چگونه یک فرآیند استخدام سیستماتیک ایجاد کنیم؟

به عنوان یک صاحب کسب و کار یا مدیر، یکی از مهم‌ترین وظایف شما استخدام افراد مناسب است. با این حال، بدون رویکرد سیستماتیک، فرآیند استخدام می‌تواند بی‌نظم، زمان‌بر و پر از خطا انجام پذیرد. به همین دلیل، ایجاد یک فرآیند استخدام سیستماتیک که به شما امکان می‌دهد بهترین داوطلب را به صورت کارآمد و موثر پیدا کنید.

در بازار کار رقابتی امروز، استخدام نیروی انسانی و مدیریت آن می‌تواند سازمان را به موفقیت یا شکست بکشاند. با این حال، ایجاد یک فرآیند استخدامی که هماهنگ، کارآمد و موثر باشد، می‌تواند یک چالش بزرگ باشد. یک فرآیند استخدام سیستماتیک مجموعه‌ای از مراحل طراحی شده برای شناسایی، جذب، ارزیابی و انتخاب بهترین کاندیداها برای یک شغل است. 

هر چه زودتر ذهن و فرآیندهای کسب و کارتان را سیستمی کنید

خدمات سیستم سازی

در این مقاله از مجله اقیانوس آبی، پنج مرحله برای ایجاد یک فرآیند استخدام سیستماتیک به شما نشان خواهیم داد. با پی‌گیری این مراحل، قادر خواهید بود فرآیند استخدام خود را بهینه‌سازی کرده، در زمان و منابع خود صرفه‌جویی کرده و شانس استخدام فرد مناسب را افزایش دهید.

استخدام سیستمی چیست؟

در هر کسب و کاری سیستم سازی باید در بخش های مختلفی از آن انجام شود. اما یکی از مهم ترین بخش هایی که در هر کسب و کاری باید سیستم سازی شود بخش استخدام و اخراج کارمندان است.

سیستم سازی استخدام و اخراج در کسب و کار ها باعث می شود تا در زمان افراد زیادی صرفه جویی شد و بتوان برای آن سمت در کسب و کار فرد مناسبی را پیدا کرده، عادلانه رفتار کنند، راحت تر کنترل کنند و همچنین بتوانند به صورت اصولی اخراج کنند.

آیا فرآیند استخدام کارمندان در سازمان شما شفاف شده است؟ اگر بخش استخدام خود را سیستمی کنید، موارد زیر مشخص می شوند:

بسیاری از مدیران برای استخدام کارکنان خود زمان زیادی صرف می کنند که بسیار اشتباه است، چون یک مدیر نباید وارد بحث استخدام شود. اگر می خواهید افرادی که شایسته آن جایگاه شغلی هستند به سمت شما بیایند، باید روال استخدام از قبل مشخص شده و فرد دیگری آن ها را قبل از مصاحبه با مدیر ببیند و فیلتر کند.

خیلی از مدیران هستند که هیچ ساختار و سیستمی برای مصاحبه ندارند و بعد از مدتی مدیر وارد چالش می شود و از نیروهایی که دارد راضی نیست.

پس برای استخدام اصولی باید فرآیندهایی مانند محل فراخوان دادن، ویژگی های فردی که استخدام می شود، شرح وظایف، میزان حقوق و مزایا، قرارداد و بندهایی که می خواهیم برای آن پست اضافه کنیم، مصاحبه کننده، تعداد مصاحبه ها و نوع سوالات مشخص شوند.

مرحله ۱: آماده‌سازی برای فرآیند استخدام

مرحله اول در ایجاد یک فرآیند استخدام سیستماتیک، آماده‌سازی برای فرآیند استخدام است. مرحله آماده سازی شامل شناسایی نیاز به استخدام جدید، تعریف شرح شغل و الزامات شغلی، برنامه ریزی مراحل استخدام، ایجاد یک آگهی استخدام، و آماده‌سازی سوالات مصاحبه و ارزیابی‌ کاندیداها می‌شود.

– شناسایی نیاز به استخدام جدید

قبل از شروع فرآیند استخدام، باید تعیین کنید که آیا واقعا به یک استخدام جدید نیاز دارید یا خیر؟ با جواب به پرسش های زیر تقریبا می توانید به درک درستی از این موضوع برسید:

آیا حجم کاری در حال افزایش است؟ آیا شما در حال گسترش کسب و کار هستید؟ آیا شما در حال جایگزینی شخصی هستید که کار را  ترک کرده است؟ پس از شناسایی نیاز، می‌توانید به مرحله بعدی بروید.

– تعریف شرح وظایف و نیازمندی‌های شغلی

شرح شغل یکی از مؤلفه‌های حیاتی مدیریت فرآیند استخدام و جذب است. شرح شغل بیانگر  مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و تجربیات لازم برای شغل می باشد. شرح شغل با کیفیت باید به درستی وظایف و الزامات شغلی را توصیف کند، فرهنگ شرکت را برجسته کند و داوطلبان مناسب را جذب کند.

اطمینان حاصل کنید که شرح شغل به طور شفاف، مختصر و با دقت وظایف شغلی را نشان دهد. شفاف سازی شرح شغل به شما کمک می‌کند تا تصویر دقیقی از کاندیدای ایده‌آلتان را ایجاد کنید و از صرف کردن زمان برای مخاطبان صحیح، مطمئن شوید.  

– ایجاد برنامه ریزی و زمان‌بندی استخدام 

ایجاد زمان‌بندی استخدام به شما این امکان را می‌دهد که فرآیند استخدام را از انتشار آگهی شغلی تا تصمیم‌گیری نهایی، برنامه‌ریزی، بودجه بندی و زمان‌بندی کنید. برنامه ریزی استراتژیک استخدام شامل تصمیم گیری درباره انتخاب کانال های درج آگهی شغل، فرآیند انتخاب و فرمت مصاحبه است.  

برنامه ریزی و زمان بندی باعث می شود که مراحل استخدام در مسیر درست پیش رود و از تأخیر یا تصمیمات عجله‌ای جلوگیری شود.

– ایجاد یک آگهی استخدام و انتشار آن در مکان‌های مناسب

پس از تعیین شرح وظایف، یک آگهی استخدام ایجاد کنید که شامل تمام اطلاعات لازم در مورد شغل باشد. آگهی را در وب‌سایت شرکت، صفحات استخدامی، رسانه‌های اجتماعی و دیگر پلتفرم‌های مرتبط منتشر کنید تا افراد بیشتری را برای مرحله مصاحبه جذب کنید.

– آماده‌سازی پرسش‌های مصاحبه و ارزیابی‌ها

از پرسش‌های خود یک لیست ایجاد کنید که به شما کمک کند مهارت‌ها، تجربیات و سازگاری فرهنگی هر فرد را ارزیابی کنید. همچنین می‌توانید ارزیابی‌هایی مانند آزمون مهارتی، تست شخصیت و نمونه کارها را نیز به لیست ارزیابی‌ها اضافه کنید تا دید کامل‌تری از هر داوطلب پیدا کنید.

خرید دوره گزینش طلایی اقیانوس آبی برای استخدام سیستماتیک با بهره‌گیری از بهینه‌سازی و مدیریت فرآیند استخدام و جذب بهترین تصمیمی است که می‌توانید برای کسب مزیت رقابتی در بازار کار اتخاذ کنید.

این دوره شما را قادر می‌سازد تا فرآیند گزینش نیروی انسانی را بهینه‌سازی کرده و باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های استخدام و ارتقای کیفیت کارکنان شوید. با کلیک بر روی دکمه خرید، به سرعت و با قیمتی مناسب این دوره را خریداری کنید و در گزینش بهترین ها موفقیت در نزدیک شوید.

مرحله ۲: مصاحبه

پس از مرحله آماده‌سازی برای فرآیند استخدام، مرحله بعدی اجرای روند مصاحبه است. مصاحبه شامل غربالگری رزومه‌ها و درخواست های ارسالی، برگزاری مصاحبه‌های اولیه تلفنی یا تصویری، زمان‌بندی مصاحبه‌های حضوری یا مجازی، برگزاری مصاحبه‌های ساختارمند و ارزیابی داوطلبان است.

این رویکرد ساختارمند را دنبال کنید تا مطمئن شوید که به همه‌ی افراد پرسش‌هایی مشابه ارائه شده و آن‌ها را به یک شیوه عادلانه ارزیابی کنید:

– پیش از مصاحبه

قبل از زمان برگزاری مصاحبه، می‌توانید با بررسی اولیه رزومه‌های ارسالی، داوطلب هایی را کنار بگذارید که شرایط پایه‌ای شغل را ندارند. این موضوع را می‌توانید از طریق یک تماس تلفنی سریع یا‌ ایمیلی کوتاه به داوطلبان کنار گذاشته شده اطلاع دهید. 

غربالگری رزومه‌ها و نامه‌های ارسالی به شما کمک می‌کند تا تعداد داوطلبان را در لیست کم کنید و روی کسانی که الزامات شغلی را دارند تمرکز کنید.

– مصاحبه تلفنی/ تصویری

اگر داوطلبی شرایط پایه‌ای شغل را داشته باشد، می‌توانید با او مصاحبه تلفنی یا تصویری برنامه‌ریزی کنید تا درک بهتری از توانایی‌ها، مهارت‌های ارتباطی و تجربیاتش داشته باشید. حتماً لیستی از پرسش‌های آماده داشته باشید و در طول مکالمه یادداشت برداری کنید.

برگزاری مصاحبه‌های اولیه تلفنی یا تصویری به شما اجازه می‌دهد تا قبل از دعوت به مصاحبه حضوری یا مجازی، مهارت‌های ارتباطی، انگیزه و سازگاری داوطلب را ارزیابی کنید.

– مصاحبه حضوری

برای داوطلبانی که مصاحبه تلفنی را با موفقیت گذرانده اند، مصاحبه حضوری برگزار کنید تا برخی از مواردی مانند زبان بدن، رفتار، سازگاری فرهنگی و پوششی آنها را ارزیابی کنید. دقت کنید که لیستی از سوالات را آماده داشته باشید و از قبل، زمان و مکان مصاحبه حضوری را به داوطلبین و هیئت مصاحبه کننده اطلاع دهید.

اجرای مصاحبه‌های سیستماتیک به معنای این است که تمامی نامزدها به پرسش‌های یکسانی پاسخ بدهند و بر اساس معیارهای یکسانی ارزیابی شوند. این کار به شما کمک می‌کند تا آنها را به طور منصفانه مقایسه کرده و تصمیم گیری مناسبی انجام دهید.

– آزمون مهارت‌ها

بسته به نیازهای شغلی، شما ممکن است بخواهید مهارت‌ کاندیدها را در زمینه‌ هایی مانند تسلط به نرم افزار یا زبان خاص بسنجید. این کار را می توانید از طریق آزمون کتبی، آزمون عملی یا از طریق بررسی نمونه کار یا پروژه های آنها انجام دهید.

– بررسی پیشینه کیفری و سوابق داوطلبین

در برخی سازمان‌ها، بررسی پیشینه کیفری و سوابق داوطلبان، قبل از ارائه پیشنهاد شغلی، از اهمیت بسزایی برخوردار است. شما باید تاریخچه شغلی، تحصیلات، سوابق کیفری و سایر اطلاعات مرتبط را بررسی کنید و تأیید نمایید. به یاد داشته باشید که از قوانین پیروی کرده و سازمان خود را به خطر نیندازید.

مرحله ۳: تصمیم‌گیری درباره استخدام

بعد از اتمام فرآیند مصاحبه، زمان آن رسیده است که نامزدها را ارزیابی کرده و تصمیم‌گیری کنید. این مرحله نیاز به بررسی دقیق دارد و شامل رتبه‌بندی و ارزیابی داوطلبین، دریافت بازخورد از تیم فعلی و دیگر نهادها و تصمیم‌گیری نهایی می‌شود.

– رتبه‌بندی و ارزیابی داوطلب ها 

اولین کار، رتبه‌بندی و ارزیابی هر داوطلب بر اساس شایستگی‌ها، تجربه، مهارت‌ها، سازگاری فرهنگی و انطباق کلی با شرکت است. رتبه‌بندی و ارزیابی شامل مرور نتایج مصاحبه، مقایسه صلاحیت‌ها و سازگاری با شغل مورد نظر و ایجاد لیست کوتاهی از برترین نامزدها می‌شود. 

این کار باید به صورت سیستماتیک و با استفاده از یک فرم ارزیابی که معیارهای کلیدی را در بر می‌گیرد، انجام شود. از یک سیستم امتیازدهی یا فرم ارزیابی استفاده کنید تا ارزیابی خود را ردیابی کنید.

– گرفتن بازخورد از تیم و سایر نهادها

بستگی به اندازه سازمان شما دارد که آیا می‌خواهید در تصمیم گیری درباره استخدام، سایر اعضای تیم یا نهادهای دیگر را به کار بگیرید یا خیر. این کار به شما کمک می کند دید جامع تری از اینکه استخدام جدید با تیم و فرهنگ شرکت سازگار است یا خیر پیدا کنید.

دریافت بازخورد از تیم و دیگر نهادها با به اشتراک گذاشتن لیست کوتاهی با دیگر اعضای تیم، مدیران و نهادهای مرتبط انجام دهید. این کار سازمان را با اهداف و ارزش‌هایش هماهنگ می‌کند.

– تصمیم گیری نهایی

در مدیریت فرآیند استخدام و جذب بعد از ارزیابی تمامی داوطلبان و جمع آوری بازخورد، زمان تصمیم گیری نهایی فرا می رسد. همه عوامل را در نظر بگیرید و فردی را انتخاب کنید که واجد شرایط شغل باشد و با فرهنگ سازمانی و نیازهای کلی شرکت هماهنگی مناسب را داشته باشد.

مرحله ۴: ورود کارمند جدید به سازمان

پس از انجام تصمیم گیری در مورد استخدام، زمان آن رسیده است که فرد جدید به سازمان شما وارد شود. در این مرحله باید او را  با سازمان آشنا کنید و نحوه هماهنگ شدن با سازمانتان را برای او شرح بدهید. حواستان باشد در این مرحله فرد جدید باید از سازمانتان حس خوب دریافت کند و بداند که از جانب شما پشتیبانی خواهد شد.

– معرفی کارمند جدید به تیم و آشناکردن او با فرهنگ سازمانی

اولین کاری که باید انجام دهید، معرفی فرد جدید به تیم و آشناکردن او با فرهنگ سازمان است. معرفی او به تیم شامل برگزاری جلسه استقبال، معرفی او به همکاران و آشناکردن او با ارزش‌ها، مأموریت و اهداف شرکت است.

– تعیین انتظارات و اهداف

بعد از آن، برای کارمند جدید انتظارات و اهداف تعیین کنید. دستورالعمل های واضحی در مورد وظایف شغلی، انتظارات عملکرد و زمانبندی انجام وظایف ارائه دهید. اهداف قابل دستیابی که با اهداف شرکت هماهنگ باشند را تعیین کرده و به صورت منظم نظر خود را درباره پیشرفت کارمند اعلام کنید.

تعیین اهداف و انتظارات واضح کمک می کند تا او بفهمد چه چیزی از او انتظار می‌رود و چگونه کارش به اهداف سازمان کمک می‌کند.

– ارائه آموزش به کارمند جدید

آموزش ها و منابع مورد نیاز را در اختیار کارمند جدید قرار دهید تا به پیشرفت او در راستای رسیدن به اهداف شرکت کمک کنید.

محل کار او باید شامل تجهیزات و نرم افزارهای مورد نیازش باشد. برای او دسترسی به سیستم‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار را نیز فراهم کنید.

– ایجاد یک منتور یا همراه برای کارمند جدید

یکی از کارمندان قدیمی خود را انتخاب کنید تا به کارمند جدید در یادگیری فرایندها و فرهنگ شرکت کمک کند.

مرحله ۵: بررسی عملکرد کارمند جدید و ارائه فیدبک

برای بررسی عملکرد کارمند جدید و ارائه فیدبک، می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید:

– بررسی دوره‌ای:

این روش شامل بررسی عملکرد کارمند جدید در دوره‌های زمانی مختلف می‌باشد. به عنوان مثال، در هفته‌های اولیه پس از استخدام، می‌توانید کارمند جدید را در مورد فرآیندهای کاری، اطلاعات محصولات و خدمات، فرهنگ سازمانی و غیره آموزش دهید و سپس عملکرد وی را در هر دوره ارزیابی کنید.

– آزمایش عملکرد:

در این روش، می‌توانید به کارمند جدید مسئولیت‌های مشخصی را بسپارید و سپس عملکرد وی را در انجام آنها ارزیابی کنید. این روش به شما اجازه می‌دهد تا نحوه عملکرد کارمند جدید را در شرایط شبیه به واقعیت بررسی کنید.

– جمع‌آوری فیدبک‌ها:

می‌توانید از مدیران و سایر افراد در شرکت برای جمع‌آوری فیدبک‌هایی در مورد عملکرد کارمند جدید کمک بگیرید. این فیدبک‌ها به شما کمک می‌کنند تا نگرش دیگران در مورد عملکرد کارمند جدید را بدست آورید و نقاط ضعف و قوت وی را بشناسید.

-ارائه فیدبک به کارمند:

پس از بررسی عملکرد کارمند جدید، بهتر است به وی فیدبک داده شود. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

برگزاری جلسه فیدبک: با دعوت کارمند جدید به جلسه، می‌توانید نقاط قوت و ضعف عملکرد وی را توضیح داده و نمونه‌هایی از کارهای خوب و نقاطی که می‌تواند بهبود بخشد را مطرح کنید. در جلسه فیدبک، باید به کارمند جدید فرصت داده شود تا سوالات خود را بپرسد و به نظرات مطرح شده پاسخ دهد.

ارائه فیدبک در قالب نوشتاری: شما می‌توانید به کارمند جدید یک نامه یا ایمیل ارسال کنید که در آن به نقاط قوت و ضعف عملکرد وی اشاره شده و نمونه‌هایی از کارهای خوب و بهبودهایی که باید انجام دهد، آورده شده باشد.

استفاده از ابزارهای بررسی عملکرد: می‌توانید از ابزارهای بررسی عملکردی مثل سامانه مدیریت عملکرد (نرم افزارهایی مانند ترلو و میزیتو) استفاده کنید که به کارمند جدید اجازه می‌دهد عملکرد خود را بررسی کرده و نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کند.

بیشتر بخوانید : ۷ ابزار مهم برای کسب و کار

در هر صورت، باید به کارمند جدید نشان داده شود که شما به عملکرد و پیشرفت وی اهمیت می‌دهید و به او کمک می‌کنید تا بتواند بهترین خود را نشان دهد.

چک لیست سیستم سازی استخدام کارمند مناسب

استخدام کارمند مناسب فرایند چالش برانگیزی است.اگر در استخدام یک کارمند اشتباه کنید، هزینه زیادی باید بپردازید، چه از نظر مالی و چه از نظر زمانی. از طرف دیگر استخدام یک کارمند مناسب، رابطه مستقیمی با بازدهی کارمندانتان دارد؛ نهایتا بر کل محیط کار شما اثرگذار است.

استخدام یک کارمند مناسب باعث ارتقا سطح فرهنگی کار شما می شود و با میزان انگیزه کارمندان دیگر نیز در رابطه است. 

۱- قبل از استخدام کارمند، شرح شغل را مشخص کنید.

مرحله اول سیستمی کردن استخدام با تجزیه و تحلیل شغل آغاز می شود. تجزیه و تحلیل شغل شما را قادر می سازد اطلاعات مربوط به وظایف، مسئولیت ها، مهارت های لازم، نتایج و محیط کار یک شغل خاص را جمع آوری کنید. 

اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل برای توسعه شرح کار برای کارمند جدید بسیار اساسی است. شرح شغل به شما کمک می کند تا استراتژی استخدام خود را برای استخدام درست برنامه ریزی کنید و از کارهای بیهوده پرهیز کنید.

۲- استراتژی استخدام کارمندان خود را برنامه ریزی کنید.

قدم مهم بعدی در سیستم سازی فرآیند استخدام برگزاری یک جلسه برنامه ریزی با کارمندان بخش استخدام سازمانتان است.

برای این واحد باید یک مدیر انتخاب کنید تا از این پس همه فرآیند ها را کنترل و صحت انجام آن را به شما گزارش دهد. در این جلسه می توانید همه موارد را یکبار با تیم استخدام مرور کنید و به یک برنامه اجرایی مناسب دست پیدا کنید.

۳- برای استخدام کارمند از چک لیست استفاده کنید.

این چک لیست به شما کمک می کند روند استخدام کارمند را منظم کنید. فرقی نمی کند که این اولین کارمند شما باشد یا چندمین نفر.

این چک لیست به شما کمک می کند تا از تلاش های خود برای استخدام مطلع شوید؛ همچنین باعث می شود پیگیری هر مرحله برای شما و تیم استخدامتان راحت باشد. این نکته را فراموش نکنید که چک لیست استخدامتان را بهبود بدهید.

۴- رزومه و مهارت متقاضیان را با توجه به شرح شغل بسنجید.

همانطور که در ابتدا بیان شد مهمترین و اولین قدم در سیستم سازی استخدام، مشخص کردن شرح شغلی است که برای آن فراخوان استخدام می دهیم. این شرح شغل یک الگو می باشد که با توجه به موارد آن شما باید داوطلبان استخدام را بسنجید و هر کدام که درصد بیشتری تشابه با انتظارات شما دارد را مصاحبه و استخدام کنید. 

با غربال کردن رزومه افراد قبل از مصاحبه با توجه به ویژگی های مورد نظر، شما می توانید در زمانتان صرفه جویی کنید و فقط افرادی را ملاقات کنید که واجد شرایط ترین هستند.

بعد از استخدام کارمندان: سیستم سازی کنترل کارمندان

یکی از دلایل رفتن نیروها از سازمان این است که با آن ها عادلانه رفتار نمی شود. بسیاری از مدیران به صورت سلیقه ای از نیروی خود سوال می کنند که آیا فلان کار را انجام دادی یا نه؟ این نوع رفتار سیستمی نیست بلکه سلیقه ای است.

وقتی شما برای کنترل افراد سازمانتان سیستم سازی انجام دهید، حتی زمانی که شما در سازمان حضور نداشته باشید هم پرسنل کار خود را انجام می دهند. چون می دانند که شما یک سیستم دارید و آن سیستم آن ها را کنترل می کند.

منظور از سیستم کنترل، دوربین مداربسته نیست، بلکه ابزارها و شاخص هایی هستند که شما تعیین می کنید. زمانی می توانیم بگوییم که افراد را درست کنترل می کنیم که شاخص های عملکردی و نتیجه ای آن ها را مشخص کرده باشیم.

اگر برای پرسنل خود شاخص عملکرد تعیین نکرده و آن ها را کنترل نمی کنید، سازمان شما به سیستم سازی در بخش استخدام و اخراج نیاز دارد. 

نتیجه گیری

داشتن یک فرایند استخدام سیستماتیک، یکی از مهمترین مسائلی است که در مدیریت منابع انسانی باید مد نظر قرار گیرد. این فرایند، به شما امکان می‌دهد تا به بهترین کارمندان دسترسی پیدا کنید و در نهایت، تیمی موفق و کارآمد برای سازمان خود ایجاد کنید.

در پایان، برای بهبود دانش خود در زمینه مدیریت منابع انسانی، توصیه می‌کنیم که دوره آموزشی مرتبط با مدیریت منابع انسانی اقیانوس آبی را شروع کنید. این دوره، به شما مهارت‌های لازم برای مدیریت بهینه منابع انسانی را آموزش می‌دهد و می‌تواند به شما در پیشرفت شغلی و حرفه‌ای کمک کند.

منبع : sweetprocess.com