چگونه با مشتری بد حساب تسویه کنیم؟

صاحبان کسب و کارهای بزرگ و کوچک اغلب تسویه با مشتری بد حساب را به عنوان یک تجربه سخت و ناخوشایند به یاد می آورند. تسویه حساب و وصول مطالبات درست یک مهارت حیاتی است، زیرا این کار در بلند مدت می تواند به تضمین سلامت مالی شرکت کمک کند. درخواست طلب از مشتری بد حساب یک فرآیند قانونی و مالی است؛ که شامل اخذ پرداخت از مشتری بدهکاری است که قادر به پرداخت حساب خود نمی باشد.

از روش‌های تسویه با مشتری بد حساب می‌توان به کاهش میزان بدهی، ارائه تسهیلات پرداختی به مشتری بدهکار و یا استفاده از خدمات یک وکیل حقوقی اشاره کرد که در ادامه این مطلب از مجله اقیانوس آبی به شرح هر یک می‌پردازیم. هم چنین با نحوه پیدا کردن مشتریان بدحساب پیش از همکاری و نحوه رفتار با مشتری بدحساب آشنا خواهید شوید.

مشکلات عدم تسویه به موقع

قبل از اینکه به شرح روش پول گرفتن از مشتری بپردازیم، باید بدانید که چقدر عدم تسویه به موقع با مشتریان، باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای شما می شود. این چالش ها انرژی شما را می گیرد، به طوری که تمرکزتان را برای انجام مهم ترین کارها از دست می دهید.

مشکلات عدم تسویه به موقع عبارتند از:

1. کاهش جریان نقدی: تاخیر مشتری بد حساب در پرداخت صورتحساب باعث کاهش جریان نقدی در کسب و کار و در نهایت کاهش نقدینگی و تاخیر در پرداخت هزینه‌ها می‌شود. عدم موجودی نقدی کافی می تواند باعث بدهکار شدن شما به تامین کنندگان و سایر کسب و کارهایی شود که با شما همکاری دارند.
   اگر مشتریان بدهی های خود را به موقع تسویه کنند، در بلند مدت باعث صرفه جویی شما در هزینه ها و در نهایت رشد کسب و کارتان می شود.
2. کاهش قابل توجه اعتبار: عدم تسویه به موقع ممکن است باعث کاهش اعتبار کسب و کار شود، به ویژه اگر پیمانکاران، تامین کنندگان و شرکا ناراضی باشند. در این حالت کسب و کار با مشکلاتی مانند کاهش سودآوری و یا کاهش اعتماد و وفاداری مشتریان روبرو می شود. کار کردن با مشتریان بدحساب و عدم وصول به موقع نشان دهنده این است که شرکت قادر به مدیریت و کنترل مالی خود نیست که باعث کاهش اعتبار کسب و کار در بازار و کم شدن اعتماد به او می شود.
3. ایجاد مشکلات داخلی: اگر واحد مالی نتواند بدهی‌ها و حساب‌های پرداخت نشده را به موقع مدیریت کند، ممکن است باعث تأخیر در پردازش حساب‌های مالی، افزایش بیشتر بدهی‌های معوق و دیرکرد در پرداخت حقوق کارمندان شود. این موضوع باعث ایجاد تنش ها و مشکلات درون سازمانی خواهد شد.
4. کاهش نظم در حسابداری: علاوه بر این تاخیر در تسویه باعث می‌شود که امور حسابداری شرکت نامنظم شود و دقت ثبت و رصد دقیق وضعیت مالی و صورتحساب مشتریان کاهش یابد.
5. افزایش هزینه‌های اضافی: عدم تسویه به موقع باعث افزایش هزینه هایی مانند هزینه‌های حقوقی و قضایی می شود که برای تاخیر در پرداخت صورتحساب باید پرداخت شود. در صورت تاخیر در تسویه حساب از طرف مشتری، ممکن است موردی به دادگاه ارجاع داده شود که این ارجاعات نیاز به هزینه و پیگیری زیادی دارد.

چگونه مشتریان بد حساب را شناسایی کنیم؟

با توجه به مشکلات و هزینه‌هایی که مشتریان بد حساب می توانند برای یک کسب و کار داشته باشد، شناسایی الگوهای رفتاری و ویژگی های آن ها به شما کمک می کند تا در صورت نیاز، سیاست‌های درست و مناسبی را برای وصول مطالبات خود به کار بگیرید.

در ادامه به ویژگی‌های اصلی مشتریان بد حساب برای شناخت بهتر آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• تاخیر در پاسخ به ایمیل ها و تماس ها: مشتریان بد حساب ممکن است به تماس ها و ایمیل های شما پاسخ ندهند و یا پاسخ آنها را با تأخیرهای بلند مدت بدهند. علاوه بر این، مشتریان بد حساب معمولی به موقعیت‌های بحرانی پاسخی نمی دهند و نمی توانند درست ارتباط برقرار کنند.
• نقض قرارداد: مشتریان بد حساب به شکل‌های مختلفی قرارداد را نقض می‌کنند و مسئولیت خود را در مورد پرداخت هزینه‌ها و دیگر توافقات بر عهده نمی‌گیرند.
• سابقه پربار بدهی: اگر مشتری بد حساب قبلاً دارای بدهی‌های بسیاری بوده است و به پرداخت آنها توجه نکرده است، احتمال بالایی وجود دارد که در آینده نیز به همین شکل عمل کند. سابقه بدهی ها یک کارنامه شفاف و بی نقص از روند پرداخت های گذشته را ارائه داده و به شما در شناسایی مشتری بدحساب کمک می کند.
• عدم شفافیت خواسته‌ها: یکی از مهم‌ترین و پر تکرارترین مشکلات کار کردن و مذاکره با یک مشتری بد حساب درخواست‌های متغیر آن‌ها است. این درخواست ها را معمولا با نارضایتی‌های همیشگی ابراز می کنند و مکررا تلاش های انجام شده توسط شما را نادیده می‌گیرند. این اعتراض‌ها و درخواست‌های متغیر، فرآیند تسویه را سخت و طولانی می‌کند.

بیشتر بخوانید: ۶ استراتژی مورد استفاده مشتریان برای مذاکره قیمت

روش پول گرفتن از مشتری و تسویه با مشتریان بد حساب

چگونه از مشتری بد حساب پول بگیریم؟ شما برای جلوگیری از رقم خوردن اتفاقات ناخوشایندی که ممکن است در مراحل تسویه با مشتریان بد حساب به وجود بیایند، نیاز به تکنیک های موثر دارید. روش پول گرفتن از مشتری بدحساب به شرح زیر است:

• برقراری ارتباط صحیح با مشتری: ارتباط با مشتری بسیار مهم است. شما باید به مشتری بد حساب خود نشان دهید که به مشکلات او اهمیت می دهید و می خواهید بهترین خدمات را به او ارائه کنید. به شکایات آنها گوش کنید؛ برخی از مشتریان ممکن است فقط نیاز به گفتن حرف خود داشته باشند و با گوش دادن به آنها، مسئله حل شود. وقتی مشتری میگه پول ندارم، می توانید با ایجاد یک برنامه پرداخت بدهی به او کمک کنید. این گام می‌تواند به مشتری بدهکار کمک کند تا برای پرداخت بدهی، با شما بیشتر همکاری کند.
• تخصیص اعتبار: با استفاده از سیاست تخصیص اعتبار، می‌توانید به مشتریان خود اعتباری تخصیص دهید که بتوانید بدهی‌ها آن ها را به راحتی از اعتبارشان کم کنید. برنامه اسنپ از این روش استفاده می کند. این سیستم‌ها با توجه به سابقه پرداخت مشتریان، به آنها اعتباری تخصیص می‌دهند که بتوانند با آن بدهی‌های خود را پرداخت کنند.
• نرم‌افزارهای مدیریت مالی: با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مالی، می‌توانید بدهی‌ها و درآمدها را به طور موثری رصد کنید و مشتریان بدهکار را به راحتی شناسایی کنید. این نرم‌افزارها همچنین می‌توانند به شما کمک کنند تا پرداخت بدهی‌ها را به طور موثری برنامه‌ریزی کنید و موعد پرداخت آنها را یادآوری کنید. چند مورد از نرم افزار های کارآمد در این زمینه عبارتند از:

1. سرویس های پرداخت خودکار (direct debit): با استفاده از سامانه‌های پرداخت خودکار، می‌توانید بدهی‌ها را به صورت خودکار از حساب مشتریان بدهکار خود کسر کنید. این سامانه‌ها همچنین به شما این امکان را می‌دهند تا به راحتی بدهی‌های مشتریان را مدیریت کنید و از هدر رفتن وقت و هزینه جلوگیری کنید.
2. استفاده از پلتفرم‌های تسهیل پرداخت: با ارائه پلتفرم‌های تسهیل پرداخت، می‌توانید به مشتریان خود امکان پرداخت بدهی‌ها را با استفاده از روش‌های مختلف از جمله کارت‌های اعتباری و بانکی، پرداخت از طریق اینترنت و پرداخت در محل فراهم کنید.

• ارسال پیامک یادآوری پرداخت بدهی: شما می توانید نزدیک شدن موعد پرداخت را یادآوری کنید و در صورت عدم پرداخت بدهی، اقدامات لازم را انجام دهید. توجه کنید که متن برای مشتری های بد حساب باید با احترام نوشته شود. همچنین از صحت اطلاعاتی که داخل متن در مورد ادم بد حساب می نویسید، مثل مبلغ و تاریخ مطمئن شوید. متن درخواست طلب از مشتری می تواند به شکل زیر باشد:

جناب آقای …….، با عرض سلام و وقت بخیر

بدینوسیله به استحضار شما می رساند بدهی شما به مبلغ ……، پس از گذشت ۳ ماه هنوز پرداخت نشده است. لطفا جهت پرداخت این مبلغ تا تاریخ ….. اقدام فرمائید. با سپاس

جناب/سرکار خانم [نام مشتری]

با احترام،

به یادآوری می‌رساند که حساب دفتری شما مبلغی معادل [مبلغ بدهی] تومان، مدت‌هاست سررسید شده است. خواهشمندیم در اسرع وقت حساب دفتری خود را تسویه کنید.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر در مورد روش های تسویه به مشتریان می توانید از دوره تسویه حساب استفاده کنید که از صفر تا صد نکات تسویه را در اختیار شما قرار می‌دهد:

با مشتری بد حساب چگونه رفتار کنیم؟

1. تعیین شرایط پرداخت دقیق: شما باید شرایط پرداخت را به دقت برای مشتریان تعیین کنید تا سعی نکنند برای پرداخت بهانه بیاورند.
2. پذیرش خطا: اگر شما یا شرکت شما خطایی داشته باشید، بهتر است این خطا را بپذیرید و به مشتری خود بگویید که شما در حال حاضر به رفع آن مشغول هستید. در بسیاری از مواقع رفع مشکلات محصول یا خدمات،به کسب رضایت مشتری و تسهیل فرآیند تسویه کمک می کند.
3. ارائه راه حل: به جای اینکه بر روی مشکل تمرکز کنید، به مشتری بد حساب خود یک راه حل مناسب ارائه دهید. دادن مزایا و تخفیف، دو مورد از راه حل های تحریک کننده مشتری برای خوش حساب بودن و تسویه به موقع هستند.
4. استفاده از عبارات ترغیب کننده: استفاده از عباراتی مثل “متوجه شدم”، “درست است” و “قطعاً” می‌تواند به شما کمک کند تا با مشتری بد حساب خود در ارتباط باشید. چنین عباراتی کمک می کنند که مشتریان درک شدن توسط شما را بهتر احساس کنند.
5. حفظ ارتباط موثر و سازنده با مشتری: برای رسیدن به یک ارتباط سازنده با مشتری بد حساب، درکنار برخوردهای جدی و قانونمند، حفظ احترام، منعطف بودن و صبوری می تواند راه‌گشا باشد. فراموش نکنید بیان هشدارها و گوشزد کردن تعهدات و فرستادن متن برای مشتری بد حساب، همواره باید محترمانه باشد.

سخن پایانی

ما در این مطلب از وب‌سایت گروه اقیانوس آبی به شرح روش‌های تسویه با مشتری بد حساب، نحوه پیدا کردن این نوع مشتریان پیش از همکاری و نحوه رفتار با مشتری بد حساب پرداختیم و به این سوال که چگونه از مشتری پول بگیریم، گپاسخ دادیم. عدم تسویه به موقع و مشکلات ناشی از آن همواره یکی از دغدغه‌های مدیران و صاحبان کسب و کارهای بزرگ و کوچک بوده است.

اعمال سیاست‌های صریح برای بهبود وصول مطالبات در کنار یادگیری مهارت نحوه برخورد با مشتری بد حساب، صاحبان کسب و کارها را در فرآیند تسویه با مشتری بد حساب یاری می کند تا علاوه بر حفظ ارتباط با مشتری، منافع خود و طرف مقابل را تامین کنند.