتراضات مشتریان و … دستورالعملهای دقیقی تهیه کنید. هر وقت دیدید دستورالعمل تهیهشده عالی نیست آن را بهبود بدهید.
در بسیاری از شرکتها این دستورالعملها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همهچیز به هم میریزد.
مزیت داشتن دستورالعمل آن است که میتوان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث میشود تمام قسمتهای کسبوکارتان بهخوبی کار کند.
چطور تشخیص بدیم که کسبوکارمان رشد میکند یا نه؟
سلام.
برای اینکه تشخیص بدید کسبوکارتون رشد میکنه یا نه باید اون رو قابل اندازه گیری و مقیاس پذیر کنین.
در سیستم سازی باید تصمیمگیریهای احساسی را کنار بگذارید و بتونید کسبوکارتون را با اعداد و ارقام تحلیل کنید. شما با کمک شاخصهای کلیدی عملکرد می تونین کسبوکار خودتون را تحلیل کنین
سلام و وقت بخیر. ممنون از مطلب خوبتون. ولی ایا تو یه جمله می تونین به من بگین که چرا سیستمسازی کسب و کار، ارزش تلاش کردن دارد؟
با سلام و وقت بخیر جناب شکاری.
در جواب به این سوالتون بذارید من چند سوال بپرسم: چگونه یک کسب و کار کوچک یا متوسط میتواند تعداد زیادی از مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟ چه اتفاقی میافتد وقتی صدها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس میگیرند؟
با سیستم سازی، شما میتوانید سیستمهایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به کسب و کار وارد کرده و مهمتر از آن فرآیندهایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش رضایت مشتریان آماده کند.
“وقتی کسب و کارها شکست میخورند، ورشکست میشوند و یا رشد نمیکنند، تقریباً همیشه یک دلیل دارد. آنها روی سیستمها و فرایندهایی که نیاز دارند سرمایهگذاری نکردهاند.”
با سلام . آیا قبل از سیستم سازی فرایند کسبوکار باید کار خاصی انجام بدیم؟
با سلام . بهتره که 4 کار رو انجام بدین:
1. فهرستی از وظایف متداول تهیه کنید
2. دربارهی هر فرایند با توجه به کارمند تخصیص دادهشده به فرایند بنویسید.
3. اکنون که هر فرایند کاری را نوشتید، چگونه کارمندان شما وقتی مشغول کار هستند میتوانند بهسرعت به آن دسترسی داشته باشند؟
4. فرایندها را مستندسازی کنید
موانع سیستم سازی در کسب و کار چه چیزهایی هستند؟
سلام. موانع زیادی باعث عدم توجه مدیران به سیستم سازی میشه، ولی رایج ترین اونها عبارتند از:
1. فکر می کنند زمان و منبع برای سند سازی یک پروسه وجود ندارد.
2. فکر می کنید کسب و کار شما برای سیستم سازی خیلی کوچک است.
3. ترس از بیکاری: کارمندان گمان می کنند به محض سند سازی این فرآیندها، کارمند جدیدی که حقوق کمتری می گیرد و کارایی بالاتری دارد، جایگزین آنها خواهد شد. بهترین روش کاهش این ترس و اضطراب این است که مدیران به کارمندان خود اطمینان بدهند که هدف از سیستم سازی در کسب و کار افزایش ظرفیت کاری است و نه کاهش تعداد کارمندان.
4. کارمندان نمیخواهند در روند کاری خود تغییر ایجاد کنند.
5. در نظر کارمندان سند سازی فرآیندهای کاری، بسیار سخت است و به آموزش های پیشرفته نیاز دارد.
6. کارمندان باور ندارند که سیستم سازی در کسب و کار یک روش کارآمد است.
سلام و وقت بخیر. مقاله خوبی بود اما آیا تنها سیستم سازی برای موفقیت کسب و کار کافیه؟
سلام.
وقتی که یک کسب و کار می سازید، می خواهید در حقیقت سیستمی باشد که ورودی آن محصول و مشتری، و خروجی اش سود روزافزون است. آیا چنین چیزی بیش از حد رویایی نیست؟ خیر. اگر طبق این هفت گام پیش روید:
1. جذب مشتری
2. حفظ و نگهداری
3. بهبود مشتری
4. سیستم سازی
5. واگذاری مسئولیت ها
6. خودکارسازی
7. رشد و موفقیت کسب و کار
شما باید همیشه سعی کنید کسب و کارتان را بدون هیچ ابهام و نقطه کوری ببینید و بتوانید از آن گزارش گرفته و پیش بینی اش کنید.
سلام. من زیاد کار میکنم؛ تمام وقت ذهن و فکر و توانم را گذاشتهام، اما پول کمی به دست میآورم و به سودی که انتظارش را دارم، نمیرسم. راه حل اون تنها سیستم سازی هست؟
سلام.
معمولا سوالات رایجی که مدیران از ما می پرسند این سه سوال است؟
1. از کجا شروع کنیم؟
راه اندازی یک کسب و کار بسیار سخت و پیچیده است، خصوصا برای کسانی که برای اولین بار است که میخواهند، کسب و کاری راه اندازی کنند.
2. چگونه مدیریت کنیم؟
در اداره کسب و کارم، مشکلات زیادی دارم؛ مدام مضطرب و نگرانم؛ هر چند کارمندانی دارم، اما تا خودم حضور نداشته باشم، کار پیش نمیرود.
3. چگونه به سود برسیم؟
من زیاد کار میکنم؛ تمام وقت ذهن و فکر و توانم را گذاشتهام، اما پول کمی به دست میآورم و به سودی که انتظارش را دارم، نمیرسم.
پاسخ اقیانوس آبی برای همه این سؤالات این است:
سیستم سازی را یاد بگیرید
با سلام. من چند تا آمار به تازگی درابره سیستم سازی در کسب و کار خوندم که برام جالب بود. گفتم با شما هم share کنم:
بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ این مسئله آنها را به شدت ناپایدار میکند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحرانهای جدی میشوند.
سیستم سازی حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینههای کسب و کار را کاهش می دهد.
سلام و وقت بخیر. ممنونم از امار مفیدی که دادین. سیستم سازی آمار جالبی داره، مثلا: به طور میانگین سیستم سازی در کسب و کار بهرهوری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش داده و بازدهی فروش رو هم۵/۱۲ درصد و سرعت فرآیندها رو بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش میده. آماری که خیلی برای خود من هم جالبه اینه: سیستم سازی کسب و کار نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش میدهد.
چرا من نیاز دارم که تجارت خودم را سیستم سازی کنم؟ چطور باید کارمندانم رو قانع کنم که سیستم سازی کسب و کار برایشان خوب است؟
سلام جناب فاتحی پور. مزایای بسیاری وجود دارد که می تونید با سیستم سازی کسب و کار به دست بیارین: با سیستم سازی در کسب و کار، افراد سازمان شما درک درستی از کارهایی که باید انجام دهند و آنچه از آنها انتظار می رود دارند، در حالی که بدون آن و نداشتنخط مشی، سوالات بی پاسخ زیادی برایشان به وجود می اید که مستقیما روی کیفیت و خدمات شما تاثیر می گذارد. در صورت سیستم سازی ناهماهنگی ها کاهش می یابد و شما به عنوان یک مدیر لازم نیست دائما ناظر فعالیت افراد باشید و آن ها را کنترل کنید.
سلام. یکی از دوستان من که سیستم سازی رو بهم پیشنهاد داد میگفت سیستم سازی خوبه چون نباید افرادت رو مدیریت کنی!!! این دقیقا چه معنی داره؟
بله کاملا درسته. با سیستم سازی در کسب و کار شما سیستم را مدیریت کنید، نه افراد را! چرا؟ چون نمی توانید افراد را وادار کنید کاری را انجام دهند. اما وقتی سیستم مشخص باشد و هر کس بداند چه کاری باید انجام دهد، جواب همه سوالات در در جایی مستند شده و در دسترس همه باشد و سیستم کسب و کارتان کارآمد باشد، افراد سیستمتان را پیش خواهند برد.
با سیستم سازی خیلی راحت تر میشه کارها رو برون سپاری کرد. بدون سیستم سازی همه چیز با هم قاطی میشه. م خیلی این موضوع بهم کمک کرد که بتونم از بار مسئولیت کارمندام کم کنم
سلام و وقت بخیر.
بله به کمک سیستمسازی میتوانید تفویض اختیار (Delegation) کنید، یعنی واگذاری مسئولیتها به کارمندان هم چنین میتوانید برونسپاری (Out Sourcing) کنید، یعنی واگذاری مسئولیتها به افرادی خارج از سازمان. بنابراین وقت شما برای کارهای مهمتر، از جمله فکر کردن آزاد میشود.
من وقتی توی دوره سیستم سازی شما شرکت کردم، فهمیدم که چقدر از زمان من رو حل مشکلات تکراری می گرفتن.
سلام. بله ما در دوره سیستم سازی به مدیران آموزش می دهیم که مشکلات جدی و تکرار شونده در کسبوکار خود را ریشهیابی و یکبار برای همیشه حل کنند.
سیستم سازی خیلی کار وسیعی هست و اولش واقعا ترسناکه. ولی همین شروع کردنش و انجام کارهای ساده ای مثل گزارش گرفتن و جلسات هفتگی و تعیین بعضی از شاخص های پایه ای هم میتونه در پیشرفت و نظم سازمان انقدر تاثیر بذاره که همه رو به وجد میاره سیستم سازی رو ادامه بدن.
سلام و عرض ادب. بله دقیقا درسته. سیستم سازی حتی در پایه ای ترین حالت هم میتونه برای کسب و کارها خیلی مفید باشه
سلام. من قبل از آشنایی با موسسه شما داشتم سیستم سازی رو انجام میدادم. ولی گاهی وقتها نیاز داشتم یک نفر بهم مشاوره سیستم سازی بده. وقتی با مشاوران شما صحبت کردم خیلی از ابهاماتم برطرف شد. مطلب خوبی هم نوشتین درباره سیستم ها. برای آشنا شدن با حوزه سیستم سازی خیلی خوبه
با سلام. خوشحالیم و باعث افتخار ماست که بتونیم به مدیران عزیز کشورمون کمک کنیم.
مشاوره سیستم سازی شرکت اقیانوس آبی به همراه آموزش سیستم سازی میتونه کسب و کارتون رو متحول کنه
سلام. به نظر من اون کسب و کارهایی که قبل از کرونا روی سیستم سازی خودشون کار کردن، خیلی راحت تر و بهتر تونستن دووم بیارن. چون دیگه از راه دور همه چیز قابل کنترل هست. خوشحالم که با شما سیستم سازی رو شروع کردم و ادامه دادم.
سلام و وقت بخیر. بله سیستم سازی به خودکار شدن فرآیندها خیلی کمک میکنه و علاوه بر ازاد کردن وقت مدیر، کارایی کارمندان رو هم زیاد میکنه. ما هم خوشحالیم که تونستیم به شما در این دوران سخت کرونا کمک کنیم.
سلام. خسته نباشید. توی مطلبتون نگفته بودین که چه افرادی در سازمان باید سیستم سازی رو یاد بگیرند؟
با سلام و وقت بخیر. در کل میتونیم بگیم که تمام افرادی که صاحب کسب و کار هستند باید سیستم سازی رو یاد بگیرن. علاوه بر مدیران ارشد، مدیران میانی شرکت ها، مدیران و کارشناسان واحدهای سیستم ها و روش ها، کارشناسان واحدهای فناوری اطلاعات و IT و تا حدی خود کارمندان هر بخش باید سیستم سازی را یاد بگیرند تا به مزایای اون پی برده و برای اجرای دقیقش تلاش کنن.
سلام. سوالی دارم. از کجا بفهمم که سیستم سازی برای کسب و کار من مناسب هست یا نه؟
با سلام و وقت بخیر.
نشانه ها و علائمی که نشان می دهد به سیستم سازی نیاز دارید:
*اگر بعد از چند روز مرخصی وقتی به محل کار خود برمیگردید، با انبوهی از کارهای عقب افتاده مواجه میشوید،
*اگر سخت کار میکنید ولی به به اندازه کاری که میکنید درآمد ندارید،
* اگر کسب و کار شما بعد از مدتی پیشرفت در یک نقطه ساکن مانده و پیشرفت ملموسی احساس نمیکنید،
*حل مشکلات تکراری زمان زیادی از شما میگیرد.
اگر این مشکلات رو دارین ضعف شما در سیستم سازی است.
سلام به تیم قوی اقیانوس آبی. من در دوره سیستم سازی شما شرکت کردم البته ماه ها قبل و واقعا تاثیرش رو دیدم. وقتی هم که مطلبی برام ارسال می کنین از طریق ایمیل حتما میخونم. امیدوارم همیشه موفق بمونین و به کمک کردن به مشاغل دیگه ادامه بدین
سلام جناب محمدیان عزیز. بسیار خرسندیم که مطالب آموزشی ما در حوزه سیستم سازی تونسته به کسب و کارتون کمک کنه. امیدواریم موفقیت شما هم همچنان ادامه داشته باشه
من زمانی که میخواستم سیستم سازی رو شروع کنم همیشه این سوالات در ذهنم بود که چرا شرکتها و کسب و کارهای موفق ایرانی هم به جایی نمیرسند که مثلاً ۱۰۰۰ شعبه داشته باشند یا زنجیره ای بشن. چرا بعضی ها در اوج شکست می خورن و فهمیدم که جواب همه این ها سیستم سازی هست.ممنونم مطالب خوبی نوشته بودین
با سلام خدمت شما همسفر اقیانوس آبی. خیلی خوشحالیم که مطالب ما در حوزه آموزش سیستم سازی تونسته سهم کوچکی در موفقیت کسب و کار شما داشته باشه
سلام. نگرانی من که باعث میشه سیستم سازی رو به تعویق بندازم پیچیدگی اونه. برای اجرای سیستم سازی باید نرم افزارهای خیلی پیچیده رو آموزش ببینم؟
با عرض سلام خدمت همراه محترم شرکت اقیانوس آبی. در زمینه پیاده سازی سیستم سازی کسب وکار در ابتدا روشن سازی فرایند های هر واحد مورد نیاز است. وقتی در قسمت شفاف سازی به خوبی عمل کنید، دیگر به پیچیدگی نرم افزار ها نیازی نخواهید داشت.
سلام. شرکت شما سیستم سازی رو برای کسب و کارهای دیگه هم انجام میده یا فقط آموزش میدین؟
سلام. وقت شما بخیر. بله شرکت اقیانوس آبی در بخش خدمات خودش، اجرا و مشاوره سیستم سازی رو به سازمان های دیگه ارائه میده.
شرکت اقیانوس آبی خدمات زیر را در حوزه سیستم سازی ارائه می کند:
۱. دسته بندی کارکنان و بررسی این که آیا در جایگاه شغلی درستی قرار دارند یا خیر.
۲. ایجاد اسناد کلیدی و یکپارچه سازی آن ها
۳.طراحی فرایندها
۴. بررسی ابزارهای مناسب برای یکپارچه سازی و اتوماتیک کردن فرایندها
دوره سیستم سازی که در مقاله معرفی کردین غیر حضوری هست. من اگه در طول دوره سوالی داشته باشم چطور باید اون رو بپرسم؟
سلام مدیر گرامی. تمام دانشجویان دوره پس از ثبت نام برای پرسیدن سوالات خود از اساتید دوره به ۳ روش پشتیبانی می شوند:
۱. ثبت تیکت در سامانه پشتیبانی
۲. ارتباط از طریق واتس آپ به شماره ۰۹۱۶۲۵۱۰۰۲۶
۳. تماس تلفنی با شماره ۰۹۱۶۲۵۱۰۰۲۶
از نظر من سیستم سازی فقط برای کسب کارهای بزرگ کاربرد داره نه کوچک.
سلام. ممنون از انتقال نظرتون. در این مورد میتونیم توضیحات زیر رو خدمتتون ارائه بدیم:
تا چند دهه پیش، کسبوکار ها یا خیلی بزرگ بودند یا خیلی کوچک. رویکرد سیستمی به خوبی در سازمانهای بزرگ اجرا میشد و در کسبوکارهای خیلی کوچک جایگاهی نداشت. اما امروزه تعداد کسبوکارهای کوچک، متوسط و استارتاپها خیلی زیاد شده و اون ها هم نیازمند سیستم سازی هستند و میتوانند از آن سود ببرند:
۱. با کمترین حضور شما کارها به صورت خودکار و اتوماتیک انجام میشود. فرصتی برای استراحت و تفریح خواهید داشت.
۲. توسعه آسانتر میشود. میتوانید از سیستم کسبوکار خود کپی بگیرید و آن را گسترش دهید.
۳. مشکلات را به صورت ریشهای (سیستماتیک) حل میکنید. پس خطاها و اشتباهات کم میشوند و زیان مالی کاهش مییابد.
همین الآن هم کسبوکار شما در حال کار کردن است. پس لازم نیست تمام کارها را متوقف کنید تا بعد از سیستم سازی مجددا اونها رو آغاز کنید. بخشی از وقت و انرژی خودتان را صرف سیستم سازی کسبوکار خود کنید تا بهتدریج به یک سیستم کارآمد برسید. ممکن است بارها تغییراتی در سیستم بهوجود آورید تا آن را بهتر کنید. نگران نباشید! سیستم سازی برای خیلی از کسبوکارهای کوچک و متوسط، مثل لانهسازی پرندههاست و به تدریج کامل و کاملتر میشود.
من قبل از اشنایی با سیستم سازی بیشتر وقت خود را صرف درگیر شدن با نتایج ناخوشایندی میکردم که از سیستم های پنهان و مدیریت نشده نشات گرفته بودند. بعد از خرید دوره سیستم سازی اقیانوس آبی بیشتر مشکلاتم حل شدن
سلام و وقت بخیر. خوشحالیم که دوره و آموزش سیستم سازی ما تونسته به شما کمک کنه. به امید پیشرفت روزافزون شما
سیستم سازی برای من مزیتی که داشت شناختن کارهای زائد و اضافه کسب و کارم بود. زمانی که درک بیشتری از سیستمها و فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می توانید تعیین کنید که آیا فعالیتها واقعاً ضروری هستند یا خیر.
سلام و وقت بخیر. شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بی فایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک میکند تمرکز کنند. سیستم سازی کسب و کار کارهای زائد رو شناسایی میکنه
یکی از راه های خیلی موثر در کاهش هزینه های کسب و کار سیستم سازیه. من که خیلی وقته به وضوح این رو حس می کنم.
سلام. تقریبا ثابت شده است که زمان و نحوه پیاده سازی سیستم های کسب وکار منجر به کاهش هزینه ها خواهند شد. سیستم های کسب و کار قصد دارند هزینه ها را بدون اتخاذ راه های میان بر کاهش داده و اغلب منجر به کاهش فرسایش سودآوری و افزایش درآمدها خواهند شد.
من واقعا از از وقفههای دائمی کارمندان در حین کار به خسته شده بودم و مجبور بودم بخشی از تمرکز ذهنی خودم را بر نظارتهای سخت بر عملکرد کارمندان قرار بدم. سیستم سازی واقعا این مشکل من رو حل کرد
سیستم سازی برای اینکه جلو مشتری بدقول نشیم خیلی به درد می خوره.
سلام. برای سیستم سازی تحویل شما به سیستمِ گام به گامی برای انجام سفارشات و تحویل به موقع محصول یا خدمات به مشتری نیاز دارید. این سیستم شما را قادر می سازد تا محصول یا خدماتتان را بصورت سریع و کارآمد با حداقل تاخیر و با کیفیت بالا به مشتری تحویل دهید.
استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقتگیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه میکنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستمساز میداند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.
برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحلی را به صورت گام به گام طی کرد که یکی از آن ها بهینهسازی افراد است. قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینهسازی افراد هم استخدام کارمند خوب است.
شاید بزرگترین ضعف کسبوکار من بهینهسازی اسناد (دستورالعملها) بود که با شرکت در دوره آموزش سیستم سازی شما این رو فهمیدم.
سلام. خوشحالیم که دوره ما تونسته به شما کمک کنه.
هر فعالیتی که در کسبوکار انجام میشود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکتها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما اینقدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشتهاید. اگر کسی تخفیف میخواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس باید تمام حالتهای ممکن را پیشبینی کرده و سپس دستورالعمل تهیه کنید.
به نظر من در طراحی سیستم، زیاد نباید آرمانگرا باشیم. وجود یک سیستم با حداقل اصولی، بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است.
سلام. کاملا همینطوره جناب اسودی. اگر به فکر افزایش بهرهوری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید. در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایدهآل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر میرسد.
خیلی برای من جالب بود که وقتی غرق سیستم سازی کسب و کار شدم به نکات بسیار جالبی بر خوردم که حتی باعث خلاقیت من در بعضی از حوزه ها میشد.
سلام. بله دقیقا. در واقع وقتی تمام اجزای کسب و کار به درستی کنار یکدیگر قرار می گیرند و هر کدام کارشان را به بهترین نحو ممکن انجام می دهند کل کسب و کار همانند سیستمی کاملا منسجم که به زیبایی طراحی شده است کار می کند.
از مزایای سیستم سازی برای من از بین رفتن تنش بین کارکنان بود. چون همه چیز بر اساس سیستم پیش می رود نه نظر شخصی افراد.
سلام.بله، علاوه بر این، با سیستمسازی کارمندان رشد خواهند کرد و محیط کار برای کارمندان لذتبخش هم خواهد شد.
سیستم سازی کسب و کار یک راهکار عملی برای کسب درآمد بیشتر با کمتر کار کردنه.
سلام. بله دقیقا. سیستم سازی در کسب و کار باعث می شود کارها به صورت مؤثرتر، کارآمدتر و با سازگاری بیشتر با محیط انجام شوند.
خیلی مطلب خوبی بود. من سمینار مهندس احمدی رو توی دانشگاه شریف هم دیدم و مشخصه که روی موضوع سیستم سازی تسلط دارن
یکی از بهترین مطالبی بود که در مورد سیستم سازی در کسب و کار خوندم.
بنظر شما چطوری میتونیم وسواس مدیران و گاردی که دارن رو از بین ببریم تا به سیستم سازی رضایت بدن؟
سلام و وقت بخیر. در این مورد باید بررسی بشه که چرا مدیر شما به سیستم سازی رضایت نمیدن. پیشنهاد میکنم از طریق فرم پایین صفحه یک وقت مشاوره بگیرین
اگه شرکتی نتونه از پس هزینه های سیستم سازی بر بیاد
راه دیگهای هم برای حل این مشکل هست؟
سلام. سیستم سازی میتونه بدون هزینه شروع بشه و تاثیرات زیادی داشته باشه. در ادامه چند پیشنهاد ساده برای آغاز سیستم سازی رو میبینید:
۱. وقتی با کاری مواجه میشوید که باید انجام شود، آیا سعی میکنید خودتان انجام دهید یا تا حد ممکن کارها را واگذار میکنید؟ اغلب مدیران درگیر کارهای کمارزش میشوند و همین باعث میشود به کارهای مهمتر نرسند.
۲. فهرستی از تمام کارهایی که در محل کار انجام میدهید تهیه کنید و آنها را به سه گروه تقسیم کنید. کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط از عهده خودتان ساخته است.
۳. آیا در تصمیمات محل کار از اصل ۲۰/۸۰ استفاده میکنید؟ تنها ۲۰ درصد تصمیمات کاری مهم و حیاتی هستند. بقیه تصمیمگیریها را به کارمندان واگذار کنید. تصمیمگیریهای کوچک، یکی از تلفکنندههای زمان هستند.
۴. آیا کارهایی وجود دارد که انجام آنها نیازی به کارمند حضوری ندارد؟ اینگونه کارها را برونسپاری کنید تا توسط دیگران و مجموعههای متخصص در خارج از شرکت انجام شود.
۵. آیا مراحل انجام تمام کارهای مهم شرکت را به دستورالعمل تبدیل کردهاید؟ اگر هنوز این کار را انجام ندادهاید از کارمندان خود کمک بگیرید و از آنها بخواهید تمام کارهایی که انجام میدهند را به یک فایل دستورالعمل تبدیل کنند تا دیگران هم بتوانند به کمک آن دستورالعمل همان کار را انجام دهند.
۶. آیا از کارمندان خود میخواهید هر روز گزارش کار برایتان بفرستند؟ بهتر است یک آدرس ایمیل جدید تعریف کنید و از کارمندان بخواهید در پایان هر روز گزارش کار خود را به آن آدرس بفرستند تا شما در جریان تمام کارها قرار بگیرید.
۷. انباری درست کنید و از تمام موارد مصرفی و تجهیزات ضروری یک نسخه اضافه داشته باشید تا در صورت برخورد با مشکل از آن استفاده کنید. مثلا بسیاری از شرکتها کامپیوترهایی دارند که کارهای حساسی انجام میدهند و همیشه باید روشن باشد. داشتن یک منبع تغذیه اضافه باعث میشود در صورت سوختن منبع تغذیه کامپیوتر، بلافاصله جایگزین شود.
۸. آیا سیستمی درست کردهاید که کارمندان به راحتی به فایلهای لازم دسترسی داشته باشند؟ مثلا میتوانید شبکه درست کنید و در یک فولدر مشترک تمام فایلهای لازم را قرار دهید تا هر کارمند بتواند به آن دسترسی داشته باشد.
با درود
بنده هم با نظر شما موافقم و معتقدم سیستم سازی در هر نظام با هر تعداد کارمندی نیاز هست
سلام. بله سیستم سازی شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب و کار شما در سه بعد اسناد، افراد و ابزار انجام میشود تا با کمترین دخالت مدیر، اکثر کارها خوب پیش برود. این باعث میشود که مدیران وابستگی به خودشان را در کسب و کار کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند همه کارها به خوبی پیش برود و این هیچ ربطی به کوچکی و بزرگی سازمان ندارد
آیا سیستم سازی به ابزار هم نیاز داره؟
اگه داره چه ابزار هایی برای اون مناسب ترن
سلام.
در سیستم سازی در مبحث ابزار، سازمانها می توانند از تمامی ابزارها، از تخته وایت برد گرفته تا نرم افزار CRM ، به بهترین شکل استفاده کنند. نرم افزارها و ابزارهای سیستم سازی با توجه به نیاز شما و نوع سازمان تعیین میشه
عالی بود خیلی عالی بود باعث شد یه طرح خلاقه سیستمی در من بوجود بیاد و الان درحال انجام سیستم سازی برای پیشرفت سریعتر کسب و کارخودم هستم
باتشکر ازاین مقاله مفید
سلام. ممنون از انتقال نظر شما. امیدواریم با سیستم سازی کسب و کار هر روز شاهد پیشرفت سازمانتون باشید.
با سلام
چه تحصیلاتی برای سیستم سازی کسب و کار مورد نیاز است؟
سلام. اگر شما مدیر مجموعه ای هستید و میخواهید خودتان سیستم سازی را اعمال کنید، شرکت در دوره سیستم سازی اقیانوس ابی برای شما کافی است و میتوانید صفر تا 100 سیستم سازی را بیاموزید.
بهترین زمان برای شروع سیستم سازی چه زمانی است؟
سلام و وقت بخیر. هر زمان که تصمیمی به سیستم سازی تجارت خود بگیرید بهترین زمان برای شروع است.
سلام سوالی ازتون داشتم
چه مدت طول می کشد تا سازمان من به طور کامل سیستم سازی شود؟
سلام. این بستگی به نوع سازمان، صنعتی که در آن هستید، اهدافی که تعیین کرده اید و همچنین سیستم هایی را که قبلاً در آن مستقر کرده اید دارد. اگر می خواهید به تصویری واضح تر از آنچه در آن صورت می گیرد برسید فرم پایین صفحه را پر کنید تا همکاران من برای تنظیم وقت مشاوره سیستم سازی با شما تماس بگیرند.
بنظر شما
سیستم سازی برای همه سازمان ها مناسب است؟
سلام. برای اینکه بفهمید به سیستم سازی نیاز دارید یا نه، کافی است به سوالات زیر پاسخ بدهید: ۱. هرچه کار میکنید پیشرفت کافی ندارید؟ ۲. اگر سرکار نروید همهچیز از هم میپاشد؟ ۳. لذت شما از کار کردن کمتر شده است؟ ۴. کارهای ناتمام بسیار زیادی دارید؟ اگر پاسخ شما به برخی از این سوالات مثبت است، احتمالا وقت آن است که تغییری در کسبوکارتان ایجاد کنید و سیستم سازی را آغاز کنید!
سیستم سازی چیزیه که همه سازمان ها باید اون رو اجرا کنند وگرنه به راحتی سقوط می کنند
ممنون از مقاله خوبتون
سلام. ممنون از انتقال نظرتون. دقیقا همینطوره. شاید وقتی سازمان کوچک هست، نیاز به سیستم سازی خیلی حس نشه ولی با توسعه و بیشتر شدن کارمندان و مشتریان، تنها سیستم سازی درست هست که باعث ادامه و پیشرفت کسب و کار میشه
امروزه بهترین شرکت ها هم از سیستم سازی استفاده می کنند
سلام. بله کاملا درسته. اگر سیستم سازی نباشه اصلا تبدیل شدن به بهترین امکان پذیر نیست
واقعا سیستم سازی کردن در مجموعه به شدت جذاب و هیجان انگیزه ولی واقعا بدون مشاور و تجربه نمیشه
سلام. بله سیستم سازی در ابتدا برای مدیران سنگینه و نیاز به تجربه یک مشاور خوب دارند. برای دریافت مشاره سیستم سازی فرم پایین صفحه را پر کنید.
سیستم سازی بسیار کاری دشوار در عین حال هیجان انگیز
سلام. بله برای ذهن افرادی که سیستمی نیستن سیستم سازی در ابتدا دشوار هست ولی وقتی نتایج رو میبینن، از طرفداران سیستمی کار کردن میشن
من کسب و کاری دارم که کلا ده نفر توی اون کسب و کار مشغول اند چرا باید از سیستم سازی استفاده کنم؟
سلام. سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک هم لازمه. زمانی که کسب و کار شما توسعه پیدا کنه و بخواین گسترشش بدین قطعا کمبود سیستم سازی رو حس میکنین
اوایل من اصلا اعتقادی به سیستم سازی نداشتم ولی بعد از اینکه قسمتی از کسب و کارم رو سیستمی کردم به شدت راضی ام
من یک مدیر ایده آل گرا بودم ولی بعد از خواندن این مقاله فهمیدم که ایده آل گرایی مانع سیستم سازی میشود
ولی با مشاوره های آقایان احمدی تونستم ایراد خودم رو برطرف کنم
سلام به طور خلاصه سیستم سازی برای ما مدیر ها چند گام داره
سلام وقت بخیر
میشه یه مثال واسه حل مشکلات به روش سیستمی برام توضیح بدید؟
سلام. برای مثال ممکنه یک مشتری در زمان نبود شما به کسب و کارتون مراجعه کنه و پرسنل شما تو این مواقع ندونن چیکار کنن. سیستم سازی باعث میشه تا پرسنل شما تو اینجور مواقع به صورت سیستمی فرایند راهنمایی مشتریتون رو انجام بدن
با درود
بنده هم با نظر شما موافقم و معتقدم سیستم سازی در هر نظام با هر تعداد کارمندی نیاز هست حتی سیستم آموزشی و شاید یکی از نقاط ضعف در چنین مجموعه ای باشد.
سلام. بله کاملا درسته. سیستم سازی اموزش، استخدام و اخراج رو میتونین از طریق لینک زیر اموزش ببینید:
https://oghyanooseabi.com/product/hiring-and-firing-systematization-course/
مقاله بسیار عالی بود و نکات خیلی خوبی درونش عنوان شده بوداین نکات برای بنده که شرکت دارم میتونه راهگشا باشه و امیدوارم از این دست مقالات بازهم در سایت خوب اقیانوس آبی مشاهده کنیم.
سپاس
ممنون از توجه شما
اگر نیاز به اموزش سیستم سازی به طور جدید دارید حتما این مینی دوره رو ببینید:
https://oghyanooseabi.com/product/system-course/
با چه برنامهای از الان شروع کنیم برای ساخت یک سیستم سازی مناسب
چه افرادی میتونن بهمون کمک کنن؟
سلام. افرادی هستند که تجربه چندین ساله ی خودشون رو در قالب دوره های حضوری و غیر حضوری سیستم سازی ارائه میدن که شما میتونید از این دوره ها برای سیستم سازی کسب و کارتون استفاده کنید. یکی از این دوره ها. دوره سیستم سازی اقیانوس ابی هست که صفر تا صد سیستم سازی کسب و کار در کنارتون خواهند بود
سلام
اگه در ابتدای کار از سیستم سازی چیزی ندونسته باشیم و پس از چند ماه بعد از شروع کار از فواید سیستم سازی آگاه بشیم با چه برنامهای از الان شروع کنیم برای ساخت یک سیستم سازی مناسب
چه افرادی میتونن بهمون کمک کنن؟
سلام.افراد با تجربه ای هستن که میتونن به شما در فرایند سیستم سازی کسب و کار کمک کنن. شما میتونید از طریق دوره های حضوری و غیر حضوری سیستم سازی اقیانوس ابی،سیستم سازی کسب و کارتون رو شروع کنید
ممنون هستم ازتون بابت فیلمی که درباره سازمان های مریض گذاشته بودید
بسیار کامل و واضح بود و با دقت به همه مسائل اشاره کرد
🙏🏻
چون وقت زیادی نداشتم فقط به فایل صوتی گوش دادم.اومدم بگم که خیلی خیلی عالی توضیح داده بودید.راضی هستم از مقالات سایتتون.خدا قوت
ممنون از شما. صوت هایی که گوش دادین از ویدئو های دوره سیستم سازی هستن
با سلام.ویدیو ها کامل و بسیار شفاف سازی شده بودند.
برای اینکه بفهمیم باید در صورت لازم سیستم سازیمون رو تغییر بدیم چه ملاک هایی وجود داره.
سلام. چندین ملاک واسه سنجیدن سیستم سازی کسب و کار وجود داره مثل بهره وری،مقدار اموزش به پرسنل و…
سلام به طور خلاصه سیستم سازی برای ما مدیر ها چند گام داره
سلام. سیستم سازی به طور کلی سه گام اصلی داره: سیستم سازی افراد(استخدام صحیح، آموزش اصولی به کارمندان،واگذاری کار ها)، سیستم سازی اسناد، سیستم سازی ابزار
مثل همیشه تیم اقیانوس آبی با مقاله های جامعشون رکورد زدند.خیلی عاشق مقالههاتونم چون همیشه همهی نکات لازم و توضیحات رو برامون میزارید🙏🏻
سلام. ممنون از توجه و انتقال نظر شما
چه کسایی بیشتر به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارند و از کجا باید فهمید که از سیستم سازی باید استفاده کنن!
سلام. تمام کسب و کارها چه کوچک و چه بزرگ و در هر زمینه ای که فعالیت کنند، به سیستم سازی نیاز دارند. حالا ممکنه زمان و پیچیدگی فرآیندهای سیستم سازی در هر کسب و کار تفاوت داشته باشه ولی نیاز به وجود یک سیستم همیشه احساس میشه
من مدیر فروشگاه لوازم برقی هستم برای سیستم سازی کسب و کارم به دنبال یک فرد متخصص و باتجربه هستم
چطور میتونم متخصص این حوزه را پیدا کنم؟
سلام. برای مشاوره سیستم سازی میتونین به لینک زیر مراجعه کنید و فرم پر کنید. همکاران من در اسرع وقت برای تنظیم وقت مشاوره با شما تماس میگیرن
https://oghyanooseabi.com/services/systematization/
سلام. درباره تیم سازی و مسائل مربوط به تیم و هم افزایی در تیم هم مطلب PDF و ویدئو بگذارید. با تشکر
سلام. اگر در مورد تیم سازی و افزایش بهره وری اون ها سوالی دارین ، مطالب این لینک که در حوزه منابع انسانی هست رو بخونین. مطمئنا خیلی مفید خواهند بود:
https://oghyanooseabi.com/hr-articles/
سپاسگزارم
عالی بود
یک هفته ای میشه که استارت فرآیند سیستم سازی رو برا کسب و کار خودم زدم و برا پیشبرد بهتر کار هم از نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو استفاده میکنم
سلام. نرم افزارهای مدیریت پروژه زیادی وجود دارن که هر کسب و کار با توجه به نیازش از هر کدوم استفاده می کنه. امیدواریم مشاوره های سیستم سازی ما براتون مفید بوده باشه.
سلام آیا پس از برگزاری دوره، ویدئو های آن به صورت مجزا نیز به فروش خواهند رسید؟
سلام. بله البته
سلام
واقعا عالی است کاش سایر کسانی که در حوضه کسب و کارهای اموزشی فعال هستند بعداز اینکه کسب و کارشان رونق گرفت مانند شما اینگونه مطالب علمی و کاربردی ارایه می کردند
سلام جناب حسینی. شما به شرکت اقیانوس آبی واقعا لطف دارین
سلام وقت بخیر واقعیت این که ایده های جالبی به ذهنم رسید و تا حدی به وجود معجزه در کلامتان رسیدم ولی در قبالش فقط میتونم بگم سپاسگذارم
سلام. خوشحالیم که مشاوره سیستم سازی ما براتون مفید بوده.
عالی بود خیلی عالی بود الان درحال انجام سیستم سازی برای پیشرفت سریعتر کسب و کارخودم هستم
باتشکر ازاین مقاله مفید
سلام. ممنون از توجه و لطف شما. پیشنهاد میکنم حالا که در حال سیستم سازی هستید، سیستم سازی هر واحد رو به صورت جداگانه بهش بپردازید. مقالات زیر میتونن بهتون کنن:
https://oghyanooseabi.com/system-articles/
با درود
بنده هم با نظر شما موافقم و معتقدم سیستم سازی در هر نظام با هر تعداد کارمندی نیاز هست حتی سیستم آموزشی و شاید یکی از نقاط ضعف در چنین مجموعه ای باشد
با سلام
سیستم سازی بیشتر برای سازمان های بزرگ است که چندین کارمند دارند
نه یک کسب و کار آموزشی.سیستم سازی به معنی اصل و هسته سیستم از مجموعه نیست.اگر دقت کنید نوشته شده سپردن کارهای کارمندی به دیگران.نه سپردن کار اصلی به دیگران
سلام. این یک تعریف کلی برای فهم بهتر سستم سازی هست. اگر تا انتهای مقاله رو بخونین متوجه میشین که سیستم سازی در تمام واحدها باید اتفاق بیفته. مثلا واحد مالی و حسابداری اکثر اوقان یک یا دو کارمند دارن ولی باید سیستمی بشن تا بهینه کار کنن.
سلام
آیا مطالب این دوره با سیدی سیستم سازی متفاوت است؟
سلام. اگر منظورتون از سی دی، دوره غیرحضوری هست، مطالب این مقاله کلیات سیستم سازی هستن. اگر دوست دارین هر بخش رو به صورت جزئی و دقیق سیستمی کنید، میتونین دوره سیستم سازی غیرحضوری اقیانوس ابی رو خریداری کنین
https://oghyanooseabi.com/product/system-course/
من بعد از خوندن این مقاله مینی دوره سیستم سازی رو ثبت نام کردم. جناب احمدی بسیار بر موضوع تسلط دارن و من خیلی راضی بودم
سلام. ممنون از نظر لطفتون. دوستانی که مایل به ثبت نام در مینی دوره سیستم سازی هستن تا با فضای کلی دوره اصلی اشنا بشن میتونن از طریق لینک زیر رایگان ثبت نام کنن:
https://oghyanooseabi.com/product/business_systemization_mini_course/
بسیار مطلب کاملی بود. ممنون از تیم اقیانوس ابی
مثل همیشه عالی
سیستم سازی به نظر خیلی خشک و تئوری میاد وقتی اسمش رو میشنویم. ولی وقتی انجامش میدیم بسیار لذت بخشه.
با اینکه وقت گیره ولی نتایجش خستگی ادم رو برطرف میکنه
بله دقیقا. متاسفانه خیلی از مدیران نمیدونن که %۸۵ مشکلات کسب و کارها به دلیل سیستم ها و فرآیندهاست و ۱۵% نتیجه عملکرد کارکنان است. پس اگر کمی وقت بگذارن میتونن خیلی از مشکلات رو حل کنن
مشکل من اینه که میخوام همه کارها رو خودم انجام بدم چون حوصله صبر کردن ندارم تا بقیه کار رو پیش ببرن.
بسیار اخلاق بدیه و امیدوارم بعد از دوره سیستم سازی شما بتونم ترک کنم
سلام. بله اکثر مدیران در ابتدا این مشکل رو دارند. ولی مطمئن باشید زمانی که بر این مشکل فائق بیاین بسیاری از مسائل مثل کمبود وقت و بی نظمی رو دیگه نخواهید داشت
سیستم سازی همون اتوماسیون هست؟
سلام. بله به نحوی میتونیم اینطور تعریف کنیم:
اتومیشن یعنیسیستمی را طراحی کنید که کارها را به صورت خودکار انجام دهد و نیازی به شما نداشته باشد. بنابراین شما به عنوان صاحب کسب و کار باید بتوانید با تفویض اختیار، به کمک سیستم هایی مانند CRM و برنامه ریزی درست کاری کنید تا امور خود به خود انجام شوند و به نتیجه برسند و در اصل نیازی به دخالت شما نداشته باشد.
متاسفانه در ایران خیلی از مشاغل هستند که بدون سیستم کار میکنن. با اینکه مشکلاتی هم دارن ولی بالاخره چرخشون میچرخه. به نظر من تفاوت و تمایز در سیستم سازی هست
سلام. بله کاملا درست میفرمایین
راهی جز سیستمسازی جهت رشد مداوم و بی توقف کسبوکارها وجود ندارد
مجموعه ما از گوگل فرم ها برای گزارش کار نیروها استفاده میکنه و خیلی به تسریع کار کمک کرده
بله ساده ترین راه سیستم سازی همین گوگل فرم ها هستن که به برنامه پرسنل نظم میدن و قابل پیگیری هستن
پادکست سازمان های مریض چه ویژگی هایی دارند رو گوش دادم خیلی خوب بود. ممنون
اگر میخواین در مورد سازمان هایی که سیستم سازی در اونها صورت نگرفته و مشکلاتشون بیشتر بدونین حتما مقاله زیر رو بخونین:
https://oghyanooseabi.com/business-system-mag/sick-organizations/
یکی از معضلاتی که در مجموعه قبلی که کار میکردم دقیقا عدم سیستم سازی کارهابود و همیشه همکاران از اینکه باید کار به نیروی جدید داده میشه بدون آموزشهای مکتوب گله داشتند و مطمئنا اگر سیستم سازی داشتند به این مشکل برنمیخوردند
بله دقیقا. به همین خاطر ست که ما روی سیستم سازی آموزش و فرهنگ سازمانی بسیار تاکید داریم:
https://oghyanooseabi.com/business-system-mag/training-systematization/
مقاله جامع و کاملی بود خیلی ممنون
یکی از مسائل مهمی که هر مدیری باید به اون توجه بکنه آموزش نیرو هست تا با پیشرفت روز دنیا همراه باشه
آموزش سازمانی هیچ گاه نباید تموم بشه و همواره باید منابع انسانی رو برای یادگیری مطالب بیشتر و پیشرفت در حوزه تخصصی خودشون تشویق کنید که این کار در نهایت به نفع همه سازمان خواهد بود. پیشنهاد می کنیم حتما دوره سیستم سازی استخدام اخراج آموزش و فرهنگ سازمانی رو ببینین:
https://oghyanooseabi.com/product/employment-skills-course/
من فکر می کنم هنوز هم یک سری از کسب و کارهای قدیمی از فناوری می ترسند و برای اضافه کردن آن به کسب و کارشون مقاومت زیادی میکنند
بله دقیقا نکته خیلی مهمی هست و اگر سیستم نباشد مدیر نمیتونه همه کارهای همه پرسنل را بخاطر بسپارد و بعضی از کارها ممکنه به کل فراموش بشه یا وقتی به یاد بیاد که دیگه فایده نداشته باشه
مثال چک لیست خیلی خوب بود. من خودم از وقتی از چک لیست استفاده میکنم زمان وکارهام خیلی منظم تر شده.
مسلما وقتی گوگل با این پیشرفت بزرگ از راه سیستم سازی موفق شده است پس میتونه نمونه بارز و خوبی باشه
تمام جلسات برگزار شده در مجموعه ما همگی ثبت میشه و در جلسات بعدی مدیر و مسئول جلسه پیگیر کارها خواهند بود و امکان فراموشی مطلبی نمی ماند.
در مورد اینکه نوشته شده وقتی یک نفر مرخصی میگیره بقیه ممکنه به مشکل بر بخورند واقعا مهم و تاثیر گذار هست مخصوصا این در موقعی که مرخصی های طولانی تر باشد مثل مرخصی زایمان بیشتر خودش رو نشون میده و واقعا اگر سیستم سازی نباشد مشکلات اساسی خواهد داشت. ممنون از مطالب مفیدتون
بله کاملا درسته. سیستم کسب و کار باید طوری چیده بشه که نبود یک نفر هیچ تداخلی با کارهای بقیه نداشته باشه و کارها روی زمین نمونن