مدیریت دورکاری و تاثیرات دور کاری بر مدیریت منابع انسانی

بسیاری از کسب و کارها در سال‌های اخیر مدیریت دورکاری را جزو یکی از بخش های مدیریت منابع انسانی خود آورده بودند، به طوری که میزان دورکاری در پنج سال گذشته ۴۴ درصد افزایش یافته است. همه‌گیری کرونا در دو سال گذشپس از شیوع ویروس کرونا باعث شد تا دور کاری به یکی از ضروری ترین حوزه ها در کسب و کار تبدیل شود.

این موضوع باعث شد تا در سال های اخیر کسب و کارها مدیریت دورکاری را جزو یکی از بخش‌های مدیریت منابع انسانی خود بیاورند. میزان دورکاری در ۵ سال گذشته در کسب و کارها ۴۴ درصد افزایش یافته است.

به دلیل انعطاف پذیری و عدم رفت و آمد در دور کاری، بسیاری از کارمندان از آن لذت می برند. با این حال، مدیریت دورکاری می‌تواند چالش‌هایی را برای سازمان ها و مدیران ایجاد کند مانند نیاز به حضور فیزیکی کارمند در برخی موقعیت‌ها، عدم انسجام تیمی و همکاری، کمبود فناوری و… . شما به عنوان مدیر باید اطمینان حاصل کنید که استخدام کارمند دورکار مفید باشد، حتی اگر به صورت مجازی باشد.

در این مطلب از مجله اقیانوس آبی می خواهیم مدیران کسب و کارها را با مدیریت دورکاری، ویژگی ها و مزایا و معایب دور کاری آشنا کرده، مسئولیت های آن ها و نحوه برنامه ریزی برای داشتن حداکثر بهره وری پرسنل را یادآور شویم.

دورکاری یعنی چه؟

دورکاری عملی است که در آن کارمندان کارهای خود را از مکانی غیر از دفتر مرکزی که توسط کارفرما اداره می شود انجام می دهند. چنین مکان‌هایی می‌تواند شامل خانه کارمند، محل کار مشترک، یک دفتر خصوصی یا هر مکان دیگری خارج از ساختمان سنتی و فیزیکی شرکت باشد.

دور کاری یک سبک کاری است که به متخصصان اجازه می دهد خارج از محیط اداری سنتی کار کنند. دورکار بودن بر اساس این مفهوم است که کار لازم نیست در یک مکان خاص انجام شود تا با موفقیت اجرا شود.

مزایای دورکاری

امروزه هم برای پرسنل هم برای کسب و کار ها و مدیران، دورکاری طرفداران بسیاری پیدا کرده است. این شیوه ی کاری علاوه بر کارمندان برای مدیران مزایای بسیاری دارد که در ادامه به برخی از آن ها اشاره خواهیم کرد.

۱. بهره وری بیشتر

تحقیقات نشان داده که بهره وری پرسنلی که دورکاری می‌کنند بیشتر است. یعنی آن‌ها امکان این را دارند تا در زمان کم تر کار بیشتری را انجام دهند. افزایش بهره وری یکی از دلایلی است که مدیران و کارفرمایان دورکاری را ترجیح می دهند. پرسنل نیز تلاش می کنند تا کار خود را با کارایی بالا تر انجام دهند تا به نتایج بهتری دست پیدا کنند.

۲. صرفه جویی در هزینه ها با مدیریت دورکاری صحیح

کارفرمایان و مدیران می توانند با استخدام پرسنل به صورت تمام وقت یا پاره وقت به شکل دورکاری در هزینه های بسیاری مانند هزینه تامین وسایل اداری، مبلمان، مکان، آب و برق و… صرفه جویی کنند.

۳. افزایش اشتغال پرسنل

دورکاری علاوه بر این که به افزایش بهره وری پرسنل و صرفه جویی در هزینه ها کمک می کند تا حفظ کارمندان دورکار بیشتر شود. در نتیجه می توان گفت که هرچقد یک کارمند مدت زمان بیشتری را در یک کسب و کار سپرس کند باعث ایجاد حس وفاداری در او می شود

مسئولیت های مدیران در مدیریت دورکاری

مدیریت دورکاری مسئولیت خطیری در حوزه وظایف مدیر منابع انسانی خواهد بود. امروزه برای حمایت از یک محل کار مجازی سازمان ها انتظارات زیادی از مدیران منابع انسانی دارند:

۱. تعهد شغلی

مشارکت کارمندان در دورکاری یک چالش برای مدیریت منابع انسانی است. زمانی که کارمندان به صورت حضوری در سازمان کار می کنند، سطوح بالای تعامل با همکارانشان اغلب منجر به عملکرد بالاتر می شود و در نهایت منجر به ایجاد یک فرهنگ همسو، شکوفا و هدفمند در بین پرسنل می شود.

هنگام دور کاری بسیاری از کارمندان ممکن است احساس کنند ارتباطشان با شغل یا فرهنگ شرکت به کل قطع شده است. بنابراین مدیریت منابع انسانی باید برای ارائه تاکتیک‌های تعامل مجازی و کنترل کارمندان از راه دور گام بردارد.

برای این هدف در مدیریت دورکاری، مدیران می توانند از ابزارهای دورکاری، بسترهای مجازی مخصوص سازمان و جلسات هفتگی ویژه کارمندان و پلتفرم هایی برای گزارش دهی و تعامل مدام استفاده کننند. با این کار می توان احساس مشارکت تضمین و با اهداف شرکت همسو کرد.

۲. ارتباط با منابع انسانی

واحد منابع انسانی باید به طور مداوم ارتباط شفاف با کارمندان را حفظ کند، زیرا بسیاری از آنها هنوز به طور کامل با کار از خانه سازگار نشده اند. هنگام حضور در سازمان ارتباط ها آسان تر و منظم تر هستند ولی دورکاری ارتباطات را سخت و پیچیده می کند.

برای حفظ این فرهنگ در شرایط دور کاری، مدیران منابع انسانی باید خلاق باشند و از ابزارهای متفاوت برای تسهیل گفتگوها در محیط مجازی را تست کرده و بهترین آن را در اختیار کارمندان بگذارند.

در یک محل کار کاملا آنلاین، مدیریت دورکاری نباید فقط در حد گزارش گیری از کارمندان باشد، بلکه باید از مطلوب بودن شرایط کاری آنها در خانه نیز اطمینان حاصل شود. این اقدامات باعث می شود تا نیروی کار حتی هنگام دورکاری نیز سازنده کار کند و رضایت شغلی او کم نشود.

از جمله راه‌هایی که میتوان از طریق آن ارتباط با منابع انسانی را از راه دور بهینه کرد، استفاده از نرم افزار CRMی است که دسترسی شما به گزارشات کارمندان و دسترسی راحت آن ها به اطلاعات مشتریان را آسان کند.

۳. فناوری های دیجیتال

در صورت دورکاری منابع انسانی، مدیران باید با دلسوزی و تمرکز بر نیازهای عاطفی و فیزیکی کارمندان شرایط را مدیریت کنند؛ مثلا اطمینان حاصل کنند که کارکنان تمام تجهیزات و ابزار لازم را برای کار موثر از خانه در اختیار دارند. گاهی در مدیریت دورکاری، برای هزینه اینترنت خانگی و تماس های تلفنی بین کارمندان نیز باید سیاست های اتخاذ شود.

۴. کیفیت عملکرد در دورکاری

مدیریت دورکاری باید معیارهای مناسبی برای سنجش عملکرد شغلی کارکنان در شرایط دورکاری ایجاد کند. با کار از راه دور، فعالیت های کارکنان کمتر به طور مستقیم توسط مدیران و منابع انسانی قابل کنترل است، از این رو، موفقیت ها یا شکست های کارکنان به صورت روزانه به راحتی نادیده گرفته می شود.

چگونه واحد منابع انسانی می تواند تجربه کارمندان در دورکاری را بهبود ببخشد؟

یک نظرسنجی جدید از پلتفرم مستقل Upwork تخمین زده که تا سال ۲۰۲۵، ۳۶.۲ میلیون آمریکایی دورکار خواهند شد. این یعنی نسبت به روزهای قبل از کرونا، دورکاری افزایش ۸۷ درصدی خواهد داشت.

فرصت داشتن یک شغل آزاد و انعطاف پذیر در حال رشد است. همانطور که انتظارات شغلی تغییر می کند.

متخصصان منابع انسانی باید به گونه ای مدیریت دورکاری را انجا دهند تا تجربه کارمندان از دورکاری را تا جای امکان مطلوب، آسان و سازنده نمایند. در ادامه چند استراتژی برای بهبود تجربه کارمندان و افزایش کارایی در کل شرکت را فهرست کرده‌ایم.

۱. انتظارات خود از کارمندانتان را روشن و شفاف بیان کنید.

انتظارات روشن و اعتماد مدیر به کارمندان برای مدیریت دورکاری ضروری است. بیشتر مدیران نگران مدیریت تیم ها از راه دور هستند، اما این مشکل را می توان با انتظارات و ارتباط روشن حل کرد. مدیران می توانند با کارمندان خود از طریق موارد زیر در ارتباط بوده و از آن ها را درست مدیریت کنند:

• برنامه ریزی منظم و قابل پیش بینی برای چک کردن کارهای افراد و تیم ها
• تعیین برنامه شفاف برای نحوه ارتباط کارمندان با هم ( هر چند وقت یکبار و چه زمانی از روز)
• استفاده از ابزارهای آنلاین با بهره وری بالا برای استفاده همه کارمندان
• در دسترس بودن مدیر برای پاسخ به سوالات و نگرانی های نیروها

با تنظیم زودهنگام این انتظارات و حفظ آنها، مدیران می توانند از افت بهره وری، سرخوردگی یا کاهش انگیزه کارمندان آن ها جلوگیری کنند.

۲. مدیریت دورکاری با ابزارهای دورکاری

انتظار نداشته باشید که ساختار مدیریت حضوری شما برای نظارت بر دورکاری کارمندان نیز جواب بدهد. شما باید ابزارهای آنلاین برای دورکاری کارمندان خود انتخاب کنید و از آن ها برای سازماندهی، اولویت بندی پروژه های خاص و نظارت بر حجم کار کارکنان استفاده کنید.

خبر خوب این است که ابزارهای زیادی برای انتخاب وجود دارد و چالش شما در مدیریت دورکاری پیدا کردن آن ها نیست، بلکه انتخاب آن ابزاری است که پاسخگوی نیازهای سازمان شما باشد.
در ادامه چندین ابزار دورکاری را که می توانند به شما کمک کنند آورده ایم:

ابزار trello >>

امکانات google calendar >>

آموزش google form >>

آموزش google sheet >>

۳. راه هایی برای درگیر کردن و مشتاق نگه داشتن همه کارمندان پیدا کنید.

اگر چه در یک نظرسنجی ۵۰% از کارمندان گزارش دادند که در سال ۲۰۲۰ بهره وری بیشتری داشتند، اما این پتانسیل وجود دارد که برخی کارمندان احساس قطع ارتباط یا تنهایی کنند. متخصصان منابع انسانی می‌توانند راه‌های خلاقانه‌ای بیابند تا همه کارمندان را درگیر کنند، حالا چه در دفتر کار باشند و چه در خانه.

در دورانی که اکثر کارمندان دورکاری می کردند، برخی شرکت‌ها ساعت‌هایی را تعیین می‌کردند که کارمندانشان بتوانند از طریق تماس تصویری دور هم جمع شوند، نوشیدنی بخورند و استراحت کنند. برخی دیگر برنامه های کلاس های مجازی برای کارمندان دورکار خود ترتیب دادند، مثل کلاس آشپزی، یوگا و … . حتی می‌توانید رویدادهای حضوری هم برگزار کنید.

حالا که فناوری جدید برقراری ارتباط را آسان‌تر از همیشه کرده است، فرصت‌های تعامل بسیار زیادی وجود دارد که می‌توانید به کارمندان دورکار ارائه دهید. ایجاد یک فرهنگ سازمانی در شرایط دورکاری، یکی از مهمترین وظایف شما در مدیریت دورکاری است.

جمع بندی

باتوجه به مطالب گفته شده در این مطلب از گروه اقیانوس آبی، واقعیت این است که دورکاری به این زودی ها از بین نمی روند و این مدل کار کردن دوگانه ( حضوری و مجازی) در اکثر شرکت ها به گسترش خود ادامه خواهد داد. مدیران باید تلاش کنند تا مدیریت دورکاری را به درستی بیاموزند، هر دو گروه کارمندان را به یک چشم دیده، آن ها را همواره کنترل کرده و توسعه دهند.