بدهی‌های جاری در حسابداری: پیش دریافت‌ها

در حوزه مالی، پیش پرداخت جزء دارایی‌های سازمان محسوب می شود، اما پیش دریافت بدهی مجموعه به افراد است. پیش دریافت به این معنی است که مجموعه بهای کالا یا خدمات خود را پیش از تحویل محصول به مشتری، از او دریافت نماید.

پول دریافت شده وارد صندوق مجموعه شده است، اما هنوز کالا یا خدماتی بابت آن تحویل داده نشده است. با گرفتن پیش دریافت، پیش از تحویل کالا یا خدمات، گویی برای خود یک نوع بدهی ایجاد کرده‌ایم. یک نوع تعهد به مشتری که باید در زمان مقرر تحویل داده شود.

پیش دریافت در حسابداری چیست؟

پیش دریافت در حسابداری در واقع به وجهی گفته می شود که قبل از ارائه کالا یا خدمات دریافت می‌شود. این دریافت و حساب جزو بدهی‌ها حساب می‌شود و ماهیت آن بستانکار و یک حساب دائمی می‌باشد.

چنان چه کسب و کار پیش از تحویل کالا یا ارائه خدمات مبلغی را دریافت کند، این مبلغ در قسمت بستانکار حساب پیش دریافت ثبت می‌شود. این حساب بدهکار تا زمانی که خدمات یا کالا به مشتری ارائه نشود جزو بدهی‌ها محسوب می شود. پس این حساب به حساب درآمد و به هنگام ارائه کالا و خدمات این حساب به حساب فروش تبدیل می‌شود.

 متاسفانه در شرایط تورمی خیلی از کسب و کارها به دلیل توجه نکردن به این موضوع آسیب می‌بینند، زیرا برای خود بدهی و تعهداتی را با قیمت روز ایجاد کرده‌اند.

بیشتر بخوانید: راه های بهبود وصول مطالبات

-پیش دریافت‌های جاری

دانستیم که مبلغ پیش دریافت به عنوان یک بدهی برای کسب و کار ما به حساب می‌آید به دلیل آن که انتظار داریم این بدهی به زودی تسویه شود، به همین دلیل به عنوان بدهی جاری شناخته می‌شود . تا کسب و کار کالا و خدمات مربوطه را تحویل ندهد این مبلغ جزو بدهی‌ها باقی خواهد ماند.

-ثبت پیش دریافت

یکی از مهم ترین حساب ها در بحث حسابداری، پیشش دریافت است. به دلیل آین که این حساب به عنوان بدهی کسب و کار ما به یک مشتری است باید حساب آن را به شکل دقیق و صحیح در دفتر حسابداری ثبت کنیم. زمانی که کسب و کار ما مبلغی را به عنوان پیش دریافت، دریافت می‌کند این مبلغ به عنوان بدهی ما حساب می‌شود که باید در واحد حسابداری ثبت شود.

علاوه بر آن به دلیل اهمیت حساب پیش دریافت در صورت‌های مالی، برای ارائه دقیق گزارش‌های مالی این حساب باید به شکل دقیق ثبت شود.

-پیش دریافت درآمد چیست؟

زمانی که مبلغ دریافت شده برای ارائه خدمات باشد یا به عبارتی دیگر زمانی که یک مبلغ را از یک مشتری دریافت کنیم تا در آینده به او خدماتی را ارائه کنیم، این مبلغ به عنوان پیش دریافت درآمد حساب می‌شود.

سوالات رایج مدیران

در ادامه از وب‌سایت گروه اقیانوس آبی رایج‌ترین سوالاتی که مدیران ممکن است با آن روبرو می‌شوند آورده شده است:

۱. تفاوت پیش دریافت و پیش پرداخت در چیست؟ (ماهیت حساب پیش پرداخت و پیش دریافت)

ماهیت پیش پرداخت و پیش دریافت کاملا با یکدیگر متفاوت است. پیش پرداخت پول کسب و کار ما است که در نزد دیگر کسب و کارها است. به عبارت دیگر اگر بخواهیم بگوییم پیش پرداخت در واقع پولی است که به کسب و کار دیگری برای خرید کالا یا خدمات در آینده پرداخت شده است.

اما پیش دریافت همانطور که گفته شد، پول کسب و کارهای دیگری است که پیش ماست. یعنی همان مبلغ و پولی که برای ارائه خدمات و کالا در اینده از دیگر کسب و کار ها دریافت کرده ایم.

تفاوت بعدی این دو حساب در این است که پیش پرداخت ماهیت بدهکاری دارد و جزو جزو دارایی های کسب و کار است، ولی حساب پیش دریافت ماهیت بستانکاری دارد و جزو بدهی های کسب و کار به حساب می آید.

۲. پیش دریافت بدهی است یا دارایی؟

به هنگام فروش کالا و خدمات، مبلغی که قبل از تحویل دریافت می‌شود به آن پیش دریافت گفته می‌شود. این پیش دریافت یک حساب دائمی بوده و جزو بدهی‌ها شناخته می‌شود و ماهیت آن بستانکار است.

۳. پیش دریافت خوب است یا بد؟

پیش دریافت گاهی مواقع خوب و گاهی بد است و این موضوع به شرایط اقتصادی بستگی دارد. اگر شرایط اقتصادی تورمی باشد، این پول می تواند برای کسب و کار شما خطرناک باشد. فرض کنید بهای محصولی که قرار است سه ماه دیگر آماده شود را این ماه از مشتری دریافت می کنید. اگر شرایط تورمی باشد، قطعاً قیمت تمام شده محصول سه ماه بعد از قیمت محصول زمان حال خیلی بیشتر خواهد شد.

پس این که شما تسویه حساب را با نرخ امروز انجام داده‌اید، به ضررتان تمام خواهد شد و برایتان سودآوری نخواهد داشت. متاسفانه در شرایط تورمی خیلی از کسب و کارها به دلیل توجه نکردن به این موضوع آسیب می‌بینند، زیرا برای خود بدهی و تعهداتی را با قیمت روز ایجاد کرده‌اند.

۴. پیش دریافت: اعتبار یا ضرر؟

برخی مدیران دید مثبتی به پیش دریافت ها دارند، زیرا اعتبار یک کسب و کار را نشان می دهد. این که چقدر برند و محصول یک کسب و کار اعتبار دارد که افراد پیش از تولید محصول، هزینه آن را پرداخت می‌کنند که به آن pre-sell گفته می‌شود.

اگر از بیرون به مجموعه نگاه کنیم، این که وجهی را قبل از تحویل محصول از مشتری دریافت کنیم، جزو نقاط قوت آن محسوب می شود، اما مجموعه باید عوامل زیادی را قبل از دریافت وجه از مشتری در نظر بگیرد تا مزایای آن برای مجموعه بیشتر از معایب آن باشد.

چه زمانی اخذ پیش دریافت به نفع شما است؟

پیش دریافت زمانی به نفع شما است که بخشی از بهای محصول را در زمان تحویل براساس قیمت روز، قیمت گذاری نمایید. در واقع در همان ابتدای مذاکره با مشتری و قرارداد، اعلام شده باشد که بخشی از تسویه حساب در موعد تحویل و براساس قیمت روز انجام خواهد شد. به این صورت می توان آسیب پذیری مجموعه را در مقابل تغییرات قیمتی در زمان تحویل محصول مدیریت نمود.

هم چنین گرفتن پیش دریافت در مواقع ضروری می تواند جز مواردی باشد که به تامین جریان نقدینگی مجموعه کمک می کند. درست است که این مبلغ باعث ایجاد جریان نقدینگی می شود، ولی باید توجه داشته باشید که بیش از حد و در هر شرایطی این کار را انجام ندهید.

بیشتر بخوانید: استراتژی‌های قیمت گذاری برای جذب مشتری

-شرایط گرفتن پیش دریافت

هنگام گرفتن مبلغ محصول یا خدمات از قبل، موارد زیر را مد نظر قرار دهید تا بیشترین بهره و کمترین آسیب را از این بدهی ببرید.

۱. شرایط پیش رو تا زمان تحویل محصول تورمی است یا غیر تورمی؟

اگر شرایط تورمی است و قرار است افزایش قیمت داشته باشید، تورم را تا حدودی پیش بینی کرده و درصدی از تسویه حساب را به زمان تحویل محصول و براساس قیمت روز موکول نمایید.

۲. وجه دریافت شده در کدام قسمت مجموعه هزینه خواهد شد؟

بررسی نمایید آیا این نقدینگی ایجاد شده به مجموعه کمک خاصی خواهد کرد یا خیر، مثلا برای پرداخت بدهی های مجموعه، تامین مواد اولیه، فرصت سرمایه گزاری جدید و… . لذا حتما قبل از اخذ پیش دریافت‌ها برای نحوه استفاده از آن‌ها برنامه ریزی نمایید و اگر گزینه و شرایطی برای استفاده آن ندارید، تا جای ممکن ریسکش را متحمل نشوید.

۳. آیا وجود آن پول به چرخه نقدینگی کمک می کند؟

حتما در برنامه‌ریزی‌های خود به ویژه در قسمت تامین مواد اولیه و چرخه تولید، تعهدات مجموعه ناشی از پیش دریافت‌ها را مد نظر قرار داده و برنامه‌ریزی‌های لازم را جهت آماده سازی و تهیه مواد اولیه مربوطه انجام دهید.

نتیجه گیری

با توجه به نکته‌های گفته شده در این مطلب از مجله اقیانوس آبی به این نتیجه می‌رسیم که برای گرفتن پیش دریافت از مشتریان باید موارد مختلفی را بررسی کنید. اگر این میزان پول کمک خاصی به مجموعه شما نمی‌کند و شرایط اقتصاد کشور حالت نوسانی دارد، این ریسک را تحمل نکنید و بدهی خود را بالا نبرید.