ترفند‌های بهبود وصول مطالبات+ وصول مطالبات بانکی

داشتن راهکار برای وصول مطالبات، یکی از حیاتی ترین اصول در قیمت گذاری و همچنین تسویه حساب کسب و کار هاست. این امر در کسب و کار هایی که فروش اعتباری دارند از اهمیت دو چندانی برخوردار است. داشتن مهارت و همچنین راهکار برای وصول مطالبات می تواند تاثیر مستقیم و چشمگیری در سود و زیان کسب و کار بگذارد.

همیشه گفته می شود که پیشگیری بهتر از درمان است و این موضوع در امور مدیریت کسب و کار نیز صادق است یعنی کسب و کار ها ابتدا باید اعتبار سنجی را ملاک کار خود برای فروش اعتباری و وصول مطالبات قرار دهند. این نکته‌ای است که ما همیشه در مشاوره‌ها و آموزش‌های مدیریت کسب و کار گروه اقیانوس آبی به مدیران گوشزد می‌کنیم.

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ می‌دهیم:

1. چرا وصول مطالبات به موقع، اینقدر اهمیت دارد؟
2. چطور می توانم وصول مطالبات و تسویه حساب بهتر و منظم تری داشته باشم؟
3. فرمول دوره وصول مطالبات چیست؟

وصول مطالبات یعنی چه؟

برای تعریف وصول مطالبات می‌توان گفت، وصول مطالبات یعنی مطالبات معوق را از شخص بدهکار پس گرفته و اسنادی مثل چک و سفته را به پول نقد تبدیل کنیم. برای گرفتن پول از مشتریانی که فاکتورهای معوق خود را پرداخت نمی کنند، مشاغل کوچک باید با پیگیری مشتری از طریق ایمیل و تلفن یا صحبت مستقیم با بخش صورتحساب شرکت شروع کنند.

اگر تلاش‌های شما هنوز بهای خدمات شما را دریافت نمی‌کند، استخدام نماینده یا مشورت با وکیل را برای بررسی گزینه‌های قانونی خود، از جمله داوری یا طرح دعوی، در نظر بگیرید.

دوره وصول مطالبات چیست؟

دوره وصول مطالبات یکی از شاخص‌های مهم برای ارزیابی کارایی یا فعالیت شرکت‌ها است. این نسبت مدت زمانی را نشان می‌دهد که به طور میانگین طول می‌کشد تا یک شرکت، مطالبات خود را از مشتریان دریافت کند. به عنوان مثال، اگر دوره وصول مطالبات یک شرکت ۴۵ روز باشد، این بدان معناست که به طور متوسط، ۴۵ روز پس از فروش نسیه خدمات یا کالاها، وجوه مربوط به آن دریافت می‌شود.

طولانی شدن دوره وصول مطالبات اغلب به عنوان یک مشکل جدی در نظر گرفته می‌شود، چرا که ممکن است توانایی شرکت در مدیریت نقدینگی و تأمین هزینه‌های روزمره را تحت تأثیر قرار دهد. محاسبه محاسبه دوره وصول مطالبات با استفاده از فرمول خاصی انجام می‌شود. برای دوره وصول مطالبات فرمول زیر استفاده می‌شود:

اهمیت وصول مطالبات

برای اینکه کار به جاهای باریک نکشد، همیشه باید ترفندهای وصول مطالبات را رعایت کنید. در تمام کسب و کارها موضوع وصول مطالبات در تمام چرخه تسویه حساب اثرگذار است. نداشتن سیستم درست برای وصول مطالبات، علت اصلی ورشکستگی برخی از کسب وکارها است. اگر بخواهید فروش و سودآوری خوبی داشته باشید، باید وصول و تسویه خوبی داشته باشید.

عدم وصول مطالبات مناسب یکی از دلایل ورشکستگی و عدم موفقیت در افزایش فروش است. می پرسید چرا؟ چون اگر به موقع وصول نکنید:

• نمی توانید جنس را به موقع برای مشتری تامین کنید.
• نمی توانید به موقع و با سود بیشتر بفروشید.
• نمی توانید به موقع محصول خود را در بازار توزیع کنید.

اگر تمام این موارد برای شما اتفاق بیفتد، طولی نمی‌کشد که کسب و کار شما به یک کار زیان‌ده تبدیل شده و به ورشکستگی می‌انجامد.

بیشتر بخوانید: تسویه با مشتری بد حساب

آموزش وصول مطالبات با ۱۵ ترفند

در ادامه با گروه اقیانوس آبی همراه باشید تا ۱۵ ترفند و راهکارهای وصول مطالبات برایتان گفته شود:

۱. بررسی اولیه و ارزیابی مشتریان

در نحوه وصول مطالبات از مشتریان اولین قدم، توجه به اولویت‌های مشتریان برای پرداخت است. ابتدا ما باید بدانیم که مشتری و مخاطب ما آیا قادر است پولی به ما پرداخت کند؟ اگر قادر است باید موارد دیگری را نیز در نظر بگیریم:

1. مخاطب ما دیگر به چه کسانی بدهکار است؟
2. آیا او ما را در اولویت پرداخت خود گذاشته است یا خیر؟

خیلی از کسب‌وکارها روش صحیح و درستی از ارزیابی مشتریان ندارند. وقتی از ارزیابی مشتریان صحبت به میان می‌آید، صرفاً به استعلام گرفتن از بانک بسنده می‌کنند که این روش خیلی مطمئن نیست. خیلی از افرادی که قصد کلاهبرداری دارند، به این روش آگاه هستند و مستندسازی انجام می‌دهند. از روش های ارزیابی مشتریان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. مالک یا مستأجر بودن طرف مقابل
2. سن مشتری
3. مجوز کسب و فعالیت
4. تاریخ کسب مجوز و مدت زمان سابقه کاری
5. پرداخت به موقع اقساط

۲. قطع همکاری

دومین قدم در راهکار بهبود وصول مطالبات کسب و کارها قطع همکاری است. اما چه زمانی؟ زمانی که یک مشتری به اصطلاح بد حساب باشد، در اولین قدم باید با او قطع همکاری کنیم. کسب و کارها همیشه باید قانون نگذاشتن همه تخم مرغ ها در یک سبد را رعایت کنند.

یعنی سعی کنند تعداد مشتریان بیشتری را جذب کنند و برای مثال اگر یک مشتری بد حساب به ما ۵۰ میلیون تومان بدهکار است، حساب او را حتی یک ریال نیز افزایش ندهیم.

۳. اعتبار سنجی و دسته‌بندی مشتری

مشتریان خود را بر اساس میزان خرید، نحوه پرداخت و تعداد دفعات خرید دسته‌بندی کرده و با این روش میزان ریسک خود را در وصول مطالبات پایین بیاورید. نباید با مشتریان جدید و قدیم به یک روش برخورد کنید و اعتباری برای مشتریان قدیم خود قائل نشوید.

خیلی از کسب‌وکارها به یک مشتری جدید که هنوز خریدی انجام نداده و اعتباری ندارد، حجم زیادی از کالا تحویل می‌دهند که در دراز مدت باعث ایجاد بدهی معوقه مشتری و زیان دهی کسب‌وکارشان می‌شود.
مشتریان خود را به سطوح مختلف دسته بندی کرده و با این روش میزان ریسک و ضرر خود را پایین بیاورید:

• دسته بندی مشتریان بر مبنای میزان خرید
• دسته بندی مشتریان بر مبنای میزان خرید نوع پرداخت
• دسته بندی مشتریان بر مبنای میزان خرید تعداد دفعات خرید

بیشتر بخوانید: تکنیک های افزایش وفاداری مشتریان

۴. ترفند ۳۰، ۳۰، ۴۰ در وصول مطالبات

یکی از راههای وصول مطالبات در فروش مخصوصاً فروش‌های پروژه‌ای باید ۳۰% مبلغ را به‌صورت نقد، ۳۰% را حین انجام کار و ۴۰% باقی مانده را بعد از اتمام کار و قبل از تحویل کالا دریافت کنید. قراردادی را بین خود و مشتریانتان بنویسید و سعی کنید قرارداد دائمی باشد.

۵. اعتماد به نفس در گفتن قیمت محصول

برای وصول مطالبات بهتر، با اعتماد به نفس کامل قیمت محصول یا خدمت خود را به مشتری اعلام کنید. اگر تعارف کنید یا با تردید قیمت را بیان کنید، مشتری شک می‌کند که آیا شما به محصولتان اعتماد دارید یا نه! بنابراین مشتری را از دست می‌دهید و او از رقیب شما خرید می‌کند.

۶. آموزش وصول مطالبات به تیم فروش

هنگام تسویه حساب تنها جایی است که نباید تعارف کرد. نیروی فروش شما باید محکم و با اعتماد بنفس بالا قیمت را به مشتری اعلام کند. مشتری زمانی اعتماد و اطمینان می‌کند که خیلی محکم و بدون تعارف قیمت به او اعلام شود.

برای آموزش کارمندان خود وقت بگذارید تا در دراز مدت نتیجه فوق العاده آن را ببینید.

۷. اصل فراتر از انتظار

ذهن انسان فاصله اعداد را کم می‌کند. زمانی که مشتری شرایط پرداخت را می‌پرسد، پرداخت نقدی را به او اعلام کنید تا ناخودآگاه ذهن مشتری به سمت نقد پرداخت کردن برود. گاهی نیز با یک پیشنهاد جذاب می توانید تسویه را نقدی انجام دهید، مثلا ارائه یک خدمتی که برای شما هزینه بالایی ندارد، اما برای مشتری جذاب است. این یکی از روش‌های تخفیف دادن نیز هست.

بیشتر بخوانید: متن تخفیف ویژه و اصول نگارش آن

۸. پیگیری مستمر

معمولا انسان ها در پرداخت بدهی اولویت خود را کسانی قرار می دهند که بیشتر پیگیری می‌کند. برای پیگیری مستمر می توان یک فرایند را برای آن تعریف کرد. این فرایند می‌تواند شامل مراحل زیر باشد.

1. لیست کردن مطالبات
2. نگهداری در تقویم روزانه
3. انتخاب شخصی برای پیگیری مطالبات
4. پیگیری شخص مسئول پیگیری
5. ثبت پرداختی ها و بررسی آمار

۹. فروش بیشتر = وصول مطالبات بهتر

اگر تعداد مشتریان زیاد باشند، قدرت تسویه‌حساب شما بیشتر می‌شود، چون زمانی که فروشی نداشته باشید، قدرتی هم ندارید و با هر روشی تلاش می‌کنید مشتری را راضی نگه‌دارید. فروش، دامنه مشتریان و برند در تسویه‌حساب بسیار تأثیرگذار و مهم هستند.

۱۰. پیشنهاد تخفیف به مشتری

یکی از راهکارها در پیگیری و وصول مطالبات، ارائه و پیشنهاد تخفیف است که بیشتر در کسب و کارهای کوچک اتفاق می‌افتد. معمولا طلبکاران حاضر به کم کردن مقدار پولی که طلب دارند نیستند، اما با ارائه تخفیف به یک مشتری که قادر به پرداخت پول نیست می توان در اولویت پرداخت او قرار گرفت.

۱۱. وصول مطالبات حرفه ای با سیستم مالی

ترفند طلایی برای بهبود وصول مطالبات کسب و کار شما چیزی نیست جز سیستم سازی کسب و کار! اگر بخش مالی خود را سیستمی کنید، دیگر برای تسویه حساب، قیمت گذاری درست، قراردادها و تخفیفاتی که برای مشتریان در نظر می گیرید، مشکلی نخواهید داشت. سیستم شما برای شما تمام کارها را انجام می دهد! خیلی وسوسه برانگیز است نه؟!

۱۲. راه‌های قانونی

یکی دیگر از راهکارها برای بهبود وصول مطالبات این است که خود را به طریقی در اولویت مشتری قرار دهیم. یکی از راه ها برای این کار این است که از مشتری خود چک یا سفته ای بگیریم تا در صورت بدحسابی بتوانیم از طریق مراجع قانونی اقدام کنیم.

شاید برخی مدیران این مسیر را راهی طولانی بدانند، اما باید بدانیم در بیشتر مواقع در صورت داشتن یک ضمانت از مشتری، قبل از اقدامات قانونی مشتری حساب خود را تسویه خواهد کرد. در صورت بد حسابی و رسیدن کار به دادگاه، وکیل می‌تواند حتی هزینه تاخیر بازپرداخت را نیز از مشتری بد حساب بگیرد.

بیشتر بخوانید: چگونه با مشتری بد حساب تسویه کنیم؟

۱۳. مدل کالباسی در وصول مطالبات

معمولا کسب و کارها در دریافت طلب خود، به دنبال دریافت کل مبلغ به صورت یک جا هستند، اما اکثرا بدهکاران امکان پرداخت کل مبلغ را به صورت یکجا ندارند. مدل کالباسی، می گوید که شما نمی توانید یک رول کالباس را یک جا بخورید، اما به ورق ورق کردن آن راحت تر می توانید آن را بخورید.

مدل کالباسی در بهبود وصول مطالبات نیز یعنی کسب و کار ها به دریافت بدهی در مبالغ کم راضی شوند. در واقع بهتر است حتی مقدار کمی از مبلغ را دریافت کنیم تا آن که هیچ مبلغی را دریافت نکنیم.

۱۴. ترفند حذف اعتبار

یکی دیگر از روش اجرایی وصول مطالبات، ترفند از دست دادن اعتبار مخاطب می باشد. استفاده از این تکنیک و ترفند می تواند باعث شود تا کسب و کار ها دیگر نگران تاخیر در وصول مطالبات خود نباشند. کسب و کار هایی هستند که مشتریان خود خدماتی را به صورت اعتباری ارائه می کنند.

اینگونه خدمات معمولا به دلیل خرید هایی است که خریدار طی مدت زمان مشخصی با خرید های قبلی خود آن ها را به دست آورده یا این که به وسیله ی خرید فعلی خود این اعتبار و خدمات را توانسته به دست بیاورد. خریداران و مخاطبین معمولا علاقه دارند تا اعتبار خود را نزد فروشنده و کسب و کار بالا ببرند تا بتوانند در خرید های بعدی خود از آن اعتبار بیشتر بهره ببرند.

فروشندگان و کسب و کار های آگاه می توانند به وسیله ای ترفند بهبود وصول مطالبات به مخاطب و مشتری خود گوزد کنند که اگر تاخیری در پرداخت بدهی خود به وجود بیاورند اعتبارشان نزد کسب و کار از بین رفته و در آینده دیگر امکان کار به صورت اعتباری وجود نخواهد داشت.

۱۵. کمک گرفتن از شرکت‌های وصول مطالبات

یکی از روش‌های مؤثر برای جمع‌آوری مطالبات معوقه و مدیریت بدهی‌ها، همکاری با شرکت وصول مطالبات است. این شرکت‌ها با بهره‌گیری از تخصص خود در زمینه پیگیری و جمع‌آوری بدهی‌ها، می‌توانند فرآیند وصول مطالبات را سرعت بخشیده و بار مالی و زمانی این وظیفه را از دوش کسب‌وکارها بردارند. استفاده از خدمات این شرکت‌ها، علاوه بر بهبود جریان نقدینگی، به کاهش ریسک‌های مرتبط با بدهی‌های معوق کمک می‌کند.

نحوه وصول مطالبات از شرکتها

راهکارها و نحوه وصول مطالبات از شرکت‌ها یکی از اصول حیاتی در کسب‌وکارها، به ویژه در شرکت‌های نوپا، است. این مهارت می‌تواند تأثیر زیادی بر سود و زیان شرکت داشته باشد. اولین گام در فرآیند وصول مطالبات، مذاکره با مشتری بدهکار است که در این مرحله باید نوع مشتری (حقیقی یا حقوقی) و ویژگی‌های شغلی و صنفی او شناسایی شود. بسته به این ویژگی‌ها، می‌توان روش‌های مناسب برای وصول بدهی را به کار برد.

اگر مذاکره با مشتری برای تسویه بدهی موفقیت‌آمیز نباشد، مرحله بعدی تنظیم اخطاریه توسط یک وکیل است که در آن به بدهکار هشدارهای قانونی و عواقب عدم پرداخت بدهی داده می‌شود. در نهایت، اگر تمامی روش‌های غیرحقوقی بی‌نتیجه باشد، می‌توان از شرکت‌های وصول مطالبات یا حتی اقدامات قانونی مانند شکایت برای دریافت مطالبات استفاده کرد.

نحوه وصول مطالبات از مشتریان

برای وصول مطالبات از مشتریان، ابتدا باید وضعیت بدهی‌ها به دقت بررسی شود و مشتری با ارسال یادآوری‌های دوستانه از طریق تماس تلفنی، ایمیل یا پیامک از بدهی خود آگاه گردد. در صورت عدم پرداخت، باید با مشتری وارد مذاکره شده و شرایط جدیدی برای بازپرداخت بدهی تعیین کرد، مانند تمدید مهلت یا پیشنهاد اقساط. اگر این روش‌ها مؤثر واقع نشد، می‌توان از شرکت‌های وصول مطالبات برای پیگیری بیشتر استفاده کرد. در نهایت، در صورتی که تمامی این روش‌ها بی‌نتیجه باشد، می‌توان اقدامات قانونی را برای دریافت مطالبات از طریق مراجع قضائی انجام داد.

راهکارهای وصول مطالبات بانک ها چگونه است؟

بانک‌ها برای وصول مطالبات خود از طیف وسیعی از روش‌ها بهره می‌گیرند. بهترین روش وصول مطالبات بانکی، تلاش بر برقراری ارتباط موثر با مشتری و یافتن راهکارهای مسالمت‌آمیز همچون تمدید مهلت پرداخت، تقسیط بدهی، یا ارائه تسهیلات جدید است. این رویکرد با هدف حفظ روابط بانکی و جلوگیری از بروز اختلافات حقوقی دنبال می‌شود.

با این حال، در صورت عدم موفقیت در وصول مطالبات به صورت مسالمت‌آمیز، بانک‌ها مجبور به اتخاذ روش‌های قانونی می‌شوند که شامل واخواست سفته، پیگیری حقوقی، کیفری یا ثبتی بر اساس چک‌های برگشتی و در نهایت، طرح دعوی در مراجع قضایی است. انتخاب روش مناسب برای وصول مطالبات به عواملی همچون میزان بدهی، نوع وثیقه، شرایط اقتصادی مشتری و ضوابط قراردادی بستگی دارد. در این میان، بانک‌ها همواره به عنوان وکیل سپرده‌گذاران، موظف به حفظ منافع آن‌ها و وصول مطالبات به صورت قانونی و عادلانه هستند.

ثبت وصول مطالبات

ثبت وصول مطالبات به فرآیند ثبت و مستندسازی دریافت وجوه مربوط به مطالبات معوقه یا حساب‌های دریافتنی در سیستم حسابداری یک شرکت اشاره دارد. این فرآیند نشان‌دهنده تسویه بدهی مشتریان یا پرداخت‌های انجام‌شده بابت فروش نسیه کالا یا خدمات است.

– مراحل ثبت وصول مطالبات:

مراحل ثبت به شرح زیر است:

۱. دریافت وجه از مشتری

وجه مربوط به مطالبات ممکن است از طرق مختلفی مانند پرداخت نقدی، انتقال بانکی، صدور چک یا سایر روش‌های پرداخت دریافت شود.

۲. تعیین مطالبات مرتبط

بررسی و شناسایی اینکه مبلغ دریافت‌شده به کدام حساب یا صورتحساب مشخص مشتری مربوط است، برای ثبت دقیق ضروری است.

۳. ثبت در دفاتر حسابداری

عملیات دریافت وجه به صورت زیر در دفاتر مالی شرکت ثبت می‌شود:

• بدهکار کردن حساب نقد یا بانک: افزایش وجه نقد یا موجودی حساب بانکی شرکت.
• بستانکار کردن حساب دریافتنی یا مطالبات معوقه: کاهش میزان مطالبات ثبت‌شده مشتری.

به عنوان مثال فرض کنید شرکتی مبلغ ۵۰ میلیون تومان از مشتری بابت فروش نسیه محصولات دریافت می‌کند. عملیات حسابداری این تراکنش به صورت زیر ثبت خواهد شد:

• حساب بانک/نقد (بدهکار): ۵۰ میلیون تومان (افزایش موجودی نقدی شرکت).
• حساب دریافتنی مشتری (بستانکار): ۵۰ میلیون تومان (کاهش مطالبات معوقه).

این ثبت نه تنها دریافت وجه را به‌طور دقیق مستند می‌کند، بلکه وضعیت مالی شرکت را نیز به‌روزرسانی کرده و به مدیریت بهتر نقدینگی کمک می‌کند.

سخن آخر

همانطور که در این مطلب از مجله اقیانوس آبی دیدید موضوع وصول مطالبات در تمام چرخه تسویه حساب و قیمت گذاری محصولات بسیار موثر است.

اگر به موقع وصول نکنید، مشکلات زیادی از قبیل عدم تامین به موقع، عدم فروش، عدم توزیع به موقع و … را برای شما در پی خواهد داشت. یکی از دلایل ورشکستگی در فروش، پیگیری وصول مطالبات و نداشتن برنامه برای آن و آموزش ندیدن است.

علت ورشکستگی و ضرر خیلی از کسب و کارها نفروختن و یا بهره وری پایین منابع انسانی نیست، بلکه نداشتن سیستمی برای وصول و تسویه حساب با مشتری است. شما پس از شرکت در دوره تسویه حساب اقیانوس آبی، می‌توانید سیستمی اصولی برای وصول مطالبات خود ایجاد کنید و کسب و کارتان را به مسیری درست هدایت فرمایید.

برای دریافت خدمات مالی و حسابداری در اقیانوس آبی

کلیک کنید

سوالات متداول