ورود به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار bpms

خیلی از مدیران و کارآفرینان می پرسند که bpms چیست؟ کلمه BPMS مخفف عبارت Business Process Management system و به معنای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است.

ورود به سیستم bpms و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) روشی برای بهبود و استانداردسازی فرایندها در یک سازمان است که می تواند خطاهای انسانی و شکاف های فرآیند را از بین ببرد در حالی که کارایی و انطباق را بهبود می بخشد. ورود به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار bpms بخشی از فرآیند سیستم سازی کسب و کار است.

در این مقاله از مجله اقیانوس آبی می‌خوانید که bpms چیست و چه تاثیراتی بر عملکرد سازمان شما دارد. برای دریافت رایگان مقاله ” مدیریت فرآیند کسب و کار pdf ” ایمیل خود را در باکس آبی وارد کنید.

برای دریافت مشاوره سیستم سازی و ورود به سیستم bpms فرم زیر را پر کنید:

کسب و کار ها می‌توانند مجموعه از فعالیت ها و وظایف خود را به وسیله‌ی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)  طراحی، مدل سازی، اجرا، خودکار سازی و بهبود دهند. به همین وسیله کسب و کارها و سازمان‌ها راهی آسان‌تر را برای رسیدن به اهدف سازمانی خود طی خواهند کرد.

در واقع فعالیت‌ها و وظایفی که امکان انجام آن توسط افراد و تجهیزات مختلف وجود دارد، چیزی را تشکیل می دهد که به عنوان یک فرایند تجاری شناخته خواهد شد. نمونه‌هایی از فرآیندهای تجاری که می‌توانند توسط سیستم‌های BPMS بهبود یابند عبارتند از:

• مدیریت حساب
• پیگیری و مدیریت بودجه
• مدیریت مطالبات
• سفارشات مشتری
• استخدام کارمند
• مدیریت موجودی
• پردازش فاکتور
• نظارت بر عملکرد
• ردیابی پروژه
• ردیابی گردش کار

آشنایی با برخی تعاریف قبل از ورود به سیستم bpms

در ادامه با گروه اقیانوس آبی همراه باشید که برخی تعاریف قبل از ورود به سیستم bpms جهت آشنایی آورده شده است:

۱. bpm چیست؟

فرآیندهای کسب و کار یا همان bpm مجموعه دستورالعمل‌هایی است که مکررا توسط شما یا یکی از اعضای تیم سازمانتان اجرا می‌شوند. این فرایندها یک برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. بنابراین مدیریت این فرآیندها  بسیار پر اهمیت است.

فرآیندها می‌توانند هر چیزی را شامل شوند، از بسته‌بندی برای ارسال محصولتان گرفته تا ساخت یک انبار. سامانه bpms به شما در تسلط بر این فرایندها کمک می‌کند.

۲. BPMS چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار یا  bpms روشی برای بهبود و استانداردسازی فرایندها در سازمان شماست که می تواند خطاهای انسانی و شکاف های فرآیند را از بین ببرد و در عین حال کارایی و انطباق و بهره وری را بهبود می بخشد.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (سیستم bpms) از ابزارها و روش های مختلفی برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای تجاری استفاده می کند.

یک فرایند تجاری، رفتار افراد، سیستم ها، اطلاعات و سایر چیزها را برای ایجاد نتایج همسو با استراتژی سازمان شما هماهنگ می کند و به شما کمک می‎ کند تا با سیستم مدیریت گردش کار، تجزیه، تحلیل و اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشید.

۳. نرم افزار مدیریت فرآیندها در کسب و کار یا BPMS

نرم افزار BPMS یک نرم افزار برای طراحی و اتوماسیون فرایندها است که باعث تسریع و ساده‌‌سازی فرایندهای اداری و سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچیده می شود. این نرم افزار با محیط گرافیکی خود به شما به عنوان مدیر کسب و کار این امکان را می‌دهد تا مراحل و فرآیندهای کارتان را متناسب با اهداف سازمان خود طراحی کنید.

• بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار bpms

اگر از BPMS استفاده نکنید، چه اتفاقی می افتد؟

شما برای اینکه در طراحی و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کارتان به بهترین نتیجه مشابه ولی بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی مثل کشو و بایگانی‌، اقلام اداری و ضروری، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.

اگر اینطور پیش بروید، توده‌ای از اسناد و کاغذها به جا می ماند و هر بار که بخواهید چیزی را تغییر دهید چه CRM باشد، چه سرپرست دپارتمان، مسئول IT یا هر شخص یا چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.

اما ورود به سیستم bpms جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و شما را روی چیزهای مهم تر یعنی فرایندهای به روز متمرکز می‌کند.

بیشتر بخوانید: ابزارهای کسب و کار که برای همه مشاغل مهم و حیاتی هستند.

چه مشکلاتی در سازمان با bpms قابل رفع هستند؟

شرکت‌ شما چه بزرگ باشد و چه کوچک، چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کند و با خیلی از شرکت ها در مشکلاتی که در زیر لیست شده وجه اشتراک دارد که همه این مشکلات با ورود به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار قابل رفع شدن است:

• پیگیری فرایندهای دستی و کاغذی دشوار است.
• زمان زیادی برای بررسی داده‌ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها صرف می‌شود.
• محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ی تایید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود.
• طولانی شدن پروسه تایید به دلیل اطلاعات نادرست یا گم شده
• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی
• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی
• امکان رخنه افراد دیگر در اطلاعات
• عدم گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد
• عدم نظم و انضباط در پروسه‌ی تایید

بیشتر بخوانید: ویژگی کسب و کارهای مریض چیست؟

مشاوره مدیریت فرایند کسب و کار در BPMS

مشاوره مدیریت فرایند در جهت کمک به سازمان‌ شما برای تبدیل شدن به سازمانی فرآیند گرا به جای وظیفه گرا و واحد گرا ارائه می شود. برخی شرکت ها هستند که در زمینه پیاده سازی BPMS به سایر سازمان ها مشاوره ارائه می‌دهند که اکثرا شامل خروجی‌های زیر خواهد بود:

1. ارزیابی بلوغ سازمانی در حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار
2. شناسایی و تحلیل وضعیت موجود و ارائه نقاط قابل بهبود فرایندها
3. تهیه نقشه کلان فرآیندی (معماری فرایند) براساس مدل‌های مرجع و منطبق با نیاز سازمان
4. سند ارتباط اهداف کلان و استراتژی‌های سازمانی با فرایندها
5. مدل‌سازی فرایندها با استاندارد BPMN
6. تعریف شاخص‌های اندازه‌گیری (KPI)
7. استقرارِ ساز و کار جهت بهبود مستمر فرایندها در سازمان
8. تدوین یا بهبود شرح شغل‌های سازمانی براساس فرایندها
9. پیشنهادات تخصصی در حوزه نرم‌افزارهای مدیریت فرایند و اتوماسیون فرایند

مزایای BPMS

در ادامه مزایای BPMS آورده شده است:

چابکی بیشتر کسب و کار

تغییر و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در سازمان شما باید همگام با شرایط بازار باشد. bpms سامانه به سازمانتان اجازه می‌دهد فرایندهای کسب و کار و تغییرات اجرایی را موقتا متوقف کرده و سپس دوباره اجرا کنند.

اصلاح جریان کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب و کارتان را قادر می‌سازد بیشتر واکنش‌گرا باشند و به سازمانتان بینش عمیق‌تری در مورد اصلاح فرایندها می‌بخشد.

کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها به وسیله سیستم bpms

ابزار سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار با کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات، منجر به افزایش فروش و بهبود درآمدتان می‌شود. ابزار بی پی ام همچنین می‌تواند منابعی را جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این کار هزینه‌هایتان را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود شما می‌شود.

کارایی بالاتر به وسیله BPMS

یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارایی کسب و کار شما فراهم می‌کند. مسئولین سازمان شما با داشتن اطلاعات درست می‌توانند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی اختصاص دهند. اتوماسیون و حذف وظایف تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار می دهد.

دید بهتر با bpms سیستم

نرم افزار BPM ضمن اینکه نظارت لحظه ای بر معیارهای کلیدی مدیریت عملکرد سازمان شما را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز برایتان فراهم می‌کند که سبب افزایش شفافیت شده، به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرایندها کمک می کند؛ هم چنین به طور همزمان خروجی فرآیند هایتان را نیز پیگیری می کند.

تطبیق، ایمنی و امنیت در BPMS

یک بی پی ام جامع، سازمان شما را با استانداردهای به روز مطابق می کند. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیت سازمانتان را نیز تامین کند. به این صورت که شما می‌توانید نیروی انسانی خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست (دزدی یا گم شدن) تشویق کنید.

دیگر مزایای bpms برای کسب و کار شما

• تولید نرم افزارهای مخصوص سازمان با هزینه کم
• اتوماتیک و مکانیزه کردن فرایندهای تجاری شرکت‌
• حذف امور تکراری و تصمیم گیری هوشمندانه ی سیستمی؛ افزایش بهره وری
• نظارت بر چرخه های کاری و گردش امور به صورت مکمل با نرم افزار CRM
• یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف و مدیریت آنها
• گزارش گیری و بهره گیری از هوش تجاری با ارائه گره های مشکل زا در فرآیندها
• افزایش راندمان و بازدهی، سرعت و دقت گردش کار، رضایت مشتریان و کارمندان
• حذف منابع فیزیکی و هزینه های اضافی با قابلیت ایجاد فرآیندهای متنوع و بروزرسانی ها
• بهبود گردش کارها، الکترونیکی شدن فرمها، افزایش بلوغ سیستم و همگام سازی با CRM

۵ گام برای مدیریت فرایندهای کسب و کارتان (BPM)

گام‌هایی که برای مدیریت فرایندهای کسب و کارتان باید طی کنید به شرح زیر می‌باشد:

گام اول: طراحی

در این مرحله ابتدا اصول و قواعد کسب و کار شما در وضعیت موجود توسط تحلیلگران بیزینسی بررسی می‌شود، سپس با ذینفعان مختلف مصاحبه و خروجی‌های موردنظر خود را با شما به بحث می‌گذارند. هدف مرحله طراحی فرایند، دستیابی به فهمی از قواعد کار است و اطمینان از اینکه آیا نتایج با اهداف سازمان شما همسو است یا خیر.

گام دوم: مدلسازی

مدلسازی، به شناسایی، تعریف و بازنمایی فرایندهای جدید جهت پشتیبانی از قواعد کاری موجود سازمان شما برای ذینفعان مختلف اشاره دارد.

گام سوم: اجرا

در این مرحله،فرایندهای کسب و کار ابتدا با گروه کوچکی از کاربران تست می‌شود، سپس به همه کاربران شما ارائه می‌شود. در مورد جریان کاری خودکار، ابتدا فرایند را به طور مصنوعی یا بصورت تست اجرا کنید تا خطاها به حداقل برسد.

گام چهارم: نظارت

در گام چهارم، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین و پیگیری سنجه‌ها بر اساس شاخص ها با استفاده از گزارش‌ها یا داشبوردها انجام می گیرد. تمرکز باید بر شاخص‌های کلان یا خرد باشد و فرایندها بصورت کامل باشد نه بصورت بخش‌بندی‌ شده.

گام پنجم: بهینه‌سازی

و در آخر نوبت به بهینه سازی فرایندها می رسد. با وجود یک سیستم گزارش‌گیری کارآمد، سازمان شما می‌تواند عملیاتش را به طور موثری به سمت بهینه‌سازی یا بهبود فرایند، هدایت کند. بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار (BPO) در واقع طراحی مجدد فرایندهای کسب و کارتان است تا از این طریق کارایی فرایندها بهبود یابد و ساده‌سازی شود و فرایندهای کسب و کار هر فرد با استراتژی جامع سازمانتان همسو شود.

ویژگی های یک نرم افزار BPM مناسب

پیش از آنکه سیستم bpms تحت وب خود را از میان هزاران نرم افزار ارائه شده در فضای اینترنت جستجو و انتخاب کنید، لازم است تا از وجود این ویژگی ها در BPM مورد نظر اطمینان حاصل نمایید:

۱. ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها

ابزار گرافیکی و بصری مناسب برای نمایش نمودارهای مربوط به هر فرایند، یکی از نقاط قوت در هر سیستم مدیریت چرخه های کاری است. بدین ترتیب با ارائه این اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش خواهد یافت.

۲. ایجاد فرم ها به روش ساده Drag And Drop

توجه داشته باشید؛ نرم افزاری را انتخاب کنید که طراحی و ساخت فرمها در آن به سادگی امکان پذیر باشد. پیچیدگی بیش از حد یا صعب الوصول بودن این فرایند ممکن است کاربران شما را به کل از BPMS زده کند و دیگر از آن استفاده نکنند.

۳. تفویض دسترسی ها و مسئولیت ها بر اساس سمت (Role Based)

اطلاعات، فرمها و دسترسی ها در شرکت ها عموما جزو اسناد حساس هستند و فقط افراد خاصی باید به برخی از آنان دسترسی داشته باشند. بطور کلی سه نوع تفویض دسترسی در سیستم ها وجود دارد: تفویض فرد به فرد ، تفویض تیم به تیم و تفویض سمت به سمت.

دو راهکار اول به دلیل بالا رفتن زمان فرایند و احتمال خطای انسانی و همچنین غیر همپوشانی نیازهای افراد هر تیم، کارامد نیستند. اما راهکار سوم که همان تفویض اختیارات متناسب با هر سمت در سازمان (Role-Based) می باشد، بهترین انتخاب برای سیستم است.

بیشتر بخوانید: چطور با فروش تلفنی بیشتر بفروشیم؟

۴. پشتیبانی از نسخه موبایل

در دنیای امروزی، استفاده از گوشی های همراه و موبایل های هوشمند روز به روز بیشتر می شود و لازمه یک نرم افزار کامل، سهولت دسترسی به آن از طریق موبایل است. به همین علت سیستمی را انتخاب کنید که قدرت پشتیبانی از حداقل یکی از سیستم عامل های Android یا IOS را داشته باشد.

۵. کاربری ساده و بدون دردسر

وجود ناکارآمدی و هنگ کردن در بسیاری از سیستمها زمانی اتفاق می افتد که شخص دیگری به طور همزمان مشغول کار با نرم افزار است. برای استفاده ی روان لازم است برنامه ای انتخاب کنید که از قدرت پردازش مناسبی برخوردار باشد تا با چنین مشکلی مواجه نشوید.

عوامل موثر بر موفقیت BPM یا مدیریت فرآیند های کسب و کار

مدیریت در واقع بر مبنای فرآیند یک استراتژی موفق است. سازمان ها و کسب و کار هایی که به درستی این استراتژی را انتخاب کرده اند توانسته اند به وسیله ی آن مزایای زیادی را به دست آورند. اما باید به این نکته توجه داشته باشیم که BPM باید به درستی در کسب و کار راه اندازی شود تا بتوان از ان نتیجه های مناسب و باب میل گرفت.

کسب و کارها پس از پیاده سازی این موضوع در کسب و کار خود باید بدانند که عوامل موثر بر موفقیت مدیریت فرآیند کسب و کار BPM چیست؟ برخی از عوامل موثر بر BPM عبارتند از:

• قابل اصلاح بودن فرایند ها
• بهبود مستمر فرایند ها
• استفاده از یک مدیریت فرایند کسب و کار قدرتمند
• مدل سازی به وسیله زبانی استاندارد
• تعریف استراتژی سازمانی
• و…

از دیگر ویژگی های مهم در سیستم های BPMS

• سهولت در ورود به سیستم
• قابلیت استفاده همیشگی از نرم افزار
• هماهنگی و یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانی
• قابلیت گزارش دهی و تحلیل داده ها
• قابلیت استفاده در سطح وسیع با تعداد زیاد کاربر به طور همزمان
• وجود معیارهای صحیح و قابل اندازه گیری برای عملکردهای فرآیندها
• قابلیت به اشتراک گذاری با سایر کاربران و همکاری با آنان

سوالات متداول