مشکلات سازمانی چیست، سازمان های مریض چه ویژگی هایی دارند؟

یک مدیر باید همیشه یک نکته را درباره سیستم سازی کسب و کار خود به یاد داشته باشد و آن این است که: “ابتدا شما بر روی سیستم ها کار می کنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار می کنند.” برخی از مدیران ممکن است این گونه فکر کنند که سیستم ها پیچیده، گران، غیر قابل انعطاف و حتی خسته کننده هستند و به همین دلیل بر روی سیستم سازی کسب و کار خود وقت نمی گذارند.

یک سازمان مریض در واقع ۸ ویژگی دارد که در این ویدئو مهندس هادی احمدی به سه مورد از آن‌ها اشاره می‌کنند. در ادامه‌ی این مقاله از مجله اقیانوس آبی به تمام ویژگی ها و مشکلاتی که یک سازمان مریض داراست اشاره خواهیم کرد.

در این گونه کسب و کار ها و در این شرایط، سازمان به یک سازمان بیمار تبدیل خواهد شد. یک سازمان مریض، کسب و کار و سازمانی است که در آن هیچ گونه سیستم سازی systemization for business انجام نشده باشد.

مدیران باید بدانند که سازمان‌های مریض مشکلات زیادی را نیز به همراه دارند. برای مثال در این گونه سازمان‌ها دوباره کاری های زیادی اتاق می‌افتد، نمی‌توان منشا یک مشکل و یک چالش را در کسب و کار پیدا کرد.

پرسنل هر کدام به روش خود عمل می کنند، افزایش هزینه ها، مشکل در استخدام پرسنل جدید و چالش های بسیار در آموزش پرسنل جدید.

۸ ویژگی مشکلات سازمانی

در ادامه با گروه اقیانوس آبی همراه باشید تا با ۸ ویژگی یک سازمان مریض بیشتر آشنا شوید:

۱. طولانی شدن آموزش نیرو

اولین ویژگی سازمان های مریض این است که آموزش نیرو جدید با گذر زمان، به صورت موردی و دهان به دهان اتفاق می افتد. فرد جدید اطلاعات را موردی کسب می کند که باعث می شود آموزش و آشنایی با اصول آن سازمان ممکن است شش ماه تا یک سال زمان ببرد.

کارمند جدید ممکن است در مدت آموزش خود یک سری کارها را اشتباه انجام دهد، نارضایتی هایی را برای مشتری به وجود بیاورد و به دلیل بلد نبودن کارها وقت خیلی از همکاران خود را بگیرد. اگر آن فرد از سازمان خارج شود و نیروی دیگری وارد مجموعه شود، باز همان مراحل اتفاق می افتد.

بیشتر بخوانید: آموزش سازمانی با رویکرد سیستمی

۲. عدم ثبت فرآیندها در یک سازمان مریض

در سازمان های مریض فرآیندها ثبت نشده اند. هرکسی به هر شکلی که دوست دارد با مشتری خود تماس می گیرد. مثلا فروش تلفنی در یک شرکت را در نظر بگیرید.

وقتی کارمندان می خواهند با یک مشتری ارتباط برقرار کنند، یک نفر با تلفن شخصی زنگ می زند، یک نفر از شرکت با مشتری خود تماس می گیرد، یک نفر با واتساپ یا ایمیل با مشتری خود ارتباط برقرار می کند و فرآیند واحد و مشخصی برای ارتباط با مشتری وجود ندارد.

۳. تغییر شدید جایگاه افراد

در سازمان های مریض جایگاه افراد زیاد تغییر می کند. افراد مرتبا از واحدی به واحد دیگر می روند یا اخراج می شوند، زیرا مدیران این سازمان فکر می کنند که مشکل از نیروی انسانی آنها است. اما اینطور نیست! مشکل اصلی از نبود یک سیستم در سازمان آن ها است.

زمانی که فردی خطا می کند، به جای این که سیستم آن سازمان را تصحیح کنند و با یک ساختار درست مانع از این شوند که این اتفاق بیوفتد، مرتبا افراد را برحسب سلیقه جایگزین می کنند.

بیشتر بخوانید: روش استخدام کارمند خوب

۴. آزمون و خطای مکرر در سازمان مریض

چهارمین ویژگی در سازمان های مریض، آزمون و خطای زیاد است. مدیران به صورت سلیقه ای بخش هایی مانند رفتار با مشتری، نوع قرارداد و جا به جایی افراد را انجام می دهند و مرتبا آزمون و خطا می کنند. این کار هزینه زیادی برای مدیران خواهد داشت و مدیریت هزینه‌ها را سخت خواهد کرد.

۵. مدیریت به شکل بحرانی

مدیریت به شکل بحرانی یعنی به جای این که از قبل برای اتفاق و مشکلی برنامه ریزی کرده باشیم، صبر می کنیم تا آن مشکل اتفاق بیفتد و آنوقت برای آن تصمیم گیری می کنیم. در سازمان های مریض این اتفاق همیشه می افتد.

مثلا به جای این که از قبل برای پاسخ به اعتراض مشتری برنامه ریزی شود، زمانی برای آن تصمیم گرفته می شود که یک مشتری اعتراض خود را اعلام کند.

بیشتر بخوانید: راهکارهای موثر در وفادارسازی مشتریان

۶. دوباره کاری زیاد در سازمان مریض

ششمین ویژگی سازمان مریض این است که دوباره کاری زیاد اتفاق می افتد. خطاها مرتبا تکرار می شوند و این تکرار خطاها به عهده فرد نیست، بلکه به عهده بخش های سیستم است. اگر ساختار و سیستمی وجود داشته باشد و فرآیندها تعریف شده باشند، دوباره کاری در سازمان اتفاق نمی افتد.

۷. نارضایتی مشتریان از بی نظمی سازمان

آخرین ویژگی یک سازمان مریض این است که همه مشتریان از بی نظمی آن سازمان ناراضی هستند. مثلا یک مشتری با آن شرکت تماس می گیرد و تماسش بی پاسخ می ماند یا کالایی را درخواست می دهد و به خاطر بی نظمی سازمان آن کالا به دست مشتری نمی رسد و یا مشتری کالا یا خدمات را با کیفیت دریافت نمی کند.

اگر این رویه ارتباط با مشتری ادامه پیدا کند، کسب و کار های مریض رو به زوال و نابودی می روند.

۸. اضافه کاری زیاد

اضافه کاری زیاد را می‌توان یکی دیگر از نشانه های مریض بودن یک سازمان عنوان کرد. در واقع قانون کار ایران، ۴۴ ساعت را مقدار ساعت کاری در هفته تعیین کرده است. این مقدار ساعت تقریبا با استاندارد جهانی برابر می باشد.

سازمان جهانی کار اعلام کرده است که ساعت کاری در هفته نباید بیشتر از ۴۸ ساعت باشد. اما در ایران با لحاظ کردن ساعت کاری نهار که از نیم تا یک ساعت است، در برخی از سازمان ها مدت زمان حضور پرسنل در محل کار به بیش از ۵۰ ساعت در هفته نیز می رسد.

در اکثر مواقع این موضوع به معنای این است که ساعت کاری مفید پرسنل پایین است یا آن که حجم کاری انقدر زیاد است که آن ها امکان این را ندارند که در ۵۰ ساعت در هفته کارشان را تمام کنند. این موضوع نشان دهنده ضعف مدیریتی یا به اصطلاح مریض بودن سازمان است.

چطور کسب و کار خود را درمان کنیم؟

بدون سیستم سازی کسب و کار، شما قادر به اندازه گیری پیشرفت کسب و کار خود نخواهدی بود. صرف نظر از اندازه و تعداد نیروهاف نوع صنعت و مدت زمان فعالیت شما، سیستم سازی بخش اصلی و جدانشدنی از کسب و کارتان است. 

درمان کسب و کارهای مریض سیستم سازی است. با سیستمی کردن فرآیندها می‌توانید بر آن‌ها نظارت کنید (با حضور یا بدون حضور در محل کسب و کارتان) و مهم‌تر از همه کسب و کار خود را به روشی قابل پیش بینی و کارآمد رشد دهید. پس هر چه زودتر شروع کنید👇