همه افرادی که شاغل هستند، گاهی اوقات در جلسات کاری خسته کننده و ناکارآمد شرکت کرده اند. به عنوان مدیر سازمان، حتما اتفاق افتاده که ببینید کارمندان شما از برگزار نشدن جلسات خوشحال شدند و فکر می کنند اینطور بهتر به کارهایشان می‌رسند! یا اینکه هنگام جلسه سازمانی هفتگی، با گوشی همراهشان کار می کنند و و منتظر تمام شدن زمان جلسه هستند.
قطعا شاهد جلساتی بوده اید که در آنها درباره آب و هوا، فوتبال، سينما و خبرهای روز صحبت شده و نهایتاً چند دقیقه آخر و خیلی شتابزده موضوع اصلی جلسه بررسی شده، اما به دلیل محدودیت زمان جلسه تصمیمی گرفته نشده و آن مسئله به قوت خود باقی مانده است. یا در جلساتی بوده‌اید که افراد فقط غر زدند و شکایت کردند و حاصلی جز دلخوری و ایجاد اختلاف نداشته است.
متاسفانه بسیاری از مدیران ارشد سازمان هم ابایی از فرار از جلسه کاری ندارند. این تجربه‌ها و ده‌ها مثال دیگر که مختص سازمان خاصی هم نیست، باعث شده اکثر افراد جلسات کاری را بیهوده، ناکارآمد و قاتل زمان بدانند.
در این مقاله از مجله مدیریت کسب و کار، به بررسی دلایل اهمیت برگزاری جلسات کاری، نحوه مديريت اثر بخش جلسات سازمانی، اینکه چرا جلسات سازمانی خسته کننده هستند و چه راهکاری برای کارآمد کردن جلسات کاری وجود دارد می پردازیم.
10 آمار جالب جلسات کاری در سازمان‌ها
- یک کارمند به طور متوسط در ما در 62 جلسه کاری در ماه شرکت می‌کند.
- جلسات 15% از زمان کلی یک سازمان را به خود اختصاص می دهند.
- مدیران به طور متوسط 23 ساعت هفته را در انواع جلسات کاری صرف می‌کنند.
- 71% از مدیران ارشد معتقدند جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند.
- تنها 50 % از کارمندان احساس می کنند که ایده های آنها در جلسات شنیده می‌شود.
- بیش از 60% از کارمندان در طول جلسات کاری آنلاین، کارهای خودشان را انجام می‌دهند و روی جلسه تمرکز ندارند.
- تخمین زده می شود که 50% از زمان جلسات کاری صرف موضوعات نامربوط می شود.
- تنها 37 درصد از سازمان ها بهره وری و اثربخشی جلسات خود را پیگیری می کنند.
- جلسات بعد از ظهر نسبت به جلسات صبح، بازدهی کمتری دارند.
- در شرکت هایی با تعداد کارمند کمتر از 50، به طور متوسط سالانه 18000 دلار در جلسات غیرمولد به هدر می رود.
دلیل برگزاری جلسات سازمانی
ابتدا بگذارید در ادامه این مطلب از مجله اقیانوس آبی به این موضوع بپردازیم که چرا باید جلسات کاری برگزار کنیم؟ دلایل تشکیل جلسه کاری عبارتند از:
- اشتراک اطلاعات و ایده‌ها
- دریافت انتقادات و پیشنهادات
- حل مسائل با طوفان فکری
- برنامه ریزی فعالیت‌های آینده
- تشویق عملکرد خوب یک کارمند در برابر دیگران و ایجاد انگیزه
- حل تعارضات
- ایجاد اعتماد
- آموزش و توسعه فرهنگ سازمانی
به طور کلی جلسات کاری برای مدیریت هر جنبه‌ای یک شرکت ضروری هستند؛ از مدیریت پروژه‌ها تا ایجاد انگیزه در کارکنان، از حل اختلافات تا ایجاد روابط، از جشن گرفتن موفقیت ها تا توسعه فرهنگ، جلسات سازمانی نقش کلیدی در همه چیز دارند.
علت ناکارآمدی جلسات کاری چیست؟
قبل از اینکه روش های اثربخشی جلسات سازمانی را بررسی کنیم، بیایید در مورد دلایلی که می تواند باعث کاهش بهره وری شود بحث کنیم:
❌ بدون برنامه یا هدف مشخص: اگر موضوعی برای بحث ندارید، برگزاری جلسه بی معنی است.
❌ آمادگی کم برای جلسه: حتی اگر در مورد موضوع جلسه تصمیم بگیرید، نمی‌توانید بدون آمادگی در آن شرکت کنید.
❌ عدم حضور به موقع: یک جلسه سازنده درست از لحظه ای شروع می شود که همه به موقع در آن حاضر هستند.
❌ ارتباط ضعیف قبل، حین و بعد از جلسات: اگر به طور کلی کارمندان ارتباط کمی در انجام هر پروژه داشته باشند، نتایج سازنده ای از جلسات هفتگی دریافت نخواهید کرد.
❌ عدم پیگیری تصمیمات اتخاذ شده در جلسات: حتی پربارترین جلسه هم اگر بر مراحل بعدی تأثیری نداشته باشد، به حساب نمی آید.
❌ عدم تعهد شرکت کنندگان: اگر اعضای جلسه هیچ علاقه ای به شرکت در جلسه نداشته باشند، تعامل و بهره وری کاهش می یابد.
❌ اطلاعات ناکافی: رفتن به جلسه بدون یک برنامه مشخص و عدم ثبت صورتجلسه، می تواند روند کارها را با شکست مواجه کند.
❌ جلسه برای موارد با اولویت پایین: اگر موضوعاتی را که اکنون واقعاً مهم هستند در جلسه بررسی نکنید، هیچ نتیجه دقیق و سازنده ای نخواهید گرفت.
❌ عدم بررسی دستور جلسه قبلی: کنار گذاشتن موضوع جلسات قبلی، می تواند منجر به اتلاف وقت در یک جلسه دیگر و از دست دادن بهره وری شود.
❌ طولانی تر شدن زمان جلسه: اگر زمان جلسات سازمانی از آنچه برنامه ریزی شده بود، بیشتر شود، خسته کننده می شود و روی بهره وری و سایر جلساتی که پرسنل در آن روز یا هفته دارند تأثیر می گذارد.
وقت آن است که این جلسات کاری خسته کننده را به رویدادهای سازنده تبدیل کنید.
6 روش برای مفیدتر کردن جلسات کاری
تکنیک‌هایی که در ادامه بیان می‌شوند، میتواند به برگزاری جلسات سازنده و افزایش بهره وری سازمان شما کمک کند. با گروه اقیانوس آبی همراه باشید:
1. تعیین کنید که آیا جلسه ضروری است یا خیر و اگر هست در چه نوع و قالبی باید باشد؟
مایکل هایت در کتاب خود با عنوان «جلسات بدون شکست» پیشنهاد می‌کند برای تعیین اینکه آیا جلسه برگزار شود یا خیر، سؤالات زیر را بپرسید:
❓ آیا اصلاً به جلسه نیاز داریم؟ آیا من به عنوان مدیر می توانم به سادگی در مورد موضوع مورد نظر راهکار ارائه کنم؟
❓ اگر این یک جلسه یک روتین است و بیش از شش ماه پیش آغاز شده، آیا هنوز سودمند است و بر بهره وری شرکت تأثیر می گذارد؟ آیا هنوز باید به نتایج اعلام شده در جلسه اول برسیم؟ آیا نیاز است همه شرکت کنندگان قبلی حضور داشته باشند؟
❓ آیا می‌توانیم به موضوعات همین جلسه،ساده تر و به روشی متفاوت مثل ایمیل، ابزار پیام رسان، ویدئو و … رسیدگی کنیم؟
❓ آیا تیم میتواند بدون حضور من جلسه را برگزار کند و سپس تصمیم(های) خود را به من اطلاع دهد یا توصیه(های) خود را بدون از دست دادن بهره وری به من ارائه دهد؟
2. یک جلسه برای افراد مناسب و در زمان مناسب برنامه ریزی کنید
شما به عنوان مدیر، برای داشتن جلسه سازمانی سازنده باید در مورد مسائل زیر فکر کنید:
- هدف اصلی جلسه چیست؟
- چه کسی باید در آن شرکت کند؟
- جلسه باید چه زمانی برگزار شود؟
- تخمین بزنید که جلسه چقدر طول می کشد؟
- جلسه چگونه بر بهره وری کلی تیم تأثیر می گذارد؟
به یاد داشته باشید، جلسات طولانی و خارج از موضوع می تواند منجر به کاهش مشارکت کارکنان و روحیه تیم شود. بهتر است بررسی کنید و مطمئن شوید که زمان صرف شده در جلسه ارزشش را داشته باشد و بهره وری هیچ کس آسیب نمی بیند.
3. صورتجلسه را متمرکز بر نتیجه خروجی آماده کنید.
برنامه ریزی دستور کار جلسه امری حیاتی و فرآیندی بسیار مسئولانه است. هنگام بررسی دستور کار جلسه آتی خود، مطمئن شوید که هیچ یک از جزئیات زیر را فراموش نکنید:
- هدف از جلسه
- هر گونه خبر خوب از جلسه قبلی مثل بهره وری و عملکرد خوب کارمندان
- آنچه باید گزارش داده شود
- مسائلی که در جلسه باید به آنها پرداخته شود
- بحث برای رسیدگی به مسائل مطرح شده
- مسائل خاص پس از جلسه چگونه حل خواهند شد (لیست وظایف)
- پایان جلسه با ثبت خلاصه ای از لیست وظایف در صورتجلسه
- ارزیابی میزان سازنده بودن جلسه توسط حاضری
4. از مشارکت همه حاضرین در طول جلسه اطمینان حاصل کنید
علاوه بر شرکت همه اعضا در جلسه، همه باید صحبت کنند و نظر خود را اعلام کنند. اگر مشارکت و تعامل لازم نبود، موضوع بحث می‌‌توانست به سادگی از طریق ایمیل منتقل شود. جلسه کاری برای الهام بخشیدن و طوفان فکری قبل از تصمیم گیری است.
اگر فردی پاسخی نمی‌دهد یا تمایلی به مشارکت ندارد، او را تشویق کنید. گاهی اوقات، افراد درونگرا ممکن است از صحبت کردن در گروه های بزرگ و رسمی احساس ناراحتی کنند. از این رو، سعی کنید جلسه را سبک و بدون فشار جلو ببرید.
5. اجازه ندهید کسی جلسه را تکی جلو ببرد.
هر جلسه موفق باید فقط یک رهبر داشته باشد. تعداد زیاد افرادی که می‌خواهند جلسه را مدیریت کنند و پیش ببرند، منجر به یک جلسه خسته کننده و گاها بی نتیجه می‌شود.
اگر شما مدیر جلسه هستید، باید بیشتر از دیگران صحبت کنید. شما می‌توانید به دیگران اجازه دهید صحبت کنند، اما اجازه ندهید که رشته کلام را به دست بگیرند. این راز احیای یک جلسه کسل کننده و خسته کننده است.
6. فضای جلسه را شاد و مثبت نگه دارید.
اجازه ندهید جلسه سازمانی به نشست‌‌هایی برای گله و شکایت تبدیل شود. استانداردهایی برای مثبت باقی ماندن جلسات تعیین کنید و به این اصول پایبند باشید. اگر هم مشکلی وجود دارد، جلسه ای جداگانه برای حل آن در نظر بگیرید.
طنز و شوخی را هم فراموش نکنید، زیرا طنز یک فضای غیر رسمی ایجاد می‌کند. فضای دوستانه و بازیگوشی به حاضران کمک می‌کند تا احساس رفاقت بیشتری با هم داشته باشند و فضایی سازنده‌تر و مشارکتی‌تر بر جلسه حاکم شود.
این نکات را هم برای از بین بردن جلسات کاری بی‌فایده و خسته کننده در نظر داشته باشید:
- شروع و پایان به موقع جلسات
- ممنوعیت استفاده از موبایل
- مشخص کردن پاداش برای مشارکت افراد
- پذیرایی در اواسط جلسه برای رفع خستگی
- آمادگی ذهنی و اسناد قبل از جلسه
- برگزاری جلسات غیرحضوری برای تنوع
- استاندارد بودن مکان جلسه از لحاظ دما، صندلی ها، نور و …
وقت آن است که این جلسات کاری خسته کننده را به رویدادهای سازنده تبدیل کنید.
کلام آخر
در این مقاله در مورد دلایل خسته کننده بودن جلسات کاری و راهکارهایی برای شادتر کردن و اثربخشی جلسات سازمانی ارائه دادیم. امیدواریم این مقاله به شما کمک کند که چگونه جلسه خود را جذاب و دقیق برگزار کنید و کارمندان شما در طول این فعالیت هر 5 دقیقه به ساعت خود نگاه نکنند.
