اخراج کارمند به روش صحیح+ نمونه متن نامه اخراج از شرکت

اخراج کارمند در حوزه وظایف مدیریت منابع انسانی است و اصول و فرایند خاصی دارد. این اتفاق خوشایندی نیست و نه کارفرما و نه پرسنل از این اتفاق خوشحال نخواهند بود؛ اما در برخی مواقع چاره ای جز اخراج کارمند نیست. حتی در مواقعی که او عملکرد بسیار ضعیفی دارد و مدیران از او راضی نیستند این که به او بگویند که از فردا دیگر حقوقی دریافت نمی کند و جایی برای رفتن نخواهد داشت بسیار سخت است.

مشاوران و متخصصان حوزه کسب و کار می گویند که اخراج کارمند (firing employees) امری ضروری و ناگزیر است. به همین دلیل اگر منابع انسانی شما برای کسب و کارتان ارزشی ایجاد نمی کند و تنها پول و زمان شما را هدر می دهد باید اخراج شود، وگرنه این بی عدالتی در حق شما و سایر افراد تیم است.

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ می دهیم:

1. برای اخراج کارمند چه مراحلی باید طی شود؟
2. چه نکاتی باید رعایت شوند تا نحوه اخراج پرسنل راحت تر شود؟
3. آیا راهی وجود دارد که اخراج کردن ها را به حداقل برسانیم؟
4. قانون اخراج کارمند به چه صورت است؟

قبل از خواندن ادامه مقاله، گروه اقیانوس آبی پیشنهاد می‌کند ویدئو زیر را در که در مورد بهترین روش برای اخراج کارمند است ببینید:

ویدئو ” بهترین روش برای اخراج کارمند”

مراحل اصولی نحوه اخراج کارمند

درست است که اخراج کردن سخت است، اما یک مدیر باید همیشه کاری را انجام دهد که به نفع شرکت باشد. دادن خبر بد هیچگاه آسان نیست، بااین‌حال در ادامه مراحل نحوه اجرای حکم اخراج پرسنل و مدیریت این فرایند را ذکر می کنیم:

۱. برای اخراج پرسنل طفره نروید و سریع صحبت کنید.

اخراج کردن کسی که سال‌ها است با او کار می‌کنید، به‌خصوص اگر او را خوب بشناسید و مورد احترام شما باشد، دلهره‌آور است. اما شما نباید اجازه دهید که احساسات شخصی‌تان اخراج کردن را به تأخیر بیندازد. زمانی که کارمندی بیشتر باعث ایجاد مشکل می‌شود تا اینکه بخواهد مشکلی را حل کند، باید اخراج شود.

تجربه ثابت کرده است که مدیران به‌ندرت از سریع اخراج کردن منابع انسانی خود پشیمان می‌شوند، اما از به تأخیر انداختن آن همیشه پشیمان می‌شوند. اگر همچنان شجاعت کافی برای اخراج نداشتید، به بقیه افراد تیم خود فکر کنید. چراکه آن‌ها هستند که مجبورند کاستی‌های ناشی از عملکرد نادرست آن فرد را جبران کنند و احتمالاً ساعت‌های بیشتری را کار کنند.

بیشتر بخوانید: ویژگی رهبران موفق

۲. بخش های مرتبط را در جریان اخراج قرار دهید.

قبل از اینکه بخواهید راجع به اخراج با او صحبت کنید، برنامه‌ی مربوط به اخراج منابع انسانی‌تان را دوباره چک کنید. منظور این نیست که از آن‌ها اجازه بگیرید، چراکه شما رئیس هستید و تصمیم می‌گیرید، اما این کار را انجام دهید تا مطمئن شوید که هیچ دلیلی برای اخراج نکردن آن نیروی کار باقی نمانده است.

نحوه صحیح اخراج کارمند این است که یکی از افراد بخش منابع انسانی قادر است به‌عنوان نماینده در جلسه اخراج حضور داشته باشد، چراکه حضور یک شخص ثالث در جلسه عملی قانونی است و احساس راحتی بیشتری می‌دهد.

خش منابع انسانی می‌تواند تصویر کامل‌تری از شرایطش ارائه دهد. مثلاً ممکن است آن‌ها بدانند که همسر او قرار است از دوشنبه درمان سرطانش را آغاز کند و بنابراین اخراج کردن او در روز سه‌شنبه می‌تواند به‌صورت یک عمل غیرانسانی دیده شود. 

۳. فرآیند اخراج کارمند را زود تمام کنید.

جملاتی که در جلسه اخراج به کار می‌برید باید ساده باشند. با تردید حرف نزنید. سریع سر اصل مطلب بروید. بهتر است این‌گونه شروع کنید: “خبر بدی برایت دارم، متاسفانه امروز آخرین روز کاری تو در اینجاست.” سپس علت اخراج او را در یک جمله ساده بیان کنید. مثلاً بگویید: “من تو را اخراج می‌کنم چون به هدف فروشت نرسیدی.” یا “تو نتوانستی خودت را با فرهنگ این شرکت وفق دهی.”

بسیار مهم است که از افعال با زمان گذشته استفاده کنید، چرا که باعث می‌شود فرد شروع به دلیل آوردن نکند و شانس دومی از شما نخواهد. اگر کارمند شروع به استدلال کرد یا خواست با شما بحث کند و دعوا راه بیندازد سعی کنید به هیچ وجه پاسخ او را ندهید و واکنشی نشان ندهید. بهتر است به او بگویید:”متأسفم که شرایط اینطور ایجاب کرد که تو اخراج شوی”، نه اینکه او را به خاطر عملکرد ضعیفش تحقیر کنید و سرکوفت بزنید.

بیشتر بخوانید: شرح وظایف مدیر منابع انسانی

۴. پس از اخراج کردن، اتاق را ترک نکنید.

با اینکه خیلی از کارشناسان معتقدند که باید بعد از اعلام کردن اخراج به کارمند، سریع اتاق را ترک کنید، اما برخی مخالف این کار هستند و معتقدند رهبر باید دلسوز باشد و می‌گویند:” شما همین الآن عامل یک موضوع وحشتناک در زندگی شخصی آن فرد شده‌اید. فرار نکنید و منابع انسانی خود را مجبور نکنید که به او دلداری بدهند.”

بهترین روش برای اخراج کارمند این است که شما باید آماده باشید تا در صورت نیاز صحبت کنید و به سؤالات فرد پاسخ دهید. قبل از جلسه، شما باید برخی مسائل از قبیل جزئیات قرارداد آن کارمند واقف شوید و بدانید که مزایا، حقوق و مرخصی‌های استفاده نشده او را چگونه باید به او بپردازید.

اگر احیاناً موردی پیش آمد و سؤالی از شما پرسیده شد که نمی‌دانستید باید چه‌کار کنید، از فرد عذرخواهی کنید و بگویید راجع به آن مسئله فکر نکرده بودید و بعد تصمیم می‌گیرید.

۵. مهربانی خود را به فردی که اخراج کردید نشان دهید.

اخراج کردن برای شما به‌عنوان یک مدیر ممکن است سخت باشد، ولی برای کسی که دارد اخراج می‌شود کاملاً آسیب‌زا است. بنابراین با او همدردی کنید. اگر شما واقعاً باور دارید که آن فرد، فرد خوبی است که استعدادها و توانایی‌هایش می‌تواند در جای دیگری مفید واقع شود، به او بگویید که خوشحال می‌شوید اگر بتوانید معرف او در جای دیگری باشید.

بیشتر بخوانید: چطور انگیزه کارمندان را بالا ببریم؟

۶. از کارمند اخراج شده تشکر کنید و آرزوی موفقیت کند

شاید اخرین ارتباط شما در حین اخراج یک کارمند با او، تشکر کردن از او به خاطر خدماتی که او برای کسب و کار شما انجام داده باشد. مدیران نباید عذر خواهی کنند اما باید این حس را منتقل کنند و بگویند که کاش همه چیز و اتفاقات به گونه ی دیگری رقم می خورد و در نهایت برای او آرزوی بهترین ها را داشته باشند.

۷. با افراد تیم خود در مورد اخراج کارمند صحبت کنید.

بعد از اخراج کردن یک فرد، کارمندانی که تحت تأثیر این اخراج قرار دارند را جمع کنید و درباره این موضوع با آن‌ها صحبت کنید. مستقیم و واضح سخن بگویید. دلایل پشت اخراج را برای آن‌ها آشکار نکنید، چراکه این یک امر کاملاً محرمانه است و علاوه بر این باعث بدگویی پشت سر او می‌شود.

بهتر است به آن‌ها بگویید: “همانطور که برخی از شما در حال حاضر ممکن است بدانید، آقا یا خانم فلانی دیگر بخشی از سازمان ما نیست. من نمی‌توانم وارد جزئیات شوم چرا که محرمانه است و می‌خواهم محافظ حریم خصوصی او باشم. اگر شما پیشنهادی در مورد نحوه به حداقل رساندن تأثیر حضور نداشتن او دارید، مرا در جریان بگذارید.”

بیشتر بخوانید: روش حرفه ای استخدام کارمند

۸. بر آینده تمرکز کنید.

اخراج یک کارمند، یک کار خالی از عاطفه است، اما شما به خاطر افراد تیم‌تان هم که شده نباید در آن غوطه‌ور شوید. شما باید رو به جلو حرکت کنید. اخراج به احتمال زیاد یک چالش کوتاه مدت برای تیم شما خواهد بود، چراکه کار آن‌ها بیشتر می‌شود. بنابراین شما باید تا زمانی که فردی برای جایگزینی فرد اخراج شده پیدا نکردید، یک استراتژی برای مدیریت حجم کار ارائه دهید و به آینده فکر کنید.

قانون اخراج کارمند

اخراج، عمل یک جانبه‌ای است که به وسیله آن کارفرما قرارداد کار را فسخ می کند. براساس قانون اخراج کارمند، اشتغال یک کارگر نباید خاتمه داده شود، مگر اینکه دلیل موجهی به وجود بیاید.

تبعیت حقوقی و فرمانبری از کارفرما مشخصه و وظیفه اصلی کارگر به شمار می‌آید که زمینه ساز تعهد و تکلیف وی در انجام کار است. مهم ترین این ضوابط عبارتند از:

1. رعایت ضوابط مقرر از سوی کارفرما یا مدیریت کارگاه
2. رعایت ضوابط بهداشتی و ایمنی کارگاه
3. خودداری از افشای اسرار کسب و کار بر خلاف منافع کارگاه و کارفرما

در تصویر زیر می توانید شرایط و قانون اخراج کارمند را ببینید:

در همین راستا ماده ۲۷ قانون کار که قانون اخراج کارمند است مقرر می‌دارد: «هرگاه کارگر در انجام وظایف محوله قصور ورزد و یا آیین نامه های انضباطی کارگاه را پس از تذکرات کتبی، نقض نماید کارفرما حق دارد در صورت اعلام نظر مثبت شورای اسلامی کار علاوه بر مطالبات و حقوق معوقه، به نسبت هر سال سابقه کار، معادل یک ماه آخرین حقوق کارگر را به عنوان «حق سنوات» به وی پرداخته و قرارداد کار را فسخ نماید.»

ماده ۲۷ قانون کار در راستای تعریف واژه قصور و مصادیق آن و قوانین اخراج کارگر مقرر می‌کند که هرگونه کوتاهی در انجام وظایف محوله و یا هر گونه عمل یا ترک عمل از جانب کارگر که موجب:

• نقض آیین نامه های انضباطی کارگاه
• بروز اختلال و بی نظمی در روند طبیعی کار
• کاهش کمی یا کیفی تولید و خدمات
• افزایش ضایعات
• ضرر و زیان به کارگاه و کارفرما
• نقض شئون اسلامی کارگاه

را فراهم کند قصور نامیده می‌شود و قانون اخراج کارمند مبتنی بر این عوامل موجه خواهد بود.

در زیر، یک نمونه متن نامه اخراج محترمانه کارمند (نامه اخراج به دلیل بی نظمی + نامه اخراج به دلیل تعدیل نیرو) را مشاهده فرمایید:

در بالا، یک نمونه نامه عدم نیاز و اخراج کارمندان را مشاهده کردید که می‌توانید با بهره گیری از آن، به صورت رسمی و محترمانه عدم نیاز خود را به کامند اعلام نمایید.

-قانون اخراج کارمند رسمی

از جمله دلایل اخراج کارمند رسمی قطعی زمانی است که مدیر ببیند او وظیفه خود را به درستی انجام نداده است. در این صورت در ابتدا به صورت شفاهی و در مرحله بعد به صورت کتبی اخطار دریافت می‌کند تا فرصت جبران داشته باشد. اما چنانچه این فرصت نیز چاره ساز نبود، مدیر حق اخراج او را داشته به طوری که حق و حقوق کارمند رسمی اخراج شده به طور کامل پرداخت شود.

حق و حقوق کارمند رسمی اخراج شده شامل موارد زیر است:

• مبلغ مانده مرخصی
• حقوق ایام تعلیق
• بیمه متناسب با کارکرد
• پرداخت سالیانه مطابق با کارکرد

که به صورت کامل به او پرداخت می شود، زیرا تمام این حقوق به واسطه خدماتی است که در دوران خدمت خود انجام داده است.

اخراج کارمند رسمی قطعی دولت ( یعنی کسی که به واسطه قرارداد کار دائم استخدام شده باشد، مثل اخراج کارمند پست، اخراج کارمند بانک رفاه و …) به معنای فسخ این قرارداد از سوی کارفرما است و در شرایطی امکان پذیر می‌شود که قانون گذار اجازه بدهد. شرایط نحوه اخراج کارمند رسمی قطعی در ماده ۲۷ قانون کار مشخص شده است.

-اخراج کارمند رسمی آزمایشی

قرارداد کار آزمایشی یکی دیگر از انواع قرارداد کار است که به صورت غیر دائم و برای بازه زمانی محدودی تنظیم می‌شود. حداکثر مدت قرارداد کار آزمایشی، یک الی سه ماه است. اخراج کارمند رسمی آزمایشی به رعایت هیچ گونه تشریفات و قانون خاصی نیاز ندارد، زیرا قانون گذار برای فسخ این قرارداد شرایط خاصی در نظر نگرفته است.

-نحوه اخراج کارمند پیمانی

استخدام پیمانی قراردادی است که به‌موجب آن شخص معینی با اجرت معین و به‌مدت معین به استخدام دولت در می‌آید. مطابق با ماده ۲۵ قانون کار، فسخ قراردادهای کار معین امکان پذیر نیست. اخراج نیز به معنای فسخ قرارداد کار از سوی کارفرما است.

با توجه به این ماده باید بگوییم که کارفرما حق اخراج کارمند پیمانی را ندارد، حتی در صورتی که تمام شرایط و تشریفات قانونی را رعایت کرده باشد.

-اخراج کارمند به دلیل غیبت

مدیران می توانند نامه اخراج کارمندانی را که بیش از دو ماه متوالی یا چهار ماه‌ متناوب در سال بدون عذر موجه در محل کار خود حاضر نشده‌اند، مهر کرده و آنها را اخراج کنند.

نکاتی که باید قبل، در حین و بعد از اخراج کارمند رعایت کنید:

منابع انسانی سهم بزرگی در موفقیت کسب و کار شما دارند. البته این بدان معناست که یک نیروی انسانی بد نیز می تواند منجر به ناکارآمدی های زیادی شود. اخراج برای هر دو طرف ناخوشایند است، اما مراحل مختلفی وجود دارد که باید قبل، در حین و بعد از اخراج یک کارمند انجام دهید تا به مشکل بر نخورید:

– نکات قبل از اخراج کردن

اخراج یک کارمند یک فرآیند یک روزه نیست. اقدامات مختلفی وجود دارد که شما باید حتی قبل از استخدام انجام دهید که حتی ممکن است به بهبود عملکرد آن ها کمک کرده و شما را از قطع رابطه واخراج کردن آن ها نجات دهد.

۱. توزیع دفترچه راهنمای کارمندان

مدت ها قبل از اینکه بخواهید شخصی را اخراج کنید، باید مطمئن شوید که همه همکاران شما دفترچه راهنمای کارکنان را دریافت می کنند. این دفترچه سندی رسمی است که جزئیات زیر را برای پرسنل شما کاملاً روشن می کند:

• فلسفه شرکت
• جریمه ها، پاداش ها و مزایا
• شرایط استخدام
• سیاست ها و رویه های شرکت

۲. بررسی عملکرد گذشته کارمند

قبل از اخراج حتما گزارش عملکرد او را به دقت مطالعه کنید تا در صوت نیاز بهبود به او گوشزد کنید و یا اگر عملکرد او خیلی ضعیف است، هنگام اخراج بتوانید از تصمیم خود دفاع کنید.

۳. مستندسازی تخلفات کارمندان و هشدارها

مانند بازبینی عملکرد، داشتن سابقه مستند ازهرگونه اخطار یا تخلف کارکنان نیز مهم است. هنگامی که مشخص شد عملکرد یک کارمند در حد استاندارد نیست، او را به یک فضای خصوصی دعوت کنید و به آن شخص رسما و به صورت کتبی اخطار دهید.

بیشتر بخوانید: فرایند استخدام سیستماتیک

– نکات حین اخراج کارمند

مطمئنا هیچ مدیری دوست ندارد کارمندش را اخراج کند، اما مدیری که شخص بی کفایتی را در سازمان خود نگه می‌دارد، خودش از او بی کفایت‌تر است. اگر او در موفقیت تیم تاثیری ندارد و ارزشی ایجاد نمی‌کند، ماندن او در سازمان فقط هدر دادن منابع است.

۱. اخراج را آخر هفته انجام ندهید.

اگر کارمند خود را آخر هفته اخراج کنید، او تعطیلات خود را با اضطراب و ناراحتی سپری می کند و نمی تواند با کسی برای پیدا کردن شغل جدید و ارسال رزومه مشورت کند.

مدیران باید از اخراج و فسخ قرارداد در روز های اخر هفته و قبل از تعطیلات خودداری کنند زیرا در این گونه مواقع تماس با نیروی اخراج شده و صحبت با او سخت شده و وقفه میان کارها می افتد. بهترین روز برای اخراج روز شنبه است.

۲. حضوری اخراج کنید.

اخراج یک کارمند بسیار ناخوشایند است و اگر این کار را از طریق تلفن، ایمیل یا سایر روش های غیرحضوری انجام دهید، شرایط بسیار ناخوشایندتر خواهد شد. مهم است که هنگام اخراج تا حد ممکن انسانی عمل کنید و با رعایت ادب و احترام، کارکنان خود را اخراج کنید.

۳. خودتان به تنهایی کارمندتان را اخراج نکنید.

بهتر است یکی از افراد بخش منابع انسانی به‌عنوان نماینده در جلسه اخراج حضور داشته باشد، چراکه حضور یک شخص ثالث در جلسه عملی قانونی است و احساس راحتی بیشتری می‌دهد. هم چنین شخص دوم به عنوان شاهد عمل می کند. متأسفانه ، این احتمال وجود دارد که پرسنل سابق شما سعی کند شما را به اخراج ناعادلانه متهم کند.

وجود یک متخصص HR در اتاق می تواند به شما کمک کند تا در روند اخراج از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید. حتی اگر یک متخصص منابع انسانی در دسترس ندارید، حتما شخص دوم دیگری که می تواند تصمیم شما را تایید کند در جلسه حضور داشته باشد.

بیشتر بخوانید: مدیریت خود، اولین قدم در مدیریت منابع انسانی

– نکات بعد از اخراج کارمندان

در ادامه نکاتی که باید بعد از اخراج کارمند رعایت کرد آورده شده است:

۱. دیگر کارمندان را از اخراج مطلع کنید.

برای اعلام خبر اخراج یکی از کارمندان به سایر پرسنل، نیازی به تشکیل جلسه نیست. این خبر را سریع و کوتاه اعلام کنید تا سوالات ناخواسته مطرح نشود.

۲. وظایف پرسنل اخراج شده را تقسیم کنید.

از اصول مدیریت منابع انسانی است که تا زمانی که فرد دیگری را برای سمت خالی استخدام می کنید، وظایف آن را بین دیگر افراد تیم تقسیم کنید تا مشکلی در سیستم کاری شما پیش نیاید. می توانید کارهای نیروی اخراج شده را برون سپاری کنید و یا از همکاران فعلی خود بخواهید به صورت دورکاری این وظایف را انجام دهند.

سخن آخر

در این مقاله از مجله اقیانوس آبی شما با نحوه اخراج کارمند و متن نامه اخراج نیرو آشنا شدید و نمونه نامه اخراج پرسنل را نیز مشاهده کردید. بسیاری از مدیران به محض این که یک کارمند اشتباهی مرتکب می شود، او را اخراج می کنند.

اما همان مدیر وقتی حال خوبی دارد و خوش اخلاق است، برای نیروی دیگری که اشتباه بزرگتری انجام داده واکنش خاصی انجام نمی‌دهد. برخی مدیران نیز نیرو های پراشتباهی دارند و وقتی از آن ها می پرسیم چرا این افراد را اخراج نمی کنید، در جواب می گویند: “بگذار کار کنند، ببینیم چه می شود؟ شاید درست شد!”

یک مدیر خوب باید نحوه و فرآیند اخراج را بدانند. برای اخراج پرسنل باید خطاهایی نوع اول یا قرمز و خطاهایی نوع دوم یا زرد مشخص باشند و در آیین نامه ثبت شوند. مثلا اگر کسی خطای قرمز را انجام داد، یعنی ان فرد می تواند اخراج شود و اگر خطای زرد را انجام داد چه فرآیندهایی باید طی شود. مثلا در مرحله اول و دوم و سوم اخطار شفاهی، در مرحله چهارم اخطار کتبی، مرحله بعد یک هفته مرخصی اجباری و مرحله آخر آن فرد می تواند اخراج شود.

زمانی که اخراج افرادتان را سلیقه ای و بسته به حال خودتان انجام می دهید و هیچ سیستمی ندارید، شما یک ضعف بزرگ دارید و باید آن را حل کنید.

سوالات متداول