در دنیای کسب و کار، مدیریت منابع انسانی یکی از مهمترین عناصر کسب و کار است. برای اینکه بتوانید عملکرد منابع انسانی را بهبود بدهید می توانید از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی استفاده کنید.
در این مقاله از مجله اقیانوس آبی، با مفهوم و کاربردهای شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی آشنا شده و نحوه استفاده از آنها برای بهبود عملکرد منابع انسانی سازمان خود را می‌آموزید.
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی (KPI) چیست؟
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی (KPI)، مجموعه‌ای از شاخص هایی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا ارزیابی عملکرد منابع انسانی خود را به بهترین شکل انجام دهند و در صورت نیاز اقداماتی را برای بهبود عملکرد برنامه ریزی کنند.
این شاخص ها به صورت عددی برای اندازه گیری عملکرد استفاده می‌شوند و می‌توانند به زمینه های مختلفی از جمله کارایی، بهبود کارآیی، مدیریت هزینه‌ها، افزایش سود، رضایتمندی کارمندان و مشتریان و غیره اشاره کنند.
بیایید برای اینکه دقیق این موضوع را متوجه شویم یک مثال بزنیم:
اهمیت شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی
استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی برای کسب و کارها و سازمان ها بسیار حیاتی است. این شاخص ها به شرکت ها کمک می کنند تا از کارکنان خود بهتر مراقبت کنند و بهبود عملکرد آنها را اندازه گیری کنند.
وجود شاخص های کلیدی عملکرد باعث بهبود ارتباطات بین کارکنان و مدیران، افزایش انگیزه و رضایتمندی کارکنان، بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها،افزایش سود و رونق کسب و کار
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا عملکرد کارکنان و سازمان را بهبود بخشند و به اهداف کسب و کار خود دست یابند. در ادامه، برخی از اهمیت‌های شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی را برای سازمان توضیح خواهیم داد:
۱. بهبود کیفیت و کارایی کارکنان
با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی، سازمان می‌تواند کیفیت و کارایی کارکنان خود را ارزیابی کرده و بهبود بخشید. با توجه به نتایج بدست آمده، سازمان می‌تواند سیاست‌هایی را پیاده کند که به توانمندی و بهبود عملکرد کارکنان کمک کنند.
۲. بهبود رضایتمندی کارکنان
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی می‌توانند به سازمان کمک کنند تا رضایتمندی کارکنان خود را بهبود بخشد. با ارزیابی رضایتمندی کارکنان، سازمان می‌تواند به مشکلات و نیازهای آنها پی برده و سیاست‌هایی را پیاده کند که بهبود رضایتمندی آنها را به دنبال دارند.
بیشتر بخوانید: چگونه به کارمندان خود انگیزه دهیم؟
۳. بهبود نگهداری کارکنان
با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی، سازمان می‌تواند علل خروج کارکنان را شناسایی و سیاست‌هایی را پیاده کند که نگهداری کارکنان را به دنبال دارند.
با نگهداری کارکنان، سازمان می‌تواند از از دست رفتن تجربه و تخصص کارکنان خود جلوگیری کرده و هزینه‌هایی را که به دلیل جذب و آموزش کارکنان جدید باید پرداخت شود، کاهش دهد.
۴. بهبود برنامه‌ریزی منابع انسانی
با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی، سازمان می‌تواند برنامه‌ریزی منابع انسانی خود را بهبود بخشد. با توجه به نیازهای سازمان، می‌تواند برنامه‌ریزی منابع انسانی را بهبود بخشد و به کارکنان منابعی را اختصاص دهد که بیشترین تأثیر را در بهبود عملکرد و توانمندی سازمان دارند.
چگونه می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای بهبود عملکرد کسب و کار استفاده کرد؟
برای استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد به منظور بهبود عملکرد کسب و کار، شما نیازمند رویکردی سیستماتیک و مداوم هستید. در ابتدا، شاخص‌های کلیدی عملکردی که برای کسب و کار مهم هستند، باید شناسایی شوند. سپس، شاخص‌های کلیدی عملکرد انتخاب شده باید به‌طور مداوم رصد شوند و به ارزیابی آنها پرداخت شود.
بیشتر بخوانید: ارزیابی عملکرد کارکنان
در صورتی که شاخص‌های کلیدی عملکرد نشان‌دهنده عملکرد پایین کسب و کار باشند، باید دلایل آن را بررسی کرده و اقداماتی را برای بهبود عملکرد کسب و کار انجام داد. بعد از اجرای اقدامات بهبود عملکرد، باید به رصد و ارزیابی آنها پرداخت تا ببینید که آیا بهبودی در عملکرد کسب و کار ایجاد شده است یا خیر.
به یاد داشته باشید که استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای بهبود عملکرد کسب و کار نیازمند سیستم سازی سازمان است و باید تمرکز بر ارزیابی و اجرای اقدامات بهبود عملکرد باشد.
آیا شاخص‌های عملکرد کارمندان برای هر سازمانی متفاوت هستند؟
بله، شاخص‌های عملکرد کارمندان برای هر سازمانی متفاوت هستند. همانطور که می‌دانید، هر سازمان دارای محیط، فرهنگ و اهداف مختلفی است. برای دستیابی به این اهداف، نیاز به شاخص‌های عملکرد منحصر به فرد دارد که برای تعیین آنها، ابتدا باید اهداف کلیدی سازمان در نظر گرفته شود.
با توجه به نوع فعالیت سازمان، نیاز به مهارت‌های خاص و میزان تأثیر کارمندان در فرآیند تولید و ارائه محصول یا خدمات، می‌تواند بر تعیین شاخص‌های عملکرد کارمندان تأثیر بگذارد. بنابراین، برای تعیین شاخص‌های عملکرد کارمندان، نیازمند تحلیل و بررسی دقیقی از نیازهای سازمان است و باید با همکاری و هماهنگی تیم‌های مختلف سازمان انجام شود.
در نهایت، برای تعیین شاخص‌های عملکرد کارمندان در سازمان شما، باید ابتدا اهداف کلیدی سازمان را مشخص کرده و سپس با توجه به نیازهای مختلف سازمان، شاخص‌های عملکرد مناسب را تعیین کنید. همچنین، این شاخص‌ها باید به طور منظم و در بازه‌های زمانی مشخص اندازه گیری شوند تا بتوان بهبودهای لازم را در عملکرد کارمندان و سازمان اعمال کرد.
شاخص های کلیدی عملکرد کارمندان چگونه تعیین می شوند؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد کارمندان برای اندازه‌گیری عملکرد و موفقیت کارمندان در سازمان‌ها استفاده می‌شوند. این شاخص‌ها برای پاسخ به سوالاتی مانند “آیا کارمندان به خوبی در کسب و کار عمل می‌کنند؟” مورد استفاده قرار می‌گیرند.
برای تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد کارمندان، ابتدا باید اهداف کلیدی سازمان در نظر گرفته شود. سپس، برای هر هدف کلیدی، شاخص‌هایی تعریف می‌شود که می‌تواند بهترین میزان دستیابی به آن هدف را نشان دهد.
به عنوان مثال، برای هدف افزایش فروش، شاخص‌هایی مانند میزان فروش در سال، تعداد مشتریان جدید و میزان رضایت مشتریان از خدمات ارائه شده می‌تواند تعریف شود.
همچنین، برای تعیین شاخص‌های عملکرد کارمندان، می‌توان از روش‌های مختلفی مانند ارزیابی مداوم عملکرد (Continuous Performance Management)، برنامه‌های ارتقاء و توسعه (Development and Promotion Plans) و روش‌های مشابه استفاده کرد. در این روش‌ها، کارمندان از طریق گفتگو‌های دوره‌ای با مدیران و همکاران خود، عملکرد خود را بررسی و بهبود می‌بخشند.
همچنین، می‌توان از نظرسنجی‌های رضایتمندی کارمندان، نظرسنجی‌های مشتریان و داده‌های سایر منابع به منظور تعیین شاخص‌های عملکرد کارمندان استفاده کرد.
در نهایت، برای تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد کارمندان، نیازمند همکاری و هماهنگی بین تیم‌های مختلف سازمان است. همچنین، باید اطمینان حاصل شود که هر شاخص به درستی اندازه گیری شده و از داده‌های دقیق و قابل اعتماد استفاده شده است.
از طرفی، این شاخص‌ها باید به طور منظم و در بازه‌های زمانی مشخص اندازه گیری شوند تا بتوان بهبودهای لازم را در عملکرد کارمندان و سازمان اعمال کرد.
نمونه‌ای از شاخص‌های عملکرد کارمندان را برای یک سازمان خدماتی
بله، البته. شاخص‌های عملکرد کارمندان برای هر سازمان بسته به نوع فعالیت و هدف سازمان، متفاوت است. اما به عنوان یک نمونه، برای یک سازمان خدماتی، می‌توان به شاخص‌های عملکرد زیر اشاره کرد با گروه اقیانوس آبی همراه باشید:
- میزان رضایت مشتریان: شاخصی که نشان می‌دهد میزان رضایت مشتریان از خدمات ارائه شده توسط کارمندان در سازمان. این شاخص می‌تواند از طریق نظرسنجی‌های مشتریان یا ارزیابی‌های مستقیم از طرف مشتریان اندازه‌گیری شود.
- میزان ارائه خدمات به موقع: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در سازمان به موقع خدمات را ارائه می‌دهند یا نه؛ به عنوان مثال، میزان تأخیر در ارائه خدمات به مشتریان.
- میزان پاسخگویی به شکایات: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در سازمان به چه میزان به شکایات مشتریان پاسخ می‌دهند و به چه سرعتی؛ به عنوان مثال، میزان زمانی که برای حل مشکلات و شکایات مشتریان صرف می‌شود.
- میزان دقت در ارائه خدمات: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در سازمان به چه میزان خدمات را با دقت و کیفیت ارائه می‌دهند؛ به عنوان مثال، میزان خطای ارسال فاکتور یا عدم اطلاع از جزئیات خدمات مورد نیاز مشتری.
- میزان همکاری و تعامل با همکاران: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در سازمان به چه میزان با همکارانشان همکاری و تعامل می‌کنند و به چه میزان به توانایی‌های دیگران احترام می‌گذارند.
به طور کلی، شاخص‌های عملکرد کارمندان برای سازمان خدماتی بسته به نوع فعالیت و هدف سازمان متفاوت است، و باید با توجه به این نکات برای هر سازمان خاصی، شاخص‌های مناسب تعیین شود.
نمونه‌ای از شاخص‌های عملکرد کارمندان را برای یک سازمان فروشگاهی
شاخص‌های عملکرد کارمندان برای هر سازمان بسته به نوع فعالیت و هدف سازمان، متفاوت است. اما به عنوان یک نمونه، برای یک سازمان فروشگاهی، می‌توان به شاخص‌های عملکرد زیر اشاره کرد:
- میزان فروش: شاخصی که نشان می‌دهد چه میزان فروش توسط کارمندان در فروشگاه انجام شده است.
- میزان بازدهی فروش: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در فروشگاه به چه میزان موفق بوده‌اند تا بهترین بازدهی را در فروش حاصل کنند؛ به عنوان مثال، بهبود در میزان فروش به مشتریان و میزان مشتریان برگشتی.
- میزان رضایت مشتریان: این شاخص نشان می‌دهد که مشتریان در فروشگاه به چه میزان رضایت دارند و تمایل دارند به خرید مجدد؛ به عنوان مثال، میزان نظرسنجی مشتریان و نتایج آن.
- میزان مهارت های فنی: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در فروشگاه به چه میزان مهارت های فنی مورد نیاز برای فروش کالاها و خدمات را دارند؛ به عنوان مثال، میزان مهارت در استفاده از دستگاه های الکترونیکی.
- میزان همکاری و تعامل با همکاران: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در فروشگاه به چه میزان با همکارانشان همکاری و تعامل می‌کنند و به چه میزان به توانایی‌های دیگران احترام می‌گذارند.
- میزان حضور و غیاب: این شاخص نشان می‌دهد که کارمندان در فروشگاه به چه میزان حضور و غیاب دارند؛ به عنوان مثال، میزان تأخیر و غیبت در ساعات کاری.
به طور کلی، شاخص‌های عملکرد کارمندان برای سازمان فروشگاهی بسته به نوع فعالیت و هدف سازمان متفاوت است، و باید با توجه به این نکات برای هر سازمان خاصی، شاخص‌های مناسب تعیین شود.
من قبلا در مورد تاثیر شاخص ها خیلی شنیده بودم ولی برام سخت بود که بخوام این ها رو برای سازمان خودم به دست بیارم. با کمک یک مشاور منابع انسانی این کار رو انجام دادم و واقعا از نظم ایجاد شده راضی هستم
در مجموعه ما با انجام بررسی شاخص باعث شد کارکنان به نظم ورود و خروج و غیبتهاشون بیشتر اهمیت بدن و نظم سازمانی بوجود بیاد