آموزش سازمانی با رویکرد سیستمی چیست؟

بخش‌های مختلفی از کسب و کار نیاز دارد تا سیستم سازی شود، یکی از این بخش‌ها، بخش آموزش سازمانی و فرهنگ سازمانی است. در صورت عدم وجود آموزش سیستمی در کسب و کار، ممکن است مشکلات زیادی به وجود بیاید. برخی از این مشکلات عبارتند از:

• طول کشیدن زمان زیاد برای آشنایی یک پرسنل جدید با فرهنگ سازمانی آن کسب و کار مانند طرز پوشش، طرز رفتار، طرز برخورد با مشتری، چگونگی دریافت مرخصی و…
• پرسنل در این گونه کسب و کار ها معمولا بلاتکلیف بوده و بهره وری لازم را ندارند.
• پرسنل جدید اکثرا دچار درگیری های ذهنی شده و با پرسش های خود زمان دیگر پرسنل را نیز هدر می‌دهند.

در ادامه با گروه اقیانوس آبی همراه باشید:

آموزش سازمانی چیست؟

آموزش سازمانی فرآیند انتقال دانش در یک سازمان است. این نوع آموزش بر توسعه کارکنان برای مشاغل فعلی آن‌ها متمرکز است. اما همچنین آنها را برای نقش ها و مسئولیت های آینده نیز آماده می‌کند.

از طریق آموزش سازمانی، کارکنان می‌توانند مهارت های جدیدی را توسعه دهند. آموزش سازمانی همچنین برای آموزش کارکنان در مورد سیستم ها، فرآیندها و ابزار خاصی که سازمان استفاده می کند استفاده می شود. معمولاً آموزش و توسعه سازمانی زیر مجموعه واحد مدیریت منابع انسانی است.

هدف از آموزش سازمانی چیست؟

توسعه کارکنان برای کل سازمان سودمند است. افراد دوست دارند احساس شایستگی کنند و بدانند که در کارشان از آنها چه انتظاری می رود. آموزش سازمانی می تواند به این امر کمک کند.

هنگامی که شرکت ها فرصت هایی را برای کارکنان ارائه می دهند تا توسعه و آموزش سازمانی حرفه ای دریافت کنند، این امر بر عملکرد سازمان تأثیر مثبت می گذارد. همچنین رضایت مشتری و حتی درآمد و سود ایجاد شده توسط یک شرکت را به همراه دارد.

از طریق برنامه های آموزشی سازمانی، کارمندان وظایف خود را بهینه تر انجام می دهند. با کسب مهارت های مناسب، کارمندان توانایی بیشتری برای مقابله با چالش های جدید دارند. آنها همچنین انگیزه پیدا می کنند تا به دنبال رشد خود باشند.

اجزای آموزش سازمانی سیستمی شده

برای این که بتوانید بخش آموزش و فرهنگ سازمانی خود را بهینه و سیستمی کنید، باید اجزای آن را بشناسید. در ادامه این مطلب از مجله اقیانوس آبی با نحوه سیستمی کردن هر کدام آشنا می‌شوید.

۱. ایجاد آیین نامه و فرهنگ سازمانی در آموزش سازمانی

هر سازمان باید آیین نامه داشته باشد. در این آیین نامه باید مواردی مثل پوشش، رفتار، زمان حضور و نوع لحن نیروها با مشتری مشخص شود. هنگامی که نیروی جدیدی استخدام می شود با خواندن آن آیین نامه، کار خود را با آگاهی کامل از فرهنگ سازمان شما شروع می کند. با یک آیین نامه می شود جلوی خیلی از اتفاقات را گرفت.

پس اگر آیین نامه ندارید یا مستند نیست، همین امروز برای ایجاد آن اقدام کنید و آن را در دسترس کارمندان خود قرار دهید.

۲. آموزش سیستمی فرآیندها به کارمندان

بخش بعدی در آموزش سیستمی، آموزش فرآیندها است. هنگام اجرای سیستم سازی در سازمان، لازم است به پرسنل خود توضیح دهید که چه فرآیندهایی باید اتفاق بی افتند.

بسیاری از سازمان ها بعد از استخدام نیروی جدید، او نمی داند که چگونه از نرم افزارهایی که در آن سازمان به کار برده می شود استفاده کند، نمی داند اسناد کجا هستند و چگونه باید آن ها را تهیه کند. به هنگام رخ دادن این موارد مدیر سازمان مجبور است که  وقت نیروی دیگری را بگیرد تا به نیروی جدید آموزش دهد.

در آموزش سیستمی، فرآیندها نیز باید سیستمی شوند. برای این کار می توانید اسناد و آموزش های لازم را در یک کامپیوتر ذخیره کنید و در اختیار نیروی جدید قرار دهید. با این کار وقت مدیر یا نیروی دیگری گرفته نمی شود و اگر هم کارمندی آموزش ها را فراموش کرد می تواند به آن سیستم مراجعه کند.

بیشتر بخوانید: ویژگی ها و مزایای تبدیل شدن به سازمان یادگیرنده

۳. جمع آوری سوالات متداول

یکی دیگر از بخش ها در آموزش سیستمی، سوالات متداول است. بعضی از مدیران وقت زیادی را صرف پرسش های روزمره و متداول پرسنل خود می کنند.

به عنوان یک مدیر سوالات متداول پرسنل خود را بنویسید و جواب آن ها را هم یادداشت کنید، آن را در فایلی ذخیره یا چاپ کنید و در یک مکان مشخص قرار دهید.

اگر متوجه شدید که سوالی که پرسنل از شما می‌پرسند، در آن فایل یا برگه قرار ندارد، آن را یادداشت کرده و به سوالات متداول اضافه کنید. با این کار کارمندان شما یاد می گیرند که هر سوالی داشتند به آن سند مراجعه کنند و وقت شما را هدر ندهند.

۴. آموزش سازمانی سیستمی CRM و نرم افزارها

بعضی از کارمندان هستند که با CRM آشنا نبوده و اطلاعات مشتری را یا ذخیره نمی کنند یا اشتباه ذخیره می‌کنند. سازمانی که در بخش آموزش خوب سیستمی شده باشد، آموزش کار با نرم افزار را از قبل آماده کرده و در جایی ثبت می کند تا در صورت ورود یک نیروی جدید یا جا به جایی نیروها به مشکل برنخورد.

به عنوان یک مدیر که می خواهد کسب و کار خود را سیستمی کند، تفکر ده برابر داشته باشید، یعنی در نظر بگیرید که اگر سازمان شما ده برابر بود، چه فرایندی را نمی توانستید به طریق حاضر انجام دهید؟ پس آن را تغییر دهید.

نتیجه گیری

در دنیایی که دائماً در حال تغییر است، مهم است که مهارت ها و دانش کارکنان خود را توسعه دهید. تیم‌ها باید بتوانند خود را با هر موقعیتی که با آن مواجه می شوند وفق دهند. صرف نظر از نوع صنعت، آموزش سازمانی بخشی از هر استراتژی یادگیری و توسعه برای پیشرفت یک شرکت است. از طریق انتقال دانش، سازمان ها می‌توانند مزیت رقابتی خود را افزایش داده و کارایی را افزایش دهند.

کارکنانی که آموزش‌های سازمانی می بینند هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی رشد می کنند. آن‌ها تشویق می‌شوند که خودشان را توسعه دهند، که رشد کسب‌ و کار را تسریع می‌‌کند.

حالا اگر در کسب و کار خود

• آیین نامه ای ندارید،
• آموزش فرآیند ها را از قبل اماده نکرده یا در جایی برای پرسنل جدید ذخیره نکرده اید،
• سناریو ارتباط با مشتریتان را مشخص نکرده اید و
• دفترچه ای تحت عنوان ارتباط با مشتری ندارید،

پس قطعا در بخش سیستم سازی آموزش پرسنل خود مشکل دارید.