دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان ، نمونه چک لیست و فرم ارزیابی

یک مدیر کسب و کار باید هنر تهیه مواد اولیه و محصولات مورد نیاز سازمان را از منابع درست و تامین کنندگان قابل اعتماد و ارزیابی شده داشته باشد. ارزیابی تامین کنندگان یکی از موضوعات بسیار مهم در مدیریت هزینه های کسب و کار است. انتخاب یک تامین کننده مناسب و قابل اعتماد برای مواد یا کالایی که قرار است خریداری شود، در هزینه های شرکت تاثیر مستقیمی دارد.

در راستای سیستم سازی کسب و کار، مدیران باید چک لیست ارزیابی تامین کنندگان را تهیه کرده، به صورت منظم فرم ارزیابی اولیه تامین کنندگان را مورد بررسی قرار داده و بهترین آن ها را انتخاب کنند. در این مقاله دانلود نمونه فرم ارزیابی تامین کنندگان و نمونه چک لیست نیز قرار داده شده است.

در این مقاله از مجله گروه اقیانوس آبی به سوالات زیر پاسخ می‌دهیم:

1. یک تامین کننده خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
2. چرا ارزیابی تامین کننده برای کسب و کار مهم است؟
3. چطور این ویژگی ها را در یک تامین کننده خاص تشخیص دهیم؟
4. چطور تامین کننده های مرتبط با کسب و کارمان را پیدا کنیم؟
5. چطور تامین کننده ها را ارزیابی و با هم مقایسه کنیم؟
6. پس از انتخاب تامین کننده برتر، چطور با او همکاری کنیم؟

چرا ارزیابی تامین کنندگان انقدر مهم است؟

شاخص های ارزیابی تامین کنندگان به شما این امکان را می دهد تا نیازهای خود را به وضوح تعریف کنید و شراکت تجاری شما در یک محیط شفاف و کارآمد انجام شود. باید برای انتخاب درست تامین‌کننده وقت بگذارید، مراحل آن را دقیقا طی کرده و به انتخاب خود اطمینان داشته باشید و سپس خرید خود را از آن تامین کننده انجام دهید.

حتی تامین کنندگان چیزهای ساده ای مثل مواد غذایی یا خدمات فنی-کامپیوتری برای سازمان خودتان نیز باید کامل بررسی و ارزیابی شوند تا متحمل اتلاف وقت و هزینه های مالی نشوید. در ادامه به ۳ دلیل برای انجام فرآیند ارزیابی تامین کننده اشاره می کنیم:

۱. ایجاد ارتباط شفاف با تامین کنندگان

با تعریف واضح آنچه واقعاً از تامین کنندگان خود می خواهید، لایه ای از شفافیت و اعتماد به وجود می آورد. تقویت این ارزش‌ها مهم است، چراکه اگر تامین کنندگان شما دقیقا بدانند که هنگام تجارت با شرکت شما چه انتظاری داشته باشند، می‌توانند با کیفیت بسیار بالاتری خدماتشان را ارائه دهند.

برخی از رایج‌ترین زمینه‌ها در مورد فرم ارزیابی تامین کننده می تواند از کیفیت و تحویل گرفته تا کارایی هزینه و آگاهی محیطی متغیر باشد. آنچه کسب و کار شما باید تصمیم بگیرد این است که کدام یک از این عوامل در هنگام اجرای یک تولید پایدار مهم هستند.

این عوامل سپس دستورالعمل‌های روشنی را برای تامین‌کنندگان شما ارائه می‌کنند و بار کاری اصلاحی را برای تیم شما آسان می‌کنند.

۲. بهبود کیفیت تامین کننده

این نکته قطعا فراتر از امتیازدهی به یک شرکت در فرم ارزیابی است. کیفیت در این مورد یک اصطلاح بسیار گسترده تر است که فراتر از کیفیت محصول یا خدمات است.

کیفیت تجربه کلی کار با تامین کننده است، یعنی شما باید زمان ارتباط و پاسخ به شکایات از طرف تامین کننده را پیگیری کنید تا تصمیمی آگاهانه بگیرید که آیا این رابطه ارزش وقت و تلاش شرکت شما را دارد یا خیر.

۳. حذف هزینه های غیر ضروری

هزینه های شما در نهایت نه تنها به کیفیت محصول بلکه به عملیات تامین کنندگان شما نیز بستگی دارد. پس ارزیابی‌های تامین‌کننده، نه تنها به کیفیت، بلکه روی هزینه محصول نیز تاثیر می گذارد. اگر تحویل دائماً دیر انجام می‌شود و/یا کالاهایی که به محل شما می‌رسند دائماً آسیب می‌بینند، این شما هستید که ضرر می‌کنید.

ارائه دلایل دقیق برای تغییر بالقوه یا توقف روابط تجاری شما با تامین کننده، او را وادار می کند تا عملکرد خود را تغییر دهد.

حتی اگر هنگام ارزیابی تامین‌کنندگان دیدید که دیگران ارزان‌تر هستند، ممکن است برای شما مقرون به صرفه‌تر باشد که به تامین کننده گران تر اما مطمئن‌تر روی بیاورید تا در منابع و نیروی کار صرفه‌جویی کرده و رضایت مشتری را تضمین کنید.

برای دانلود ارزیابی تامین کنندگان+pdf روی تصویر زیر کلیک کنید:

مراحل انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان

در ادامه ۵ مرحله انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان آورده شده است:

۱. مشخص کردن معیارهای تامین کننده

ابتدا باید شاخص های مختلفی را که می خواهید تامین کننده داشته باشد، مشخص کنید. بسته به موقعیت شرکت خود ممکن است بعضی از این معیارها را به‌کار ببرید و بعضی دیگر برای‌ شما مهم نباشد. پس فهرست ویژه‌ خودتان را تهیه کنید. معیارهای شما می تواند شامل موارد زیر باشد: 

• سابقه کاری تامین کننده
• آدرس و ویژگی های محل تامین کننده
• قیمت و کیفیت مواد اولیه
• شرایط پرداخت
• روش ارسال کالا
• مدت زمان بین سفارش تا تحویل کالا
• تحویل به موقع
• پشتیبانی
• خدمات پس از فروش
• شرایط مرجوعی

بیشتر بخوانید : مدیریت هزینه در کسب و کار

معیارهای تامین کنندگان خوب با مدل 10C

دکتر کارتر، مدیر مشاوران شرکت های اداره خدمات اجتماعی عمومی آمریکا (Department of Public Social Services)، برای اولین بار هفت C ارزیابی تأمین کنندگان را در مقاله ای در سال ۱۹۹۵ در مجله خرید و مدیریت تامین شرح داد. او بعداً سه C جدید به مدل اضافه کرد.

مدل 10C معیارهایی برای ارزیابی مناسب بودن یک تامین کننده خوب است. هنگام تصمیم گیری برای انتخاب یا عدم انتخاب یک تامین کننده از 10C به عنوان چک لیست استفاده کنید:

1. صلاحیت Competency

   برای ارزیابی تامین کنندگان ابتدا نگاه کنید که تامین کننده چقدر صلاحیت دارد. از توانایی های او ارزیابی کاملی داشته و بر اساس نیازهای خود تامین کننده را بسنجید. سپس ببینید مشتریانش چقدر از این تأمین کننده راضی هستند. آیا آن‌ها به مشکلی برخورد کرده اند؟ و چرا مشتریان قبلی این تأمین کننده را رها کردند؟ به دنبال مشتریانی بگردید که نیازها و ارزش های آنها مشابه شما است تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی که جمع می کنید مربوط به کسب و کار شما است.

2. ظرفیت Capacity

   تأمین کننده باید ظرفیت کافی برای رسیدگی به نیازهای شرکت شما را داشته باشد. بنابراین هنگان ارزیابی تامین کنندگان سوال کنید که آن ها چقدر سریع قادر به پاسخگویی به نیازهای شما و نوسانات بازار و عرضه هستند. به منابع تأمین کننده نیز نگاه کنید. آیا آن ها با در نظر گرفتن تعهدات خود نسبت به سایر مشتریان، توانایی انجام سفارشات شما را دارند؟ (این منابع می تواند شامل تعداد منابع انسانی، تجهیزات، انبار و میزان موجودی باشد.)

3. تعهد Commitment

   تأمین کننده شما باید شواهدی ارائه دهد که نشان دهد آن ها به استانداردهای کیفیت بالا مانند ISO 9001 متعهد هستند. تأمین کننده همچنین باید نشان دهد در تمام مدت زمانی که انتظار دارید با هم کار کنید به عنوان مشتری به شما متعهد هستند. ( این امر به ویژه در صورت برنامه ریزی یک رابطه طولانی مدت با آنها بسیار مهم است.)

   

4. کنترل Control

   موقع ارزیابی تامین کنندگان بپرسید که این تأمین کننده چقدر بر سیاست ها، فرایندها، رویه ها و زنجیره تأمین خود کنترل دارد. چگونه اطمینان حاصل خواهند کرد که به طور مداوم و قابل اطمینان تحویل می دهند، به ویژه اگر به منابع کمیاب اعتماد کنند و اگر این منابع توسط سازمان دیگری کنترل شوند.

5. پول نقد Cash

   تامین کننده شما باید از نظر مالی قدرتمند باشد تا وضعیت بسیار بهتری در برابر فراز و نشیب های اقتصادی داشته باشد.

6. هزینه Cost

   به هزینه محصول یا خدماتی که این تأمین کننده ارائه می دهد نگاه کنید. چگونه با گزینه های دیگری که در نظر دارید مقایسه می شود؟ بیشتر مردم هزینه را به عنوان عامل اصلی هنگام ارزیابی تامین کنندگان و انتخاب آن ها در نظر می گیرند. با این حال، به یک دلیل هزینه در میانه لیست ۱۰C است. سایر عوامل مانند تعهد به کیفیت و سلامت مالی، به طور بالقوه می توانند بیش از هزینه بر روی تجارت شما تأثیر بگذارند. خصوصاً اگر قصد دارید بلند مدت به تأمین کننده اعتماد کنید.

7. ثبات Consistency

   چگونه این تامین کننده اطمینان حاصل می کند که کالاها یا خدمات با کیفیت بالا را به طور مداوم ارائه می دهند؟ آیا آنها سابقه بالایی دارند یا اینکه تازه به این صنعت وارد شده اند؟

8. فرهنگ Culture

   بهترین روابط تجاری زمانی شکل می گیرند که ارزش ها و فرهنگ هر دو طرف مطابق با یکدیگر باشد. به همین دلیل است که نگاه به فرهنگ تجاری تأمین کنندگان مهم است. به عنوان مثال، اگر مهمترین ارزش سازمان شما کیفیت باشد و تامین کننده اصلی شما بیشتر به تحویل به موقع اهمیت دهد، چه می کنید؟ این عدم تطابق می تواند به این معنی باشد که آنها مایلند برخی اوقات کیفیت را فدای زمان کنند که برای شما غیرقابل قبول است.

9. اهمیت به طبیعت Clean

   هنگام ارزیابی تامین کنندگان بررسی کنید که آیا تامین کننده مورد نظر به قوانین محیط زیست اهمیت می دهد یا خیر؟! تقدیرنامه ها و گواهی های آن ها را بررسی کنید.

10. ارتباطات Communication

    بدانید که چگونه تامین کننده قصد دارد با شما ارتباط برقرار کند. آیا رویکردهای ارتباطی پیشنهادی آنها با روشهای ترجیحی شما همسو است؟ و چه کسی در این شرکت با شما تماس خواهد گرفت؟ همچنین مهم است که بدانید تأمین کننده در صورت بحران چگونه ارتباطات را مدیریت خواهد کرد. در صورت بروز اختلال در تأمین، آنها چقدر سریع به شما اطلاع می دهند؟ چگونه آن ارتباط برقرار خواهد شد؟ و آیا در صورت نیاز می توانید به افراد ارشد دسترسی داشته باشید یا خیر!

۲. جستجوی تامین کنندگان و تهیه لیست

برای انتخاب تامین‌کننده یک بازه زمانی در نظر بگیرید، در بین تامین‌کنندگان جستجو کنید و لیستی از آن ها تهیه کنید. برای جستجو می توانید از روش های زیر استفاده کنید:

• پرسیدن از کسب و کارهای مشابه به خودتان
• جستجو در گوگل
• جستجو در اینستاگرام
• حضور در نمایشگاه ها

بعد از پیدا کردن تامین کنندگان بالقوه و تهیه لیست، نمونه کارها، مدارک، گواهینامه ها و کاتالوگ های آن ها را بررسی کرده و در صورت امکان از محل شرکت آن ها بازدید کنید تا اطلاعات لیست خود را کامل کنید.

دلایل زیادی برای اتخاذ یک فرآیند کارآمد برای ارزیابی تامین کننده وجود دارد. برای اطمینان از دریافت بهترین نتایج، توصیه می‌کنیم همه ارزیابی‌ها را در یک پلتفرم نگه دارید، نه اینکه آن ها را در کانال‌های مختلف مانند برگه‌های اکسل و حتی فرم‌های کاغذی ذخیره کنید.

برای دریافت رایگان فرم ارزیابی و نمونه چک لیست ارزیابی تامین کنندگان روی دکمه زیر کلیک کنید:

۳. ارزیابی تامین کننده و انتخاب از بین آن ها

معیارهای خود را اولویت‌بندی کنید و براساس اولویت‌ها تصمیم بگیرید. چرا که ممکن است هر تامین‌کننده‌ای در یکسری از معیارهای شما پیشنهاد بهتری ارائه کرده باشد. مثلا ممکن است در سازمان‌تان زمان تحویل کالا اهمیت بیشتری نسبت به قیمت آن داشته باشد.

بنابراین تامین‌کننده‌ای که زمان تحویل کوتاه‌تری در پیشنهادات خود عنوان کرده نسبت به تامین‌کننده‌ای که قیمت کمتری پیشنهاد داده در اولویت قرار خواهد گرفت.

گاهی نیز ممکن است انتخاب دو تامین‌کننده برای شرکت شما تمام معیارها را پوشش دهد. حالا باید بررسی کنید که آیا هنوز انتخاب یک تامین‌کننده درست است یا دو تامین کننده؟ در مجموع هرچه محدودیت کمتری داشته‌باشید، قدرت و انعطاف‌پذیری در انتخاب نهایی بیشتر است.

اگر شما شرکت پیمانکاری یا بازرگانی دارید و تامین کننده ها اهمیت بالایی دارند، یکی از مهم ترین ابزارهای کسب و کار که باید داشته باشید، فرم ارزیابی تامین کننده است.

۴. زیرنظر گرفتن عملکرد تامین کنندگان

به خاطر داشته باشید که حتی مورد اعتمادترین فروشندگان نیز ممکن است اشتباه کنند. پس هیچ‌گاه اعتماد مطلق نکنید و روند کار تامین کنندگان را زیر نظر بگیرید. ببینید نحوه‌ تعامل آن‌ها با شما چگونه است. چطور و با چه کیفیتی به سوالات شما پاسخ و خدمات پس از فروش را به چه صورت انجام می‌دهند. روی تمام مراحل کار تامین کننده خود نظارت کامل داشته باشید.

۵. به روز رسانی لیست تامین کنندگان انتخاب شده

توجه داشته باشید که هر چند ماه یک بار لیست خود را بررسی کنید و اگر تامین کننده ای چند تا از معیارهای اصلی شما را رعایت نکرده با او قطع همکاری کنید.

مزیت ارزیابی تامین کنندگان

مزایای بسیاری را می توان در رابطه با فرایند ارزیابی تامین کنندگان. این امر می تواند به مدیران کمک کند تا ریسک هزینه های پنهان در زنجیره تامین را شناسایی کرده و حذف کنند. این موضوع علاوه بر این که برای مدیران سودمند است می تواند به تامین کنندگان نیز برای بهبود عملکرد خود انگیزه دهد.

این ارزیابی می تواند گام مهمی باشد در راستای سیستم سازی کسب و کار که مدیران می توانند آن را قدمی برای شروع این امر بدانند.

معایب عدم ارزیابی تامین کننده و سفارش غیرحرفه ای

هر سفارشی که درست و به موقع نباشد کسب و کار شما را با مشکلاتی روبرو می کند. این مشکل ها باعث می شود سود آوری کسب و کارتان کاهش پیدا کند:

1. خواب سرمایه: وقتی یک محصول را زودتر از موعد نیاز سفارش می دهید، در حقیقت سرمایه شما راکد می شود.
2. انبارداری: موضوع انبار داری دومین مشکلی است که در سفارش دادن غیرحرفه ای و بدون برنامه ریزی با آن مواجه می شوید. باید فضایی از انبار و یا شرکت خود را به این محصولات  اختصاص بدهید. با اشغال شدن فضای شما ممکن است فرصت های خرید بهتر را از شما بگیرد. هزینه جابجایی و حمل و نقل را برای شما به وجود می آورد.
3. تاریخ انقضا: ممکن است این محصولاتی که بدون برنامه ریزی و زمانبندی سفارش داده شده اند، مورد استفاده قرار نگیرند  و یا به فروش نرسند و تاریخ انقضا این محصولات به سر بیاید. با افزایش ضایعات، سرمایه شما به هدر رفته است.
4. از مد افتادن: با توجه به تغییر جامعه و پیشرفت های روزانه تکنولوژی ممکن است محصولاتی که برای فروش و استفاده آن برنامه ریزی نکرده اید دمده شده و دیگر  نتوانید آنها را بفروشید، در واقع در این حالت محصولات بلااستفاده می شوند.

نکات مهم در سفارش دهی حرفه ای

اصطلاح ژاپنی JUST IN TIME به کمک کسب و کار ها می آید تا حرفه ای تر شوند. باید برای سفارش دهی به گونه ای برنامه ریزی کنید که حداقل هزینه سرمایه راکد، حداقل هزینه انبارداری و حداقل هزینه های حمل و نقل را به همراه داشته باشد.

برای اینکه برنامه ریزی دقیقی در این قسمت داشته باشید. می توانید در هنگام سفارش دوباره محصولات به نکات زیر توجه بکنید:

• داده های مربوط به آن محصول را تحلیل کنید و روند خروجی این محصول را بررسی کنید.
• میانگین فروش آن محصول را در چند ماهه اخیر ارزیابی کنید، ممکن است که تقاضای محصول در چند ماهه اخیر روند کاهشی داشته باشد، در صورت سفارش محصول باعث می شود که هزینه های ذکر شده افزایش یابد.
• از کارشناسان فروش خود درباره فروش و میزان تقاضای این محصول نظر سنجی کنید.
• مقداری سفارش بدهید که می دانید زمان برگشت پول خرید این محصول برای کسب و کارتان صرفه اقتصادی بیشتری داشته باشد.

نمونه روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان

اگر برای ارزیابی تامین کنندگان به نمونه اجرایی نیاز دارید پیشنهاد میکنیم دوره سیستم سای تامین و خرید را تهیه کنید. در دوره سیستم سازی تامین و خرید می آموزید که چطور تامین کنندگان خود را با یک سیستم صحیح ارزیابی کرده و با مدیریت بهینه اقلام ضروری از هزینه های کسب و کارتان بکاهید.

نتیجه گیری

تامین کنندگان اولین حلقه زنجیره تامین هستند، پس باید در انتخاب آن‌ها حداکثر دقت و تحقیقات لازم را انجام دهید. تامین کننده مطمئن و معتبر، حل راحت تر مشکلات پیش آمده و تعویض تامین کننده در زمان اندک را می‌توانید با از طریق سیستم سازی تجربه کنید.

بررسی و ارزیابی تامین کنندگان با این دقت و داشتن فایلی از تمام مدارک آن‌ها بسیار ارزشمند است. انتخاب یک تامین کننده‌ مناسب برای مواد یا کالایی که می‌خواهید بخرید، در هزینه‌های شرکت تاثیر مستقیم و زیادی دارد. پس باید برای انتخاب درست تامین‌کننده وقت بگذارید.

برای آشنایی بیشتر با این موضوع می توانید در دوره سیستم سازی از دوره‌های گروه اقیانوس آبی شرکت کنید.